مدیریت گروه WhatsApp: نکاتی برای داشتن گروهی منظم
ساختن یک گروه WhatsApp چند ثانیه بیشتر طول نمی‌کشد، اما اینکه دو هفته بعد ساکت نشود یا به هرج‌ومرج کشیده نشود، زحمت دارد. فرقی نمی‌کند گروه اولیای دانش‌آموزان باشد، جامعهٔ مشتریان، شبکهٔ نمایندگی‌ها یا گروه کلاس: آنچه نظم گروه را تعیین می‌کند بیشتر از تنظیمات، هدف و قوانین آن است. در این مطلب به تصمیم‌هایی که هنگام ساخت گروه باید بگیرید، تنظیمات مدیریتی WhatsApp و نکات مدیریت روزانه می‌پردازیم. برای آشنایی با مراحل مربوط به ابزارهای گروهی می‌توانید مطلب ما دربارهٔ ابزارهای گروه را ببینید.
اول هدف گروه را بنویسید
اگر نتوان دلیل وجود یک گروه را در یک جمله توضیح داد، اعضا هم نمی‌دانند چه بنویسند. نوع گروه را انتخاب کنید:
| نوع گروه | هدف | تنظیم پیشنهادی |
|---|---|---|
| گروه اطلاع‌رسانی | انتقال یک‌طرفهٔ اطلاعات | فقط مدیران پیام می‌فرستند |
| جامعهٔ مشتریان | پرسش و به اشتراک گذاشتن تجربه | همه می‌نویسند، قوانین شفاف است |
| گروه تیمی | پیگیری کارها | بسته، فقط برای کارکنان |
| گروه رویداد | هماهنگی کوتاه‌مدت | پس از پایان رویداد بسته می‌شود |
اگر اطلاع‌رسانی یک‌طرفه انجام می‌دهید، کانال WhatsApp ممکن است گزینهٔ مناسب‌تری باشد. اگر لازم نیست اعضا شمارهٔ یکدیگر را ببینند، کانال هم از نظر حریم خصوصی و هم از نظر نظم مزیت دارد.
تنظیمات هنگام راه‌اندازی
نام منوها ممکن است بسته به نسخهٔ برنامه فرق کند، اما در بخش اطلاعات گروه معمولاً این تنظیمات وجود دارد:
- ویرایش تنظیمات گروه: کاری کنید که فقط مدیران بتوانند نام، توضیحات و تصویر گروه را تغییر دهند.
- ارسال پیام: در گروه‌های اطلاع‌رسانی گزینهٔ «فقط مدیران» را انتخاب کنید.
- افزودن عضو: برای کنترل گروه، این اختیار را فقط به مدیران بدهید.
- تأیید عضویت: اگر می‌خواهید افرادی را که با لینک دعوت می‌آیند تأیید کنید، این گزینه را فعال کنید.
- پیام‌های ناپدیدشونده: برای اطلاعات روزمره و غیرحساس، گفتگو را سبک نگه می‌دارد.
یک توضیح خوب برای گروه
توضیحات، قانون اساسی گروه است. اعضای جدید اول از همه این بخش را می‌بینند. این موارد را در آن بیاورید:
- هدف گروه.
- محتوایی که می‌توان و نمی‌توان به اشتراک گذاشت.
- قانون مربوط به تبلیغات.
- ساعت‌های پاسخ‌گویی و مدیران گروه.
- پیامد زیر پا گذاشتن قوانین.
نمونه: این گروه برای اعضای جامعهٔ باغ محلهٔ شمالی است. در اینجا دربارهٔ رویدادها و پرسش‌های باغبانی صحبت می‌کنیم. انتشار تبلیغات و محتوای سیاسی مجاز نیست. مدیران معمولاً بعد از ساعت 18.00 به پیام‌ها پاسخ می‌دهند.
جامعهٔ ذکرشده در نمونه خیالی است.
هنگام افزودن عضو
رایج‌ترین اشتباه، اضافه کردن افراد بدون اجازه است. در WhatsApp بسیاری از کاربران امکان اضافه شدن به گروه توسط شماره‌های ناشناس را بسته‌اند. راه درست‌تر این است:
- یک لینک دعوت یا کد QR بسازید.
- آن را همراه با پیامی کوتاه که توضیح می‌دهد گروه دربارهٔ چیست به اشتراک بگذارید.
- تأیید عضویت را فعال نگه دارید.
- به اعضای جدید در گروه خوشامد بگویید و آن‌ها را به قوانین ارجاع دهید.
در گروه‌های سازمانی لینک را در سایت‌های عمومی منتشر نکنید؛ وگرنه افراد ناشناس و حساب‌های تبلیغاتی وارد می‌شوند. اگر لینک پخش شد، آن را بازنشانی کنید. اگر لازم است اعضا را به‌صورت گروهی اضافه کنید، ابزار افزودن عضو در WapFlow در گروه‌هایی که شما مدیرشان هستید کار می‌کند و می‌تواند در صورت تمایل برای کسانی که اضافه نمی‌شوند لینک دعوت بفرستد. از این ابزار فقط برای کسانی استفاده کنید که با عضویت موافقت کرده‌اند؛ اضافه کردن افراد ناآشنا خطر گزارش و شکایت را بالا می‌برد.
زنده نگه داشتن گروه
گروه‌های ساکت معمولاً گروه‌هایی هستند که در آن‌ها هیچ‌کس نمی‌داند چه چیزی باید به اشتراک بگذارد.
- در روز مشخصی از هفته سؤالی بپرسید یا نکته‌ای کوتاه به اشتراک بگذارید.
- از نظرسنجی استفاده کنید. پاسخ دادن از نوشتن آسان‌تر است.
- سؤال‌ها و مشارکت‌های خوب را ببینید و از آن‌ها تشکر کنید.
- پیام‌های مهم را به‌عنوان اطلاعیهٔ گروه سنجاق کنید؛ اگر قابلیت سنجاق کردن در دسترس است، از آن استفاده کنید.
- اجازه ندهید همیشه همان چند نفر صحبت کنند؛ به اعضای جدید هم فرصت حرف زدن بدهید.
مدیریت موقعیت‌های دردسرساز
| موقعیت | رویکرد |
|---|---|
| انتشار تبلیغات | در پیام خصوصی تذکر دهید و اگر تکرار شد، فرد را حذف کنید |
| بالا گرفتن بحث | ارسال پیام را برای مدتی کوتاه فقط به مدیران محدود کنید و خصوصی صحبت کنید |
| اطلاعات نادرست | اطلاعات درست را بنویسید و در صورت لزوم پیام را حذف کنید |
| شکایت یکی از اعضا | در پیام خصوصی به حرفش گوش دهید و قوانین را یادآوری کنید |
| انتشار اطلاعات شخصی | فوراً حذف کنید و فرد مربوط را در جریان بگذارید |
میان افراد طرف کسی را نگیرید. اجرای یکسان قوانین برای همه، اعتبار گروه را حفظ می‌کند.
مدیریت چند گروه
اگر تعداد زیادی گروه را مدیریت می‌کنید، نظم یک ضرورت است.
- نام گروه‌ها را طبق یک قاعدهٔ ثابت انتخاب کنید: «نمایندگی آنکارا»، «نمایندگی ازمیر».
- لینک‌های دعوت را در یک فهرست واحد نگه دارید. صفحهٔ گروه‌ها در WapFlow برای همین کار است و لینک‌ها را با برچسب عمومی، نیازمند اجازه یا خراب علامت‌گذاری می‌کند.
- لینک گروه‌هایی را که مدیرشان هستید می‌توانید با ابزار «لینک‌های گروه» در بخش استخراج داده به‌صورت یکجا دریافت کنید.
- لینک‌های خراب را با ابزار اعتبارسنج پیدا کنید.
- برای هر گروه یک مدیر مسئول تعیین کنید.
برای ارسال اطلاعیه، صفحهٔ ارسال به گروه‌ها پیام را به گروه‌هایی که انتخاب کرده‌اید می‌فرستد. به‌جای فرستادن پشت‌سرهم یک متن یکسان به همهٔ گروه‌ها، متن را برای هر گروه تنظیم کنید؛ نتیجهٔ بهتری می‌گیرید و اعضا هم خسته نمی‌شوند. برای این نوع ارسال‌ها فاصله‌های انتظار را کوتاه نکنید. برای اطلاعات بیشتر مطلب ساخت کمپین را ببینید.
حریم خصوصی و مسئولیت
- اعضای گروه می‌توانند شمارهٔ یکدیگر را ببینند؛ این را از همان ابتدا اعلام کنید.
- فهرست اعضای گروه را به فهرست تبلیغاتی تبدیل نکنید. عضویت در گروه به معنای اجازه برای پیام خصوصی نیست.
- اسنادی را که حاوی اطلاعات شخصی هستند در گروه نفرستید.
- برای گروه‌های سازمانی راهنمای İYS و KVKK (مقررات ترکیه دربارهٔ پیام‌های تجاری و حفاظت از داده‌های شخصی) را مرور کنید و در صورت نیاز از مشاورهٔ حقوقی کمک بگیرید.
چه زمانی گروه را ببندیم؟
قرار نیست هر گروهی تا ابد باقی بماند. اگر رویداد تمام شده یا ماه‌هاست کسی چیزی ننوشته، یک پیام پایانی بفرستید و گروه را ببندید. هنگام بستن گروه به اعضا بگویید از کجا می‌توانند ادامه دهند. پاک‌سازی گروه‌های قدیمی کار را هم برای شما و هم برای اعضا آسان‌تر می‌کند.
قابلیت انجمن‌ها (Communities)
اگر چند گروه مرتبط با هم دارید، قابلیت انجمن‌های WhatsApp می‌تواند به کارتان بیاید. این قابلیت گروه‌های موضوعی را زیر یک چتر جمع می‌کند و فضایی فراهم می‌کند که مدیران بتوانند در آن برای همهٔ اعضا اطلاعیه بفرستند. برای یک مدرسه، مدیریت یک مجتمع مسکونی یا شبکهٔ نمایندگی‌ها می‌تواند ساختار منظمی باشد.
پیش از راه‌اندازی، تصمیم‌ها را روشن کنید: مشخص کنید اعضا به کدام گروه‌ها می‌توانند بپیوندند، چه کسی اطلاعیه می‌فرستد و چه کسی گروه‌های جدید را می‌سازد. چون این قابلیت ممکن است با گذشت زمان تغییر کند، گزینه‌های فعلی را داخل خود برنامه بررسی کنید.
واگذاری مدیریت
وقتی سازندهٔ گروه آن را ترک می‌کند، ممکن است گروه بی‌صاحب بماند. به همین دلیل در گروه‌های سازمانی دست‌کم دو مدیر داشته باشید و دسترسی مدیریتی کارمندی را که از مجموعه رفته است بردارید. اگر شمارهٔ یکی از مدیران عوض شد، فراموش نکنید شمارهٔ جدید را مدیر کنید.
برنامهٔ هفتگی مدیر گروه
- بررسی کنید اطلاعات سنجاق‌شده و توضیحات گروه به‌روز باشد.
- درخواست‌های عضویت در انتظار را مرور کنید.
- به سؤال‌های بی‌پاسخ جواب دهید یا آن‌ها را به فرد مناسب ارجاع دهید.
- اگر پیامی خلاف قوانین هست، در پیام خصوصی یادآوری کنید.
- موضوعی را که هفتهٔ بعد به اشتراک می‌گذارید مشخص کنید.
این برنامهٔ کوتاه هفته‌ای چند دقیقه وقت می‌گیرد و کمک می‌کند گروه خودبه‌خود از هم نپاشد.
قوانین گروه را هم هر از گاهی بازبینی کنید. اگر مشکل تازه‌ای مدام تکرار می‌شود، قانونی برایش به توضیحات اضافه کنید و بندهایی را که کارایی ندارند حذف کنید. قوانین کوتاهی که اجرا می‌شوند از فهرست‌های بلندی که فراموش می‌شوند مؤثرترند.
پرسش‌های متداول
یک گروه WhatsApp چند مدیر باید داشته باشد؟
عدد مشخصی وجود ندارد. برای اینکه گروه به یک نفر وابسته نماند، دست‌کم دو مدیر توصیه می‌شود.
چطور جلوی تبلیغ‌کننده‌ها را بگیرم؟
تأیید عضویت را فعال کنید، لینک دعوت را محدود به اشتراک بگذارید و این قانون را در توضیحات بنویسید.
آیا می‌توانم به اعضای گروه پیام خصوصی بدهم؟
از نظر فنی ممکن است، اما بدون اجازه پیام تبلیغاتی نفرستید. اعضا به‌راحتی می‌توانند شما را مسدود کنند.
گروه بسازم یا کانال؟
اگر گفتگوی دوطرفه لازم است گروه، و برای اطلاع‌رسانی یک‌طرفه کانال مناسب‌تر است.
