İYS dan KVKK dalam Pesan Massal WhatsApp: Informasi Umum

Artikel ini hanya bersifat informasi umum dan bukan pendapat hukum. Peraturan dapat berubah, dan aturannya dapat berlaku berbeda tergantung jenis bisnis Anda, isi pesan yang Anda kirim, serta penerimanya. Sebelum memulai kampanye, dapatkan konsultasi hukum untuk kondisi Anda sendiri.

Bisnis yang mengirim pesan massal kepada pelanggan melalui WhatsApp umumnya perlu memperhatikan dua hal: aturan tentang pesan elektronik komersial dan Sistem Manajemen Pesan (İleti Yönetim Sistemi, İYS), serta KVKK yang mengatur perlindungan data pribadi. Dalam artikel ini kami membagikan arti kedua topik tersebut, poin-poin yang sering keliru bagi bisnis, dan daftar periksa praktis.

Perbedaan Kedua Topik

Memenuhi salah satu topik tidak berarti memenuhi yang lain. Misalnya, seseorang yang memberikan izin pesan komersial tidak berarti data mereka dapat Anda gunakan tanpa batas.

Apa Itu Pesan Elektronik Komersial?

Secara umum, pesan elektronik yang bertujuan untuk mempromosikan barang atau jasa, memasarkan bisnis Anda, atau meningkatkan penjualan termasuk dalam cakupan ini. Pengumuman diskon, promosi produk baru, dan pesan kampanye adalah contoh tipikalnya. Untuk pesan yang dikirim dari aplikasi seperti WhatsApp, tentukan dengan konsultan Anda bagaimana penggunaan Anda dinilai.

Di sisi lain, informasi terkait transaksi yang sedang berjalan, seperti pengiriman pesanan atau waktu janji temu, dapat dinilai secara berbeda. Namun, jika Anda menambahkan promosi ke dalam pesan informasi, pesan tersebut dapat berubah menjadi pesan komersial. Batasnya tidak selalu jelas.

Apa Itu İYS?

Sistem Manajemen Pesan (İleti Yönetim Sistemi) adalah sistem terpusat tempat izin pesan komersial dicatat dan penerima dapat mengelola izin mereka. Penerima dapat melihat izinnya dan menyampaikan penolakan. Kewajiban penyedia layanan untuk mendaftar ke sistem ini dapat berbeda, tergantung kondisi bisnis dan jenis pesan yang dikirim. Pelajari kewajiban pendaftaran dan unggah Anda dari pengumuman terbaru İYS serta dari konsultan Anda.

WapFlow tidak memiliki integrasi dengan İYS. Daftar pemblokiran pada panel tidak menggantikan pendaftaran di İYS. Daftar tersebut hanya membantu mencegah pesan kampanye Anda dikirim kepada nomor yang tidak menginginkannya.

Hal yang Perlu Diperhatikan Terkait Persetujuan

• Persetujuan harus dapat dibuktikan. Catat kapan, di mana, dan untuk saluran apa persetujuan diberikan.
• Saluran harus jelas. Izin yang diberikan untuk e-mail mungkin tidak mencakup WhatsApp.
• Jangan memakai kotak yang sudah tercentang secara default. Biarkan orang tersebut yang mencentangnya sendiri.
• Hindari mengaitkan layanan dengan persetujuan. Pisahkan persetujuan pembelian dan persetujuan pemasaran.
• Buat bahasanya mudah dipahami. Orang tersebut harus tahu jenis pesan apa yang akan diterimanya.

Diketahui bahwa jika penerima adalah pedagang atau pelaku usaha, sebagian aturan dapat diterapkan secara berbeda. Jangan berasumsi sendiri apakah hal ini berlaku untuk Anda; tanyakan kepada konsultan Anda. Hak menolak juga penting untuk penerima semacam ini.

Hak Menolak dan Jalan Keluar

Penerima harus memiliki kemampuan untuk menolak menerima pesan komersial. Dalam praktiknya, ini berarti:

1. Tampilkan jalan keluar yang mudah pada setiap pesan pemasaran.
2. Proses permintaan penolakan tanpa penundaan.
3. Terapkan permintaan tersebut tidak hanya untuk kampanye itu, tetapi untuk semua pengiriman Anda.
4. Catat permintaan tersebut dan jangan sampai menulis kepada orang yang sama lagi secara tidak sengaja.

Pada WapFlow, opsi "Otomatis blokir yang menulis DUR / STOP" di Pengaturan > Pengiriman dan Keamanan akan menambahkan orang yang menulis kata-kata yang Anda tentukan ke daftar blokir dan mencegah pesan kampanye dikirim kepada mereka. Jika Pelabelan Otomatis aktif, balasan yang dikategorikan sebagai "tidak mau" juga dapat ditambahkan ke daftar. Pengaturan ini nonaktif secara default, jadi ingatlah untuk mengaktifkannya.

Pertanyaan Dasar Menurut KVKK

Nama pelanggan dan nomor telepon adalah data pribadi. Dalam proses pesan massal, jawab pertanyaan berikut:

• Penjelasan: Sudahkah Anda menginformasikan kepada orang-orang tersebut mengapa Anda memproses data mereka dan dengan siapa Anda membagikannya?
• Dasar hukum: Atas dasar apa Anda memproses data ini? Untuk pemasaran, persetujuan eksplisit mungkin diperlukan.
• Pembatasan tujuan: Apakah Anda menggunakan nomor yang Anda peroleh untuk janji temu dalam iklan?
• Masa simpan: Berapa lama Anda menyimpan data, dan apakah Anda memiliki proses penghapusan?
• Keamanan: Siapa saja yang memiliki akses ke berkas Excel?
• Transfer: Di negara mana perangkat lunak yang Anda gunakan memproses data? Transfer ke luar negeri dapat menjadi isu.
• Permohonan: Apa yang akan Anda lakukan jika seseorang meminta datanya dihapus?

Kewajiban seperti pendaftaran VERBİS bergantung pada skala dan jenis bisnis Anda.

Risiko Berdasarkan Sumber Daftar Kontak

Alat Google Maps dan Ekstraksi Data di WapFlow membantu mengumpulkan informasi, tetapi tidak memberikan izin. Tanggung jawab ada pada bisnis yang menggunakan alat tersebut. Saran kami mengenai hal ini dapat Anda baca di artikel Google Maps.

Kecerdasan Buatan dan Pihak Ketiga

Pesan Anda melewati infrastruktur WhatsApp. Jika Anda menggunakan balasan AI, pesan pelanggan dikirim ke penyedia pilihan Anda menggunakan API key Anda sendiri. Baca kebijakan data penyedia dan pertimbangkan layanan semacam ini dalam teks informasi Anda. Panel juga meminta persetujuan tanggung jawab dari Anda untuk proses seperti ini.

Daftar Periksa Praktis

1. Tinjau status pesan komersial dan KVKK Anda bersama konsultan hukum Anda.
2. Tambahkan izin WhatsApp secara jelas pada formulir pelanggan Anda.
3. Catat tanggal dan sumber persetujuan.
4. Perbarui teks penjelasan Anda.
5. Tinjau sumber daftar Anda dan keluarkan kontak yang izinnya tidak jelas.
6. Aktifkan blokir DUR dan tambahkan opsi keluar pada setiap pesan pemasaran.
7. Tentukan siapa dalam tim yang dapat mengakses data pribadi.
8. Tuliskan aturan penyimpanan dan penghapusan Anda.

Untuk langkah pengiriman, lihat panduan pesan massal, dan untuk contoh teks, lihat artikel templat pesan.

Catatan tentang Contoh Teks Persetujuan

Susun teks persetujuan Anda bersama konsultan hukum. Hal-hal yang umumnya perlu dibahas adalah: nama bisnis Anda, saluran mana pesan akan dikirim, jenis konten apa yang akan dikirim, dan bagaimana orang tersebut dapat menarik kembali persetujuannya. Teks harus singkat dan mudah dipahami, serta tidak disembunyikan di antara pasal-pasal kontrak lain.

Aturan untuk Tim

Agar aturan tidak hanya tertulis di atas kertas, semua orang di tim harus mengetahuinya. Tuliskan dengan jelas siapa yang boleh mengekspor daftar kontak, siapa yang boleh memulai kampanye, dan kepada siapa harus diberitahu jika seseorang meminta penghapusan datanya. Jelaskan aturan ini kepada karyawan baru pada hari pertama mereka. Menambahkan langkah konfirmasi singkat yang menanyakan sumber daftar sebelum kampanye dimulai dapat mengurangi pengiriman yang tidak sengaja kepada orang yang tidak memberikan izin.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah WapFlow terhubung dengan İYS?

Tidak. WapFlow tidak memiliki integrasi İYS. Proses ini harus dijalankan sendiri oleh bisnis Anda.

Bolehkah saya mengirim kampanye tanpa izin kepada pelanggan saya yang sudah ada?

Jawabannya bergantung pada keadaan. Daripada berasumsi, dapatkan konsultasi hukum.

Apakah saya perlu menyimpan catatan untuk orang yang menulis DUR?

Daftar pemblokiran menyimpan nomor tersebut. Tanyakan kepada konsultan Anda mengenai kewajiban pencatatan resmi Anda.

Berapa besar denda yang dikenakan?

Jumlahnya diperbarui secara berkala dan bergantung pada keadaan. Dapatkan informasi terbaru dari sumber resmi dan konsultan Anda.