Backup di WhatsApp: non perdere le chat di lavoro cambiando telefono

Il telefono cade, lo schermo si rompe oppure è arrivato il momento di comprarne uno nuovo. La Sua paura più grande non è il costo del telefono, ma le conversazioni con gli ordini degli ultimi tre anni, le foto dei clienti e le note del tipo "l'ultima volta abbiamo parlato di quella misura". Per un'attività, la cronologia di WhatsApp è spesso un registro clienti non ufficiale. In questo articolo spieghiamo come fare il backup, in quale ordine procedere quando si cambia telefono, che cosa succede all'account collegato a pannelli come WapFlow e quali precauzioni adottare per la protezione dei dati personali durante il backup.

Che cosa viene salvato e dove?

Il backup di WhatsApp salva le chat e i file multimediali in uno spazio cloud collegato al Suo account oppure nella memoria del telefono. La posizione del backup dipende dal sistema operativo.

Dispositivo	Posizione del backup	Punto da controllare
Android	Account Google Drive e memoria del telefono	Che sia selezionato l'account Google corretto e che Drive abbia spazio sufficiente
iPhone	iCloud	Che lo spazio iCloud non sia esaurito e che WhatsApp abbia accesso a iCloud
Account Business	Salvato separatamente dal WhatsApp normale	Se usate entrambi, verificate separatamente ciascuno dei due

I nomi dei menu possono variare in base alla versione. Il percorso generale è Impostazioni > Chat > Backup delle chat. Qui vedrà la data e le dimensioni dell'ultimo backup. Se la data risale a diverse settimane fa, prima di cambiare telefono effettui assolutamente un nuovo backup.

Passaggi per creare il backup

Colleghi il telefono al Wi-Fi e lo metta in carica. I backup grandi possono consumare i dati mobili.
In WhatsApp segua il percorso Impostazioni > Chat > Backup delle chat.
Su Android controlli su quale account Google viene salvato il backup. Su iPhone verifichi che iCloud sia attivo.
Decida se includere i video nel backup. I video aumentano molto le dimensioni; se non servono per l'attività, può disattivarli.
Tocchi Esegui backup ora e attenda che il processo sia completato.
Quando la data del backup si aggiorna, l'operazione è terminata.

Può anche impostare la frequenza del backup automatico: giornaliera, settimanale o mensile. Se durante la giornata gestisce molte conversazioni di ordini, la frequenza giornaliera è la scelta più ragionevole.

Backup cifrato end-to-end

Il backup predefinito resta sotto la protezione del fornitore del servizio cloud. WhatsApp consente inoltre di cifrare il backup con una password o con una chiave lunga. Se le chat di lavoro contengono dati dei clienti, attivare questa opzione è una buona idea. Attenzione però: se perde la password, non potrà accedere al backup e WhatsApp non potrà recuperarlo per Lei. Conservi la password in un luogo sicuro, ad esempio in un gestore di password, e non la scriva in chiaro nelle note del telefono.

Con il cambio di telefono l'ordine conta

L'errore più comune nel passaggio a un nuovo telefono è avere fretta nel reimpostare il vecchio o nel cancellare l'account. La sequenza corretta è la seguente:

Crei un nuovo backup sul vecchio telefono. Verifichi la data dell'ultimo backup.
Non spenga né reimposti il vecchio telefono. Così lo avrà a disposizione se sorgono problemi sul nuovo.
Inserisca nel nuovo telefono la stessa SIM o lo stesso numero. WhatsApp verifica il numero tramite SMS o chiamata con codice.
Installi WhatsApp e inserisca il Suo numero. Non condivida il codice di verifica con nessuno.
Ripristini il backup. Quando l'app lo chiede, selezioni il backup.
Controlli che chat e media siano arrivati. In particolare gli ultimi ordini e le conversazioni attuali con i clienti.
Se tutto è in ordine, reimposti il vecchio telefono ed elimini i dati personali.

Passando da Android ad Android oppure da iPhone a iPhone, il backup è sufficiente. Nel passaggio tra sistemi operativi diversi, lo strumento di trasferimento chat di WhatsApp può seguire un percorso diverso dal backup e potrebbe non trasferire tutti i contenuti in ogni versione. In questo caso è opportuno fare prima una prova e salvare separatamente le chat importanti.

Conservare separatamente le chat importanti

Il backup serve per le emergenze; non è pratico per trovare la conversazione di un singolo cliente. Esporti separatamente le chat con rilevanza legale o contabile. Aprendo la chat e scegliendo Esporta chat dal menu con i tre puntini, può creare un file con o senza media. Non invii questi file per e-mail a ripetizione: li conservi in una cartella aziendale e li condivida solo con le persone autorizzate.

Conservi i dati di ordini e appuntamenti anche fuori dalla chat

La cronologia dei messaggi non deve essere l'unica fonte. Riporti dati come il numero d'ordine, l'indirizzo di consegna e la data dell'appuntamento anche in una tabella o nel programma di contabilità. Così, anche se l'account viene limitato, il telefono si perde o il backup non è più utilizzabile, il lavoro non si ferma.

WapFlow e dispositivi collegati: che cosa succede cambiando telefono?

WapFlow collega il Suo account tramite il meccanismo dei dispositivi collegati di WhatsApp. Quando inserisce il numero nel nuovo telefono, la maggior parte dei dispositivi collegati viene rimossa dalla sessione, quindi potrebbe essere necessario ricollegare l'account nel pannello. Per questo motivo non cambi telefono nel bel mezzo di una campagna.

Completi o sospenda prima la campagna in corso; se ci sono campagne programmate, sposti l'orario a dopo il passaggio.
Quando il nuovo telefono è pronto, ricolleghi l'account nel pannello con il codice QR o il codice di abbinamento. Per i passaggi consulti la guida al collegamento con codice QR.
Dopo il collegamento, invii un breve messaggio di prova a se stesso e verifichi che l'account funzioni correttamente.

Una distinzione importante: WapFlow non è uno strumento di backup delle chat. La Posta in arrivo mostra solo i messaggi salvati mentre WapFlow è attivo. Per il backup della cronologia sul telefono, usi il sistema di backup di WhatsApp. Per conservare una copia della rubrica, può esportarla in Excel dalla pagina Contatti; i dettagli sono nell'articolo sulla gestione della rubrica.

Se il backup non riesce, da dove cominciare?

Sintomo	Possibile causa	Cosa si può fare
Il backup non parte affatto	Account cloud non selezionato o sessione scaduta	Riselezioni l'account Google o Apple
Il backup si interrompe	Spazio di archiviazione esaurito, connessione debole	Aumenti lo spazio cloud, passi al Wi-Fi
Il backup è troppo grande	Video inclusi, molti media di gruppo	Escluda i video, elimini i media di gruppi non necessari
Il ripristino non riesce	Account diverso, numero diverso o errore nella password	Verifichi di usare lo stesso account e lo stesso numero

Se un problema non si risolve, tenga il vecchio telefono a portata di mano e, prima di proseguire sul nuovo, consulti le istruzioni aggiornate nella pagina di assistenza. Affrettarsi a reimpostare il vecchio dispositivo può cancellare definitivamente il backup.

Un piccolo consiglio: se si sono accumulati molti media di gruppo, una volta al mese controlli i file più grandi dalla schermata di archiviazione del telefono. Così si riduce le dimensioni del backup e il ripristino diventa più rapido.

Routine settimanale per il telefono di lavoro

Quando?	Cosa si fa?
Ogni giorno	Il backup automatico è attivo (giornaliero o settimanale)
Una volta a settimana	Controlli la data dell'ultimo backup e lo spazio nel cloud
Una volta al mese	Esporti la rubrica in Excel e le chat importanti
Prima di cambiare telefono	Esegua un backup manuale e verifichi la data
Quando un collaboratore lascia il lavoro	Pulisca il telefono e i dispositivi collegati, cambi le password

Dati personali e backup

Il backup delle chat contiene nomi, numeri di telefono, indirizzi dei clienti e, a volte, informazioni sanitarie o finanziarie. La responsabilità della protezione del backup è quindi Sua.

Protegga l'account Google o Apple a cui è collegato il backup con una password robusta e con l'autenticazione a due fattori.
Valuti di collegare il backup di lavoro a un account gestito dall'azienda, anziché al Suo account personale.
Prima di vendere o regalare il vecchio telefono, lo reimposti completamente.
Quando un collaboratore lascia l'azienda, elimini le chat di lavoro dal suo dispositivo.
In settori come la sanità, il diritto o la finanza, verifichi con il Suo consulente legale i tempi di conservazione e gli obblighi di riservatezza previsti dalla normativa sulla protezione dei dati personali (KVKK).

Domande frequenti

Se cambio telefono senza backup, le chat vanno perse?

Sì, molto probabilmente la cronologia delle chat ripartirà da zero sul nuovo telefono. Per questo è indispensabile fare un backup prima del cambio.

Se cambio numero, posso usare il backup?

Il backup è collegato al numero. Per cambiare numero bisogna usare la funzione di cambio numero di WhatsApp; segua le istruzioni presenti nell'app.

Quanto tempo richiede il backup?

Dipende dalle dimensioni e dalla velocità della connessione. Negli account ricchi di media può richiedere molto tempo. Lo avvii con il Wi-Fi e con il telefono in carica.

Il backup dell'account Business e quello dell'account normale sono uniti?

No, le due app vengono salvate separatamente. Se le usa entrambe, esegua due controlli distinti. Per la parte Business può consultare la guida all'app Business.

Posso recuperare le chat eliminate?

Se esiste un backup creato prima dell'eliminazione, è possibile ripristinarlo; tuttavia potrebbe perdere i messaggi successivi a quel backup. Valuti attentamente la situazione attuale prima di ripristinare.

Mentre si occupa di backup e cambio di telefono, può tenere collegato il Suo account a WapFlow e, dopo il passaggio al nuovo telefono, ricollegarlo in pochi minuti senza interrompere campagne, rubrica e risposte automatiche.