Come gestire più numeri WhatsApp: guida per il team

Con la crescita dell'attività, un solo numero WhatsApp non basta più: vendite separate, assistenza separata, una linea per ogni filiale. Più numeri ci sono, più cambiano i problemi. Chi guarda quale linea, dov'è il telefono, a nome di chi è registrato il numero, e cosa succede se una linea si interrompe? In questo articolo spieghiamo come gestire in modo ordinato più numeri. Il nostro scopo non è aggirare le regole di WhatsApp, ma tenere in ordine le linee dell'attività. Non suggeriamo metodi come aprire un nuovo numero al posto di uno limitato per scrivere alla stessa lista: sono in contrasto con le condizioni e non risolvono il problema.

Perché più numeri?

Ci sono motivi legittimi per aumentare il numero di linee:

Se l'unico obiettivo è inviare più messaggi di massa, aumentare il numero di linee non è la risposta giusta. Prima verifichi il suo pubblico e lo stato dei consensi. Inviare lo stesso testo da molti numeri non cambia il motivo per cui il destinatario potrebbe lamentarsi.

Crei un inventario dei numeri

Una semplice tabella è molto utile nei momenti di crisi. Per ogni numero registri:

• Numero e intestatario della linea (azienda o persona?).
• Scopo d'uso e responsabile.
• Dove si trova il telefono.
• Operatore e dati di fatturazione.
• Data di apertura dell'account.
• Dove è conservato in sicurezza il PIN della verifica in due passaggi. Non scriva il PIN nella tabella: usi un gestore di password.
• Gli strumenti a cui è collegato.

Se possibile intesti le linee all'azienda. Se la linea personale di un dipendente viene usata per l'attività, quando il dipendente lascia il lavoro può andare perso anche lo storico dei clienti.

Gestire gli account in WapFlow

Nella pagina I miei account ogni numero appare come una scheda separata. Il numero di account collegabili dipende dal pacchetto; per le informazioni aggiornate consulti la pagina dei prezzi.

1. Dia un nome comprensibile. Ad esempio "Assistenza Ankara" invece di "Account 1". Questo nome compare anche nelle altre schermate.
2. Controlli lo stato. L'account risulta Collegato o Non collegato.
3. Attivi le notifiche. Se un account si disconnette riceve una notifica. Se ha il pacchetto adatto può usare anche la notifica su Telegram.
4. Se serve un proxy, lo imposti dalla scheda. Può scegliere un proxy globale o personalizzato. Vedi la guida ai proxy.
5. Rimuova gli account inutilizzati. Chiuda le sessioni che non usa più, sia dal pannello sia dal telefono.

Quale account deve fare cosa?

Se lo scopo di una linea è confuso, anche il cliente si confonde. Definisca una struttura:

È una buona abitudine non usare per le campagne la linea principale di assistenza. Se qualcosa va storto, il canale più importante verso i clienti non deve essere compromesso. Questo non impedisce la limitazione, ma ne limita l'effetto.

Responsabilità del team

• Ogni account abbia un unico responsabile.
• Definisca chi può accedere al pannello e usi una password robusta.
• Quando un cliente scrive a un numero, sia chiaro chi risponderà.
• Scriva chi prenderà in carico la linea di un collaboratore in ferie.
• Chiuda l'accesso del collaboratore che lascia il lavoro lo stesso giorno.

Per le risposte automatiche può scegliere quali account lavorano con le regole e quali con l'intelligenza artificiale; un account non può essere usato in entrambi i casi contemporaneamente. La Posta in arrivo facilita il controllo dei messaggi. Per il processo completo consulti l'articolo sull'assistenza clienti.

Attivare un nuovo numero

1. Salvi il numero in WhatsApp e completi il profilo.
2. Inizi con un uso normale e con chat reali.
3. Se ha un secondo account, consideri la funzione riscaldamento account. Il riscaldamento avviene tra almeno due account propri.
4. Inizi con un volume basso e con persone che hanno dato il consenso.

Il riscaldamento e i passaggi sopra servono ad attivare un nuovo numero in modo ordinato. Nessuno di essi garantisce di non essere limitati.

Invii con più account

Se in una campagna seleziona più account, il sistema alterna gli account secondo l'intervallo che ha impostato. Usi questa funzione per distribuire il carico tra linee che si occupano dello stesso lavoro, non per cercare di superare i limiti per persona con molti numeri. L'invio arriva comunque al destinatario dalla stessa attività. Riporti nel testo la linea da cui scrive; quando il cliente risponde, la conversazione prosegue su quella linea.

Queste soglie sono indicative, perché WhatsApp non rende noti i suoi limiti reali.

Piano di crisi

Scriva in anticipo cosa fare se un numero viene limitato.

1. Fermi nell'account le campagne e i bot attivi.
2. Informi il team e stabilisca su quale linea far confluire le risposte.
3. Comunichi ai clienti le informazioni attraverso gli altri canali.
4. Segua i passaggi della guida sulla limitazione dell'account.
5. Valuti la causa, poi modifichi le sue abitudini.

Non conservi i dati dei clienti solo su WhatsApp. Esporti periodicamente la rubrica in Excel e la conservi in modo sicuro.

Cambio di linea e del telefono

• Quando cambia telefono, faccia il backup di WhatsApp.
• Se la sessione si chiude dal telefono, ricolleghi l'account nel pannello.
• Se cambierà numero, usi la funzione di cambio numero di WhatsApp e lo comunichi ai clienti.
• Aggiorni i numeri nel sito, nelle fatture e negli annunci.

Checklist mensile

Con l'aumentare dei numeri, piccoli problemi si accumulano senza essere notati. Un controllo mensile breve lo evita:

• Tutti gli account sono collegati? C'è un account che si disconnette spesso?
• Nell'elenco dei dispositivi collegati dei telefoni c'è qualche sessione che non riconosce?
• La verifica in due passaggi è attiva?
• C'è una linea non pagata o non più usata?
• Gli accessi dei collaboratori usciti sono stati chiusi?
• È stata fatta l'esportazione della rubrica?

Se una linea non viene più usata per lungo tempo, l'operatore può chiuderla e il numero può essere assegnato ad altri. Prima di lasciare una linea, chiuda l'account WhatsApp e rimuova il numero dai luoghi in cui lo ha pubblicato. Così eviterà che i clienti scrivano al vecchio numero.

Quale numero mostrare al cliente?

Con l'aumentare dei numeri il cliente può confondersi. Sul sito web e nelle fatture mostri un unico numero principale e, se necessario, indichi chiaramente i reparti: "Vendite", "Assistenza". Assicuri che nome del profilo e foto rappresentino la stessa attività. Se il cliente scrive alla linea sbagliata, indichi quella giusta e lo guidi, senza interrompere la conversazione.

Prima di aprire un nuovo numero, scriva chi lo gestirà, in quale orario di lavoro verrà controllato e come verrà comunicato se dovrà essere chiuso. Se a queste domande non c'è risposta, anche il nuovo numero non è ancora necessario.

Domande frequenti

Si possono usare più account WhatsApp sullo stesso telefono?

Le applicazioni WhatsApp e WhatsApp Business possono funzionare sullo stesso telefono con numeri diversi. Alcuni dispositivi offrono anche un'opzione per il secondo account. Non usi applicazioni modificate.

I miei numeri si influenzano tra loro?

Non è dichiarato come WhatsApp associ gli account. Non si può dire nulla di certo, quindi agisca con la stessa attenzione su tutte le linee.

Quanti numeri bastano?

Il numero deve essere determinato dalla vera divisione del lavoro. Non apra un numero che non ha un responsabile.

Cosa devo fare quando un collaboratore se ne va?

Ritiri il telefono, controlli i dispositivi collegati e chiuda l'accesso al pannello.