Cara Mengelola Beberapa Nomor WhatsApp? Panduan untuk Tim

Ketika bisnis berkembang, satu nomor WhatsApp tidak lagi cukup: penjualan terpisah, dukungan terpisah, dan setiap cabang memiliki saluran sendiri. Semakin banyak nomor, semakin berbeda pula masalahnya. Siapa yang memantau saluran mana, di mana ponselnya, atas nama siapa nomor itu terdaftar, dan apa yang terjadi jika satu saluran terputus? Dalam artikel ini kami menjelaskan cara mengelola beberapa nomor secara teratur. Tujuan kami bukan untuk melanggar aturan WhatsApp, melainkan menjaga saluran bisnis tetap tertata. Kami tidak menyarankan cara seperti membuka nomor baru untuk menulis ulang ke daftar yang sama setelah sebuah nomor dibatasi; cara seperti itu bertentangan dengan ketentuan dan tidak menyelesaikan masalah.

Mengapa Memiliki Beberapa Nomor?

Ada alasan yang sah untuk menambah jumlah nomor:

Jika tujuan Anda hanya untuk mengirim lebih banyak pesan massal, menambah jumlah nomor bukanlah jawaban yang tepat. Tinjau terlebih dahulu audiens dan status izin Anda. Mengirim teks yang sama dari banyak nomor tidak mengubah alasan keluhan dari sudut pandang penerima.

Buat Inventaris Nomor

Tabel sederhana sangat berguna saat terjadi krisis. Untuk setiap nomor, catat:

• Nomor dan pemilik saluran (perusahaan atau perorangan?).
• Tujuan penggunaan dan penanggung jawab.
• Lokasi ponsel.
• Operator dan informasi tagihan.
• Tanggal pembukaan akun.
• Tempat PIN verifikasi dua langkah disimpan dengan aman. Jangan tulis PIN di tabel; gunakan pengelola kata sandi.
• Alat yang terhubung dengannya.

Jika memungkinkan, daftarkan saluran atas nama perusahaan. Jika nomor pribadi karyawan digunakan untuk bisnis, riwayat pelanggan juga dapat ikut hilang ketika karyawan tersebut keluar.

Mengelola Akun di WapFlow

Di halaman Akun Saya, setiap nomor tampil sebagai kartu terpisah. Jumlah akun yang dapat Anda tautkan bergantung pada paket; untuk informasi terbaru, lihat halaman harga.

1. Beri nama yang jelas. Misalnya "Dukungan Ankara", bukan "Akun 1". Nama ini juga tampil di layar lain.
2. Pantau statusnya. Akun tampak sebagai Tertaut atau Tidak Tertaut.
3. Aktifkan notifikasi. Anda akan menerima pemberitahuan ketika akun terputus. Jika paket Anda mencakupnya, Anda juga dapat menggunakan notifikasi Telegram.
4. Atur proxy dari kartu jika diperlukan. Anda dapat memilih proxy global atau proxy khusus. Lihat panduan proxy.
5. Hapus akun yang tidak digunakan. Tutup sesi yang tidak Anda pakai, baik dari panel maupun dari ponsel.

Akun Mana untuk Pekerjaan Apa?

Jika tujuan nomor tercampur, pelanggan juga akan bingung. Buatlah struktur yang jelas:

Sebaiknya jangan gunakan saluran dukungan utama Anda untuk pengiriman kampanye. Jika terjadi masalah, saluran terpenting Anda untuk menghubungi pelanggan tidak ikut terdampak. Ini tidak mencegah pembatasan, tetapi membantu membatasi dampaknya.

Tanggung Jawab Tim

• Setiap akun hanya memiliki satu penanggung jawab.
• Tentukan siapa saja yang boleh masuk ke panel, dan gunakan kata sandi yang kuat.
• Pastikan jelas siapa yang akan membalas ketika pelanggan menulis ke sebuah nomor.
• Tuliskan siapa yang akan mengambil alih saluran karyawan yang sedang cuti.
• Tutup akses karyawan yang keluar pada hari yang sama.

Untuk balasan otomatis, Anda dapat memilih akun mana yang bekerja dengan aturan dan mana yang bekerja dengan kecerdasan buatan; satu akun tidak dapat digunakan untuk keduanya sekaligus. Kotak Masuk memudahkan Anda memantau pesan. Untuk prosesnya, lihat artikel layanan pelanggan.

Mengaktifkan Nomor Baru

1. Simpan nomor di WhatsApp dan lengkapi profilnya.
2. Mulailah dengan penggunaan normal dan percakapan nyata.
3. Jika Anda memiliki akun kedua, pertimbangkan fitur pemanasan akun. Pemanasan dilakukan di antara minimal dua akun milik Anda sendiri.
4. Mulailah dengan volume rendah dan kepada orang-orang yang sudah memberi izin.

Pemanasan dan langkah-langkah di atas bertujuan untuk mengaktifkan nomor baru secara teratur. Tidak satu pun dari langkah tersebut menjamin nomor tidak akan dibatasi.

Pengiriman dengan Banyak Akun

Jika Anda memilih lebih dari satu akun dalam sebuah kampanye, sistem akan bergantian antar akun sesuai rentang yang Anda tentukan. Gunakan fitur ini untuk membagi beban di antara saluran yang melayani pekerjaan yang sama, bukan untuk mencoba melampaui batas per orang dengan banyak nomor. Pengiriman tetap berasal dari bisnis yang sama kepada penerimanya. Pastikan teks pesan mencerminkan saluran yang Anda gunakan; ketika pelanggan membalas, percakapan akan berlanjut di saluran tersebut.

Ambang batas ini hanyalah panduan kasar, karena WhatsApp tidak mengumumkan batas sebenarnya.

Rencana Krisis

Tulis lebih dahulu apa yang akan Anda lakukan jika sebuah nomor dibatasi.

1. Hentikan kampanye dan bot yang berjalan pada akun tersebut.
2. Beri tahu tim dan tentukan ke saluran mana balasan akan dialihkan.
3. Sampaikan informasi kepada pelanggan melalui saluran lain.
4. Ikuti langkah dalam artikel tentang pembatasan akun.
5. Evaluasi penyebabnya, lalu ubah kebiasaan Anda.

Jangan hanya menyimpan data pelanggan di WhatsApp. Ekspor daftar kontak secara berkala sebagai Excel dan simpan dengan aman.

Penggantian Nomor dan Penggantian Ponsel

• Cadangkan percakapan WhatsApp saat mengganti ponsel.
• Jika sesi di ponsel terputus, tautkan kembali akun di panel.
• Jika Anda akan mengganti nomor, gunakan fitur ganti nomor di WhatsApp dan beri tahu pelanggan Anda.
• Perbarui nomor di situs web, faktur, dan iklan.

Daftar Periksa Bulanan

Ketika jumlah nomor bertambah, masalah kecil menumpuk tanpa disadari. Pemeriksaan singkat sebulan sekali mencegah hal itu:

• Apakah semua akun tertaut, atau ada akun yang sering terputus?
• Apakah ada sesi yang tidak Anda kenali di daftar perangkat tertaut pada ponsel?
• Apakah verifikasi dua langkah aktif?
• Apakah ada saluran yang tagihannya belum dibayar atau tidak digunakan?
• Apakah akses karyawan yang sudah keluar sudah ditutup?
• Apakah ekspor kontak sudah dibuat?

Saluran yang lama tidak digunakan dapat dinonaktifkan oleh operator, dan nomornya kemudian dapat diberikan kepada orang lain. Jika Anda akan melepas sebuah saluran, tutup dahulu akun WhatsApp-nya dan hapus nomor itu dari tempat-tempat yang Anda gunakan. Langkah kecil ini mencegah pelanggan Anda terus menulis ke nomor lama.

Nomor Mana yang Harus Ditampilkan kepada Pelanggan?

Semakin banyak nomor, semakin besar kemungkinan pelanggan bingung. Di situs web dan faktur, tampilkan satu nomor utama, dan jika perlu beri nama departemen dengan jelas: "Penjualan", "Dukungan". Pastikan nama dan foto profil mencerminkan bisnis yang sama. Jika pelanggan menulis ke saluran yang keliru, arahkan ke saluran yang benar dengan menyebutkannya, dan jangan biarkan percakapan terputus.

Sebelum membuka nomor baru, tuliskan siapa yang akan mengelolanya, pada jam kerja mana nomor itu akan dipantau, dan bagaimana pelanggan akan diberi tahu jika nomor itu akan ditutup. Jika pertanyaan-pertanyaan ini belum terjawab, nomor baru pun belum diperlukan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bisakah beberapa akun WhatsApp digunakan di ponsel yang sama?

Aplikasi WhatsApp dan WhatsApp Business dapat berjalan di ponsel yang sama dengan nomor yang berbeda. Beberapa perangkat juga menyediakan opsi akun kedua. Jangan gunakan aplikasi yang sudah dimodifikasi.

Apakah nomor-nomor saya saling memengaruhi?

Cara WhatsApp mengaitkan akun-akun tidak diumumkan secara terbuka. Tidak ada yang dapat dipastikan, jadi bertindaklah dengan kehati-hatian yang sama di semua saluran.

Berapa banyak nomor yang cukup?

Jumlahnya seharusnya ditentukan oleh pembagian kerja Anda yang sebenarnya. Jangan membuka nomor yang tidak memiliki penanggung jawab.

Apa yang harus saya lakukan ketika karyawan keluar?

Ambil kembali ponselnya, periksa perangkat tertaut, dan tutup akses ke panel.