Copia de seguridad de WhatsApp: no pierda los chats de trabajo al cambiar de teléfono

Se le ha caído el teléfono, la pantalla se ha roto o ha llegado el momento de cambiarlo. Su mayor temor no es el precio del teléfono, sino los chats de pedidos de los últimos tres años, las fotos de los clientes y las notas del tipo "la última vez hablamos de esta medida". En un negocio, el historial de WhatsApp suele ser una libreta de clientes no oficial. En este artículo le explicamos cómo hacer la copia de seguridad, en qué orden proceder al cambiar de teléfono, qué ocurre con la cuenta conectada a paneles como WapFlow y qué debe tener en cuenta sobre los datos personales al conservar la copia.

¿Qué se copia y dónde se guarda?

La copia de seguridad de WhatsApp guarda los chats y los archivos multimedia en un espacio en la nube asociado a su cuenta o en el almacenamiento del propio teléfono. El lugar donde se guarda depende del sistema operativo.

Dispositivo	Ubicación de la copia	Qué debe revisar
Android	Cuenta de Google Drive y almacenamiento del teléfono	Que esté seleccionada la cuenta de Google correcta y que haya espacio suficiente en Drive
iPhone	iCloud	Que el espacio de iCloud no esté lleno y que WhatsApp tenga acceso a iCloud
Cuenta Business	Se copia por separado de WhatsApp normal	Si usa las dos, revise cada una por separado

Los nombres de los menús pueden variar según la versión. La ruta general es Ajustes > Chats > Copia de seguridad de los chats. Allí verá la fecha y el tamaño de la última copia. Si la fecha es de hace semanas, haga una copia nueva antes de cambiar de teléfono.

Pasos para hacer la copia de seguridad

Conecte el teléfono a una red Wi-Fi y a la corriente. Las copias grandes pueden consumir datos móviles.
En WhatsApp, vaya a Ajustes > Chats > Copia de seguridad de los chats.
En Android, compruebe a qué cuenta de Google se hace la copia. En iPhone, asegúrese de que iCloud esté activado.
Decida si incluye los vídeos en la copia. Los vídeos la hacen mucho más grande; si no los necesita para el trabajo, puede desactivarlos.
Toque Hacer copia ahora y espere a que termine.
El proceso ha terminado cuando la fecha de la copia se actualiza.

También puede configurar la frecuencia de la copia automática: diaria, semanal o mensual. Si tiene una gran cantidad de pedidos por conversación durante el día, la opción diaria tiene sentido.

Copia cifrada de extremo a extremo

La copia predeterminada queda bajo la protección del proveedor de la nube. WhatsApp también permite cifrar la copia con una contraseña o con una clave larga. Si sus chats de trabajo contienen datos de clientes, activarlo es una buena idea. Pero si pierde la contraseña, no podrá acceder a la copia, y WhatsApp no puede recuperarla por usted. Guarde la contraseña en un lugar seguro, por ejemplo en un gestor de contraseñas, y no la escriba como texto sin cifrar en las notas del teléfono.

Al cambiar de teléfono, el orden es importante

El error más habitual al pasar al teléfono nuevo es tener prisa por restablecer el antiguo o eliminar la cuenta. El orden correcto es el siguiente:

Haga una copia nueva en el teléfono antiguo. Compruebe la fecha de la última copia.
No apague ni restablezca el teléfono antiguo. Así lo tendrá a mano si surge algún problema en el nuevo.
Ponga en el teléfono nuevo la misma tarjeta SIM o el mismo número. WhatsApp verifica el número mediante un SMS o una llamada con código.
Instale WhatsApp e introduzca su número. No comparta el código de verificación con nadie.
Restaure la copia. Cuando la aplicación lo pida, seleccione la copia.
Compruebe que llegan los chats y los archivos multimedia. Fíjese especialmente en los últimos pedidos y en las conversaciones actuales con clientes.
Si todo está correcto, restablezca el teléfono antiguo y borre sus datos personales.

Para pasar de Android a Android o de iPhone a iPhone, la copia es suficiente. Al cambiar entre sistemas operativos distintos, la herramienta de WhatsApp para transferir chats puede seguir un proceso diferente al de la copia y no siempre traslada todo el contenido. En ese caso, conviene hacer primero una prueba pequeña y exportar aparte los chats importantes.

Conservar aparte los chats importantes

La copia de seguridad sirve para las emergencias; no es práctica para localizar la conversación de un cliente concreto. Exporte aparte los chats con importancia jurídica o económica. Para ello, abra el chat y use la opción Exportar chat del menú de tres puntos; así obtendrá un archivo con o sin medios. No envíe estos archivos por correo electrónico de forma indiscriminada: guárdelos en una carpeta corporativa y compártalos solo con las personas autorizadas.

Guarde también los pedidos y las citas fuera del chat

No deje el historial de conversaciones como único registro. Anote también el número de pedido, la dirección de entrega y la fecha de la cita en una hoja de cálculo o en su programa de contabilidad. Así, aunque se bloquee la cuenta, se pierda el teléfono o la copia falle, su trabajo no se detiene.

WapFlow y los dispositivos vinculados: qué ocurre al cambiar de teléfono

WapFlow conecta su cuenta mediante el mecanismo de dispositivos vinculados de WhatsApp. Cuando configura su número en el teléfono nuevo, la mayoría de los dispositivos vinculados se desconectan de la sesión; es decir, es posible que tenga que volver a conectar la cuenta en el panel. Por eso, no cambie de teléfono en mitad de una campaña.

Antes, termine la campaña en curso o póngala en pausa. Si tiene una campaña programada, desplace su hora para después del cambio.
Cuando el teléfono nuevo esté listo, vuelva a conectar la cuenta en el panel con un código QR o con un código de vinculación. Para los pasos, consulte la guía de vinculación con código QR.
Una vez establecida la conexión, envíese un mensaje de prueba a sí mismo para confirmar que la cuenta funciona correctamente.

Una distinción importante: WapFlow no es una herramienta de copia de seguridad de chats. La bandeja de entrada solo muestra los mensajes que se han registrado mientras WapFlow estaba en funcionamiento. Para la copia del historial del teléfono, siga utilizando el sistema de copia de seguridad del propio WhatsApp. Si desea conservar una copia de sus contactos, puede exportarlos a Excel desde la página de Contactos; los detalles están en el artículo sobre la gestión de la agenda de contactos.

Si no se puede hacer la copia, ¿qué revisar?

Síntoma	Posible causa	Qué puede hacer
La copia no empieza	No hay cuenta de nube seleccionada o la sesión se ha cerrado	Vuelva a seleccionar la cuenta de Google o de Apple
La copia se interrumpe	Almacenamiento lleno o conexión débil	Amplíe el espacio en la nube o cambie a Wi-Fi
La copia es demasiado grande	Incluye vídeos o muchos archivos de grupos	Excluya los vídeos y elimine los archivos de grupo innecesarios
No se restaura	Cuenta distinta, número distinto o error de contraseña	Compruebe que usa la misma cuenta y el mismo número

Si no consigue resolver un problema, conserve el teléfono antiguo y consulte las instrucciones actualizadas de la página de ayuda antes de avanzar en el teléfono nuevo. Si se apresura a restablecer el dispositivo antiguo, podría borrar la copia por completo.

Un consejo práctico: si se acumulan muchos archivos multimedia de grupos, revise una vez al mes los archivos grandes en la pantalla de almacenamiento del teléfono. Así se reduce el tamaño de la copia y la restauración es más rápida.

Rutina semanal de copias para el teléfono de trabajo

Cuándo	Qué hacer
Cada día	Tener activada la copia automática (diaria o semanal)
Una vez a la semana	Revisar la fecha de la última copia y el espacio en la nube
Una vez al mes	Exportar la agenda a Excel y los chats importantes
Antes de cambiar de teléfono	Hacer la copia manualmente y comprobar la fecha
Cuando un empleado se va	Limpiar el teléfono y los dispositivos vinculados, cambiar las contraseñas

Datos personales y copias de seguridad

La copia de seguridad de los chats contiene el nombre, el teléfono y la dirección de sus clientes, y a veces también información de salud o financiera. Por eso, la responsabilidad de proteger la copia es suya.

Proteja con una contraseña segura y con la verificación en dos pasos la cuenta de Google o de Apple a la que está asociada la copia.
Plantéese asociar la copia de los chats de trabajo a una cuenta gestionada por la empresa y no a su cuenta personal.
Restablezca por completo el teléfono antiguo antes de venderlo o regalarlo.
Elimine los chats de trabajo de los teléfonos de los empleados que se marchan.
En sectores como la salud, el derecho o las finanzas, revise con su asesor legal los plazos de conservación y sus obligaciones en materia de protección de datos, incluida la normativa KVKK aplicable en su caso.

Preguntas frecuentes

Si cambio de teléfono sin copia, ¿se pierden los chats?

Sí, es muy probable que el historial de chats empiece vacío en el teléfono nuevo. Por eso es imprescindible hacer una copia antes del cambio.

Si cambio de número, ¿puedo usar la copia?

La copia está asociada al número. Para cambiar de número, utilice la función de cambio de número de WhatsApp y siga las instrucciones de la aplicación.

¿Cuánto tarda una copia?

Depende del tamaño y de la velocidad de la conexión. En cuentas con muchos archivos multimedia puede tardar bastante. Empiece la copia con Wi-Fi y con el teléfono enchufado.

¿La copia de la cuenta Business y la de la cuenta normal son la misma?

No, las dos aplicaciones se copian por separado. Si usa ambas, revise cada una por su lado. Para la cuenta Business, consulte la guía de la aplicación Business.

¿Puedo recuperar los chats que borré?

Si existe una copia hecha antes del borrado, es posible restaurarla desde ella; pero perderá los mensajes recibidos después de esa copia. Antes de restaurar, valore con cuidado la situación actual.

Mientras cuida sus copias y cambia de teléfono, si quiere que sus campañas, su agenda y sus respuestas automáticas no se interrumpan, puede mantener su cuenta conectada a WapFlow y volver a vincularla en pocos minutos después del cambio.