WhatsApp-Begrüßungs- und Abwesenheitsnachricht: Einrichtung und Beispiele

Freitagabend um 22:30 Uhr schreibt ein Kunde: „Sind Sie morgen geöffnet?“ Sie schlafen, die Nachricht bleibt bis zum Morgen unbeantwortet. Wenn Sie am Morgen nachsehen, hat der Kunde vielleicht schon Ihrem Mitbewerber geschrieben. Die Begrüßungs- und Abwesenheitsnachricht schließt genau diese Lücke: Auch wenn niemand am Platz ist, denkt der Kunde „Meine Nachricht ist angekommen, ich weiß, wann man mir antwortet“. In diesem Artikel finden Sie den Unterschied zwischen beiden Nachrichtentypen, die Einrichtung in der Business-App, Beispieltexte je Branche und worauf Sie bei der Verwendung zusammen mit dem WapFlow-Bot achten sollten.

Zwei Nachrichtentypen, zwei verschiedene Zwecke

Die Begrüßungsnachricht geht an eine Person, die zum ersten Mal mit Ihnen spricht oder seit langer Zeit nicht mehr geschrieben hat. Ihr Zweck ist, sich vorzustellen und weiterzuleiten. Die Abwesenheitsnachricht dagegen ist für Zeiten gedacht, in denen Sie nicht antworten können, und steuert die Erwartung des Kunden.

Welche Nachricht wann ausgelöst wird und wie lang die Wartezeiten sind, kann je nach Version abweichen. Nehmen Sie nach der Einstellung mit einem anderen Telefon Kontakt zu Ihrer Nummer auf und testen Sie das Ergebnis selbst.

Einrichtung in der Business-App

Im Menü der Business-Werkzeuge finden Sie zwei Bereiche namens Begrüßungsnachricht und Abwesenheitsnachricht.

1. Öffnen Sie den Bereich Begrüßungsnachricht und aktivieren Sie den Versand.
2. Schreiben Sie den Text. Verwenden Sie den Namen des Kunden, falls möglich.
3. Wählen Sie die Empfänger: Zur Auswahl stehen Optionen wie neue Kunden, Personen, die nicht in Ihrem Telefonbuch gespeichert sind, oder alle außer bestimmten Personen.
4. Speichern Sie und wechseln Sie dann zum Bereich Abwesenheitsnachricht.
5. Legen Sie den Sendezeitraum fest: immer, ein bestimmter Datumsbereich oder außerhalb der Geschäftszeiten.
6. Schreiben Sie den Text, wählen Sie die Empfänger und speichern Sie.
7. Probieren Sie beide Nachrichten aus, indem Sie von einer Testnummer aus schreiben.

Wenn Sie das Business-Konto noch nicht eingerichtet haben, beginnen Sie mit den Schritten im Leitfaden zur Business-App.

Wie schreibt man eine gute Begrüßungsnachricht?

Der Kunde möchte in der ersten Nachricht etwas erfahren. Die Aufgabe der Begrüßungsnachricht besteht daher nicht darin, seine Frage zu beantworten, sondern ihn auf den richtigen Weg zu bringen. Ein dreiteiliger Aufbau bewährt sich: Firmenname, was Sie leisten können und der nächste Schritt für den Kunden.

Hallo, willkommen bei Lale Çiçekçilik! Für Bestellungen, Hochzeitsblumen und Trauerkränze können Sie uns schreiben. Wenn Sie uns das gewünschte Produkt und die Lieferadresse nennen, helfen wir Ihnen sofort weiter.

Worauf Sie achten sollten:

• Schreiben Sie keinen fünf- oder sechszeiligen Werbetext, sondern einen kurzen Gruß.
• Sagen Sie klar, was Sie vom Kunden brauchen: Produktname, Datum, Stadtteil.
• Nennen Sie keinen Preis, keine Aktion und keinen zeitlich begrenzten Rabatt; die Begrüßungsnachricht bleibt monatelang gleich.
• Wenn Sie Emojis verwenden, begnügen Sie sich mit ein oder zwei.

Wie schreibt man eine gute Abwesenheitsnachricht?

Eine Abwesenheitsnachricht muss zwei Angaben enthalten: warum Sie gerade nicht antworten können und wann Sie zurückkehren. Vermeiden Sie seitenlange Entschuldigungen; der Kunde möchte wissen, woran er ist.

Hallo, wir sind außerhalb unserer Geschäftszeiten. Werktags antworten wir von 09.00 bis 18.00 Uhr. Ihre Nachricht ist bei uns angekommen; wir melden uns zur ersten Geschäftszeit bei Ihnen.

Heute haben wir geschlossen. Ab Montag um 09.00 Uhr melden wir uns bei Ihnen. Bei einem dringenden Anliegen erreichen Sie uns über unsere registrierte Telefonnummer.

Ein gegebenes Versprechen muss eingehalten werden. Wenn Sie „Wir melden uns morgen früh“ schreiben und bis mittags schweigen, wäre es besser gewesen, gar nichts zu schreiben. Formulieren Sie die Zeitangabe deshalb in einer umsetzbaren Form wie „zur ersten Geschäftszeit“.

Beispieltexte nach Branche

Die folgenden Texte sind fiktiv. Passen Sie Firmennamen und Uhrzeiten an Ihren Betrieb an.

Friseur und Schönheitssalon

Hallo, willkommen bei Lila Kuaför! Für einen Termin schreiben Sie uns die gewünschte Leistung sowie den passenden Tag und die Uhrzeit. Wir prüfen unseren Kalender und melden uns bei Ihnen.

Zahnklinik und Gesundheitsbetriebe

Hallo, wir haben Ihre Nachricht erhalten. Für einen Termin können Sie Ihren Namen und die Tage nennen, an denen Sie Zeit haben. Beschwerden oder Details zu einer Behandlung schreiben Sie bitte nicht über diesen Kanal. Im Notfall rufen Sie bitte die 112 an.

Bei der Gesundheitsversorgung darf die Begrüßungsnachricht keine Diagnose- oder Behandlungsinformationen geben und keine persönlichen Gesundheitsdaten abfragen. Vermeiden Sie außerdem Formulierungen, die als Werbung gelten könnten.

Rechtsanwalt und Steuerberater

Hallo, wir haben Ihre Nachricht erhalten. Für Ihre Gesprächsanfrage können Sie Ihren Namen und einen kurzen Betreff des Anliegens nennen. Aus Gründen der Vertraulichkeit senden Sie bitte keine Dokumente und Ausweisdaten über diesen Kanal; wir besprechen das im Termin persönlich oder über einen sicheren Weg.

E-Commerce und Versand

Hallo, Ihre Nachricht ist angekommen. Bei Fragen zur Bestellung nennen Sie bitte Ihre Bestellnummer. Werktags von 09.00 bis 18.00 Uhr antworten wir Ihnen.

Restaurant und Café

Hallo, für eine Reservierung nennen Sie bitte Datum, Uhrzeit und Personenzahl. Unsere Öffnungszeiten sind 11.00-23.00 Uhr. Wenn Sie außerhalb der Geschäftszeiten geschrieben haben, melden wir uns am Morgen zur ersten Geschäftszeit.

Wem sollte man welche Nachricht senden?

Wenn Sie die Begrüßungsnachricht an alle Kontakte senden, werden auch Ihre Stammkunden mit einer Willkommensnachricht überhäuft. Für die meisten Betriebe ist die am wenigsten störende Einstellung, sie an Personen zu senden, die nicht im Telefonbuch gespeichert sind, oder an Erstkontakte. Die Abwesenheitsnachricht kann für alle gelten, sollte aber nicht in kurzer Zeit wiederholt an dieselbe Person gehen.

• Nehmen Sie Stammkunden aus dem Geltungsbereich der Begrüßungsnachricht aus.
• Planen Sie für Ferien und Feiertage die Abwesenheitsnachricht im Voraus mit einem Datumsbereich.
• Haben Sie Filialen mit unterschiedlichen Arbeitszeiten, geben Sie jeder Nummer ihre eigenen Zeiten an.

Abstimmung mit dem WapFlow-Bot

Im WapFlow-Panel können die Einstellungen Antwortregeln und Arbeitszeiten die Funktion dieser beiden Nachrichten übernehmen: Mit einer Regel für Erstkontakte richten Sie die Begrüßung ein, über die Option für Nachrichten außerhalb der Arbeitszeit die Abwesenheitsnachricht. Der Unterschied: Der WapFlow-Bot achtet auf Schlüsselwörter, kann KI-Antworten einfügen und schweigt, sobald Sie selbst geschrieben haben.

Wenn in derselben Nummer sowohl die Begrüßungsnachricht der Business-App als auch der WapFlow-Bot aktiv sind, erhält der Kunde zwei verschiedene Antworten. Entscheiden Sie sich deshalb für eine. Wenn Sie den Bot nutzen möchten, schalten Sie in der Telefon-App die Begrüßungs- und Abwesenheitsnachricht aus und lassen im WapFlow-Panel nur eine Quelle bestehen. Für Einrichtung und Mustertexte lesen Sie den Artikel zum Antwortbot und die Beispiele für automatische Antworten.

Häufige Fehler

Nachrichten im Laufe der Zeit verbessern

Der zuerst geschriebene Text wird mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht ideal sein; das ist normal. Sehen Sie sich nach zwei bis drei Wochen die ersten eingehenden Nachrichten an. Notieren Sie, was Kunden nach der Begrüßung am häufigsten fragen. Fragt die Hälfte nach der Adresse, ergänzen Sie den Text um einen Hinweis wie „Unsere Adresse finden Sie auf der Karte“. Schreiben Leute oft, um dieselbe Frage zu stellen, beantworten Sie diese Frage bereits in der ersten Nachricht. So entfällt die zweite Nachricht.

Für die Abwesenheitsnachricht gilt dasselbe. Ist der größte Teil der Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten dringend oder nur informativ? Bei Dringlichkeit hilft eine Telefonnummer in der Nachricht, damit der Kunde Sie erreicht. Bei Informationsbedarf entlastet ein Link zu häufigen Fragen oder eine kurze Antwort den Vormittag. Nehmen Sie solche Anpassungen monatlich vor, denn sobald sich Öffnungszeit, Adresse oder Produkte ändern, veraltet die Nachricht.

Checkliste vor der Veröffentlichung

1. Enthält der Text Schreibfehler oder veraltete Angaben?
2. Stimmen die Öffnungszeiten mit dem Profil überein?
3. Ist klar, was der Kunde angeben soll?
4. Wirkt es seltsam, wenn Begrüßung und Abwesenheitsnachricht gleichzeitig eintreffen?
5. Haben Sie von einem anderen Telefon aus getestet?
6. Sind die Nachrichten für Feiertage und Ferien vorbereitet?

Häufig gestellte Fragen

Wird die Begrüßungsnachricht bei jedem Chat gesendet?

Nein. Sie geht in der Regel an neue Kunden oder an Personen, die nach längerer Pause schreiben. Die genaue Wartezeit kann je nach Version variieren, testen Sie deshalb in Ihrem eigenen Konto.

Was passiert, wenn der Kunde auf diese Nachrichten antwortet?

Die Nachricht informiert nur; Antworten kommen wie in einem normalen Chat bei Ihnen an. Es braucht eine Person oder einen Ablauf, der diese Antworten bearbeitet.

Zählt die Abwesenheitsnachricht als Massennachricht?

Nein, sie wird als Reaktion auf eine Nachricht des Kunden gesendet. Es ist jedoch gute Praxis, keine Werbung oder Kampagnenankündigung hineinzusetzen.

Gibt es das auch im normalen WhatsApp-Konto?

Diese Werkzeuge sind dem Business-Konto vorbehalten. Im normalen Konto können sie nicht genutzt werden.

Verwaltet WapFlow das automatisch?

Der Bot in WapFlow antwortet nach den von Ihnen festgelegten Regeln. Er ändert nicht die Begrüßungs- und Abwesenheitseinstellungen der Telefon-App; ob es zu Überschneidungen kommt, hängt davon ab, wie Sie beides kombinieren.

Wenn Sie Kunden, die außerhalb der Geschäftszeiten schreiben, nicht verlieren möchten, können Sie den WapFlow-Bot testen: Anhand von Schlüsselwörtern, Arbeitszeiten und KI-Antworten richten Sie alles über ein einziges Panel ein.