راهنمای اپلیکیشن WhatsApp Business: نصب و امکانات

WhatsApp Business اپلیکیشنی رایگان است که برای کسب‌وکارهای کوچک طراحی شده است. این اپلیکیشن امکاناتی مثل پروفایل کسب‌وکار، کاتالوگ، پیام‌های خودکار و برچسب‌ها را به WhatsApp معمولی اضافه می‌کند. اگر همین حالا هم با مشتریانتان در WhatsApp گفت‌وگو می‌کنید، منطقی‌ترین قدم اول همین است. برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک، همین اپلیکیشن به‌تنهایی کافی است. در این راهنما مراحل نصب، امکانات کاربردی و زمانی را که به ابزاری فراتر نیاز پیدا می‌کنید توضیح می‌دهیم. نام منوها ممکن است در نسخه‌های مختلف فرق کند، اما مراحل کلی یکسان است.

تفاوت با WhatsApp معمولی

این امکانات شما را از رعایت قوانین معاف نمی‌کند. اپلیکیشن Business هم تابع همان شرایط استفاده است و ارسال پیام انبوه بدون اجازه در اینجا هم حساب را به خطر می‌اندازد.

مراحل نصب

1. اپلیکیشن WhatsApp Business را از فروشگاه اپلیکیشن دانلود کنید.
2. شرایط را بپذیرید و شماره کسب‌وکارتان را وارد کنید. اگر می‌خواهید از تلفن ثابت استفاده کنید، گزینه تأیید از طریق تماس را امتحان کنید.
3. شماره‌تان را با کدی که از طریق SMS یا تماس دریافت می‌کنید تأیید کنید.
4. نام کسب‌وکارتان را بنویسید، دسته‌بندی را انتخاب کنید و عکس پروفایل بگذارید.
5. منطقه زمانی و، در صورت وجود، ساعت‌های کاری را وارد کنید.

انتقال شماره از WhatsApp معمولی

اگر همین شماره در WhatsApp استفاده می‌شود، اپلیکیشن معمولاً گزینه انتقال را پیشنهاد می‌دهد. پیش از انتقال، از گفت‌وگوها نسخه پشتیبان بگیرید. تا جای ممکن به‌جای شماره شخصی، از یک خط جداگانه برای کسب‌وکار استفاده کنید. به این ترتیب پیام‌های خصوصی‌تان با کار قاطی نمی‌شود و اگر مشکلی پیش بیاید، حساب شخصی‌تان آسیب نمی‌بیند.

پروفایل کسب‌وکار را کامل کنید

مشتریان شما را از روی پروفایلتان می‌شناسند و پروفایل ناقص اعتماد ایجاد نمی‌کند. بخش‌هایی که باید پر کنید:

• توضیحات: در یکی دو جمله بنویسید چه کاری انجام می‌دهید. به‌جای شعار، اطلاعات مشخص بدهید.
• آدرس: اگر فروشگاه حضوری دارید، آدرس را کامل بنویسید.
• ساعت‌های کاری: مشتری باید بداند چه زمانی پاسخ می‌گیرد.
• ایمیل و وب‌سایت: اطلاعات تماس قابل‌بررسی، اعتماد ایجاد می‌کند.

کاربردی‌ترین امکانات

کاتالوگ

محصولات یا خدماتتان را با عکس، توضیح و قیمت فهرست کنید. هر وقت مشتری سؤال کرد، می‌توانید آیتم مورد نظر را از کاتالوگ در گفت‌وگو بفرستید. شروع با چند محصولی که بیشتر درباره‌شان سؤال می‌شود، از تلاش برای بارگذاری کل موجودی کاربردی‌تر است.

پیام خوش‌آمدگویی

این پیام به‌طور خودکار برای کسانی ارسال می‌شود که برای اولین بار یا پس از مدت طولانی به شما پیام می‌دهند. آن را کوتاه نگه دارید و بگویید چه زمانی پاسخ می‌دهید.

سلام، به گل‌فروشی لاله خوش آمدید. روزهای کاری از ساعت 09.00 تا 18.00 در خدمتتان هستیم. سؤالتان را بنویسید تا در اولین فرصت پاسخ دهیم.

پیام غیبت

به پیام‌هایی که خارج از ساعت کاری می‌رسند، به‌طور خودکار پاسخ می‌دهد. برای مدیریت انتظار مشتری، مشخص کنید چه زمانی پاسخ خواهید داد.

پاسخ‌های سریع

متن‌هایی را که زیاد استفاده می‌کنید با یک میان‌بر ذخیره می‌کنید. مثلاً با تایپ /adres می‌توانید آدرس کامل را بفرستید. این قابلیت برای اطلاعات بانکی، زمان ارسال مرسوله و شرایط مرجوعی بسیار کاربردی است.

برچسب‌ها

گفت‌وگوها را با برچسب‌هایی مثل «مشتری جدید»، «در انتظار پرداخت» و «تکمیل‌شده» از هم جدا کنید. اگر چند نفر در تیم به پیام‌ها رسیدگی می‌کنند، پیگیری کارها آسان‌تر می‌شود.

فهرست‌های پخش

با این قابلیت یک پیام را برای چند نفر می‌فرستید. پیام فقط به دست کسانی می‌رسد که شماره شما را در دفترچه تلفنشان ذخیره کرده‌اند و تعداد اعضای فهرست هم محدود است. این محدودیت در واقع مفید است، چون تضمین می‌کند گیرنده شما را می‌شناسد. هنگام ساختن فهرست، فراموش نکنید از افراد اجازه بگیرید.

دستگاه‌های متصل

می‌توانید از همان حساب روی کامپیوتر هم استفاده کنید. وقتی تلفن همراهتان نیست، یکی از اعضای تیم می‌تواند از طریق WhatsApp Web پاسخ بدهد. مراحل اتصال در راهنمای کد QR آمده است.

برنامه روزانه برای کسب‌وکارهای کوچک

عادت‌های کاری به‌اندازه امکانات اهمیت دارند. یک برنامه ساده می‌تواند این‌طور باشد:

1. صبح پیام‌هایی را که شب رسیده‌اند مرور کنید و به ترتیب پاسخ بدهید.
2. پرداخت‌ها و سفارش‌های در انتظار را از روی برچسب‌ها بررسی کنید.
3. اگر به یک سؤال سه بار جواب داده‌اید، پاسخ را به‌عنوان پاسخ سریع ذخیره کنید.
4. آخر روز گفت‌وگوهای باز را ببندید یا برچسب بزنید.
5. هفته‌ای یک بار کاتالوگ و قیمت‌ها را به‌روز کنید.

نحوه برنامه‌ریزی بخش پشتیبانی را در مقاله پشتیبانی مشتری با جزئیات توضیح داده‌ایم.

چه زمانی اپلیکیشن Business کافی نیست؟

این نشانه‌ها می‌تواند بیانگر نیاز به راهکاری جامع‌تر باشد:

• باید چند شماره را از یک جا مدیریت کنید.
• می‌خواهید به سؤال‌های تکراری بر اساس کلمه کلیدی به‌طور خودکار پاسخ دهید.
• باید کمپین‌ها را اندازه‌گیری کنید و پاسخ‌ها را برچسب بزنید.
• ارسال دستی پیام‌های پیگیری که چند روز طول می‌کشند، دشوار شده است.

در این مرحله دو مسیر پیش رو دارید. اگر انطباق سازمانی و حجم بالا برایتان مهم است، Business API رسمی گزینه درست است. اگر راه‌اندازی سریع و یک پنل واحد می‌خواهید، می‌توانید ابزارهایی مثل WapFlow را بررسی کنید. البته WapFlow رسمی نیست و باید با آگاهی از خطر محدود شدن حساب تصمیم بگیرید. برای مقایسه می‌توانید راهنمای نرم‌افزار اتوماسیون را بخوانید.

اشتباهات رایج

• خالی گذاشتن پروفایل یا به‌روز نکردن آن برای مدت طولانی.
• تبدیل پیام خوش‌آمدگویی به یک متن تبلیغاتی طولانی.
• ساختن فهرست پخش بدون اجازه مشتریان.
• پاسخ ندادن تا چند روز، فقط به این دلیل که پیام غیبت فعال است.
• متصل کردن شماره به تلفن شخصی یکی از کارمندان. وقتی کارمند برود، ممکن است حساب هم از دست برود.

پیشنهادهایی برای پاسخ سریع و برچسب

ساختن چند مورد پایه در هفته اول پس از نصب، کار روزانه را به‌طور محسوسی آسان‌تر می‌کند. برای شروع می‌توانید این پاسخ‌های سریع را آماده کنید:

• /adres: آدرس کامل و نحوه رسیدن.
• /saat: ساعت‌های کاری و روزهای تعطیل.
• /odeme: روش‌های پرداختی که می‌پذیرید.
• /kargo: زمان تقریبی ارسال و شرایط آن.
• /iade: مراحل مرجوعی.

برای برچسب‌ها هم مجموعه‌ای کوچک و معنادار انتخاب کنید: «جدید»، «پیشنهاد قیمت داده شد»، «در انتظار پرداخت»، «تکمیل‌شده». ساختن برچسب‌های زیاد باعث می‌شود اعضای تیم از آن‌ها استفاده نکنند. بررسی هفتگی گفت‌وگوهایی که برچسب «پیشنهاد قیمت داده شد» دارند، راهی ساده برای پیدا کردن فرصت‌های فراموش‌شده است.

از لوگوی خود به‌عنوان عکس پروفایل استفاده کنید و ببینید در اندازه کوچک هم خوانا هست یا نه. مشتریان شما را در فهرست گفت‌وگوها با همین تصویر کوچک می‌شناسند.

پشتیبان‌گیری و امنیت

گفت‌وگوها سوابق کسب‌وکار شما هستند. تنظیم پشتیبان‌گیری از گفت‌وگوها را در اپلیکیشن فعال کنید و مطمئن شوید که پشتیبان‌گیری به‌طور منظم انجام می‌شود. تأیید دومرحله‌ای را فعال کنید و PIN را در جایی امن نگه دارید که فقط افراد مجاز از آن خبر دارند. هر از گاهی فهرست دستگاه‌های متصل را باز کنید و نشست‌هایی را که نمی‌شناسید ببندید. از قبل مشخص کنید اگر تلفن گم شد چه کار می‌کنید. اطلاعات لازم برای مسدود کردن خط و تأیید شماره روی دستگاه جدید را دم دست داشته باشید.

وقتی اپلیکیشن را برای اولین بار نصب کردید، از نگاه یک مشتری به پروفایل خودتان نگاه کنید. از یکی از دوستانتان بخواهید به شما پیام بدهد تا پیام خوش‌آمدگویی، کاتالوگ و زمان پاسخ‌گویی را امتحان کنید. به این ترتیب کمبودها را پیش از مشتری خودتان می‌بینید.

پرسش‌های متداول

آیا WhatsApp Business پولی است؟

خود اپلیکیشن رایگان است. Meta ممکن است برخی خدمات جانبی ارائه دهد. برای آن‌ها شرایط به‌روز را بررسی کنید.

آیا می‌توان هر دو اپلیکیشن را هم‌زمان روی یک تلفن استفاده کرد؟

بله، WhatsApp و WhatsApp Business را می‌توان با شماره‌های مختلف روی یک تلفن استفاده کرد.

آیا می‌توان با تلفن ثابت حساب ساخت؟

معمولاً بله، با انتخاب گزینه تأیید از طریق تماس. خطی که کد تأیید را روی آن دریافت می‌کنید باید در اختیار خودتان باشد.

آیا ممکن است حساب در اپلیکیشن Business محدود شود؟

بله، در صورت استفاده مغایر با شرایط ممکن است محدود شود. برای آشنایی با دلایل احتمالی، مقاله محدود شدن حساب را ببینید.