Bot di risposta automatica WhatsApp: regole e risposte con l'IA

Se un cliente riceve su WhatsApp la risposta alla sua domanda sul prezzo dopo diverse ore, probabilmente ha scritto anche a un'altra attività. Il Bot di risposta automatica WapFlow risponde ai messaggi in arrivo con regole basate su parole chiave oppure con l'intelligenza artificiale. Finché il suo account resta collegato, funziona anche quando lei non è nel pannello. In questo articolo spieghiamo come configurarlo, quale metodo di risposta è adatto a ciascuna situazione e come gestire il cliente senza lasciarlo nelle mani del bot.

Regole o intelligenza artificiale?

Il bot supporta due metodi di risposta. Per la maggior parte delle attività la configurazione più sana è usarli insieme.

	Regole di risposta	Risposta con intelligenza artificiale
Come funziona?	Se la parola chiave corrisponde, viene inviata la risposta che ha scritto	Genera un testo libero in base alle istruzioni e alle informazioni che ha fornito
Punto di forza	Prevedibile, controllo completo	Risponde in modo flessibile a domande diverse
Limite	Può non cogliere espressioni inattese	Può produrre informazioni errate o incomplete
Cosa serve?	Scrivere le regole e i crediti	Una propria chiave API
Adatto a	Prezzi, indirizzo, orari di apertura, catalogo	Varie domande preliminari

Per informazioni come prezzo, disponibilità o condizioni contrattuali, un errore può creare problemi: è più sicuro fornirle tramite regole.

Creare una regola di risposta

Dal menu a sinistra apra la pagina Regole di risposta e prema Aggiungi regola.
Assegni alla regola un nome, ad esempio "Domanda sul prezzo".
Nel campo A chi si applica? scelga tra Tutti, Chi scrive per la prima volta o Chi ha già scritto in precedenza.
Scelga il tipo di corrispondenza: contiene, uguale esattamente, inizia con oppure in ogni messaggio.
Scriva le parole chiave separate da virgole, ad esempio fiyat, ücret, kaç para. Le differenze di caratteri turchi e di punteggiatura vengono ignorate automaticamente.
Scelga gli account in cui la regola sarà valida.
Aggiunga le risposte. Testo, immagini e video possono essere inviati in sequenza.
Salvi e provi con Testa il bot.

Ogni messaggio in arrivo viene controllato partendo dalla regola con il numero d'ordine più basso, e vengono inviate le risposte della prima regola che corrisponde. Perciò metta le regole specifiche in alto e quelle generiche in basso. Può mettere in pausa ogni regola e vedere nella tabella quanti crediti consuma ciascuna.

Regole consigliate per la prima configurazione

Benvenuto: una breve presentazione per chi scrive per la prima volta e le opzioni di aiuto.
Prezzo: il listino prezzi o le informazioni necessarie per richiedere un preventivo.
Indirizzo e orari: posizione, orari di apertura, telefono.
Stato dell'ordine: richiesta del numero d'ordine al cliente o indirizzamento a un responsabile.

Configurare la risposta con intelligenza artificiale

Apra la pagina Bot di risposta automatica IA e attivi il bot.
Con Aggiungi fornitore scelga il suo fornitore di intelligenza artificiale e inserisca la chiave API. Nel pannello ci sono collegamenti alla pagina delle chiavi di ogni fornitore.
Nella base di conoscenza scriva i suoi prodotti, i prezzi, gli orari di lavoro, le domande frequenti e lo stile di conversazione.
Con Prova l'intelligenza artificiale faccia una chiamata reale. Questo test non invia messaggi su WhatsApp, ma utilizza la quota della sua chiave API.
Scelga gli account in cui l'intelligenza artificiale sarà attiva.

Sono supportati più fornitori, tra cui Gemini, ChatGPT, Claude e Groq. Se ne aggiunge più di uno, quello in alto viene provato per primo e, in caso di problemi, si passa a quello sotto. Un account può essere usato per le regole oppure per l'intelligenza artificiale, non per entrambe; il limite dell'account vale per la somma dei due e varia in base al pacchetto. Per i dettagli consulti la pagina dei prezzi.

Priorità della risposta

Opzione	Come funziona?
Prima le regole	Se nessuna regola corrisponde, risponde l'intelligenza artificiale
Prima l'intelligenza artificiale	Se la risposta non è nella base di conoscenza, si passa alle regole di risposta
Solo regole	L'intelligenza artificiale non interviene
Solo intelligenza artificiale	Le regole di risposta non vengono usate

Creare la base di conoscenza dai suoi messaggi

La funzione Crea bozza dai miei messaggi prepara una bozza, con domande frequenti e informazioni sui prodotti, a partire dalle conversazioni del periodo selezionato. Vengono analizzati al massimo 3 mesi e 3000 messaggi, e i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail vengono mascherati prima dell'invio. I messaggi vengono inviati al fornitore scelto con la sua chiave API, e per questa funzione è necessario dare un consenso esplicito. La bozza può contenere informazioni errate; non si attiva finché non la controlla e approva. Tenga presente anche la responsabilità prevista dalla normativa KVKK.

Tenere il bot sotto controllo

Quando scrive lei, il bot tace

Quando scrive lei in una chat, dal telefono, da WhatsApp o dalla Posta in arrivo, il bot non risponde in quella chat per il tempo che ha stabilito. Così il bot non interviene mentre lei parla con il cliente.

Richiesta di parlare con una persona

Se il cliente scrive un'espressione da lei stabilita, come "vorrei parlare con un responsabile", il bot invia il messaggio di risposta, mette in pausa quella chat e lei riceve una notifica. Può vedere le chat in pausa nella Posta in arrivo e riprendere la conversazione.

Orari di lavoro

Con gli Orari di lavoro attivi, il bot risponde solo nei giorni e nelle ore che ha scelto; gli orari sono riferiti all'ora della Turchia. Può scegliere che resti in silenzio fuori orario oppure che invii a ciascuna persona un solo messaggio fuori orario. Se invece vuole rispondere 24/7, lasci questa impostazione disattivata.

Protezione dalla velocità

Il bot risponde con un breve ritardo e mostrando "sta scrivendo…"; non risponde troppe volte alla stessa persona in poco tempo.

Crediti

Le risposte con regole consumano crediti; per testo, immagini e video vengono consumati crediti diversi. I valori aggiornati sono indicati nella parte superiore del pannello. Il saldo e la cronologia sono visibili nella stessa pagina. L'intelligenza artificiale, invece, usa la sua chiave API, quindi si applica anche la tariffazione del fornitore. La simulazione delle regole nella schermata Testa il bot non invia messaggi e non consuma crediti.

Cose da tenere presenti

Non nasconda che si tratta di un bot; quando serve, indirizzi il cliente a una persona.
Nei primi giorni controlli le risposte dell'intelligenza artificiale dalla Posta in arrivo.
Non scriva nella base di conoscenza informazioni che non devono essere condivise.
Quando cambiano prodotti e prezzi, aggiorni la base di conoscenza.
Il bot risponde ai messaggi in arrivo; se vuole inviare una campagna, consulti la guida ai messaggi di gruppo.

Se si trova nella fase di scelta dell'automazione, la guida ai programmi di automazione WhatsApp confronta le opzioni disponibili. Per gestire le risposte alle campagne può includere il bot nel suo piano di campagna.

Domande frequenti

Il bot risponde anche quando il mio telefono è spento?

Il bot funziona finché il suo account WhatsApp resta collegato al pannello. Se la connessione si interrompe, le risposte non partono, quindi tenga sotto controllo lo stato dell'account.

Cosa succede se l'intelligenza artificiale fornisce informazioni errate?

È possibile e la responsabilità resta a carico dell'attività. Inserisca le informazioni critiche nelle regole, controlli le risposte e scriva la base di conoscenza in modo chiaro.

Il bot capisce i messaggi in turco?

Nella corrispondenza delle regole le differenze di caratteri turchi vengono ignorate. La capacità linguistica dell'intelligenza artificiale dipende invece dal modello che ha scelto.

Il bot risponde anche nei gruppi?

No. Il bot risponde solo ai messaggi nelle chat individuali; non funziona nei gruppi, negli stati e nei canali.

Il fornitore di intelligenza artificiale è gratuito?

Ogni fornitore ha il proprio prezzo e, se previsti, le proprie condizioni di uso gratuito. Si informi direttamente presso il fornitore per i dati aggiornati.