مدیریت مخاطبان WhatsApp: ویرایش و گروه‌بندی مخاطبان

پایهٔ هر کمپین خوب، یک فهرست مخاطبان مرتب است. در یک فهرست شلوغ و درهم، ممکن است به یک نفر دو بار پیام بدهید، ناخواسته به کسانی پیام بفرستید که تمایلی به دریافت آن ندارند و ندانید هر کس دقیقاً چه می‌خواهد. صفحهٔ «مخاطبان» در WapFlow همهٔ شماره‌ها را یک‌جا جمع می‌کند و به شما امکان می‌دهد آن‌ها را با برچسب و گروه از هم جدا کنید. در این مطلب توضیح می‌دهیم چطور از واردکردن مخاطبان تا مدیریت فهرست مسدودی، دفترچهٔ مخاطبان خود را مرتب نگه دارید.

روش‌های افزودن مخاطب به دفترچه

افزودن یک شماره به دفترچهٔ مخاطبان به این معنا نیست که اجازهٔ ارسال پیام تبلیغاتی به آن شخص را دارید. فارغ از منبع شماره، پیش از ارسال پیام موضوع رضایت را جداگانه در نظر بگیرید.

واردکردن گروهی با Excel

1. در فایل Excel خود همهٔ شماره‌ها را در یک ستون قرار دهید. اطلاعاتی مانند نام، شهر و دسته‌بندی را در ستون‌های جداگانه بنویسید.
2. مطمئن شوید شماره‌ها همراه با کد کشور نوشته شده‌اند. برای شماره‌های ترکیه، شروع با 90 بی‌دردسرترین راه است.
3. در صفحهٔ مخاطبان، پنجرهٔ واردکردن را باز کنید و فایل Excel را انتخاب کنید.
4. در صفحهٔ تطبیق ستون‌ها، ستون‌های Excel را با فیلدهای دفترچهٔ مخاطبان تطبیق دهید.
5. انتقال را شروع کنید و نتایج را بررسی کنید.

ظرفیت دفترچهٔ مخاطبان بسته به پکیج شما متفاوت است و میزان استفاده‌تان در همان صفحه نمایش داده می‌شود. وقتی به سقف ظرفیت برسید، برخی مخاطبان اضافه نمی‌شوند. برای اطلاع از محدودیت‌ها می‌توانید به صفحهٔ قیمت‌ها سر بزنید.

واردکردن مخاطبان گوشی از WhatsApp

گزینهٔ واردکردن مخاطبان WhatsApp من، مخاطبان ذخیره‌شده در گوشیِ حساب متصل را همراه با نام و شماره فراخوانی می‌کند. اگر بخواهید، می‌توانید فقط کسانی را که هنوز در دفترچهٔ مخاطبانتان نیستند ببینید و موارد دلخواه را وارد کنید. در برخی انواع اتصال، مخاطبان گوشی فقط تا حدی خوانده می‌شوند؛ در این صورت تنها مخاطبانی که با نام ذخیره‌شده‌شان نمایش داده می‌شوند در فهرست قرار می‌گیرند.

دسته‌بندی مخاطبان با برچسب و گروه

برچسب و گروه شاید شبیه هم به نظر برسند، اما کاربردهای متفاوتی دارند:

برچسب‌گذاری خودکار

اگر «برچسب‌گذاری خودکار» را از بخش تنظیمات فعال کنید، پاسخ‌های کمپین بر اساس کلیدواژه‌ها دسته‌بندی می‌شوند: علاقه‌مند، قیمت پرسید، تمایلی ندارد، شمارهٔ اشتباه و سایر. همچنین می‌توانید برچسب‌های دلخواه خود را بسازید و به‌صورت دستی به مخاطبان اختصاص دهید. اگر تنظیم مربوط فعال باشد، شماره‌هایی که برچسب «تمایلی ندارد» می‌گیرند به فهرست مسدودی اضافه می‌شوند و در کمپین‌ها نادیده گرفته می‌شوند.

یک ساختار کاربردی

• از گروه‌ها برای مخاطبان ثابت استفاده کنید؛ مثلاً نوع مشتری یا شهر.
• از برچسب‌ها برای وضعیت‌های متغیر استفاده کنید؛ مثلاً پاسخی که به یک کمپین داده شده است.
• به‌جای ساختن تعداد زیادی برچسب، با چند برچسبی شروع کنید که واقعاً از آن‌ها استفاده می‌کنید.
• با افزودن یادداشت برای هر مخاطب، جزئیات گفت‌وگوها را در دفترچهٔ مخاطبان نگه دارید.

پیداکردن مخاطبان درست با فیلترها

با فیلترهای صفحهٔ مخاطبان می‌توانید فهرست را بر اساس برچسب، گروه، دسته‌بندی، منبع، وضعیت WhatsApp، نتیجهٔ کمپین و داشتن یا نداشتن وب‌سایت یا ایمیل محدود کنید. برای رکوردهایی که از Google Maps آمده‌اند، فیلتر بر اساس امتیاز و تعداد نظرها هم امکان‌پذیر است.

گزینهٔ افزودن موارد منطبق با فیلتر به گروه، مخاطبانی را که پیدا کرده‌اید یک‌جا به یک گروه جدید یا موجود منتقل می‌کند. سپس می‌توانید در کمپین، این گروه را از پنجرهٔ انتخاب از دفترچهٔ مخاطبان برگزینید. در راهنمای کمپین توضیح داده‌ایم چطور مخاطبان هدف را محدودتر کنید.

پاک‌سازی شماره‌ها

پاک‌سازی منظم دفترچهٔ مخاطبان هم سرعت ارسال را بالا می‌برد و هم پیام‌های هدررفته را کاهش می‌دهد.

• وضعیت WhatsApp را بررسی کنید: با تأییدکننده بفهمید کدام شماره‌ها در WhatsApp ثبت شده‌اند. مخاطبان با وضعیت «WP دارد»، «WP ندارد» یا «بررسی‌نشده» نمایش داده می‌شوند.
• شماره‌هایی را که در WhatsApp نیستند حذف کنید: شماره‌هایی را که در تأییدکننده یا کمپین شناسایی شده‌اند می‌توانید با یک اقدام حذف کنید. این کار قابل بازگشت نیست.
• شماره‌های بی‌کاربرد را پاک کنید: شماره‌هایی را که با 444 و 0850 شروع می‌شوند (شماره‌های خدماتی ترکیه) می‌توانید با اقدام‌های جداگانه حذف کنید.
• رکوردهای نامعتبر را جدا کنید: شماره‌هایی را که رقم کم دارند یا کد کشورشان اشتباه است اصلاح کنید.

فهرست مسدودی

به شماره‌های موجود در فهرست مسدودی در کمپین‌های مخاطبان پیامی ارسال نمی‌شود و این شماره‌ها به‌طور خودکار از جریان‌ها خارج می‌شوند. این فهرست به سه روش پر می‌شود:

1. وقتی مشتری DUR یا STOP بنویسد، اگر تنظیم مربوط فعال باشد، به‌صورت خودکار.
2. وقتی برچسب «تمایلی ندارد» داده شود، اگر تنظیم مربوط فعال باشد.
3. با افزودن دستی شماره توسط خود شما.

هر کسی را که خواسته دیگر به او پیام ندهید در این فهرست نگه دارید. حتی اگر با بارگذاری یک فایل Excel جدید همان شماره دوباره به دفترچهٔ مخاطبان برگردد، فهرست مسدودی هنگام اجرای کمپین بررسی می‌شود. به همین دلیل، نگه‌داشتن افرادِ بی‌علاقه در فهرست مسدودی امن‌تر از حذف آن‌ها از دفترچهٔ مخاطبان است.

صفحهٔ «گروه‌ها» به چه کاری می‌آید؟

صفحهٔ گروه‌ها در منوی سمت چپ را نباید با گروه‌های مخاطبان اشتباه گرفت. در این صفحه لینک‌های دعوت گروه‌های WhatsApp خود را نگه می‌دارید؛ می‌توانید لینک‌ها را تک‌تک اضافه یا گروهی وارد کنید و آن‌ها را با وضعیت «عمومی»، «نیازمند تأیید» یا «خراب» علامت‌گذاری کنید. از این فهرست در «ابزارهای گروه» استفاده می‌کنید. جزئیات را در مطلب ابزارهای گروه بخوانید.

امنیت داده‌ها و KVKK

اطلاعات دفترچهٔ مخاطبان شما ممکن است شامل داده‌های شخصی باشد. فقط اطلاعاتی را که واقعاً لازم دارید نگه دارید، خروجی‌های Excel را در پوشه‌های مشترک رها نکنید و رکوردهایی را که دیگر استفاده نمی‌کنید حذف کنید. برای آگاهی از تعهداتتان در چارچوب KVKK (قانون حفاظت از داده‌های شخصی ترکیه) از مشاور حقوقی کمک بگیرید.

پرسش‌های متداول

می‌توانم فایل CSV بارگذاری کنم؟

صفحهٔ واردکردن مخاطبان فایل Excel (.xlsx، .xls) را می‌پذیرد. اگر فایل CSV دارید، آن را در Excel باز کنید و با این قالب ذخیره کنید.

آیا نوشتن 90 در ابتدای شماره‌ها الزامی است؟

شماره‌هایی که کد کشور دارند قابل‌اعتمادترین نتیجه را می‌دهند. پیشنهاد می‌کنیم فایل خود را بر همین اساس آماده کنید.

می‌توانم از دفترچهٔ مخاطبان خروجی بگیرم؟

بله، با گزینهٔ خروجی‌گرفتن در صفحهٔ مخاطبان می‌توانید آن را به‌صورت فایل Excel دانلود کنید.

آیا یک شماره ممکن است دو بار اضافه شود؟

در پایان واردکردن، رکوردهای اضافه‌شده، به‌روزرسانی‌شده و ردشده را می‌بینید. با این حال، بررسی نتایج همچنان عادت خوبی است.