Invii di massa su WhatsApp: İYS e KVKK, informazioni generali

Questo articolo ha scopo puramente informativo e non costituisce un parere legale. La normativa può cambiare e le regole possono applicarsi in modo diverso a seconda del tipo di attività, del contenuto del messaggio e del destinatario. Prima di avviare una campagna, si rivolga a un consulente legale per valutare la Sua situazione specifica.

Le aziende che inviano messaggi di massa ai clienti tramite WhatsApp devono di solito prestare attenzione a due ambiti: le regole sulle comunicazioni elettroniche commerciali e l'İleti Yönetim Sistemi (İYS, il sistema turco di gestione dei consensi alle comunicazioni commerciali), oltre alla KVKK, la legge turca sulla protezione dei dati personali. In questo articolo spieghiamo cosa significano questi due ambiti, quali sono i punti che le aziende confondono più spesso e proponiamo una checklist pratica.

La differenza tra i due ambiti

Ambito	Cosa disciplina?	Domanda chiave
Normativa sulle comunicazioni elettroniche commerciali e İYS	I messaggi elettronici inviati per promuovere beni e servizi	Ho l'autorizzazione per inviare comunicazioni commerciali a questa persona e il diritto di opposizione viene rispettato?
KVKK	Il trattamento dei dati personali	Per quale finalità e su quale base giuridica tratto e conservo questi dati?

Rispettare un ambito non significa soddisfare automaticamente l'altro. Ad esempio, il fatto che una persona abbia acconsentito a ricevere comunicazioni commerciali non significa che si possano usare i suoi dati senza limiti.

Che cos'è una comunicazione elettronica commerciale?

In generale rientrano in questa categoria i messaggi elettronici che hanno lo scopo di promuovere beni o servizi, fare marketing per la propria attività o aumentare le vendite. Annunci di sconti, presentazioni di nuovi prodotti e messaggi promozionali sono esempi tipici. Per capire come vengono considerati i messaggi inviati tramite app come WhatsApp nel Suo caso specifico, chiarisca il punto con il Suo consulente.

Le comunicazioni informative legate a un'operazione in corso, come la spedizione di un ordine o l'orario di un appuntamento, possono invece essere valutate diversamente. Tuttavia, inserire contenuti promozionali in un messaggio informativo può trasformarlo in una comunicazione commerciale. Il confine non è sempre netto.

Che cos'è l'İYS?

L'İleti Yönetim Sistemi è un sistema centralizzato in cui vengono registrati i consensi alle comunicazioni commerciali e in cui i destinatari possono gestire le proprie autorizzazioni. I destinatari possono visualizzare i consensi concessi e revocarli. L'obbligo di registrazione per i fornitori di servizi può variare in base alla situazione dell'azienda e al tipo di messaggi inviati. Verifichi i Suoi obblighi di registrazione e caricamento consultando gli avvisi aggiornati dell'İYS e il Suo consulente.

WapFlow non è integrato con l'İYS. La lista di blocco del pannello non sostituisce la registrazione sull'İYS: aiuta soltanto a evitare che le Sue campagne raggiungano numeri che non desiderano ricevere messaggi.

Cosa considerare riguardo al consenso

È importante che il consenso sia dimostrabile. Registri quando, dove e per quale canale è stato concesso.
Il canale deve essere chiaro. Un consenso raccolto per l'e-mail potrebbe non valere per WhatsApp.
Non usi caselle già spuntate. Lasci che sia la persona a selezionarle.
Eviti di subordinare il servizio al consenso. Tenga separati l'acquisto e il consenso al marketing.
Usi un linguaggio comprensibile. La persona deve sapere che tipo di messaggi riceverà.

È noto che, quando il destinatario è un commerciante o un imprenditore, alcune regole possono applicarsi in modo diverso. Non dia per scontato che questa eccezione valga per Lei: chieda al Suo consulente. Il diritto di opposizione resta importante anche per questi destinatari.

Diritto di opposizione e modalità di disiscrizione

I destinatari devono avere la possibilità di rifiutare le comunicazioni commerciali. In pratica, questo significa:

Indicare in ogni messaggio di marketing un modo semplice per disiscriversi.
Gestire le richieste di opposizione senza ritardi.
Applicare la richiesta a tutti i Suoi invii, non solo a quella specifica campagna.
Registrare la richiesta ed evitare di scrivere di nuovo, per errore, alla stessa persona.

In WapFlow, l'opzione "Blocca automaticamente chi scrive "DUR / STOP"", disponibile in Impostazioni > Invio e sicurezza, aggiunge alla lista di blocco le persone che scrivono le parole da Lei definite e impedisce che ricevano messaggi delle campagne. Se l'Etichettatura automatica è attiva, anche le risposte classificate come "non interessato" possono essere aggiunte alla lista. L'impostazione è disattivata per impostazione predefinita: si ricordi di attivarla.

Le domande fondamentali secondo la KVKK

Il nome e il numero di telefono di un cliente sono dati personali. Nel processo di invio di messaggi di massa, risponda a queste domande:

Informativa: ha comunicato alle persone perché tratta i loro dati e con chi li condivide?
Base giuridica: su quale base tratta i dati? Per il marketing potrebbe essere necessario il consenso esplicito.
Limitazione della finalità: sta usando per la pubblicità un numero raccolto per fissare un appuntamento?
Periodo di conservazione: per quanto tempo conserva i dati e ha una procedura di cancellazione?
Sicurezza: chi ha accesso ai file Excel?
Trasferimento: in quale Paese i software che utilizza trattano i dati? Potrebbe configurarsi un trasferimento all'estero.
Richieste degli interessati: cosa farà se una persona chiede la cancellazione dei propri dati?

Obblighi come la registrazione al VERBİS (il registro turco dei titolari del trattamento) variano in base alle dimensioni e al tipo di attività.

Rischi in base alla provenienza della lista contatti

Provenienza	Valutazione
Cliente che ha dato il consenso tramite un modulo	La fonte più solida: conservi la registrazione del consenso
Cliente che ha già acquistato da Lei	Il consenso al marketing potrebbe non essere automatico: verifichi
Persona che Le ha scritto	Può rispondere alla sua domanda, ma eventuali promozioni successive vanno valutate a parte
Membro di un gruppo	Far parte di un gruppo non equivale a un consenso a ricevere messaggi privati
Google Maps e internet	Il fatto che un dato sia pubblico non autorizza l'invio di comunicazioni commerciali
Lista acquistata	Rischio elevato: non la utilizzi

Gli strumenti Google Maps ed Estrazione dati di WapFlow aiutano a raccogliere informazioni, ma non forniscono alcun consenso. La responsabilità resta all'azienda che li utilizza. Trova i nostri consigli in merito nell'articolo dedicato a Google Maps.

Intelligenza artificiale e terze parti

I Suoi messaggi transitano attraverso l'infrastruttura di WhatsApp. Se utilizza le risposte con intelligenza artificiale, i messaggi dei clienti vengono inviati al fornitore che ha scelto tramite la Sua chiave API. Legga la politica sui dati del fornitore e tenga conto di questi servizi nella Sua informativa. Anche il pannello Le chiede di confermare la Sua responsabilità per questo tipo di trattamento.

Checklist pratica

Esamini con il Suo consulente legale la Sua situazione rispetto alle comunicazioni commerciali e alla KVKK.
Aggiunga in modo esplicito il consenso per WhatsApp ai moduli destinati ai clienti.
Registri la data e la fonte del consenso.
Aggiorni la Sua informativa.
Controlli la provenienza delle Sue liste ed elimini i contatti con un consenso incerto.
Attivi il blocco DUR e aggiunga un'opzione di disiscrizione a ogni messaggio di marketing.
Stabilisca chi, all'interno del team, può accedere ai dati dei contatti.
Metta per iscritto le Sue regole di conservazione e cancellazione.

Per i passaggi relativi all'invio può consultare la guida ai messaggi di massa, mentre per esempi di testi può leggere l'articolo sui modelli.

Note su un esempio di testo per il consenso

Prepari il testo per il consenso insieme al Suo consulente legale. In generale, i punti da trattare sono: il nome della Sua azienda, il canale tramite cui verranno inviati i messaggi, il tipo di contenuti che verranno inviati e le modalità con cui la persona può revocare il consenso. Il testo deve essere breve e chiaro e non deve essere nascosto tra altre clausole contrattuali.

Regole interne al team

Perché le regole non restino solo sulla carta, devono conoscerle tutti i membri del team. Metta per iscritto chi può esportare le liste di contatti, chi può avviare le campagne e chi va avvisato quando una persona chiede la cancellazione dei propri dati. Illustri queste regole ai nuovi collaboratori fin dal primo giorno. Inserire un breve passaggio di conferma che chieda la provenienza della lista prima di avviare una campagna riduce il rischio di inviare messaggi, per errore, a persone che non hanno dato il consenso.

Domande frequenti

WapFlow è collegato all'İYS?

No. WapFlow non dispone di un'integrazione con l'İYS. Questo processo deve essere gestito separatamente dalla Sua azienda.

Posso inviare una campagna a un cliente esistente senza il suo consenso?

La risposta dipende dalla situazione. Invece di procedere per supposizioni, si rivolga a un consulente legale.

Devo tenere traccia delle persone che scrivono DUR?

La lista di blocco conserva il numero. Per gli obblighi formali di registrazione, chieda al Suo consulente.

A quanto ammontano le sanzioni?

Gli importi vengono aggiornati e variano a seconda dei casi. Per informazioni aggiornate consulti le fonti ufficiali e il Suo consulente.