پشتیبان‌گیری از WhatsApp: هنگام عوض کردن گوشی گفتگوهای کاری از بین نروند
گوشی افتاده، صفحه‌اش ترک خورده یا وقت خریدن گوشی جدید رسیده است. بزرگ‌ترین نگرانی شما قیمت گوشی نیست، بلکه مکاتبات سفارش سه ساله، عکس‌های مشتری‌ها و یادداشت‌هایی مثل «دفعه‌ی پیش درباره‌ی آن اندازه صحبت کرده بودیم» است. برای یک کسب‌وکار، تاریخچه‌ی گفتگوهای WhatsApp اغلب یک دفتر غیررسمی مشتری‌هاست. در این نوشته یاد می‌گیرید پشتیبان را چگونه بگیرید، هنگام عوض کردن گوشی به چه ترتیبی پیش بروید، حساب متصل به پنلی مانند WapFlow چه می‌شود و هنگام نگهداری پشتیبان به چه نکاتی درباره‌ی داده‌های شخصی باید توجه کنید.
چه چیزی پشتیبان‌گیری می‌شود و کجا نگهداری می‌شود؟
پشتیبان WhatsApp، گفتگوها و فایل‌های رسانه‌ای را در فضای ابری مرتبط با حساب شما یا در حافظه‌ی خود گوشی می‌نویسد. محل پشتیبان بسته به سیستم عامل فرق می‌کند.
| دستگاه | محل پشتیبان | نکته‌ی قابل توجه |
|---|---|---|
| Android | حساب Google Drive و حافظه‌ی گوشی | انتخاب درست حساب Google و داشتن فضای کافی در Drive |
| iPhone | iCloud | پر نبودن فضای iCloud و دسترسی WhatsApp به iCloud |
| حساب Business | جدا از WhatsApp معمولی پشتیبان‌گیری می‌شود | اگر هر دو را با هم به کار می‌برید، هر دو را جداگانه بررسی کنید |
نام منوها بسته به نسخه ممکن است فرق کند. مسیر کلی تنظیمات > گفتگوها > پشتیبان گفتگو است. در این بخش تاریخ و حجم آخرین پشتیبان را می‌بینید. اگر تاریخ آن چند هفته پیش است، پیش از عوض کردن گوشی حتماً یک پشتیبان تازه بگیرید.
مراحل پشتیبان‌گیری
- گوشی را به Wi-Fi وصل کنید و به شارژ بزنید. پشتیبان‌های بزرگ ممکن است اینترنت همراه را مصرف کنند.
- در WhatsApp مسیر تنظیمات > گفتگوها > پشتیبان گفتگو را دنبال کنید.
- در Android بررسی کنید که پشتیبان در کدام حساب Google ذخیره می‌شود. در iPhone مطمئن شوید iCloud روشن است.
- تصمیم بگیرید ویدیوها را هم در پشتیبان بگذارید یا نه. ویدیوها حجم پشتیبان را خیلی بالا می‌برند؛ اگر از نظر کاری لازم نیستند، می‌توانید خاموششان کنید.
- روی گزینه‌ی هم‌اکنون پشتیبان بگیر بزنید و منتظر تمام شدن بمانید.
- وقتی تاریخ پشتیبان به‌روز شد، کار تمام است.
می‌توانید بازه‌ی پشتیبان خودکار را هم تنظیم کنید: روزانه، هفتگی یا ماهانه. اگر در طول روز گفتگوهای سفارش زیادی دارید، گزینه‌ی روزانه منطقی است.
پشتیبان رمزگذاری‌شده‌ی سرتاسری
پشتیبان پیش‌فرض زیر حفاظت ارائه‌دهنده‌ی فضای ابری قرار دارد. WhatsApp همچنین اجازه می‌دهد پشتیبان را با یک گذرواژه یا کلید بلند رمزگذاری کنید. اگر گفتگوهای کاری شما اطلاعات مشتری دارند، فعال کردن این گزینه کار خوبی است. اما اگر گذرواژه را گم کنید، به پشتیبان دسترسی نخواهید داشت و WhatsApp هم نمی‌تواند برایتان بازیابی کند. گذرواژه را در جای امن، مثلاً یک مدیر گذرواژه نگه دارید و آن را به‌صورت متن ساده در یادداشت‌های گوشی ننویسید.
هنگام عوض کردن گوشی ترتیب مهم است
در تعویض گوشی، رایج‌ترین اشتباه عجله برای ریست کردن گوشی قدیمی یا حذف حساب است. ترتیب درست این است:
- در گوشی قدیمی یک پشتیبان تازه بگیرید. تاریخ آخرین پشتیبان را تأیید کنید.
- گوشی قدیمی را خاموش یا ریست نکنید. اگر در گوشی جدید مشکلی پیش آمد، گوشی قدیمی در دسترس باشد.
- همان سیم‌کارت یا همان شماره را در گوشی جدید بگذارید. WhatsApp شماره را با کد پیامکی یا تماس تأیید می‌کند.
- WhatsApp را نصب کنید و شماره‌ی خود را وارد کنید. کد تأیید را با هیچ‌کس در میان نگذارید.
- پشتیبان را بازیابی کنید. وقتی برنامه پرسید، پشتیبان را انتخاب کنید.
- بررسی کنید که گفتگوها و رسانه‌ها آمده‌اند. به‌ویژه آخرین سفارش‌ها و گفتگوهای جاری مشتری‌ها را ببینید.
- اگر همه چیز سر جایش بود، گوشی قدیمی را ریست کنید و داده‌های شخصی را پاک کنید.
در تعویض از Android به Android یا از iPhone به iPhone، پشتیبان کافی است. در تعویض بین دو سیستم عامل متفاوت، ابزار انتقال گفتگوی WhatsApp ممکن است جریانی جدا از پشتیبان داشته باشد و در هر نسخه همه‌ی محتوا را منتقل نکند؛ در این حالت بهتر است ابتدا یک آزمایش کوچک انجام دهید و گفتگوهای مهم را جداگانه خروجی بگیرید.
نگهداری جداگانه‌ی گفتگوهای مهم
پشتیبان برای مواقع فاجعه است؛ برای پیدا کردن مکاتبات یک مشتری خاص عملی نیست. گفتگوهایی را که اهمیت حقوقی یا مالی دارند جداگانه خروجی بگیرید. گفتگو را باز کنید و با گزینه‌ی خروجی گرفتن از گفتگو در منوی سه‌نقطه، یک فایل با رسانه یا بدون رسانه بسازید. این فایل‌ها را به‌جای فرستادن از طریق ایمیل، در یک پوشه‌ی سازمانی نگه دارید و فقط با افراد مجاز به اشتراک بگذارید.
اطلاعات سفارش و نوبت را خارج از گفتگو هم نگه دارید
تاریخچه‌ی مکاتبات نباید تنها منبع ثبت شما باشد. شماره‌ی سفارش، نشانی تحویل، تاریخ نوبت و مانند این‌ها را در یک جدول یا نرم‌افزار حسابداری هم ثبت کنید. اگر حساب‌تان محدود شود، گوشی‌تان گم شود یا پشتیبان خراب شود، کار شما متوقف نمی‌شود.
WapFlow و دستگاه‌های متصل: اگر گوشی عوض شود چه می‌شود؟
WapFlow حساب شما را از طریق سازوکار دستگاه‌های متصل WhatsApp وصل می‌کند. وقتی شماره را روی گوشی جدید راه می‌اندازید، بیشتر دستگاه‌های متصل از نشست خارج می‌شوند؛ یعنی ممکن است لازم باشد حساب را در پنل دوباره وصل کنید. به همین دلیل تعویض گوشی را وسط یک کمپین انجام ندهید.
- ابتدا کمپین در حال اجرا را تمام یا متوقف کنید. اگر کمپین زمان‌بندی‌شده دارید، زمانش را بعد از انتقال بگذارید.
- وقتی گوشی جدید آماده شد، حساب را در پنل با کد QR یا کد جفت‌سازی دوباره وصل کنید. برای مراحل، به راهنمای وصل کردن با کد QR مراجعه کنید.
- بعد از برقراری اتصال، یک پیام آزمایشی برای خودتان بفرستید تا مطمئن شوید حساب سالم کار می‌کند.
یک تفاوت مهم: WapFlow ابزار پشتیبان‌گیری از گفتگو نیست. صندوق ورودی فقط پیام‌هایی را نشان می‌دهد که در زمان فعال بودن WapFlow ثبت شده‌اند. برای پشتیبان تاریخچه‌ی گوشی باید از سیستم پشتیبان خود WhatsApp استفاده کنید. اگر بخواهید از دفترچه‌ی مخاطبین یک نسخه نگه دارید، می‌توانید از بخش مخاطبین آن را به Excel منتقل کنید؛ جزئیات را در یادداشت مدیریت دفترچه‌ی مخاطبین ببینید.
اگر پشتیبان گرفته نمی‌شود، کجا را بررسی کنید؟
| نشانه | علت احتمالی | چه کاری می‌شود کرد؟ |
|---|---|---|
| پشتیبان اصلاً شروع نمی‌شود | حساب ابری انتخاب نشده یا نشست بسته شده است | حساب Google یا Apple را دوباره انتخاب کنید |
| پشتیبان نیمه‌کاره می‌ماند | فضای ذخیره‌سازی پر است، اتصال ضعیف است | فضای ابری را افزایش دهید، به Wi-Fi بروید |
| پشتیبان خیلی بزرگ است | ویدیوها در آن هستند، رسانه‌ی گروه‌های زیادی جمع شده | ویدیوها را حذف کنید، رسانه‌ی اضافی گروه‌ها را پاک کنید |
| بازیابی نمی‌شود | حساب، شماره یا گذرواژه‌ی متفاوت | مطمئن شوید همان حساب و شماره را به کار می‌برید |
اگر مشکلی حل نشد، گوشی قدیمی را نگه دارید و پیش از ادامه‌ی کار روی گوشی جدید، راهنمای به‌روز صفحه‌ی پشتیبانی را بررسی کنید. عجله برای ریست کردن دستگاه قدیمی ممکن است پشتیبان را کاملاً از بین ببرد.
یک پیشنهاد کوچک: اگر رسانه‌ی گروه‌های زیادی جمع شده، ماهی یک بار صفحه‌ی ذخیره‌سازی گوشی را نگاه کنید و فایل‌های بزرگ را مرور کنید. هم حجم پشتیبان کوچک‌تر می‌شود و هم بازیابی سریع‌تر انجام می‌شود.
روال هفتگی پشتیبان برای گوشی کاری
| چه موقع؟ | چه کاری انجام شود؟ |
|---|---|
| هر روز | پشتیبان خودکار روشن باشد (روزانه یا هفتگی) |
| هفته‌ای یک بار | تاریخ آخرین پشتیبان را ببینید، فضای ابری را بررسی کنید |
| ماهی یک بار | دفترچه را به Excel منتقل کنید، گفتگوهای مهم را خروجی بگیرید |
| پیش از عوض کردن گوشی | پشتیبان دستی بگیرید و تاریخ آن را تأیید کنید |
| وقتی کارمندی کار را ترک می‌کند | گوشی و دستگاه‌های متصل را پاک کنید، گذرواژه‌ها را عوض کنید |
داده‌ی شخصی و پشتیبان
پشتیبان گفتگو نام، شماره تلفن، نشانی و گاهی اطلاعات سلامت یا مالی مشتری‌های شما را در خود دارد. به همین دلیل مسئولیت حفاظت از پشتیبان با شماست.
- حساب Google یا Appleای را که پشتیبان به آن وصل است، با گذرواژه‌ی قوی و تأیید دو مرحله‌ای محافظت کنید.
- پشتیبان کاری را به حساب شخصی خود وصل نکنید؛ به حسابی فکر کنید که کسب‌وکار مدیریت می‌کند.
- پیش از فروش یا اهدای گوشی قدیمی، آن را کاملاً ریست کنید.
- گفتگوهای کاری را از گوشی کارمندانی که کار را ترک می‌کنند پاک کنید.
- در حوزه‌هایی مانند سلامت، حقوقی و مالی، مدت نگهداری و تعهدات KVKK خود را با مشاور حقوقی‌تان بررسی کنید.
پرسش‌های متداول
اگر بدون پشتیبان گوشی را عوض کنم، گفتگوها از بین می‌روند؟
بله، به احتمال زیاد تاریخچه‌ی گفتگوی شما در گوشی جدید خالی شروع می‌شود. به همین دلیل پیش از تعویض، گرفتن پشتیبان الزامی است.
اگر شماره‌ام را عوض کنم، می‌توانم از پشتیبان استفاده کنم؟
پشتیبان به شماره مرتبط است. هنگام تغییر شماره باید از قابلیت تغییر شماره‌ی WhatsApp استفاده کنید؛ در این مورد راهنمای داخل برنامه را دنبال کنید.
پشتیبان چقدر طول می‌کشد؟
به حجم و سرعت اینترنت شما بستگی دارد. در حساب‌هایی که رسانه‌ی زیادی دارند ممکن است طولانی شود. آن را در Wi-Fi و هنگام شارژ شروع کنید.
آیا پشتیبان Business و حساب معمولی با هم است؟
خیر، دو برنامه جداگانه پشتیبان‌گیری می‌شوند. اگر هر دو را به کار می‌برید، دو بار بررسی انجام دهید. برای بخش Business می‌توانید به راهنمای برنامه‌ی Business مراجعه کنید.
آیا می‌توانم گفتگوهای حذف‌شده را برگردانم؟
اگر پیش از حذف، پشتیبانی گرفته باشید، با بازیابی آن پشتیبان ممکن است؛ اما پیام‌های بعد از آن پشتیبان را ممکن است از دست بدهید. پیش از بازیابی، وضعیت فعلی را با دقت بسنجید.
در حین کار با پشتیبان و انتقال گوشی، اگر می‌خواهید کمپین، دفترچه و پاسخ‌های خودکار بی‌وقفه ادامه داشته باشد، حساب خود را به WapFlow وصل نگه دارید تا پس از تعویض گوشی، در چند دقیقه دوباره وصل شود.
