WhatsApp-Backup: Geschäftschats beim Telefonwechsel nicht verlieren

Das Telefon ist heruntergefallen, das Display gesprungen oder es ist Zeit für ein neues Gerät. Ihre größte Sorge ist nicht der Preis des Telefons, sondern die Bestellchats der letzten drei Jahre, die Kundenfotos und die Notizen „Beim letzten Mal haben wir über dieses Maß gesprochen“. Für ein Unternehmen ist der WhatsApp-Chatverlauf oft ein inoffizielles Kundenbuch. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie ein Backup erstellen, in welcher Reihenfolge Sie beim Telefonwechsel vorgehen, was mit einem an WapFlow angebundenen Konto passiert und worauf Sie beim Schutz des Backups im Hinblick auf personenbezogene Daten achten sollten.

Was wird gesichert und wo wird es abgelegt?

Das WhatsApp-Backup speichert Chats und Mediendateien in einem Cloud-Speicher, der mit Ihrem Konto verbunden ist, oder im Speicher des Telefons. Wo das Backup abgelegt wird, hängt vom Betriebssystem ab.

Gerät	Speicherort des Backups	Worauf achten
Android	Google-Drive-Konto und Telefonspeicher	Das richtige Google-Konto muss ausgewählt sein, ausreichend Drive-Speicher
iPhone	iCloud	Der iCloud-Speicher darf nicht voll sein, WhatsApp braucht Zugriff auf iCloud
Business-Konto	Wird getrennt vom normalen WhatsApp gesichert	Nutzen Sie beide, prüfen Sie beide getrennt

Die Menübezeichnungen können je nach Version abweichen. Der übliche Weg lautet Einstellungen > Chats > Chat-Backup. Dort sehen Sie das Datum und die Größe des letzten Backups. Liegt das Datum Wochen zurück, erstellen Sie vor dem Telefonwechsel unbedingt ein neues Backup.

Schritte zum Backup

Verbinden Sie das Telefon mit WLAN und laden Sie es auf. Große Backups können mobile Daten verbrauchen.
Gehen Sie in WhatsApp den Weg Einstellungen > Chats > Chat-Backup.
Prüfen Sie bei Android, auf welches Google-Konto gesichert wird. Stellen Sie beim iPhone sicher, dass iCloud aktiviert ist.
Entscheiden Sie, ob Videos ins Backup aufgenommen werden. Videos vergrößern das Backup erheblich; wenn Sie sie geschäftlich nicht brauchen, können Sie sie ausschließen.
Tippen Sie auf Jetzt sichern und warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
Der Vorgang ist beendet, wenn das Datum des Backups aktualisiert wurde.

Sie können auch die Häufigkeit der automatischen Sicherung einstellen: täglich, wöchentlich oder monatlich. Wenn Sie an einem Tag viele Bestellchats führen, ist die tägliche Option sinnvoll.

Ende-zu-Ende-verschlüsseltes Backup

Das Standard-Backup liegt unter dem Schutz des Cloud-Anbieters. WhatsApp erlaubt außerdem, das Backup mit einem Passwort oder einem langen Schlüssel zu verschlüsseln. Enthalten Ihre Geschäftschats Kundendaten, ist es eine gute Idee, dies zu aktivieren. Verlieren Sie das Passwort jedoch, haben Sie keinen Zugriff mehr auf das Backup, und auch WhatsApp kann es nicht für Sie wiederherstellen. Bewahren Sie das Passwort an einem sicheren Ort auf, etwa in einem Passwort-Manager; schreiben Sie es nicht unverschlüsselt in Telefonnotizen.

Beim Telefonwechsel zählt die Reihenfolge

Der häufigste Fehler beim Wechsel auf ein neues Telefon ist, das alte Gerät zurückzusetzen oder das Konto zu löschen, bevor alles geprüft ist. Die richtige Reihenfolge lautet:

Erstellen Sie auf dem alten Telefon ein neues Backup. Prüfen Sie das Datum des letzten Backups.
Setzen Sie das alte Telefon nicht zurück und schalten Sie es nicht aus. Falls auf dem neuen Gerät etwas schiefgeht, behalten Sie es in der Hand.
Legen Sie dieselbe SIM-Karte oder dieselbe Nummer in das neue Telefon ein. WhatsApp bestätigt die Nummer per SMS oder Anruf mit einem Code.
Installieren Sie WhatsApp und geben Sie Ihre Nummer ein. Geben Sie den Bestätigungscode an niemanden weiter.
Stellen Sie das Backup wieder her. Wählen Sie das Backup aus, wenn die App danach fragt.
Prüfen Sie, ob Chats und Medien angekommen sind. Schauen Sie besonders auf die letzten Bestellungen und aktuellen Kundengespräche.
Wenn alles in Ordnung ist, setzen Sie das alte Telefon zurück und löschen Sie die persönlichen Daten.

Bei Wechseln zwischen Android und Android oder zwischen iPhone und iPhone reicht das Backup. Beim Wechsel zwischen verschiedenen Betriebssystemen kann das Chat-Übertragungswerkzeug von WhatsApp einem anderen Ablauf folgen als das Backup und nicht in jeder Version alle Inhalte übertragen. Machen Sie in diesem Fall vorher einen kleinen Test und exportieren Sie wichtige Chats zusätzlich.

Wichtige Chats zusätzlich sichern

Das Backup dient für den Notfall; für die Suche nach dem Verlauf eines bestimmten Kunden ist es unpraktisch. Exportieren Sie Chats mit rechtlicher oder finanzieller Bedeutung zusätzlich. Öffnen Sie dazu den Chat und wählen Sie im Drei-Punkte-Menü Chat exportieren; so erstellen Sie eine Datei mit oder ohne Medien. Legen Sie diese Dateien in einem Firmenordner ab, statt sie per E-Mail hin- und herzuschicken, und teilen Sie sie nur mit berechtigten Personen.

Auftragsdaten und Termine auch außerhalb des Chats festhalten

Der Chatverlauf sollte nicht Ihre einzige Datenquelle sein. Tragen Sie Bestellnummer, Lieferadresse und Termin zusätzlich in eine Tabelle oder in Ihr Buchhaltungsprogramm ein. Wenn Ihr Konto eingeschränkt wird, Ihr Telefon verloren geht oder das Backup beschädigt ist, steht Ihr Geschäft trotzdem nicht still.

WapFlow und verknüpfte Geräte: Was passiert beim Telefonwechsel?

WapFlow verbindet Ihr Konto über den Mechanismus der verknüpften Geräte von WhatsApp. Wenn Sie die Nummer auf einem neuen Telefon einrichten, werden die meisten verknüpften Geräte aus der Sitzung entfernt; im Panel müssen Sie das Konto daher womöglich neu verbinden. Führen Sie den Telefonwechsel deshalb nicht mitten in einer Kampagne durch.

Schließen Sie zuerst die laufende Kampagne ab oder pausieren Sie sie. Ist eine Kampagne geplant, verschieben Sie den Zeitpunkt auf die Zeit nach dem Wechsel.
Sobald das neue Telefon bereit ist, verbinden Sie das Konto im Panel erneut per QR-Code oder Kopplungscode. Die Schritte finden Sie im Leitfaden zur QR-Code-Verknüpfung.
Senden Sie nach der Verbindung eine Testnachricht an sich selbst und prüfen Sie, ob das Konto einwandfrei arbeitet.

Ein wichtiger Unterschied: WapFlow ist kein Werkzeug zur Sicherung von Chats. Der Posteingang zeigt nur Nachrichten, die während der Laufzeit von WapFlow gespeichert wurden. Für das Backup des Chatverlaufs auf dem Telefon nutzen Sie weiterhin das eigene Sicherungssystem von WhatsApp. Eine Kopie Ihres Adressbuchs bewahren Sie am besten auf, indem Sie es über die Kontaktseite nach Excel exportieren; Details dazu im Artikel zur Kontaktverwaltung.

Wenn das Backup nicht erstellt werden kann

Anzeichen	Mögliche Ursache	Was können Sie tun?
Die Sicherung startet nicht	Cloud-Konto nicht ausgewählt oder Sitzung beendet	Google- oder Apple-Konto neu auswählen
Die Sicherung bricht ab	Speicher voll, schwache Verbindung	Cloud-Speicher erweitern, in ein WLAN wechseln
Das Backup ist sehr groß	Videos enthalten, viele Gruppenmedien	Videos ausschließen, überflüssige Gruppenmedien löschen
Wiederherstellung gelingt nicht	Anderes Konto, andere Nummer oder Passwortfehler	Sicherstellen, dass Konto und Nummer identisch sind

Lässt sich ein Problem nicht lösen, behalten Sie das alte Telefon, bevor Sie auf dem neuen Gerät weitermachen, und prüfen Sie die aktuellen Anleitungen auf der Support-Seite. Wenn Sie hastig das alte Gerät zurücksetzen, kann das Backup vollständig verloren gehen.

Noch ein kleiner Tipp: Haben sich viele Gruppenmedien angesammelt, prüfen Sie einmal im Monat im Speicherbildschirm des Telefons die großen Dateien. So wird das Backup kleiner und die Wiederherstellung schneller.

Wöchentliche Backup-Routine für das Geschäftstelefon

Wann?	Was wird getan?
Jeden Tag	Automatische Sicherung eingeschaltet lassen (täglich oder wöchentlich)
Einmal pro Woche	Datum des letzten Backups prüfen, Cloud-Speicher kontrollieren
Einmal im Monat	Adressbuch nach Excel exportieren, wichtige Chats exportieren
Vor einem Telefonwechsel	Manuell sichern und das Datum prüfen
Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet	Telefon und verknüpfte Geräte bereinigen, Passwörter ändern

Personenbezogene Daten und Backup

Ein Chat-Backup enthält Namen, Telefonnummern, Adressen und manchmal Gesundheits- oder Finanzdaten Ihrer Kunden. Deshalb liegt die Verantwortung für den Schutz des Backups bei Ihnen.

Schützen Sie das Google- oder Apple-Konto, mit dem das Backup verbunden ist, durch ein starkes Passwort und die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Erwägen Sie, das Geschäfts-Backup nicht an ein persönliches Konto, sondern an ein vom Unternehmen verwaltetes Konto zu binden.
Setzen Sie das alte Telefon vollständig zurück, bevor Sie es verkaufen oder verschenken.
Löschen Sie die Geschäftschats auf den Geräten ausgeschiedener Mitarbeiter.
Lassen Sie Aufbewahrungsfristen und Ihre Pflichten nach dem KVKK in den Bereichen Gesundheit, Recht und Finanzen mit Ihrem Rechtsberater prüfen.

Häufig gestellte Fragen

Gehen die Chats verloren, wenn ich ohne Backup das Telefon wechsle?

Ja, sehr wahrscheinlich beginnt der Chatverlauf auf dem neuen Telefon leer. Deshalb ist ein Backup vor dem Wechsel unverzichtbar.

Kann ich das Backup nutzen, wenn ich die Nummer wechsle?

Das Backup ist an die Nummer gebunden. Beim Wechsel der Nummer müssen Sie die Funktion zur Nummernänderung von WhatsApp verwenden; folgen Sie dazu den Hinweisen in der App.

Wie lange dauert ein Backup?

Das hängt von Größe und Verbindungsgeschwindigkeit ab. Bei medienreichen Konten kann es lange dauern. Starten Sie es im WLAN und während das Telefon lädt.

Sind Business- und normales Konto gemeinsam gesichert?

Nein, beide Apps werden getrennt gesichert. Nutzen Sie beide, machen Sie zwei getrennte Kontrollen. Zum Business-Teil finden Sie Informationen im Leitfaden zur Business-App.

Kann ich gelöschte Chats wiederherstellen?

Wenn vor dem Löschen ein Backup erstellt wurde, ist das über dieses Backup möglich; dabei können Sie aber die Nachrichten verlieren, die nach diesem Backup entstanden sind. Prüfen Sie die aktuelle Lage sorgfältig, bevor Sie wiederherstellen.

Während Sie sich um Backup und Telefonwechsel kümmern, sollten Kampagnen, Kontakte und automatische Antworten nicht ins Stocken geraten. Verbinden Sie Ihr Konto mit WapFlow und verbinden Sie es nach dem Wechsel in wenigen Minuten neu.