راهنمای انتقال فهرست Excel به کمپین WhatsApp

فهرست مشتریان شما بیشتر وقت‌ها در یک فایل Excel است. انتقال این فایل به کمپین WhatsApp فقط به تطبیق ستون‌ها خلاصه نمی‌شود؛ آماده‌سازی درست فایل هم به همان اندازه اهمیت دارد. قالب نادرست شماره‌ها، ستون‌های بدون عنوان و داده‌های درهم، کمپین را پیش از شروع خراب می‌کنند. در این راهنما آماده‌سازی فایل Excel، انتقال آن به دفترچه مخاطبان WapFlow، اعتبارسنجی و تبدیل آن به کمپین را قدم‌به‌قدم توضیح می‌دهیم.

پیش از شروع یک یادآوری: افراد فهرست شما باید اجازه دریافت پیام از این کانال را به شما داده باشند. صرفِ بودن در فایل Excel به معنای داشتن این اجازه نیست.

آماده‌سازی فایل

صفحه وارد کردن مخاطبان در WapFlow فایل‌های .xlsx و .xls را می‌پذیرد و انتظار دارد ردیف اول فایل عنوان ستون‌ها باشد. اگر فایل CSV دارید، آن را در Excel باز کنید و با یکی از این قالب‌ها ذخیره کنید.

اطلاعات مخاطبان در جدول نمونه است. هنگام وارد کردن، می‌توانید ستون‌ها را با فیلدهای دفترچه مخاطبان مانند نام، شماره، دسته‌بندی، امتیاز، نشانی، ایمیل، وب‌سایت، استان، شهرستان و یادداشت تطبیق دهید.

اصلاح قالب شماره‌ها

رایج‌ترین مشکل، ستون شماره‌هاست.

برای شماره‌های خارجی حتماً کد کشور را کامل بنویسید. شماره‌های کوتاه و ناقص را از فایل حذف کنید.

پاک‌سازی سریع در Excel

• ستون شماره را انتخاب کنید و قالب خانه‌ها را روی متن (Text) بگذارید.
• با Data > Remove Duplicates (داده > حذف موارد تکراری) ردیف‌های تکراری را حذف کنید.
• با فیلتر، ردیف‌هایی را که شماره ندارند پیدا کنید.
• عنوان‌هایی مثل «جناب» یا «آقای» را در ستون نام اصلاح کنید. [isim] در پیام مستقیماً با همین متن پر می‌شود.
• خانه‌هایی را که با فرمول ساخته شده‌اند به مقدار ثابت تبدیل کنید.

انتقال به دفترچه مخاطبان WapFlow

1. از منوی سمت چپ صفحه مخاطبان را باز کنید و وارد پنجره وارد کردن فایل Excel شوید.
2. با انتخاب فایل فایل خود را بارگذاری کنید.
3. در صفحه تطبیق ستون‌ها هر ستون Excel را به فیلد مربوطش در دفترچه مخاطبان وصل کنید. دکمه تطبیق خودکار سعی می‌کند بر اساس عنوان‌ها این کار را انجام دهد؛ نتیجه را حتماً بررسی کنید.
4. اگر بخواهید، با گزینه افزودن واردشده‌ها به گروه مخاطبان را در یک گروه قرار دهید. این کار برای کمپین بسیار کاربردی است.
5. انتقال را شروع کنید و تعداد موارد افزوده‌شده، به‌روزرسانی‌شده و ردشده را بررسی کنید.

ظرفیت دفترچه مخاطبان به بسته شما بستگی دارد. اگر به سقف برسید، برخی مخاطبان اضافه نمی‌شوند. برای دیدن محدودیت‌های فعلی به صفحه قیمت‌ها سر بزنید.

اعتبارسنجی شماره‌ها

بلافاصله پس از انتقال، فهرست را بررسی کنید. در فهرست‌های Excel شماره‌های قدیمی و تلفن ثابت زیاد دیده می‌شود.

1. صفحه اعتبارسنج را باز کنید.
2. فیلتر WhatsApp را اجرا کنید و یک حساب متصل انتخاب کنید. حسابی که در مرحله گرم‌سازی است قابل استفاده نیست.
3. مخاطبان را از دفترچه انتخاب کنید یا فایل Excel را مستقیماً بارگذاری کنید.
4. نتایج را در دفترچه مخاطبان ثبت کنید.
5. در صفحه مخاطبان با گزینه حذف کسانی که در WhatsApp نیستند فهرست را پاک‌سازی کنید. این کار برگشت‌پذیر نیست.

اعتبارسنجی فهرست‌های خیلی بزرگ در چند بخش، راه محتاطانه‌تری است. جزئیات بیشتر در مطلب اعتبارسنج شماره آمده است.

تبدیل به کمپین

فایل Excel مستقیماً در صفحه ارسال بارگذاری نمی‌شود؛ ابتدا مخاطبان به دفترچه منتقل می‌شوند یا شماره‌ها در فیلد گیرندگان نوشته می‌شوند. کار کردن از طریق دفترچه مخاطبان امکان استفاده از متغیرها را هم به شما می‌دهد.

1. صفحه ارسال به مخاطبان را باز کنید و حساب فرستنده را انتخاب کنید.
2. در بخش گیرندگان پنجره انتخاب از دفترچه مخاطبان را باز کنید.
3. گروهی را که ساخته‌اید انتخاب کنید. گزینه «پنهان کردن کسانی که در WhatsApp نیستند» فهرست را فیلتر می‌کند.
4. پیام را بنویسید. متغیرهایی مانند [isim] و [kategori] با فیلدهای آمده از Excel پر می‌شوند.
5. با «ارسال آزمایشی برای خودم» پیام را بررسی کنید، سپس ارسال یا زمان‌بندی کنید.

برای تنظیمات سرعت ارسال و امنیت می‌توانید مطلب ساخت کمپین را ببینید.

استفاده درست از متغیرها

اگر ستون نام ردیف‌های خالی داشته باشد، پیام ممکن است به شکل «سلام ،» دیده شود. برای حل این مشکل دو راه وجود دارد:

• با فیلتر، مخاطبانی را که نام ندارند در گروهی جداگانه قرار دهید و برایشان پیام بدون متغیر بفرستید.
• متن را طوری بنویسید که اگر نام خالی ماند، باز هم طبیعی خوانده شود.

اگر نام کسی با حروف بزرگ نوشته شده باشد، مثل «AHMET YILMAZ»، تابع YAZIM.DÜZENİ در Excel به کارتان می‌آید. نویسه‌های خاص ترکی را هم بررسی کنید.

خطاهای رایج

• نگذاشتن عنوان در ردیف اول. ممکن است اولین مخاطب به‌عنوان عنوان ستون در نظر گرفته شود.
• داشتن چند برگه (Sheet) در فایل. مطمئن شوید برگه‌ای که می‌خواهید منتقل کنید درست است.
• تطبیق ستون شماره با فیلد اشتباه.
• استفاده از فهرست قدیمی بدون پاک‌سازی.
• نگه داشتن افرادی که اجازه نداده‌اند در فهرست.

شماره‌های فهرست مسدودی حتی اگر با فایل جدید وارد دفترچه مخاطبان شوند، در کمپین نادیده گرفته می‌شوند. با این حال، عادت خوبی است که افرادی را که تمایلی ندارند از فایل اصلی هم حذف کنید.

تقسیم فهرست پیش از کمپین

به‌جای استفاده از کل فایل در یک ارسال، تقسیم فهرست پس از انتقال نتیجه بهتری می‌دهد و خطر خطا را کم می‌کند. مثلاً اگر در Excel ستون «دسته‌بندی» یا «شهر» دارید، می‌توانید از فیلتر صفحه مخاطبان استفاده کنید و با افزودن موارد منطبق با فیلتر به گروه گروه‌های جداگانه بسازید.

1. برای اولین ارسال، مخاطبانی را انتخاب کنید که اجازه‌شان روشن‌تر و اطلاعاتشان به‌روزتر است.
2. نتایج این گروه کوچک را بررسی کنید.
3. اگر مشکلی نبود، گروه بعدی را در روز دیگری بفرستید.
4. نتیجه هر گروه را یادداشت کنید.

اگر قابلیت ثبت نتایج در دفترچه مخاطبان در بسته شما وجود داشته باشد، پس از کمپین می‌توانید وضعیت ارسال‌شده، تحویل‌شده و خوانده‌شده را برای هر مخاطب ببینید. اگر می‌خواهید فایل Excel خود را به‌روز نگه دارید، می‌توانید دفترچه مخاطبان را از صفحه مخاطبان دوباره به‌صورت Excel خروجی بگیرید. به این ترتیب فهرست پاک‌سازی‌شده منبع اصلی شما می‌شود و می‌توانید فایل قدیمی را حذف کنید.

امنیت فایل

دست‌به‌دست کردن فهرست مشتریان از طریق ایمیل یا نگهداری آن در پوشه‌های عمومی، داده‌های شخصی را در معرض خطر قرار می‌دهد. فایل را فقط با افراد مرتبط به اشتراک بگذارید و وقتی کارتان تمام شد نسخه‌های اضافی را پاک کنید.

چک‌لیست پس از انتقال

• آیا تعداد کل مخاطبان نزدیک به تعداد ردیف‌های فایل است؟
• آیا نام و شماره چند مخاطب تصادفی در فیلد درست قرار گرفته است؟
• آیا ستون‌های دسته‌بندی و شهر جابه‌جا شده‌اند؟
• آیا تعداد مخاطبان افزوده‌شده به گروه همان‌قدر است که انتظار داشتید؟
• آیا افراد فهرست مسدودی از فایل اصلی هم حذف شده‌اند؟

همین بررسی پنج‌دقیقه‌ای جلوی خطاهای آزاردهنده‌ای مثل ارسال پیام با نام اشتباه را می‌گیرد. اگر ستون‌ها جابه‌جا شده‌اند، پیش از ارسال رکوردها را اصلاح کنید و در صورت نیاز فایل را درست کنید و دوباره وارد کنید.

پرسش‌های متداول

می‌توانم فایل CSV بارگذاری کنم؟

پنجره وارد کردن مخاطبان فایل‌های .xlsx و .xls را می‌پذیرد. فایل CSV خود را در Excel باز کنید و با یکی از این قالب‌ها ذخیره کنید.

می‌توانم بدون افزودن به دفترچه مخاطبان مستقیماً به شماره‌ها پیام بفرستم؟

می‌توانید شماره‌ها را در فیلد گیرندگان بنویسید، اما چون اطلاعات مخاطب وجود ندارد، متغیرهایی مانند [isim] پر نمی‌شوند.

آیا یک مخاطب دو بار اضافه می‌شود؟

اگر شماره از قبل در دفترچه مخاطبان باشد، ممکن است در صفحه نتایج به‌عنوان ردشده یا به‌روزرسانی‌شده نمایش داده شود. اعداد را بررسی کنید.

داده‌های Excel کجا ذخیره می‌شوند؟

مخاطبان منتقل‌شده در دفترچه مخاطبان حساب شما ذخیره می‌شوند. فایل Excel اصلی را در جای امنی نگه دارید. برای قوانین داده‌های شخصی می‌توانید این راهنما را ببینید.