İYS und KVKK bei WhatsApp-Massennachrichten: Allgemeine Informationen

Dieser Artikel dient allgemeinen Informationszwecken und stellt keine rechtliche Stellungnahme dar. Die Rechtslage kann sich ändern, und die Regeln können je nach Art Ihres Unternehmens, dem Inhalt der versendeten Nachricht und dem Empfänger unterschiedlich angewendet werden. Holen Sie vor dem Start einer Kampagne rechtlichen Rat für Ihre eigene Situation ein.

Unternehmen, die über WhatsApp Massennachrichten an Kunden versenden, sollten in der Regel zwei Themen im Blick behalten: die Regeln für kommerzielle elektronische Nachrichten und das Nachrichtenmanagementsystem (İleti Yönetim Sistemi, İYS) auf der einen Seite sowie das KVKK-Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten auf der anderen. In diesem Artikel erklären wir, was die beiden Themen bedeuten, welche Punkte Unternehmen häufig verwechseln, und stellen eine praktische Checkliste bereit.

Der Unterschied zwischen beiden Themen

Thema	Was wird geregelt?	Die zentrale Frage
Recht für kommerzielle elektronische Nachrichten und İYS	Elektronische Nachrichten zur Werbung für Waren und Dienstleistungen	Liegt eine Erlaubnis vor, dieser Person kommerzielle Nachrichten zu senden, und funktioniert das Widerspruchsrecht?
KVKK	Verarbeitung personenbezogener Daten	Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeite und speichere ich diese Daten?

Die Einhaltung des einen Bereichs ersetzt nicht die Einhaltung des anderen. Wenn eine Person beispielsweise der Zusendung kommerzieller Nachrichten zugestimmt hat, bedeutet das nicht, dass Sie ihre Daten uneingeschränkt verwenden dürfen.

Was sind kommerzielle elektronische Nachrichten?

Dazu zählen im Allgemeinen elektronische Nachrichten, die dem Verkauf oder der Bewerbung von Waren oder Dienstleistungen dienen, Ihr Unternehmen bekannt machen oder den Absatz steigern sollen. Typische Beispiele sind Rabattankündigungen, die Vorstellung neuer Produkte und Kampagnennachrichten. Klären Sie mit Ihrem Berater, wie Ihre Nutzung von Nachrichten über Apps wie WhatsApp zu bewerten ist.

Andererseits können Mitteilungen über einen bestehenden Vorgang, etwa der Versand einer Bestellung oder eine Terminzeit, anders beurteilt werden. Fügen Sie jedoch einer Informationsnachricht Werbung hinzu, kann sie zu einer kommerziellen Nachricht werden. Die Grenze ist nicht immer eindeutig.

Was ist İYS?

Das Nachrichtenmanagementsystem ist ein zentrales System, in dem Einwilligungen für kommerzielle Nachrichten erfasst werden und in dem Empfänger ihre Einwilligungen verwalten können. Empfänger können ihre Einwilligungen einsehen und einen Widerspruch erklären. Die Pflicht von Dienstleistern, sich im System zu registrieren, kann von der Situation des Unternehmens und der Art der versendeten Nachricht abhängen. Ihre eigenen Registrierungs- und Hochladepflichten entnehmen Sie den aktuellen Bekanntmachungen des İYS und Ihrem Berater.

WapFlow hat keine Integration mit İYS. Die Sperrliste im Panel ersetzt keinen İYS-Eintrag. Sie hilft lediglich, dass in Ihren eigenen Kampagnen keine Nachrichten an Nummern gehen, die keine Nachrichten wünschen.

Worauf bei der Einwilligung zu achten ist

Die Einwilligung muss nachweisbar sein. Halten Sie fest, wann, wo und für welchen Kanal sie erteilt wurde.
Der Kanal muss eindeutig sein. Eine für E-Mail eingeholte Erlaubnis gilt möglicherweise nicht für WhatsApp.
Verwenden Sie kein vorausgefülltes Kästchen. Die Person soll selbst ankreuzen.
Machen Sie die Leistung nicht von der Einwilligung abhängig. Halten Sie den Kauf und die Werbeeinwilligung getrennt.
Die Sprache muss verständlich sein. Die Person muss wissen, welche Art von Nachrichten sie erhalten wird.

Bekanntermaßen können bei Empfängern, die Handwerker oder Kaufleute sind, einige Regeln anders angewendet werden. Nehmen Sie nicht selbst an, ob dies auf Sie zutrifft, sondern fragen Sie Ihren Berater. Das Widerspruchsrecht ist auch für diese Empfänger wichtig.

Widerspruchsrecht und Austrittsmöglichkeit

Empfänger müssen die Möglichkeit haben, den Erhalt kommerzieller Nachrichten abzulehnen. Praktisch bedeutet das Folgendes:

Zeigen Sie in jeder Werbenachricht eine einfache Austrittsmöglichkeit.
Bearbeiten Sie einen Widerspruch ohne Verzögerung.
Wenden Sie den Widerspruch nicht nur auf eine einzelne Kampagne, sondern auf alle Ihre Versendungen an.
Halten Sie den Widerspruch fest und schreiben Sie dieselbe Person nicht versehentlich erneut an.

In WapFlow fügt die Option „DUR / STOP“-Absender automatisch sperren unter Einstellungen > Versand und Sicherheit Personen, die die von Ihnen festgelegten Wörter schreiben, der Sperrliste hinzu, sodass ihnen keine Kampagnennachricht mehr zugestellt wird. Ist die automatische Kennzeichnung aktiv, können Antworten, die als „kein Interesse“ eingestuft werden, ebenfalls in die Liste aufgenommen werden. Die Einstellung ist standardmäßig ausgeschaltet; denken Sie daran, sie einzuschalten.

Grundlegende KVKK-Fragen

Name und Telefonnummer eines Kunden sind personenbezogene Daten. Beantworten Sie für den Massenversand folgende Fragen:

Aufklärung: Haben Sie den Personen mitgeteilt, warum Sie ihre Daten verarbeiten und an wen Sie diese weitergeben?
Rechtsgrundlage: Auf welcher Grundlage verarbeiten Sie die Daten? Für Werbezwecke kann eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich sein.
Zweckbindung: Verwenden Sie die Nummer, die Sie für einen Termin erhalten haben, auch für Werbung?
Aufbewahrungsdauer: Wie lange bewahren Sie die Daten auf, und gibt es einen Prozess zur Löschung?
Sicherheit: Wer hat Zugriff auf Ihre Excel-Dateien?
Übermittlung: In welchem Land verarbeiten die von Ihnen genutzten Softwareanwendungen die Daten? Eine Übermittlung ins Ausland kann eine Rolle spielen.
Anträge: Was tun Sie, wenn eine Person die Löschung ihrer Daten verlangt?

Pflichten wie die Registrierung im VERBİS-System hängen von Größe und Art Ihres Unternehmens ab.

Risiken je nach Herkunft der Kontaktliste

Quelle	Bewertung
Kunde, der im Formular zugestimmt hat	Die verlässlichste Quelle; bewahren Sie den Nachweis der Einwilligung auf
Kunde, der bei Ihnen eingekauft hat	Die Erlaubnis für Werbung ist möglicherweise nicht automatisch erteilt; prüfen Sie dies
Person, die Ihnen geschrieben hat	Sie können auf die Frage antworten; weitere Werbung ist gesondert zu bewerten
Mitglied einer Gruppe	Die Gruppenmitgliedschaft bedeutet keine Erlaubnis für persönliche Nachrichten
Google Maps und Internet	Dass eine Nummer öffentlich zugänglich ist, bedeutet keine Erlaubnis für kommerzielle Nachrichten
Gekaufte Liste	Hohes Risiko, nicht verwenden

Die Werkzeuge für Google Maps und Datenextraktion im WapFlow-Panel helfen beim Sammeln von Informationen, erteilen aber keine Einwilligung. Die Verantwortung liegt bei dem Unternehmen, das das Werkzeug nutzt. Unsere Empfehlungen dazu finden Sie im Artikel Kundengewinnung mit dem Google-Maps-Scraper.

Künstliche Intelligenz und Drittanbieter

Ihre Nachrichten laufen über die Infrastruktur von WhatsApp. Wenn Sie KI-Antworten verwenden, werden die Nachrichten der Kunden über Ihren eigenen API-Schlüssel an den gewählten Anbieter gesendet. Lesen Sie die Datenschutzrichtlinie des Anbieters und berücksichtigen Sie solche Dienste in Ihrem Informationstext. Auch das Panel verlangt bei solchen Vorgängen eine Verantwortungsbestätigung von Ihnen.

Praktische Checkliste

Lassen Sie Ihre Situation im Hinblick auf kommerzielle Nachrichten und KVKK mit Ihrem Rechtsberater prüfen.
Ergänzen Sie Ihre Kundenformulare ausdrücklich um die WhatsApp-Einwilligung.
Speichern Sie das Datum und die Quelle der Einwilligung.
Aktualisieren Sie Ihren Informationstext.
Prüfen Sie Ihre Listenquellen und entfernen Sie Personen, bei denen die Einwilligung unklar ist.
Aktivieren Sie die DUR-Sperre und fügen Sie jeder Werbenachricht eine Austrittsmöglichkeit hinzu.
Legen Sie fest, wer im Team Zugriff auf die Kontaktdaten hat.
Schreiben Sie Ihre Regel für Aufbewahrung und Löschung auf.

Für die Schritte beim Versand lesen Sie den Leitfaden Massennachrichten über WhatsApp, für Textbeispiele den Artikel Vorlagen.

Hinweise zu einem Beispiel für einen Einwilligungstext

Lassen Sie Ihren Einwilligungstext von Ihrem Rechtsberater erstellen. Die wichtigsten Punkte sind im Allgemeinen: der Name Ihres Unternehmens, über welchen Kanal Nachrichten gesendet werden, welche Art von Inhalten versendet wird und wie die Person ihre Einwilligung widerrufen kann. Der Text sollte kurz und verständlich sein und nicht zwischen anderen Vertragsbedingungen versteckt werden.

Regeln im Team

Damit die Regeln nicht nur auf dem Papier bestehen, muss jeder im Team sie kennen. Halten Sie schriftlich fest, wer eine Kontaktliste exportieren darf, wer eine Kampagne starten darf und wen man informiert, wenn eine Person die Löschung ihrer Daten verlangt. Erklären Sie neuen Mitarbeitern diese Regeln am ersten Tag. Ein kurzer Bestätigungsschritt vor jeder Kampagne, bei dem nach der Quelle der Liste gefragt wird, verringert das Risiko, dass versehentlich Personen angeschrieben werden, die nicht eingewilligt haben.

Häufig gestellte Fragen

Ist WapFlow an İYS angeschlossen?

Nein. Für WapFlow gibt es keine İYS-Integration. Dieses Verfahren muss Ihr Unternehmen eigenständig durchführen.

Darf ich meinen bestehenden Kunden Kampagnen ohne Einwilligung senden?

Die Antwort hängt von der Situation ab. Statt auf Annahmen zu bauen, holen Sie rechtlichen Rat ein.

Muss ich eine Person, die DUR geschrieben hat, dokumentieren?

Die Sperrliste speichert die Nummer. Klären Sie Ihre gesetzlichen Aufzeichnungspflichten mit Ihrem Berater.

Wie hoch sind die Strafen?

Die Beträge werden regelmäßig angepasst und hängen vom Einzelfall ab. Aktuelle Informationen erhalten Sie aus den amtlichen Quellen und von Ihrem Berater.