إدارة مجموعات WhatsApp: نصائح لمجموعة منظمة

إنشاء مجموعة على WhatsApp لا يستغرق سوى ثوانٍ، لكن الحرص على ألا تخيّم عليها العزلة أو تتحول إلى فوضى بعد أسبوعين يتطلب جهدًا. لا فرق إن كانت مجموعة لأولياء الأمور أو مجتمعًا للعملاء أو شبكة موزعين أو مجموعة صفّ دراسي، فما يصنع النظام هو الهدف والقواعد أكثر من الإعدادات. نستعرض في هذا المقال القرارات التي عليك اتخاذها عند إنشاء المجموعة، وإعدادات المشرفين في WhatsApp، ونصائح للإدارة اليومية. أما الخطوات المتعلقة بالأدوات الجماعية فيمكنك الاطلاع عليها في مقالنا عن أدوات المجموعات.

اكتب هدف المجموعة أولًا

إذا تعذّر عليك شرح سبب وجود المجموعة في جملة واحدة، فلن يعرف الأعضاء بدورهم ماذا يكتبون. اختر نوع المجموعة:

إذا كنت تنشر إعلانات في اتجاه واحد فقد تكون قناة WhatsApp خيارًا أنسب. وإذا لم يكن الأعضاء بحاجة إلى رؤية أرقام بعضهم، فالقناة تمنحك ميزة من حيث الخصوصية والتنظيم معًا.

إعدادات الإنشاء

قد تختلف أسماء القوائم بحسب إصدار التطبيق، لكن قسم معلومات المجموعة يضم عادةً الإعدادات التالية:

• تعديل إعدادات المجموعة: اجعل تغيير اسم المجموعة ووصفها وصورتها مقتصرًا على المشرفين.
• إرسال الرسائل: في مجموعات الإعلانات، اختر أن يقتصر الإرسال على المشرفين.
• إضافة الأعضاء: امنح هذه الصلاحية للمشرفين لإبقاء المجموعات تحت السيطرة.
• الموافقة على الانضمام: فعّل هذا الخيار إذا أردت الموافقة على من ينضمون عبر رابط الدعوة.
• الرسائل المؤقتة: تُبقي المحادثة خفيفة عند تبادل معلومات يومية غير حساسة.

وصف جيد للمجموعة

الوصف هو دستور المجموعة، وهو أول ما يراه الأعضاء الجدد. أضف إليه ما يلي:

• هدف المجموعة.
• المحتوى المسموح بمشاركته والمحتوى الممنوع.
• القاعدة الخاصة بالإعلانات.
• أوقات الرد وأسماء المشرفين.
• ما الذي يحدث عند مخالفة القواعد.

مثال: هذه المجموعة مخصصة لأعضاء مجتمع حديقة حي الشمال. نتبادل فيها أخبار الفعاليات والأسئلة المتعلقة بالحديقة. يُمنع نشر الإعلانات والمحتوى السياسي. يرد المشرفون على الرسائل عادةً بعد الساعة 18.00.

المجتمع الوارد في المثال افتراضي.

عند إضافة الأعضاء

الخطأ الأكثر شيوعًا هو إضافة الأشخاص دون إذنهم. فكثير من مستخدمي WhatsApp أوقفوا إمكانية إضافتهم إلى المجموعات من أرقام لا يعرفونها. والطريقة الأسلم هي:

1. أنشئ رابط دعوة أو رمز QR.
2. شاركه مع رسالة قصيرة توضح طبيعة المجموعة.
3. أبقِ خيار الموافقة على الانضمام مفعّلًا.
4. رحّب بالأعضاء الجدد في المجموعة ووجّههم إلى القواعد.

في المجموعات المؤسسية، لا تنشر الرابط على مواقع متاحة للجميع، وإلا انضم إليها أشخاص عشوائيون وحسابات إعلانية. وإذا انتشر الرابط فأعد تعيينه. وإن احتجت إلى إضافة أعضاء بشكل جماعي، فإن أداة إضافة الأعضاء في WapFlow تعمل في المجموعات التي تشرف عليها، ويمكنها اختياريًا إرسال رابط دعوة إلى من تتعذر إضافته. استخدمها فقط مع الأشخاص الذين وافقوا على الانضمام، فإضافة من لا تعرفهم تزيد خطر تلقي الشكاوى.

الحفاظ على حيوية المجموعة

المجموعات الصامتة غالبًا ما تكون مجموعات لا يعرف فيها أحد ما الذي ينبغي أن يشاركه.

• اطرح سؤالًا أو شارك معلومة قصيرة في يوم محدد من كل أسبوع.
• استخدم الاستطلاعات، فالتصويت أسهل من الكتابة.
• انتبه إلى الأسئلة الجيدة والمساهمات القيّمة واشكر أصحابها.
• ثبّت الرسائل المهمة كإعلان للمجموعة، واستخدم ميزة التثبيت إن كانت متاحة.
• لا تدع الحديث يقتصر على الأشخاص أنفسهم، وامنح الأعضاء الجدد فرصة للمشاركة.

التعامل مع المواقف الإشكالية

لا تنحز إلى طرف دون آخر. فتطبيق القواعد على الجميع بالتساوي يحافظ على مصداقية المجموعة.

إدارة أكثر من مجموعة

إذا كنت تدير عددًا كبيرًا من المجموعات، فالتنظيم ضرورة لا غنى عنها.

• سمِّ المجموعات وفق قاعدة ثابتة: "Bayi Ankara"، "Bayi İzmir".
• احفظ روابط الدعوة في قائمة واحدة. صفحة المجموعات في WapFlow مخصصة لهذا الغرض، وتصنّف الروابط إلى متاحة للجميع أو تتطلب إذنًا أو معطّلة.
• يمكنك جلب روابط المجموعات التي تشرف عليها دفعة واحدة باستخدام أداة روابط المجموعات ضمن قسم استخراج البيانات.
• اكتشف الروابط المعطّلة باستخدام أداة التحقق.
• عيّن مشرفًا مسؤولًا عن كل مجموعة.

لإرسال الإعلانات، تتيح لك صفحة إلى المجموعات إرسال الرسائل إلى المجموعات التي تختارها. وبدلًا من إرسال النص نفسه إلى جميع المجموعات تباعًا، فإن تكييفه لكل مجموعة يحقق نتائج أفضل ولا يُرهق الأعضاء. لا تقلّل فترات الانتظار في هذا النوع من الإرسال. للمزيد من المعلومات، راجع مقال إنشاء الحملات.

الخصوصية والمسؤولية

• يستطيع أعضاء المجموعة رؤية أرقام بعضهم، فوضّح ذلك منذ البداية.
• لا تحوّل قائمة أعضاء المجموعة إلى قائمة إعلانية، فوجود الشخص في المجموعة لا يعني موافقته على تلقي رسائل خاصة.
• لا ترسل إلى المجموعة مستندات تتضمن بيانات شخصية.
• بالنسبة إلى المجموعات المؤسسية، راجع دليل İYS وKVKK (أنظمة تركية لإدارة أذونات الرسائل التجارية وحماية البيانات الشخصية)، واستعن باستشارة قانونية عند الحاجة.

متى ينبغي إغلاق المجموعة؟

ليس على كل مجموعة أن تبقى إلى الأبد. إذا انتهت الفعالية أو مرّت أشهر دون أن يكتب أحد، فأرسل رسالة أخيرة ثم أغلق المجموعة. وعند إغلاقها، أخبر الأعضاء أين يمكنهم المتابعة. فتنظيف المجموعات القديمة يسهّل الأمور عليك وعلى الأعضاء معًا.

ميزة المجتمعات

إذا كانت لديك مجموعات عديدة مترابطة، فقد تفيدك ميزة المجتمعات في WhatsApp. فهي تجمع مجموعات المواضيع تحت مظلة واحدة، وتوفر مساحة يستطيع المشرفون من خلالها توجيه إعلانات إلى جميع الأعضاء. وقد تكون بنية منظمة لمدرسة أو لإدارة مجمّع سكني أو لشبكة موزعين.

قبل الإنشاء، حدّد قراراتك بوضوح: أي المجموعات يمكن للأعضاء الانضمام إليها، ومن ينشر الإعلانات، ومن ينشئ المجموعات الجديدة. ونظرًا لأن الميزة قد تتغير مع الوقت، تحقّق من الخيارات الحالية من داخل التطبيق.

نقل الإشراف

عندما يغادر منشئ المجموعة، قد تبقى المجموعة بلا مسؤول. لذا احرص في المجموعات المؤسسية على وجود مشرفَين على الأقل، وأزل صلاحية الإشراف عن الموظف المغادر. وإذا تغيّر الرقم الذي يستخدمه أحد المشرفين، فلا تنسَ تعيين الرقم الجديد مشرفًا.

روتين أسبوعي لمشرف المجموعة

1. تأكّد من أن المعلومات المثبّتة والواردة في الوصف محدّثة.
2. راجع طلبات الانضمام المعلّقة.
3. أجب عن الأسئلة التي لم يُرد عليها أو وجّهها إلى الشخص المناسب.
4. إن وُجدت رسائل مخالفة للقواعد، فذكّر أصحابها على انفراد.
5. حدّد الموضوع الذي ستشاركه الأسبوع المقبل.

لا يستغرق هذا الروتين القصير سوى دقائق معدودة في الأسبوع، ويساعد على منع المجموعة من التفكك من تلقاء نفسها.

راجع قواعد المجموعة أيضًا من حين لآخر. إذا تكررت مشكلة جديدة فأضف قاعدة بشأنها إلى الوصف، واحذف البنود التي لا تجدي نفعًا. فالقواعد القصيرة المطبّقة أكثر فاعلية من القوائم الطويلة المنسيّة.

الأسئلة الشائعة

كم مشرفًا ينبغي أن يكون في مجموعة WhatsApp؟

لا يوجد عدد محدد، لكن يُنصح بوجود شخصين على الأقل حتى لا تعتمد المجموعة على شخص واحد.

كيف أمنع ناشري الإعلانات؟

فعّل الموافقة على الانضمام، وشارك رابط الدعوة على نطاق محدود، واكتب القاعدة في الوصف.

هل يمكنني مراسلة أعضاء المجموعة على الخاص؟

هذا ممكن تقنيًا، لكن لا ترسل رسائل ترويجية دون إذن، إذ يمكن للأعضاء حظرك بسهولة.

هل أنشئ مجموعة أم قناة؟

إذا كان التواصل المتبادل مطلوبًا فالمجموعة أنسب، أما الإعلانات في اتجاه واحد فالقناة هي الخيار الأفضل.