قالب شماره‌ی WhatsApp و کد کشور: پاک‌سازی شماره‌های خراب در Excel

می‌دانید از شماره‌های فهرست کمپین‌تان، چند درصد واقعاً درست نوشته شده‌اند؟ در فهرست مشتری‌ای که در Excel چسبانده شده، یک نفر ممکن است به چهار شکل مختلف دیده شود: 0532 123 45 67، 5321234567، +90 (532) 123-45-67 و 5,32E+11. به خاطر این تفاوت‌های نوشتاری، WhatsApp شماره را پیدا نمی‌کند، پیام نمی‌رسد و گزارش خطاها بالا می‌رود. خبر خوب این است که مشکل بیشتر اوقات با چند قاعده‌ی ساده و چند فرمول Excel حل می‌شود. در این نوشته، قالب شماره‌ای که WhatsApp انتظار دارد، کدهای کشور، خطاهای رایج و مراحل پاک‌سازی فهرست را توضیح می‌دهیم.

قالبی که WhatsApp انتظار دارد

WhatsApp شماره‌ها را در قالب بین‌المللی تشخیص می‌دهد: کد کشور و پس از آن شماره‌ی ملی بدون صفر ابتدایی. نیازی به علامت مثبت، فاصله، پرانتز و خط تیره نیست؛ فقط رقم کافی است.

شماره‌ی این مثال تخیلی است. در ترکیه شماره‌ی تلفن همراه، همراه با کد کشور، جمعاً 12 رقم دارد و با 905 شروع می‌شود.

چرا صفر ابتدایی مهم است؟

عادت محلی ما این است که پیش از شماره صفر بگذاریم؛ اما در قالب بین‌المللی این صفر وجود ندارد. اگر به‌جای 905321234567، عدد 9005321234567 بنویسید، شماره نامعتبر است. در بسیاری از کشورها همین قاعده برقرار است: صفر محلی همراه کد کشور حذف می‌شود. در بریتانیا شماره‌ی 07911 123456 می‌شود 447911123456 و نه 4407911123456.

کدهای کشور پرکاربرد

شماره‌های جدول نمونه‌اند. در برخی کشورها (برای مثال مکزیک و آرژانتین) ممکن است برای شماره‌های همراه پیش‌شماره‌های اضافی لازم باشد؛ اگر مشتریان خارجی زیادی دارید، قواعد شماره‌گذاری به‌روز کشور مربوط را بررسی کنید.

خطاهای رایج در Excel

شماره‌هایی که به نمایش علمی تبدیل می‌شوند به‌ویژه خطرناک‌اند: چون Excel گرد می‌کند، رقم‌های آخر برای همیشه از بین می‌روند. به همین دلیل پیش از چسباندن داده، ستون شماره را به قالب Metin ببرید.

پاک‌سازی گام‌به‌گام در Excel

1. از فایل یک نسخه بگیرید. اصل فایل را خراب نکنید.
2. ستون شماره را انتخاب کنید و قالب خانه‌ها را روی Metin بگذارید.
3. کنار آن یک ستون جدید باز کنید و فاصله، خط تیره، پرانتز و علامت مثبت را پاک کنید. نمونه‌ی فرمول در Excel ترکی: =YERİNEKOY(YERİNEKOY(YERİNEKOY(YERİNEKOY(YERİNEKOY(A2;" ";"");"-";"");"(";"");")";"");"+";"")
4. پیش‌شماره‌ی «00» و صفر ابتدایی را بررسی کنید و کد کشور ترکیه را اضافه کنید: =EĞER(SOLDAN(B2;2)="90";B2;EĞER(SOLDAN(B2;1)="0";"90"&PARÇAAL(B2;2;20);EĞER(UZUNLUK(B2)=10;"90"&B2;B2)))
5. بررسی کنید که آیا شماره‌ی همراه ترکی است: =VE(SOLDAN(C2;3)="905";UZUNLUK(C2)=12). سطرهایی که نادرست (FALSE) هستند نیاز به بررسی دارند.
6. ستون نتیجه را کپی کنید و با «Değerleri yapıştır» (چسباندن مقادیر) ثابت کنید؛ فرمول‌ها را پاک کنید.
7. Veri > Yinelenenleri Kaldır را بزنید تا تکراری‌ها حذف شوند.

معادل انگلیسی فرمول‌ها در Excel، SUBSTITUTE، IF، LEFT، MID، LEN و AND است و ممکن است به جای نقطه‌ویرگول، ویرگول بیاید. برای شماره‌های خارجی فرمول بالا مناسب نیست؛ آن‌ها را در برگه‌ی جداگانه و بر اساس کد کشور ویرایش کنید.

کارهایی که WapFlow انجام می‌دهد و نمی‌دهد

WapFlow هنگام وارد کردن Excel، نوشتارهای رایج را خودش اصلاح می‌کند: صفر ابتدایی به کد ترکیه تبدیل می‌شود، شماره‌ی ترکی 10 رقمی با 90 کامل می‌شود و فاصله‌ها پاک می‌شوند. در شماره‌های خارجی، کد کشور را باید خودتان کامل بنویسید؛ حذف شماره‌های کوتاه و با رقم ناقص هم بر عهده‌ی شماست. مراحل وارد کردن را در راهنمای انتقال از Excel ببینید.

بعد از وارد کردن دو کنترل انجام دهید:

• چند مخاطب تصادفی را در دفترچه باز کنید و ببینید شماره در فیلد درست و با رقم درست ثبت شده است.
• در صفحه‌ی اعتبارسنج فیلتر WhatsApp را اجرا کنید تا بفهمید شماره در WhatsApp ثبت شده است یا نه. شماره‌هایی که قالبشان درست است اما WhatsApp ندارند، در این مرحله جدا می‌شوند. جزئیات در یادداشت اعتبارسنج شماره آمده است.

اعتبارسنجی صد درصد دقیق نیست؛ نتیجه به پاسخ فعلی WhatsApp بستگی دارد. فهرست‌های مهم را پیش از کمپین دوباره بررسی کنید.

نمونه: پاک‌سازی یک فهرست 500 سطری

جدول زیر از یک مشتری واقعی نیست و از یک روند معمول پاک‌سازی الهام گرفته شده است. عددها فقط برای نشان دادن منطق‌اند.

در پایان فهرستی کوچک‌تر اما واقعاً قابل‌دسترس باقی می‌ماند. نرخ پاسخی که روی این فهرست می‌سنجید هم معنادارتر است. همچنین یادداشت کردن اینکه فهرست در هر مرحله چقدر کوچک شد، کمک می‌کند در جمع‌آوری بعدی خطاها را از منبع بگیرید.

جلوگیری از خطا در منبع

پاک‌سازی علامت مشکل را برطرف می‌کند؛ راه حل اصلی جمع‌آوری درست شماره است. هرجا اطلاعات مشتری را می‌گیرید، چند قاعده‌ی کوچک اضافه کنید:

• فرم وب: فیلدی بگذارید که کد کشور را انتخاب کند. فیلد شماره را فقط برای رقم باز بگذارید.
• دفتر نوبت و ثبت فروشگاه: یک قالب واحد برای نوشتن شماره تعیین کنید، مثلاً «05xx xxx xx xx» و همه همان قالب را استفاده کنند.
• با مشتری بازخوانی کنید: «شماره‌تان 0532 123 45 67 است، درست است؟» یک تأیید ساده بسیاری از خطاها را پیش می‌گیرد.
• اعتبارسنجی: شماره‌های جدید را ماهی یک بار از اعتبارسنج بگذرانید؛ فهرست‌های قدیمی با گذر زمان خراب می‌شوند.
• ثبت اجازه: کنار شماره، هدف دریافت آن و تاریخ اجازه را بنویسید؛ بعداً خیلی به کار می‌آید.

اتصال شماره‌ی خودتان به حساب

وقتی شماره‌ی خودتان را به پنل وصل می‌کنید، کد کشور را فراموش نکنید. اگر با کد جفت‌سازی وصل می‌شوید، شماره‌ی تلفن را با کد کشور، بدون علامت مثبت و بدون صفر وارد کنید. در روش کد QR نیازی به وارد کردن شماره نیست. مراحل اتصال را در راهنمای کد QR ببینید.

جدول کنترل پاک‌سازی فهرست

پرسش‌های متداول

آیا باید علامت مثبت را جلوی شماره بگذارم؟

در فایل‌های Excel نیازی به علامت مثبت نیست؛ فقط رقم بنویسید. علامت مثبت ممکن است در خانه مشکل ایجاد کند.

آیا به خط ثابت پیام WhatsApp می‌رود؟

برخی خط‌های ثابت ممکن است با WhatsApp Business ثبت شده باشند، اما در بیشتر موارد خط ثابت حساب WhatsApp ندارد. با اعتبارسنج بررسی کنید.

به مشتریان خارجی چطور پیام بدهم؟

کد کشور را کامل اضافه کنید و صفر محلی را حذف کنید. اگر قواعد شماره‌گذاری کشور متفاوت است، ابتدا با یک آزمایش کوچک شروع کنید.

اگر یک شخص دو شماره دارد چه کنم؟

با اعتبارسنج بفهمید کدام شماره در WhatsApp ثبت است و فقط همان را به کار ببرید. ارسال یک پیام به دو شماره ممکن است فرد را آزار دهد. شماره‌ی دیگر را در یادداشت ثبت کنید.

شماره را درست نوشته‌ام اما پیام نرفت، چرا؟

شماره ممکن است در WhatsApp ثبت نشده باشد، فرد شما را مسدود کرده باشد یا حساب در آن لحظه متصل نبوده باشد. دلیل خطا را در گزارش کمپین بررسی کنید.

پس از پاک‌سازی فهرست شماره‌ها، برای یکپارچه کردن دفترچه، اعتبارسنجی و کمپین‌ها می‌توانید WapFlow را امتحان کنید.