Guida a WhatsApp Business: configurazione e funzionalità

WhatsApp Business è un'app gratuita pensata per le piccole imprese. Alle funzioni del normale WhatsApp aggiunge profilo aziendale, catalogo, messaggi automatici ed etichette. Se comunica già con i Suoi clienti tramite WhatsApp, è il primo passo più sensato; per molte piccole attività può anche bastare da sola. In questa guida illustriamo la configurazione, le funzionalità davvero utili e il momento in cui potrebbe servirLe qualcosa di più. I nomi dei menu possono variare a seconda della versione, ma i passaggi restano in genere gli stessi.

Differenze rispetto al normale WhatsApp

Queste funzionalità non La esonerano dalle regole. Anche l'app Business è soggetta alle stesse condizioni d'uso e l'invio di messaggi di massa senza consenso mette a rischio l'account anche qui.

Passaggi per la configurazione

1. Scarichi l'app WhatsApp Business dallo store.
2. Accetti i termini e inserisca il numero aziendale. Se intende usare un numero fisso, provi l'opzione di verifica tramite chiamata.
3. Verifichi il numero con il codice ricevuto via SMS o tramite chiamata.
4. Inserisca il nome dell'attività, scelga la categoria e aggiunga una foto profilo.
5. Imposti il fuso orario e, se previsti, gli orari di apertura.

Trasferire il numero dal normale WhatsApp

Se lo stesso numero è già in uso su WhatsApp, l'app di solito offre un'opzione di migrazione. Prima del trasferimento, esegua un backup delle chat. Anziché usare il numero personale per l'attività, scelga se possibile una linea separata: così le conversazioni private non si mescolano a quelle di lavoro e, in caso di problemi, il Suo account personale non ne risente.

Compili il profilo aziendale

I clienti La conoscono attraverso il profilo. Un profilo incompleto non ispira fiducia. Ecco i campi da compilare:

• Descrizione: spieghi in una o due frasi di cosa si occupa. Al posto di uno slogan, fornisca informazioni concrete.
• Indirizzo: se ha un negozio fisico, lo indichi per intero.
• Orari di apertura: il cliente deve sapere quando riceverà una risposta.
• E-mail e sito web: recapiti verificabili trasmettono fiducia.

Le funzionalità più utili

Catalogo

Elenchi prodotti o servizi con foto, descrizione e prezzo. Quando un cliente chiede informazioni, può inviargli direttamente l'articolo del catalogo in chat. Partire dai pochi prodotti più richiesti è più pratico che cercare di caricare l'intero assortimento.

Messaggio di benvenuto

Viene inviato automaticamente a chi Le scrive per la prima volta o non Le scrive da tempo. Lo mantenga breve e indichi quando risponderà.

Buongiorno e benvenuti da Lale Çiçekçilik. Siamo disponibili dal lunedì al venerdì, dalle 09.00 alle 18.00. Scriva pure la Sua domanda, Le risponderemo il prima possibile.

Messaggio di assenza

Risponde automaticamente ai messaggi ricevuti fuori orario. Per gestire le aspettative del cliente, indichi quando ricontatterà.

Risposte rapide

Permettono di salvare i testi che usa più spesso e di richiamarli con una scorciatoia. Ad esempio, digitando /adres può inviare l'indirizzo completo. Sono comode per coordinate bancarie, tempi di spedizione e condizioni di reso.

Etichette

Suddivida le chat con etichette come "nuovo cliente", "in attesa di pagamento", "completato". Se più persone del team seguono le conversazioni, tenere traccia del lavoro diventa più semplice.

Liste broadcast

Consentono di inviare lo stesso messaggio a più persone. Il messaggio arriva solo a chi ha salvato il Suo numero in rubrica e la dimensione della lista è limitata. Questo limite è in realtà utile, perché garantisce che il destinatario La conosca. Quando crea una lista, non dimentichi di chiedere il consenso.

Dispositivi collegati

Può usare lo stesso account anche dal computer. Quando non ha il telefono a portata di mano, un collega può rispondere tramite WhatsApp Web. I passaggi per il collegamento sono descritti nella guida al codice QR.

Una routine quotidiana per la piccola impresa

Le abitudini contano quanto le funzionalità. Una routine semplice potrebbe essere questa:

1. Al mattino, esamini i messaggi arrivati durante la notte e risponda in ordine.
2. Controlli tramite le etichette i pagamenti e gli ordini in sospeso.
3. Se ha risposto tre volte alla stessa domanda, salvi la risposta come risposta rapida.
4. A fine giornata, chiuda o etichetti le chat rimaste aperte.
5. Una volta alla settimana, aggiorni catalogo e prezzi.

Abbiamo spiegato nel dettaglio come pianificare l'assistenza nell'articolo sull'assistenza clienti.

Quando l'app Business non basta più?

I seguenti segnali possono indicare la necessità di una soluzione più completa:

• Serve gestire più numeri da un unico punto.
• Vuole rispondere automaticamente alle domande ricorrenti in base a parole chiave.
• Occorre misurare le campagne ed etichettare le risposte.
• Gestire a mano i messaggi di follow-up che si protraggono per più giorni diventa difficile.

A questo punto le strade sono due. Se conformità aziendale e grandi volumi sono prioritari, la scelta giusta è la Business API ufficiale. Se invece desidera una configurazione rapida e un unico pannello, può valutare strumenti come WapFlow; tenga però presente che WapFlow non è una soluzione ufficiale e che dovrà decidere consapevole del rischio di limitazione dell'account. Per un confronto, può leggere la guida ai software di automazione.

Errori frequenti

• Lasciare il profilo vuoto o non aggiornarlo per lungo tempo.
• Trasformare il messaggio di benvenuto in un lungo testo pubblicitario.
• Creare liste broadcast senza il consenso dei clienti.
• Non rispondere per giorni, pur avendo attivato il messaggio di assenza.
• Collegare il numero al telefono personale di un dipendente. Se il dipendente se ne va, può andarsene anche l'account.

Suggerimenti per risposte rapide ed etichette

Creare alcune voci di base nella prima settimana dopo la configurazione semplifica notevolmente il lavoro quotidiano. Per cominciare, può preparare queste risposte rapide:

• /adres: indirizzo completo e indicazioni stradali.
• /saat: orari di apertura e giorni di chiusura.
• /odeme: metodi di pagamento accettati.
• /kargo: tempi di spedizione stimati e condizioni.
• /iade: procedura di reso.

Anche per le etichette scelga un set ridotto e significativo: "Nuovo", "Preventivo inviato", "In attesa di pagamento", "Completato". Creare troppe etichette porta il team a non usarle. Controllare ogni settimana le chat con l'etichetta "Preventivo inviato" è un modo semplice per individuare le opportunità dimenticate.

Usi il Suo logo come foto profilo e verifichi che sia leggibile anche in formato ridotto. È da questa piccola immagine che i clienti La riconoscono nell'elenco delle chat.

Backup e sicurezza

Le chat sono un archivio della Sua attività. Attivi il backup delle chat nelle impostazioni dell'app e verifichi che venga eseguito regolarmente. Abiliti la verifica in due passaggi e conservi il PIN in un luogo sicuro, noto solo alle persone autorizzate. Apra di tanto in tanto l'elenco dei Dispositivi collegati e disconnetta le sessioni che non riconosce. Stabilisca in anticipo cosa fare in caso di smarrimento del telefono: tenga a portata di mano le informazioni necessarie per far bloccare la linea e verificare il numero su un nuovo dispositivo.

Dopo aver installato l'app, osservi il Suo profilo con gli occhi di un cliente. Chieda a un amico di scriverLe e verifichi messaggio di benvenuto, catalogo e tempi di risposta: così noterà le lacune prima dei Suoi clienti.

Domande frequenti

WhatsApp Business è a pagamento?

L'app in sé è gratuita. Meta può offrire alcuni servizi aggiuntivi; per questi, consulti le condizioni aggiornate.

Si possono usare entrambe le app sullo stesso telefono?

Sì, WhatsApp e WhatsApp Business possono essere usate sullo stesso telefono con numeri diversi.

È possibile aprire un account con un numero fisso?

In genere sì, tramite l'opzione di verifica con chiamata. La linea su cui riceve il codice di verifica deve essere effettivamente a Sua disposizione.

Anche con l'app Business l'account può essere limitato?

Sì, in caso di utilizzo contrario alle condizioni può essere limitato. Per le possibili cause, consulti l'articolo sulle limitazioni dell'account.