WhatsApp-Kontaktverwaltung: Kontakte organisieren und gruppieren
Die Grundlage jeder guten Kampagne ist ein gut gepflegtes Adressbuch. In einer unübersichtlichen Liste schreiben Sie dieselbe Person doppelt an, erreichen versehentlich Menschen, die keine Nachrichten wünschen, und verlieren den Überblick darüber, wer was möchte. Die Seite „Kontakte“ in WapFlow bündelt alle Nummern an einem Ort und ermöglicht es Ihnen, sie mit Labels und Gruppen zu sortieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Adressbuch in Ordnung halten – vom Import der Kontakte bis zur Sperrliste.
So fügen Sie Kontakte zum Adressbuch hinzu
| Methode | Wann sinnvoll? |
|---|---|
| Manuell hinzufügen | Einzelne Neukunden erfassen |
| Import per Excel | Wenn Sie bereits eine fertige Kundenliste haben |
| WhatsApp-Adressbuch importieren | Um die Kontakte aus dem Telefonbuch des verbundenen Kontos zu übernehmen |
| Validator und Datenextraktion | Um die Ergebnisse dieser Tools ins Adressbuch zu übertragen |
| Google Maps | Um öffentlich zugängliche Unternehmensdaten ins Adressbuch aufzunehmen |
Eine Nummer ins Adressbuch aufzunehmen bedeutet nicht, dass Sie dieser Person Werbenachrichten senden dürfen. Klären Sie die Frage der Einwilligung unabhängig von der Quelle gesondert, bevor Sie Nachrichten verschicken.
Massenimport per Excel
- Fassen Sie die Nummern in Ihrer Excel-Datei in einer einzigen Spalte zusammen. Tragen Sie Angaben wie Name, Stadt oder Kategorie in separate Spalten ein.
- Prüfen Sie, ob die Nummern mit Ländervorwahl angegeben sind. Bei türkischen Nummern funktioniert es am reibungslosesten, wenn sie mit 90 beginnen.
- Öffnen Sie auf der Seite „Kontakte“ das Importfenster und wählen Sie die Excel-Datei aus.
- Ordnen Sie im Bildschirm Spaltenzuordnung die Excel-Spalten den Feldern des Adressbuchs zu.
- Starten Sie den Import und überprüfen Sie die Ergebnisse.
Die Kapazität Ihres Adressbuchs hängt von Ihrem Paket ab; Ihre aktuelle Nutzung wird auf der Seite angezeigt. Sobald Sie das Limit erreichen, können einige Kontakte nicht mehr hinzugefügt werden. Die genauen Limits finden Sie auf der Preisseite.
WhatsApp-Telefonbuch importieren
Die Option Mein WhatsApp-Adressbuch importieren lädt die auf dem Telefon des verbundenen Kontos gespeicherten Kontakte mit Namen und Nummer. Auf Wunsch lassen Sie sich nur die Kontakte anzeigen, die noch nicht in Ihrem Adressbuch sind, und importieren gezielt die ausgewählten. Bei manchen Verbindungsarten lässt sich das Telefonbuch nur teilweise auslesen; in diesem Fall enthält die Liste nur Kontakte, die mit ihrem gespeicherten Namen erscheinen.
Zielgruppen mit Labels und Gruppen aufteilen
Labels und Gruppen wirken ähnlich, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben:
| Gruppe | Label | |
|---|---|---|
| Zweck | Kontakte in einer Liste zusammenfassen | Status oder Interesse eines Kontakts kennzeichnen |
| Beispiel | „Händler Istanbul“, „Kunden November“ | „Interessiert“, „Preis angefragt“, „Verkauf“ |
| Wie entsteht sie/es? | Sie legen sie selbst an | Manuell oder per automatischer Kennzeichnung |
Automatische Kennzeichnung
Wenn Sie in den Einstellungen die automatische Kennzeichnung aktivieren, werden Antworten auf Kampanien anhand von Schlüsselwörtern eingeordnet: Interessiert, Preis angefragt, Kein Interesse, Falsche Nummer und Sonstiges. Sie können auch eigene Labels anlegen und Kontakten manuell zuweisen. Nummern mit dem Label „Kein Interesse“ werden bei aktivierter Einstellung auf die Sperrliste gesetzt und in Kampagnen übersprungen.
Eine praktische Struktur
- Nutzen Sie Gruppen für dauerhafte Zielgruppen, etwa nach Kundentyp oder Stadt.
- Nutzen Sie Labels für veränderliche Zustände, etwa die Reaktion auf eine Kampagne.
- Legen Sie nicht zu viele Labels an, sondern beginnen Sie mit einigen wenigen, die Sie tatsächlich verwenden.
- Hinterlegen Sie zu jedem Kontakt Notizen, damit Gesprächsdetails im Adressbuch erhalten bleiben.
Mit Filtern die richtigen Kontakte finden
Mit den Filtern auf der Seite „Kontakte“ grenzen Sie die Liste nach Label, Gruppe, Kategorie, Quelle, WhatsApp-Status, Kampagnenergebnis sowie danach ein, ob eine Website oder E-Mail-Adresse vorhanden ist. Bei Einträgen aus Google Maps können Sie zusätzlich nach Bewertung und Anzahl der Rezensionen filtern.
Mit der Option Gefilterte Kontakte zur Gruppe hinzufügen verschieben Sie die gefundenen Kontakte in einem Schritt in eine neue oder bestehende Gruppe. Anschließend wählen Sie diese Gruppe in der Kampagne im Fenster Aus Adressbuch wählen aus. Wie Sie Ihre Zielgruppe eingrenzen, erklären wir im Kampagnen-Leitfaden.
Nummern bereinigen
Ein regelmäßig bereinigtes Adressbuch beschleunigt den Versand und reduziert verlorene Nachrichten.
- WhatsApp-Status prüfen: Finden Sie mit dem Validator heraus, ob die Nummern bei WhatsApp registriert sind. Kontakte werden als „WP vorhanden“, „Kein WP“ oder „Nicht geprüft“ angezeigt.
- Nummern ohne WhatsApp löschen: Nummern, die im Validator oder in einer Kampagne erkannt wurden, können Sie in einem Schritt löschen. Dieser Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen.
- Ungeeignete Nummern entfernen: Nummern, die mit 444 oder 0850 beginnen (türkische Service- und Hotline-Nummern), können Sie jeweils gesondert löschen.
- Ungültige Einträge aussortieren: Korrigieren Sie Nummern mit fehlenden Ziffern oder falscher Ländervorwahl.
Sperrliste
An Nummern auf der Sperrliste werden in Kontaktkampagnen keine Nachrichten gesendet, und sie werden automatisch aus Flows entfernt. Die Liste füllt sich auf drei Wegen:
- Automatisch, wenn ein Kunde DUR oder STOP schreibt und die entsprechende Einstellung aktiviert ist.
- Wenn das Label „Kein Interesse“ vergeben wird und die entsprechende Einstellung aktiviert ist.
- Indem Sie die Nummer manuell hinzufügen.
Führen Sie alle Personen auf dieser Liste, die keine weiteren Nachrichten von Ihnen wünschen. Selbst wenn dieselbe Nummer durch den Upload einer neuen Excel-Datei wieder ins Adressbuch gelangt, wird die Sperrliste während der Kampagne geprüft. Deshalb ist es sicherer, solche Kontakte auf der Sperrliste zu belassen, statt sie aus dem Adressbuch zu löschen.
Wofür ist die Seite „Gruppen“ da?
Die Seite Gruppen im linken Menü sollte nicht mit Kontaktgruppen verwechselt werden. Hier speichern Sie Ihre WhatsApp-Gruppeneinladungslinks: Sie können Links einzeln hinzufügen oder gesammelt importieren und sie als öffentlich, genehmigungspflichtig oder defekt markieren. Diese Liste nutzen Sie in den Gruppen-Tools. Details finden Sie im Beitrag zu den Gruppen-Tools.
Datensicherheit und KVKK
Die Angaben in Ihrem Adressbuch können personenbezogene Daten enthalten. Speichern Sie nur die Informationen, die Sie wirklich benötigen, lassen Sie Excel-Exporte nicht in gemeinsam genutzten Ordnern liegen und löschen Sie Einträge, die Sie nicht mehr verwenden. Zu Ihren Pflichten nach dem KVKK (türkisches Datenschutzgesetz) sollten Sie sich rechtlich beraten lassen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine CSV-Datei hochladen?
Der Kontaktimport akzeptiert Excel-Dateien (.xlsx, .xls). Wenn Sie eine CSV-Datei haben, öffnen Sie sie in Excel und speichern Sie sie in diesem Format.
Muss vor den Nummern zwingend 90 stehen?
Nummern mit Ländervorwahl liefern die zuverlässigsten Ergebnisse. Wir empfehlen, Ihre Datei entsprechend vorzubereiten.
Kann ich das Adressbuch exportieren?
Ja, über die Exportoption auf der Seite „Kontakte“ können Sie es als Excel-Datei herunterladen.
Wird dieselbe Nummer doppelt hinzugefügt?
Nach dem Import sehen Sie, welche Einträge hinzugefügt, aktualisiert oder übersprungen wurden. Die Ergebnisse trotzdem zu prüfen, ist eine gute Gewohnheit.
