Promemoria appuntamenti su WhatsApp: configurazione ed esempi

Un appuntamento saltato significa un'ora rimasta vuota. Per le attività che lavorano su prenotazione, come parrucchieri, cliniche, officine o studi di consulenza, un breve messaggio di promemoria è spesso una soluzione semplice ed economica. WhatsApp è adatto a questo scopo perché i clienti rispondono già lì. In questo articolo spieghiamo come impostare un sistema di promemoria, proponiamo alcuni messaggi di esempio e indichiamo a cosa prestare attenzione, soprattutto in materia di dati personali. Quanto un promemoria riduca le mancate presentazioni varia da un'attività all'altra, per questo qui non forniamo cifre.

Chi dovrebbe ricevere il promemoria?

Il promemoria di un appuntamento è uno dei tipi di comunicazione più accettati, perché il cliente se lo aspetta. Conviene comunque rispettare alcune regole:

• Chieda al momento della prenotazione. La domanda "Le ricordiamo l'appuntamento su WhatsApp?" è semplice e offre un consenso chiaro.
• Registri il numero corretto. Un numero sbagliato fa finire informazioni personali nelle mani di qualcun altro.
• Non vada oltre lo scopo. Non usi il consenso ottenuto per i promemoria per inviare promozioni. I messaggi di marketing sono un'altra questione.
• Offra la possibilità di disiscriversi. Rimuova dall'elenco chi non desidera più ricevere messaggi.

Quando inviarlo?

Questa tabella è un'indicazione generale. Faccia qualche settimana di prova nella Sua attività e la adatti osservando disdette e mancate presentazioni. Invii i promemoria durante il giorno: un messaggio notturno non rende la Sua attività memorabile, ma infastidisce.

Esempi di messaggi di promemoria

Un buon promemoria indica chi siete, giorno e ora, l'indirizzo se necessario e come disdire. I nomi delle attività negli esempi sono di fantasia.

Parrucchiere

Buongiorno [isim], Le scriviamo da Lila Parrucchieri. Domani alle 15.00 ha un appuntamento. Se non potesse venire, risponda a questo messaggio così potremo offrire l'orario a un altro cliente. Grazie.

Clinica

Buongiorno [isim], desideriamo ricordarLe l'appuntamento di lunedì alle 10.30. Non dimentichi di portare un documento d'identità. Se desidera cambiare orario, può scriverci qui.

In ambito sanitario non inserisca nel messaggio informazioni su terapie o diagnosi. Anche il reparto presso cui è stato prenotato l'appuntamento può essere un dato sensibile.

Officina

Buongiorno [isim], Le ricordiamo l'appuntamento per il tagliando di domani alle 09.00. Se desidera conoscere la durata indicativa, può scriverci.

Versione con richiesta di conferma

Buongiorno [isim], conferma l'appuntamento di domani alle 14.00? Basta rispondere "Sì" oppure "non posso venire".

Come configurarlo con WapFlow

C'è un limite importante da chiarire: WapFlow non è un sistema di prenotazione. Non si integra con il Suo calendario e non invia messaggi in automatico in base a ciascun appuntamento. Con una routine quotidiana, però, può comunque fare al caso Suo:

1. Esporti gli appuntamenti di domani dal calendario in Excel oppure selezioni i contatti nella rubrica.
2. Crei un gruppo nella rubrica, ad esempio "Appuntamenti di domani".
3. Nella pagina Invia ai contatti selezioni questo gruppo. Se l'orario cambia da persona a persona, anziché inserirlo in un campo della rubrica e usarlo come variabile, fare piccoli invii separati genera meno errori.
4. Prepari il messaggio e lo verifichi con "Test a me stesso".
5. Programmi l'invio in un orario diurno.
6. Segua le risposte dalla Posta in arrivo.

I passaggi per l'importazione da Excel sono spiegati in questo articolo. Se Le serve un sistema completamente automatico collegato al calendario e per grandi volumi, valuti le funzioni di notifica del Suo software di prenotazione oppure le soluzioni basate sull'API ufficiale.

Gestire le risposte

Il valore del promemoria sta nella possibilità per il cliente di rispondere facilmente. Le risposte più frequenti possono essere gestite con regole di risposta automatica:

C'è un aspetto a cui fare attenzione: tra le parole chiave predefinite per il blocco DUR/STOP c'è anche "iptal" (in turco "annulla"). Se questa impostazione è attiva e il cliente scrive soltanto quella parola, il suo numero viene aggiunto alla lista di blocco. Per questo negli esempi abbiamo chiesto una risposta diversa, come "non posso venire"; se lo desidera, può anche modificare l'elenco delle parole chiave da Impostazioni in base alle esigenze della Sua attività.

Come scrivere le regole lo abbiamo spiegato nell'articolo sul bot di risposta automatica. Può anche fare in modo che il bot si fermi quando il cliente chiede di parlare con una persona.

Sfruttare l'orario liberato

Quando un cliente disdice, può comunicare l'orario rimasto libero alle persone che in precedenza hanno espresso interesse. A tale scopo crei un piccolo gruppo con i clienti che hanno chiesto di essere avvisati quando si libera un posto. Scriva solo a loro. Inviare a tutta la rubrica un messaggio del tipo "abbiamo un orario libero" può violare le regole sul consenso e, col tempo, genera lamentele.

Dati personali e privacy

• In ambiti come sanità, legale e finanza, inserisca nel messaggio solo le informazioni strettamente necessarie.
• Tenga presente che più persone potrebbero usare lo stesso telefono. Riduca i dettagli.
• Condivida la rubrica e i file Excel solo con le persone autorizzate del team.
• Elimini gli elenchi degli appuntamenti passati quando non servono più.
• I dati sanitari possono rientrare nelle categorie particolari di dati; per i Suoi obblighi ai sensi della KVKK (la legge turca sulla protezione dei dati personali) si rivolga a un consulente legale.

Errori comuni

• Scrivere l'ora o il giorno sbagliati. Negli invii massivi verifichi ogni messaggio.
• Inviare tre o quattro messaggi per lo stesso appuntamento.
• Scrivere che si può rispondere al messaggio e poi non leggere le risposte.
• Infilare nel promemoria la pubblicità di una promozione.

Misurare l'efficacia dei promemoria

Dopo qualche settimana, per capire se il sistema funziona, tenga una semplice tabella: appuntamenti totali, presentati, non presentati e disdetti all'ultimo momento. Confronti il periodo prima e dopo l'introduzione dei promemoria. Non dimentichi effetti come festività e stagionalità.

Una routine semplice per le piccole attività

Anche senza usare un pannello di gestione è possibile organizzarsi. Ogni giorno, verso l'orario di chiusura, una persona controlla il calendario del giorno successivo, scrive un promemoria ai clienti con appuntamento usando le risposte rapide di WhatsApp Business e aggiunge l'orario. Per pochi appuntamenti questo metodo è sufficiente e risulta personale. Quando il cliente risponde, aggiorni subito il calendario. Prenda l'abitudine di controllare in giornata gli orari liberatisi. Anche stabilire chiaramente chi invia i promemoria evita confusione: due persone del team non devono scrivere allo stesso cliente.

Riveda il testo ogni mese e aggiunga le informazioni che i clienti chiedono più spesso, come il parcheggio o l'ingresso da utilizzare.

Domande frequenti

I promemoria possono essere inviati automaticamente?

Può programmare la campagna per un orario successivo, ma per un invio automatico in base a ciascun appuntamento serve un'integrazione con il calendario. WapFlow non dispone di questa integrazione.

Serve il consenso per inviare promemoria?

Se la persona ha fornito il proprio numero per l'appuntamento, il promemoria è una comunicazione attesa. Chiederlo esplicitamente resta comunque la scelta migliore. I messaggi di marketing vanno invece valutati separatamente. Può consultare la guida su İYS e KVKK.

E se il cliente non usa WhatsApp?

Lo chiami al telefono o gli invii un SMS. Con il verificatore può controllare in anticipo se il numero utilizza WhatsApp.

Con quanto anticipo devo inviarlo?

Per la maggior parte delle attività, il giorno prima è un buon punto di partenza. Faccia delle prove con la Sua clientela e regoli di conseguenza.