Gestión de contactos de WhatsApp: cómo organizarlos y agruparlos
La base de una buena campaña es una agenda ordenada. En una lista desorganizada acabará escribiendo dos veces a la misma persona, llegará por error a quienes no quieren recibir mensajes y no sabrá qué le interesa a cada uno. La página Contactos de WapFlow reúne todos los números en un solo lugar y le permite separarlos con etiquetas y grupos. En este artículo explicamos cómo mantener la agenda ordenada, desde la importación de contactos hasta la lista de bloqueo.
Formas de añadir contactos a la agenda
| Método | ¿Cuándo usarlo? |
|---|---|
| Alta manual | Para registrar nuevos clientes uno a uno |
| Importación desde Excel | Si ya tiene una lista de clientes preparada |
| Importación de la agenda de WhatsApp | Para traer los contactos guardados en el teléfono de la cuenta conectada |
| Verificador y Extracción de datos | Para pasar a la agenda los resultados de estas herramientas |
| Google Maps | Para añadir a la agenda información pública de empresas |
Añadir un número a la agenda no equivale a tener permiso para enviarle mensajes comerciales a esa persona. Sea cual sea el origen, antes de enviar mensajes valore por separado la cuestión del consentimiento.
Importación masiva desde Excel
- Reúna los números en una sola columna de su archivo de Excel. Escriba datos como nombre, ciudad o categoría en columnas aparte.
- Compruebe que los números incluyan el código de país. Para los números de Turquía, lo más fiable es que empiecen por 90.
- En la página Contactos, abra la ventana de importación y seleccione el archivo de Excel.
- En la pantalla de asignación de columnas, haga coincidir las columnas de Excel con los campos de la agenda.
- Inicie la importación y revise los resultados.
La capacidad de la agenda depende de su plan, y en la propia página verá cuánto ha utilizado. Si alcanza el límite, algunos contactos no podrán añadirse. Puede consultar los límites en la página de precios.
Importación de la agenda telefónica de WhatsApp
La opción Importar mi agenda de WhatsApp trae, con su nombre y número, los contactos guardados en el teléfono de la cuenta conectada. Si lo desea, puede ver solo los que aún no están en su agenda e importar los que seleccione. Con algunos tipos de conexión, la agenda del teléfono solo puede leerse parcialmente; en ese caso, la lista mostrará únicamente los contactos que aparecen con su nombre guardado.
Segmentar la audiencia con etiquetas y grupos
Aunque etiquetas y grupos parezcan similares, sirven para cosas distintas:
| Grupo | Etiqueta | |
|---|---|---|
| Objetivo | Reunir contactos en una lista | Marcar la situación o el interés de un contacto |
| Ejemplo | "Distribuidores de Estambul", "Clientes de noviembre" | "Interesado", "preguntó el precio", "venta" |
| ¿Cómo se crea? | Lo crea usted | Manualmente o mediante etiquetado automático |
Etiquetado automático
Si activa el Etiquetado automático en Ajustes, las respuestas a las campañas se clasifican según palabras clave: Interesado, Preguntó el precio, No le interesa, Número equivocado y Otros. También puede crear sus propias etiquetas y asignarlas manualmente a los contactos. Los números con la etiqueta "No le interesa" se añaden a la lista de bloqueo si el ajuste correspondiente está activado y se omiten en las campañas.
Una estructura práctica
- Use los grupos para audiencias estables, como el tipo de cliente o la ciudad.
- Use las etiquetas para situaciones cambiantes, como la respuesta a una campaña.
- En lugar de crear muchas etiquetas, empiece con unas pocas que realmente vaya a usar.
- Añada notas a cada contacto para guardar en la agenda los detalles de las conversaciones.
Encontrar a los contactos adecuados con filtros
Con los filtros de la página Contactos puede acotar la lista por etiqueta, grupo, categoría, origen, estado de WhatsApp, resultado de campaña y por si tienen o no sitio web o correo electrónico. En los registros procedentes de Google Maps también puede filtrar por puntuación y número de reseñas.
La opción Añadir los resultados del filtro a un grupo traslada de una sola vez los contactos encontrados a un grupo nuevo o existente. Después podrá seleccionar ese grupo en la ventana Seleccionar de la agenda al crear una campaña. En la guía de campañas explicamos cómo acotar la audiencia.
Limpieza de números
Limpiar la agenda con regularidad aumenta la velocidad de envío y reduce los mensajes desperdiciados.
- Compruebe el estado de WhatsApp: con el Verificador sabrá si los números están registrados en WhatsApp. Los contactos aparecerán como Con WP, Sin WP o Sin comprobar.
- Elimine los que no están en WhatsApp: puede borrar en una sola operación los números detectados en el Verificador o en una campaña. Esta acción no se puede deshacer.
- Limpie los números poco útiles: puede eliminar con operaciones independientes los números que empiezan por 444 y 0850 (líneas corporativas de Turquía).
- Depure los registros no válidos: corrija los números con dígitos de menos o con el código de país incorrecto.
Lista de bloqueo
Los números de la lista de bloqueo no reciben mensajes en las campañas a contactos y se retiran automáticamente de los flujos. La lista se completa de tres maneras:
- Automáticamente, cuando el cliente escribe DUR o STOP, si el ajuste correspondiente está activado.
- Al asignar la etiqueta "No le interesa", si el ajuste correspondiente está activado.
- Cuando usted añade el número manualmente.
Mantenga en esta lista a todas las personas que le pidan no volver a recibir mensajes. Aunque un mismo número vuelva a la agenda al cargar un nuevo archivo de Excel, la lista de bloqueo se comprueba durante la campaña. Por eso es más seguro mantener a quienes no quieren mensajes en la lista de bloqueo que borrarlos de la agenda.
¿Para qué sirve la página Grupos?
La página Grupos del menú izquierdo no debe confundirse con los grupos de contactos. En ella se guardan sus enlaces de invitación a grupos de WhatsApp: puede añadirlos uno a uno o importarlos en bloque, y marcarlos como públicos, con aprobación requerida o rotos. Esta lista se utiliza en Herramientas de grupos. Encontrará más detalles en el artículo sobre herramientas de grupos.
Seguridad de los datos y KVKK
La información de su agenda puede contener datos personales. Conserve solo los datos que necesite, no deje las exportaciones de Excel en carpetas compartidas y elimine los registros que ya no utilice. Para conocer sus obligaciones en virtud de la KVKK (ley turca de protección de datos personales), consulte con un asesor jurídico.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cargar un archivo CSV?
La pantalla de importación de contactos admite archivos de Excel (.xlsx, .xls). Si tiene un CSV, ábralo en Excel y guárdelo en uno de estos formatos.
¿Es obligatorio poner 90 delante de los números?
Los números con código de país ofrecen los resultados más fiables. Le recomendamos preparar su archivo de esa forma.
¿Puedo exportar la agenda?
Sí, puede descargarla como archivo de Excel con la opción de exportación de la página Contactos.
¿Se añade dos veces el mismo número?
Al terminar la importación verá los registros añadidos, actualizados y omitidos. Aun así, revisar los resultados es un buen hábito.
