دليل نقل قائمة Excel إلى حملة WhatsApp

غالبًا ما تكون قائمة عملائك محفوظة في ملف Excel. ونقل هذا الملف إلى حملة WhatsApp لا يقتصر على مطابقة الأعمدة، بل يعني أيضًا تجهيز الملف تجهيزًا صحيحًا. فصيغة الأرقام الخاطئة، والأعمدة التي تخلو من العناوين، والبيانات المختلطة كفيلة بإفساد الحملة قبل أن تبدأ. نشرح في هذا الدليل خطوة بخطوة كيف تجهّز ملف Excel، وتستورده إلى جهات الاتصال في WapFlow، وتتحقق منه، ثم تحوّله إلى حملة.

تذكير قبل البدء: يجب أن يكون الأشخاص في قائمتك قد منحوك إذنًا بتلقي الرسائل منك عبر هذه القناة. ووجودهم في ملف Excel لا يعني أنهم منحوك هذا الإذن.

تجهيز الملف

تقبل شاشة استيراد جهات الاتصال في WapFlow ملفات .xlsx و.xls، وتشترط أن يكون الصف الأول من الملف صف العناوين. إذا كان لديك ملف CSV فافتحه في Excel واحفظه بإحدى هاتين الصيغتين.

بيانات الأشخاص في الجدول مجرد أمثلة. وعند الاستيراد يمكنك مطابقة الأعمدة مع حقول جهات الاتصال مثل الاسم والرقم والفئة والتقييم والعنوان والبريد الإلكتروني والموقع الإلكتروني والمحافظة والمنطقة والملاحظة.

تصحيح صيغة الأرقام

عمود الأرقام هو مصدر المشكلات الأكثر شيوعًا.

احرص على كتابة رمز الدولة كاملًا في الأرقام الأجنبية. واحذف من الملف الأرقام القصيرة أو الناقصة.

تنظيف سريع في Excel

• حدّد عمود الأرقام واجعل تنسيق الخلايا نص.
• احذف الصفوف المكررة عبر بيانات > إزالة التكرارات.
• استخدم عامل التصفية للعثور على الصفوف التي تخلو من الأرقام.
• صحّح الألقاب الملحقة بعمود الاسم مثل «السيد» أو «المحترم»، لأن [isim] في الرسالة يُملأ بهذا النص كما هو.
• حوّل الخلايا الناتجة عن صيغ إلى قيم ثابتة.

الاستيراد إلى جهات الاتصال في WapFlow

1. افتح صفحة جهات الاتصال من القائمة الجانبية وادخل إلى نافذة استيراد Excel.
2. ارفع ملفك عبر اختيار ملف.
3. في شاشة مطابقة الأعمدة اربط كل عمود في Excel بحقل جهات الاتصال المناسب. يحاول زر مطابقة تلقائية تعبئة الحقول بناءً على العناوين، لكن راجع النتيجة دائمًا.
4. يمكنك إن شئت إضافة جهات الاتصال إلى مجموعة عبر خيار إضافة المستوردين إلى مجموعة، وهو أمر عملي جدًا عند إعداد الحملات.
5. ابدأ الاستيراد وراجع أعداد جهات الاتصال المضافة والمحدّثة والمتجاوزة.

تعتمد سعة جهات الاتصال لديك على باقتك، وإذا بلغت الحد الأقصى فلن تُضاف بعض جهات الاتصال. للاطلاع على الحدود الحالية راجع صفحة الأسعار.

التحقق من الأرقام

راجع القائمة فور الانتهاء من الاستيراد، فقوائم Excel كثيرًا ما تحتوي على أرقام قديمة وأرقام هواتف أرضية.

1. افتح صفحة المدقّق.
2. شغّل فلتر WhatsApp واختر حسابًا متصلًا. لا يمكن استخدام حساب لا يزال في مرحلة الإحماء.
3. اختر جهات الاتصال من القائمة أو ارفع ملف Excel مباشرة.
4. احفظ النتائج في جهات الاتصال.
5. نظّف القائمة من صفحة جهات الاتصال عبر إجراء حذف غير المسجلين في WhatsApp. لا يمكن التراجع عن هذا الإجراء.

الأكثر حذرًا مع القوائم الكبيرة جدًا هو تقسيمها إلى أجزاء والتحقق منها جزءًا جزءًا. التفاصيل في مقال مدقّق الأرقام.

التحويل إلى حملة

لا يمكن رفع ملف Excel مباشرة إلى شاشة الإرسال؛ إذ يجب أولًا استيراد جهات الاتصال أو كتابة الأرقام في حقل المستلمين. والعمل من خلال جهات الاتصال يتيح لك أيضًا استخدام المتغيرات.

1. افتح صفحة الإرسال إلى جهات الاتصال واختر حساب الإرسال.
2. افتح نافذة الاختيار من جهات الاتصال في قسم المستلمين.
3. اختر المجموعة التي أنشأتها. يساعدك خيار «إخفاء غير المسجلين في WhatsApp» على تصفية القائمة.
4. اكتب الرسالة. ستُملأ المتغيرات مثل [isim] و[kategori] بالحقول القادمة من Excel.
5. تحقق من الرسالة عبر «اختبار لنفسي»، ثم أرسلها أو جدولها.

لمعرفة إعدادات سرعة الإرسال والأمان يمكنك الرجوع إلى مقال إنشاء الحملات.

استخدام المتغيرات بالشكل الصحيح

إذا كانت هناك صفوف فارغة في عمود الاسم فقد تظهر الرسالة بشكل مثل «مرحبًا ،». وهناك طريقتان لحل هذه المشكلة:

• استخدم عامل التصفية لنقل جهات الاتصال التي لا تحمل اسمًا إلى مجموعة مستقلة، وأرسل إليها رسالة بلا متغيرات.
• صُغ النص بحيث يبقى طبيعيًا حتى لو ظل الاسم فارغًا.

إذا كان اسم أحد الأشخاص مكتوبًا بأحرف كبيرة مثل «AHMET YILMAZ» فستفيدك دالة YAZIM.DÜZENİ في Excel. وتحقق من سلامة الأحرف الخاصة مثل الأحرف التركية.

الأخطاء الشائعة

• عدم وضع العناوين في الصف الأول، فقد يُعامَل أول شخص في القائمة على أنه صف العناوين.
• احتواء الملف على أكثر من ورقة عمل. تأكد من أن الورقة التي تريد استيرادها هي الصحيحة.
• مطابقة عمود الأرقام مع حقل خاطئ.
• استخدام قائمة قديمة دون تنظيفها.
• الإبقاء في القائمة على أشخاص لم يمنحوا إذنهم.

تُتجاوز الأرقام الموجودة في قائمة الحظر أثناء الحملة حتى لو أُضيفت إلى جهات الاتصال مع ملف جديد. ومع ذلك فمن العادات الجيدة حذف الأشخاص غير الراغبين من الملف المصدر أيضًا.

تقسيم القائمة قبل الحملة

بدلًا من استخدام الملف كله في عملية إرسال واحدة، يمنحك تقسيم القائمة بعد الاستيراد نتائج أفضل ويقلل احتمال الأخطاء. فمثلًا إذا كان في ملف Excel عمود «الفئة» أو «المدينة»، يمكنك استخدام عامل التصفية في صفحة جهات الاتصال وإنشاء مجموعات منفصلة عبر إضافة المطابقين للتصفية إلى مجموعة.

1. اختر للإرسال الأول جهات الاتصال الأحدث والأوضح من حيث الإذن.
2. راجع نتائج هذه المجموعة الصغيرة.
3. إن لم تظهر أي مشكلة، فأرسل إلى المجموعة التالية في يوم آخر.
4. دوّن نتائج كل مجموعة.

إذا كانت ميزة حفظ النتائج في جهات الاتصال متاحة في باقتك، فيمكنك بعد الحملة رؤية معلومات الإرسال والتسليم والقراءة لكل جهة اتصال. وإذا أردت إبقاء ملف Excel لديك محدّثًا، فيمكنك تصدير جهات الاتصال مجددًا بصيغة Excel من صفحة جهات الاتصال. وبذلك تصبح القائمة المنظّفة هي مصدرك الأساسي ويمكنك حذف الملف القديم.

أمان الملف

تداول قوائم العملاء عبر البريد الإلكتروني أو الاحتفاظ بها في مجلدات متاحة للجميع يعرّض البيانات الشخصية للخطر. شارك الملف مع المعنيين فقط، واحذف النسخ غير الضرورية عند انتهائك من العمل.

قائمة المراجعة بعد الاستيراد

• هل العدد الإجمالي لجهات الاتصال قريب من عدد الصفوف في الملف؟
• هل يظهر اسم ورقم بضع جهات اتصال مختارة عشوائيًا في الحقل الصحيح؟
• هل انزاح عمودا الفئة والمدينة عن مكانهما؟
• هل عدد جهات الاتصال المضافة إلى المجموعة مطابق لما توقعته؟
• هل حُذف الأشخاص الموجودون في قائمة الحظر من الملف المصدر أيضًا؟

هذه المراجعة التي لا تستغرق أكثر من خمس دقائق تقيك أخطاء مزعجة مثل إرسال رسالة باسم خاطئ. وإذا انزاحت الأعمدة فصحّح السجلات قبل الإرسال، وإن لزم الأمر فعدّل الملف وأعد استيراده.

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني رفع ملف CSV؟

تقبل نافذة استيراد جهات الاتصال ملفات .xlsx و.xls. افتح ملف CSV في Excel واحفظه بإحدى هاتين الصيغتين.

هل يمكنني الإرسال إلى الأرقام مباشرة دون إضافتها إلى جهات الاتصال؟

يمكنك كتابة الأرقام في حقل المستلمين، لكن المتغيرات مثل [isim] لن تُملأ لعدم وجود بيانات جهات الاتصال.

هل يُضاف الشخص نفسه مرتين؟

إذا كان الرقم موجودًا مسبقًا في جهات الاتصال، فقد يظهر في شاشة النتائج ضمن المتجاوزين أو المحدّثين. راجع الأعداد.

أين تُحفظ بيانات Excel؟

تُحفظ جهات الاتصال المستوردة في قائمة جهات الاتصال ضمن حسابك. واحتفظ بملف Excel المصدر في مكان آمن. وللاطلاع على قواعد حماية البيانات الشخصية يمكنك الرجوع إلى هذا الدليل.