Mehrere WhatsApp-Nummern verwalten: Leitfaden für Teams

Mit wachsendem Unternehmen reicht eine einzige WhatsApp-Nummer nicht mehr aus: Vertrieb getrennt, Support getrennt, jede Filiale mit eigener Leitung. Mit der Zahl der Nummern ändern sich auch die Probleme. Wer schaut von welcher Leitung aus nach, wo liegt das Telefon, auf wessen Namen ist die Nummer registriert, und was passiert, wenn eine Leitung ausfällt? In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie mehrere Nummern geordnet verwalten. Unser Ziel ist nicht, die Regeln von WhatsApp zu umgehen, sondern die Geschäftsleitungen ordentlich zu halten. Methoden wie das Eröffnen einer neuen Nummer anstelle einer eingeschränkten, um weiter an dieselbe Liste zu schreiben, empfehlen wir nicht; sie verstoßen gegen die Bedingungen und lösen das Problem nicht.

Warum mehrere Nummern?

Es gibt legitime Gründe, die Zahl der Nummern zu erhöhen:

Bedarf	Beispielstruktur
Abteilungen	Vertriebsleitung, Supportleitung
Filialen	Jede Filiale mit eigener Nummer
Vertreter	Leitungen der Gebietsvertreter
Marken	Verschiedene Marken desselben Unternehmens
Sprache	Lokale und internationale Kunden

Wenn das einzige Ziel darin besteht, mehr Massennachrichten zu versenden, ist eine höhere Nummernzahl nicht die richtige Antwort. Prüfen Sie zuerst Ihre Zielgruppe und den Einwilligungsstatus. Denselben Text von vielen Nummern aus zu senden, ändert für den Empfänger nichts am Grund für eine Beschwerde.

Ein Nummerninventar anlegen

Eine einfache Tabelle hilft im Krisenfall sehr. Halten Sie für jede Nummer Folgendes fest:

Nummer und Inhaber der Leitung (Unternehmen oder Person?).
Verwendungszweck und verantwortliche Person.
Standort des Telefons.
Anbieter und Rechnungsdaten.
Datum der Eröffnung des Kontos.
Aufbewahrungsort der PIN für die Zwei-Schritt-Verifizierung. Schreiben Sie die PIN nicht in die Tabelle, sondern verwenden Sie einen Passwort-Manager.
Verknüpfte Werkzeuge.

Richten Sie Leitungen möglichst auf das Unternehmen ein. Wird die private Leitung eines Mitarbeiters für das Geschäft genutzt, kann die Kundenhistorie verloren gehen, sobald der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Konten im WapFlow-Panel verwalten

Auf der Seite Meine Konten erscheint jede Nummer als eigene Karte. Wie viele Konten Sie verbinden können, hängt vom Paket ab; aktuelle Informationen finden Sie auf der Preisseite.

Geben Sie aussagekräftige Namen. Statt „Konto 1“ besser „Support Ankara“. Dieser Name erscheint auch auf den übrigen Bildschirmen.
Überwachen Sie den Status. Ein Konto wird als Verbunden oder Nicht verbunden angezeigt.
Aktivieren Sie die Benachrichtigungen. Wenn ein Konto abbricht, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Ist es in Ihrem Paket enthalten, können Sie auch die Telegram-Benachrichtigung nutzen.
Richten Sie einen Proxy über die Karte ein, falls nötig. Sie können einen globalen oder einen eigenen Proxy wählen. Siehe Proxy-Leitfaden.
Entfernen Sie nicht genutzte Konten. Beenden Sie Sitzungen, die Sie nicht mehr verwenden, sowohl im Panel als auch auf dem Telefon.

Welches Konto übernimmt welche Aufgabe?

Wenn der Zweck der Nummern durcheinandergerät, gerät auch der Kunde durcheinander. Legen Sie eine Struktur fest:

Leitung	Aufgabe	Was sie nicht tun sollte
Support	Eingehende Nachrichten, automatische Antworten	Massenkampagnen
Vertrieb	Persönliche Nachverfolgung, kleine Kampagnen an Einwilligende	Hochvolumiger Versand
Filiale	Lokale Kunden, Termine	Kunden einer anderen Filiale anschreiben
Neue Nummer	Aufwärmen und schrittweise Nutzung	Massenversand in den ersten Tagen

Es ist eine gute Gewohnheit, die wichtigste Support-Leitung nicht für Kampagnen zu verwenden. Tritt ein Problem auf, bleibt damit der wichtigste Kanal für Ihre Kunden unberührt. Das verhindert keine Einschränkung, begrenzt aber ihre Auswirkungen.

Zuständigkeiten im Team

Jedes Konto hat genau eine verantwortliche Person.
Legen Sie fest, wer sich im Panel anmelden darf, und verwenden Sie ein starkes Passwort.
Wenn ein Kunde eine Nummer anschreibt, muss klar sein, wer antwortet.
Halten Sie fest, wer die Leitung eines Mitarbeiters übernimmt, der in Urlaub geht.
Entziehen Sie einer Person, die das Unternehmen verlässt, am selben Tag den Zugang.

Bei den automatischen Antworten können Sie getrennt wählen, welches Konto mit Regeln und welches mit KI arbeitet; ein Konto kann nicht gleichzeitig in beiden Bereichen eingesetzt werden. Die Funktion Posteingang erleichtert es, Nachrichten im Blick zu behalten. Zum Ablauf lesen Sie den Artikel Wie richtet man WhatsApp-Kundensupport ein?.

Eine neue Nummer in Betrieb nehmen

Speichern Sie die Nummer in WhatsApp und füllen Sie das Profil aus.
Beginnen Sie mit normaler Nutzung und echten Chats.
Wenn Sie ein zweites Konto haben, prüfen Sie die Funktion Aufwärmen von Konten. Das Aufwärmen erfolgt zwischen mindestens zwei eigenen Konten.
Beginnen Sie mit geringem Volumen und mit Personen, die zugestimmt haben.

Das Aufwärmen und die oben genannten Schritte dienen dazu, eine neue Nummer geordnet in Betrieb zu nehmen. Keiner davon garantiert, dass eine Nummer nicht eingeschränkt wird.

Versand mit mehreren Konten

Wenn Sie in einer Kampagne mehrere Konten auswählen, wechselt das System innerhalb des von Ihnen festgelegten Intervalls zwischen den Konten. Nutzen Sie diese Funktion, um die Last auf Leitungen zu verteilen, die dieselbe Aufgabe haben. Nicht, um mit vielen Nummern Grenzen pro Person zu umgehen. Der Versand erfolgt weiterhin im Namen desselben Unternehmens. Geben Sie im Text korrekt an, von welcher Leitung geschrieben wird; antwortet der Kunde, wird das Gespräch auf dieser Leitung fortgesetzt.

Diese Schwellenwerte sind nur ein grober Richtwert, denn WhatsApp veröffentlicht die tatsächlichen Grenzen nicht.

Krisenplan

Legen Sie im Voraus fest, was Sie tun, wenn eine Nummer eingeschränkt wird.

Stoppen Sie laufende Kampagnen und Bots auf diesem Konto.
Informieren Sie das Team und legen Sie fest, auf welche Leitung Sie die Antworten umleiten.
Informieren Sie Ihre Kunden über andere Kanäle.
Folgen Sie den Schritten im Artikel Warum wird ein WhatsApp-Konto eingeschränkt?.
Untersuchen Sie die Ursache und ändern Sie dann Ihre Gewohnheiten.

Bewahren Sie Kundendaten nicht nur in WhatsApp auf. Exportieren Sie das Adressbuch regelmäßig als Excel-Datei und speichern Sie es sicher.

Leitungswechsel und Erneuerung des Telefons

Erstellen Sie vor einem Telefonwechsel eine WhatsApp-Sicherung.
Wenn die Sitzung auf dem Telefon beendet wird, verbinden Sie das Konto im Panel erneut.
Wenn Sie die Nummer wechseln, nutzen Sie die Funktion zum Wechseln der Nummer in WhatsApp und informieren Sie Ihre Kunden.
Aktualisieren Sie Nummern auf Webseite, Rechnungen und Anzeigen.

Monatliche Checkliste

Mit wachsender Zahl der Nummern sammeln sich kleine Probleme unbemerkt an. Eine kurze monatliche Kontrolle verhindert das:

Sind alle Konten verbunden, gibt es Konten, die häufig abbrechen?
Gibt es auf den Telefonen in der Liste der verknüpften Geräte Sitzungen, die Sie nicht kennen?
Ist die Zwei-Schritt-Verifizierung aktiviert?
Gibt es Leitungen mit unbezahlter Rechnung oder ohne Nutzung?
Wurde der Zugang ausgeschiedener Mitarbeiter gesperrt?
Wurde ein Export des Adressbuchs erstellt?

Lange ungenutzte Leitungen können vom Anbieter gekündigt werden; die Nummer kann dann an eine andere Person vergeben werden. Wenn Sie eine Leitung aufgeben, schließen Sie zuerst das WhatsApp-Konto und entfernen Sie die Nummer dort, wo Sie sie verwenden. Dieser kleine Schritt verhindert, dass Ihre Kunden an die alte Nummer schreiben.

Welche Nummer sollten Kunden sehen?

Mit wachsender Zahl der Nummern können Kunden verwirrt werden. Zeigen Sie auf der Webseite und auf Rechnungen eine zentrale Hauptnummer und benennen Sie die Abteilungen bei Bedarf klar: „Vertrieb“, „Support“. Achten Sie darauf, dass Profilnamen und Profilbilder dasselbe Unternehmen darstellen. Schreibt ein Kunde die falsche Leitung an, nennen Sie ihm die richtige und leiten Sie ihn weiter, statt das Gespräch abbrechen zu lassen.

Bevor Sie eine neue Nummer eröffnen, legen Sie schriftlich fest, wer sie betreut, zu welcher Geschäftszeit darauf geantwortet wird und wie Sie sie ankündigen, falls sie geschlossen wird. Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, brauchen Sie die neue Nummer noch nicht.

Häufig gestellte Fragen

Können auf demselben Telefon mehrere WhatsApp-Konten genutzt werden?

Die Anwendungen WhatsApp und WhatsApp Business können mit unterschiedlichen Nummern auf demselben Telefon laufen. Manche Geräte bieten außerdem eine Option für ein zweites Konto. Verwenden Sie keine veränderten Anwendungen.

Beeinflussen sich meine Nummern gegenseitig?

Wie WhatsApp Konten miteinander in Beziehung setzt, ist nicht offengelegt. Eine verbindliche Aussage ist daher nicht möglich; gehen Sie deshalb auf allen Leitungen mit gleicher Sorgfalt vor.

Wie viele Nummern reichen?

Die Anzahl sollte sich nach Ihrer tatsächlichen Aufgabenteilung richten. Eröffnen Sie keine Nummer ohne Verantwortliche.

Was tue ich, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Nehmen Sie das Telefon zurück, kontrollieren Sie die verknüpften Geräte und schließen Sie den Zugang zum Panel.