İYS و KVKK در پیام انبوه WhatsApp: آشنایی کلی

این نوشته جنبه آگاهی‌بخشی کلی دارد و نظر حقوقی نیست. قوانین ممکن است تغییر کنند و مقررات بسته به نوع کسب‌وکار شما، محتوای پیام و گیرنده متفاوت اعمال شوند. پیش از شروع کمپین، برای وضعیت خودتان از مشاور حقوقی کمک بگیرید.

کسب‌وکارهایی که از طریق WhatsApp پیام انبوه برای مشتریان می‌فرستند، معمولاً باید به دو موضوع توجه کنند: قواعد مربوط به پیام‌های تجاری الکترونیکی و سامانه مدیریت پیام (İYS) از یک سو، و قانون حمایت از داده‌های شخصی (KVKK) از سوی دیگر. در این نوشته معنای این دو موضوع، نکاتی که کسب‌وکارها اغلب با هم اشتباه می‌گیرند و یک چک‌لیست عملی را ارائه می‌کنیم.

تفاوت دو موضوع

رعایت یکی از این موارد، دیگری را تأمین نمی‌کند. برای مثال، اینکه فردی اجازه پیام تجاری دارد، به این معنا نیست که می‌توانید داده‌هایش را بی‌حد و مرز استفاده کنید.

پیام تجاری الکترونیکی چیست؟

به‌طور کلی، پیام‌های الکترونیکی که با هدف معرفی کالا یا خدمات، بازاریابی کسب‌وکار یا افزایش فروش فرستاده می‌شوند، در این دسته قرار می‌گیرند. اطلاعیه تخفیف، معرفی محصول جدید و پیام‌های کمپین نمونه‌های معمول هستند. درباره اینکه پیام‌های فرستاده‌شده از برنامه‌هایی مانند WhatsApp چگونه ارزیابی می‌شوند، با مشاور خود روشن کنید که استفاده شما در چه چارچوبی قرار می‌گیرد.

از سوی دیگر، اطلاع‌رسانی درباره یک کار جاری، مانند ارسال سفارش یا ساعت نوبت، ممکن است متفاوت ارزیابی شود. اما اگر در یک پیام اطلاع‌رسانی، تبلیغ هم اضافه کنید، آن پیام می‌تواند به پیام تجاری تبدیل شود. مرز همیشه روشن نیست.

İYS چیست؟

سامانه مدیریت پیام، سامانه‌ای مرکزی است که اجازه‌های پیام تجاری در آن ثبت می‌شود و گیرندگان می‌توانند اجازه‌های خود را ببینند و رد کنند. تعهد ثبت و بارگذاری برای ارائه‌دهندگان خدمات بسته به وضعیت کسب‌وکار و نوع پیامی که می‌فرستند ممکن است تغییر کند. تعهدات خودتان را از اطلاعیه‌های به‌روز İYS و از مشاور خود بپرسید.

WapFlow با İYS یکپارچه نیست. فهرست مسدودشدگان در پنل جای ثبت İYS را نمی‌گیرد. فقط کمک می‌کند که در کمپین‌های خودتان، پیام به شماره‌هایی که نمی‌خواهند ارسال نشود.

نکات مهم درباره اجازه

• اثبات اجازه مهم است. ثبت کنید چه زمانی، کجا و برای کدام کانال داده شده است.
• کانال باید مشخص باشد. اجازه‌ای که برای ایمیل گرفته‌اید ممکن است WhatsApp را پوشش ندهد.
• از کادر از پیش تیک‌خورده استفاده نکنید. خود فرد باید آن را انتخاب کند.
• خدمت را به اجازه مشروط نکنید. خرید و اجازه بازاریابی را جدا نگه دارید.
• زبان روشن باشد. فرد باید بداند چه نوع پیامی دریافت خواهد کرد.

معروف است که اگر گیرنده صنف‌دار یا تاجر باشد، برخی قواعد ممکن است متفاوت اعمال شوند. اینکه این موضوع شامل شما می‌شود یا نه را خودتان فرض نکنید؛ از مشاور بپرسید. حق انصراف برای این گیرندگان هم مهم است.

حق انصراف و راه خروج

گیرندگان باید بتوانند از دریافت پیام تجاری انصراف دهند. در عمل یعنی:

1. در هر پیام بازاریابی یک راه خروج ساده نشان دهید.
2. درخواست انصراف را بدون تأخیر انجام دهید.
3. درخواست را نه فقط برای همان کمپین، بلکه برای همه ارسال‌های خود اعمال کنید.
4. درخواست را ثبت کنید و دیگر به اشتباه به همان فرد پیام ندهید.

در WapFlow، گزینه «کسانی که DUR / STOP می‌نویسند را خودکار مسدود کن» در بخش تنظیمات > ارسال و امنیت، افرادی را که کلمات تعیین‌شده را می‌نویسند به فهرست مسدودشدگان اضافه می‌کند و دیگر پیام کمپین برایشان ارسال نمی‌شود. اگر برچسب‌گذاری خودکار روشن باشد، پاسخ‌هایی که «نمی‌خواهد» دسته‌بندی می‌شوند نیز می‌توانند به فهرست اضافه شوند. این تنظیم به‌طور پیش‌فرض خاموش است؛ حتماً روشنش کنید.

سؤال‌های اصلی KVKK

نام مشتری و شماره تلفن داده شخصی هستند. در فرایند ارسال انبوه این پرسش‌ها را پاسخ دهید:

• روشنگری: آیا به افراد گفته‌اید چرا داده‌هایشان را پردازش می‌کنید و با چه کسانی به اشتراک می‌گذارید؟
• مبنای حقوقی: داده را با چه دلیلی پردازش می‌کنید؟ برای بازاریابی ممکن است رضایت صریح لازم باشد.
• محدودیت هدف: شماره‌ای را که برای نوبت گرفته‌اید در تبلیغات استفاده می‌کنید؟
• مدت نگه‌داری: داده را تا چه مدت نگه می‌دارید و آیا روند حذف دارید؟
• امنیت: چه کسانی به فایل‌های Excel دسترسی دارند؟
• انتقال: نرم‌افزارهایی که استفاده می‌کنید داده‌ها را در کدام کشور پردازش می‌کنند؟ انتقال به خارج از کشور ممکن است مطرح شود.
• درخواست‌ها: اگر فردی حذف داده‌اش را بخواهد، چه می‌کنید؟

تعهداتی مانند ثبت در VERBİS به اندازه و نوع کسب‌وکار شما بستگی دارد.

ریسک بر اساس منبع فهرست

ابزارهای Google Maps و استخراج داده در WapFlow به جمع‌آوری اطلاعات کمک می‌کنند، اما اجازه ایجاد نمی‌کنند. مسئولیت با کسب‌وکاری است که از ابزار استفاده می‌کند. توصیه‌های ما درباره این موضوع را در نوشته Google Maps ببینید.

هوش مصنوعی و شخص ثالث

پیام‌های شما از زیرساخت WhatsApp عبور می‌کنند. اگر از پاسخ هوش مصنوعی استفاده می‌کنید، پیام‌های مشتری با کلید API خودتان به ارائه‌دهنده انتخابی فرستاده می‌شوند. سیاست داده ارائه‌دهنده را بخوانید و این خدمات را در متن روشنگری خود در نظر بگیرید. پنل هم برای این نوع پردازش‌ها از شما تأیید مسئولیت می‌گیرد.

چک‌لیست عملی

1. وضعیت خود در قواعد پیام تجاری و KVKK را با مشاور حقوقی بررسی کنید.
2. اجازه WhatsApp را به‌صورت روشن به فرم‌های مشتری اضافه کنید.
3. تاریخ و منبع اجازه را ثبت کنید.
4. متن روشنگری خود را به‌روز کنید.
5. منابع فهرست را بررسی کنید و مواردی را که اجازه‌شان نامشخص است حذف کنید.
6. گزینه DUR را روشن کنید و به هر پیام بازاریابی یک راه خروج اضافه کنید.
7. در تیم مشخص کنید چه کسانی به داده شخصی دسترسی دارند.
8. قاعده نگه‌داری و حذف خود را بنویسید.

گام‌های ارسال را در راهنمای ارسال پیام انبوه و نمونه متن‌ها را در نوشته قالب‌ها ببینید.

چند نکته درباره متن رضایت

متن رضایت را با مشاور حقوقی خود تهیه کنید. موضوعاتی که باید در آن روشن شود به‌طور کلی عبارت‌اند از: نام کسب‌وکار شما، از چه کانالی پیام ارسال می‌شود، چه نوع محتوایی فرستاده می‌شود و فرد چگونه می‌تواند اجازه خود را پس بگیرد. متن باید کوتاه و قابل فهم باشد و لای سایر بندهای قرارداد پنهان نشود.

قواعد داخلی تیم

قواعد فقط وقتی اجرا می‌شوند که همه تیم آن‌ها را بدانند. کتبی کنید که چه کسی می‌تواند فهرست مخاطبان را خروجی بگیرد، چه کسی کمپین راه‌اندازی می‌کند و وقتی فردی درخواست حذف داده کند، باید به چه کسی خبر داده شود. قواعد را روز اول به همکار جدید توضیح دهید. قبل از شروع کمپین یک تأیید کوتاه درباره منبع فهرست بگیرید تا ارسال به افراد بدون اجازه کمتر اتفاق بیفتد.

پرسش‌های متداول

آیا WapFlow به İYS متصل است؟

خیر. WapFlow یکپارچگی با İYS ندارد. این فرایند را باید کسب‌وکار شما جداگانه انجام دهد.

آیا می‌توانم به مشتری فعلی‌ام بدون اجازه کمپین بفرستم؟

پاسخ به این پرسش به شرایط بستگی دارد. به جای فرض کردن، از مشاور حقوقی کمک بگیرید.

برای فردی که DUR نوشته باید سابقه نگه دارم؟

فهرست مسدودشدگان شماره را نگه می‌دارد. تعهدات ثبت رسمی خود را از مشاورتان بپرسید.

جریمه‌ها چقدر است؟

مبلغ‌ها به‌روز می‌شوند و بسته به شرایط متفاوت‌اند. اطلاعات به‌روز را از منابع رسمی و مشاور خود بگیرید.