WhatsApp Toplu Mesajda İYS ve KVKK: Genel Bilgilendirme

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Mevzuat değişebilir ve kurallar işletmenizin türüne, gönderdiğiniz mesajın içeriğine ve alıcıya göre farklı uygulanabilir. Kampanya başlatmadan önce kendi durumunuz için hukuki danışmanlık alın.

WhatsApp'tan müşterilere toplu mesaj gönderen işletmelerin genellikle iki konuya bakması gerekir: ticari elektronik iletilerle ilgili kurallar ve İleti Yönetim Sistemi (İYS), bir de kişisel verilerin korunmasıyla ilgili KVKK. Bu yazıda iki başlığın ne anlama geldiğini, işletmelerin sık karıştırdığı noktaları ve pratik bir kontrol listesini paylaşıyoruz.

İki Konu Arasındaki Fark

Başlık	Neyi düzenler?	Temel soru
Ticari elektronik ileti mevzuatı ve İYS	Mal ve hizmet tanıtımı için gönderilen elektronik iletiler	Bu kişiye ticari ileti göndermek için izin var mı, ret hakkı işliyor mu?
KVKK	Kişisel verilerin işlenmesi	Bu veriyi hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işliyor ve saklıyorum?

Bir konuya uymak diğerini karşılamaz. Örneğin bir kişinin ticari ileti izni olması, verilerini sınırsız kullanabileceğiniz anlamına gelmez.

Ticari Elektronik İleti Nedir?

Genel olarak mal veya hizmet tanıtmak, işletmenizi pazarlamak ya da satışı artırmak amacı taşıyan elektronik mesajlar bu kapsamda değerlendirilir. İndirim duyurusu, yeni ürün tanıtımı ve kampanya mesajları tipik örneklerdir. WhatsApp gibi uygulamalardan gönderilen mesajların nasıl değerlendirileceği konusunda kendi kullanımınızı danışmanınızla netleştirin.

Öte yandan siparişin kargoya verilmesi ya da randevu saati gibi mevcut bir işlemle ilgili bilgilendirmeler farklı değerlendirilebilir. Ancak bir bilgilendirme mesajının içine tanıtım eklemek, onu ticari iletiye dönüştürebilir. Sınır her zaman net olmayabilir.

İYS Nedir?

İleti Yönetim Sistemi, ticari ileti izinlerinin kaydedildiği ve alıcıların izinlerini yönetebildiği merkezî bir sistemdir. Alıcılar izinlerini görüntüleyip ret bildiriminde bulunabilir. Hizmet sağlayıcıların sisteme kayıt yükümlülüğü, işletmenin durumuna ve gönderdiği ileti türüne göre değişebilir. Kendi kayıt ve yükleme yükümlülüğünüzü İYS'nin güncel duyurularından ve danışmanınızdan öğrenin.

WapFlow'un İYS ile bir entegrasyonu yoktur. Paneldeki engelleme listesi İYS kaydının yerine geçmez. Yalnızca kendi kampanyalarınızda istemeyen numaralara mesaj gitmesini önlemeye yardımcı olur.

Onay Konusunda Dikkat Edilecekler

• Onayın kanıtlanabilir olması önemlidir. Ne zaman, nerede ve hangi kanal için verildiğini kaydedin.
• Kanal net olmalıdır. E-posta için alınmış izin, WhatsApp'ı kapsamayabilir.
• Varsayılan işaretli kutu kullanmayın. Kişi kendisi işaretlesin.
• Hizmeti onaya bağlamaktan kaçının. Satın alma ile pazarlama onayını ayrı tutun.
• Dil anlaşılır olsun. Ne tür mesaj alacağını kişi bilmeli.

Alıcının esnaf ya da tacir olması durumunda bazı kuralların farklı uygulanabildiği bilinir. Bu durumun size uygulanıp uygulanmayacağını kendiniz varsaymayın, danışmanınıza sorun. Ret hakkı bu tür alıcılar için de önemlidir.

Ret Hakkı ve Çıkış Yolu

Alıcıların ticari ileti almayı reddetme imkânı olmalıdır. Pratikte bunun anlamı şudur:

1. Her pazarlama mesajında kolay bir çıkış yolu gösterin.
2. Ret talebini gecikmeden işleyin.
3. Talebi yalnızca o kampanya için değil, tüm gönderimleriniz için uygulayın.
4. Talebi kaydedin ve bir daha aynı kişiye yanlışlıkla yazmayın.

WapFlow'da Ayarlar > Gönderim ve Güvenlik altındaki "DUR / STOP" yazanları otomatik engelle seçeneği, belirlediğiniz kelimeleri yazan kişileri engelleme listesine ekler ve onlara kampanya mesajı gitmesini önler. Otomatik Etiketleme açıksa "istemiyor" olarak sınıflanan yanıtlar da listeye eklenebilir. Ayar varsayılan olarak kapalıdır, açmayı unutmayın.

KVKK Açısından Temel Sorular

Müşteri adı ve telefon numarası kişisel veridir. Toplu mesaj sürecinde şu soruları yanıtlayın:

• Aydınlatma: Kişilere verilerini neden işlediğinizi, kimlerle paylaştığınızı bildirdiniz mi?
• Hukuki sebep: Veriyi hangi gerekçeyle işliyorsunuz? Pazarlama için açık rıza gerekebilir.
• Amaçla sınırlılık: Randevu için aldığınız numarayı reklamda kullanıyor musunuz?
• Saklama süresi: Veriyi ne kadar tutuyorsunuz, silme süreciniz var mı?
• Güvenlik: Excel dosyalarına kimler erişiyor?
• Aktarım: Kullandığınız yazılımlar verileri hangi ülkede işliyor? Yurt dışı aktarım gündeme gelebilir.
• Başvurular: Bir kişi verisinin silinmesini isterse ne yapacaksınız?

VERBİS kaydı gibi yükümlülükler işletmenin ölçeğine ve türüne göre değişir.

Kişi Listesi Kaynağına Göre Riskler

Kaynak	Değerlendirme
Formda onay vermiş müşteri	En sağlam kaynak, onay kaydını saklayın
Sizden alışveriş yapmış müşteri	Pazarlama izni otomatik olmayabilir, kontrol edin
Size yazmış kişi	Soruya yanıt verebilirsiniz, sonraki tanıtım ayrıca değerlendirilmelidir
Grup üyesi	Grupta olmak özel ileti izni anlamına gelmez
Google Maps ve internet	Herkese açık olması ticari ileti izni vermez
Satın alınmış liste	Yüksek risk, kullanmayın

WapFlow'daki Google Maps ve Veri Çıkarma araçları bilgi toplamaya yardımcı olur, izin sağlamaz. Sorumluluk aracı kullanan işletmededir. Google Maps yazısında bu konudaki önerilerimizi bulabilirsiniz.

Yapay Zekâ ve Üçüncü Taraflar

Mesajlarınız WhatsApp altyapısından geçer. Yapay zekâ yanıtı kullanıyorsanız müşteri mesajları, seçtiğiniz sağlayıcıya kendi API anahtarınızla gönderilir. Sağlayıcının veri politikasını okuyun ve aydınlatma metninizde bu tür hizmetleri düşünün. Panel de bu tür işlemler için sizden sorumluluk onayı ister.

Pratik Kontrol Listesi

1. Hukuki danışmanınızla ticari ileti ve KVKK durumunuzu gözden geçirin.
2. Müşteri formlarınıza WhatsApp iznini açıkça ekleyin.
3. Onay tarihini ve kaynağını kaydedin.
4. Aydınlatma metninizi güncelleyin.
5. Liste kaynaklarınızı inceleyin, izni belirsiz olanları çıkarın.
6. DUR engelini açın ve her pazarlama mesajına çıkış ekleyin.
7. Ekip içinde kimlerin kişi verisine erişeceğini belirleyin.
8. Saklama ve silme kuralınızı yazın.

Gönderim tarafındaki adımlar için toplu mesaj rehberine, metin örnekleri için şablon yazısına bakabilirsiniz.

Örnek Onay Metni Üzerine Notlar

Onay metninizi hukuk danışmanınızla hazırlayın. Ele almanız gereken noktalar genel olarak şunlardır: işletmenizin adı, hangi kanaldan ileti gönderileceği, ne tür içerik gönderileceği ve kişinin onayını nasıl geri alabileceği. Metin kısa ve anlaşılır olmalı, başka sözleşme maddelerinin arasına gizlenmemelidir.

Ekip İçi Kurallar

Kuralların kâğıt üzerinde kalmaması için ekipteki herkesin bilmesi gerekir. Kimin kişi listesi dışa aktarabileceğini, kimin kampanya başlatabileceğini ve bir kişi veri silme talebinde bulunduğunda kime haber verileceğini yazılı hâle getirin. Yeni çalışana bu kuralları ilk gün anlatın. Kampanya başlatmadan önce liste kaynağını soran kısa bir onay adımı koymak, yanlışlıkla izinsiz kişilere gönderim yapılmasını azaltır.

Sık Sorulan Sorular

WapFlow İYS'ye bağlı mı?

Hayır. WapFlow'un İYS entegrasyonu bulunmuyor. Bu süreci işletmeniz ayrıca yürütmelidir.

Mevcut müşterime izinsiz kampanya gönderebilir miyim?

Bu sorunun cevabı duruma göre değişir. Varsayımla hareket etmek yerine hukuki danışmanlık alın.

DUR yazan kişi için kayıt tutmam gerekir mi?

Engelleme listesi numarayı tutar. Resmî kayıt yükümlülüklerinizi danışmanınıza sorun.

Cezalar ne kadar?

Tutarlar güncellenir ve duruma göre değişir. Güncel bilgiyi resmî kaynaklardan ve danışmanınızdan öğrenin.