Guida: importare una lista Excel in una campagna WhatsApp

Molto spesso la lista clienti si trova in un file Excel. Importare questo file in una campagna WhatsApp non significa solo abbinare le colonne, ma anche preparare il file nel modo corretto. Un formato dei numeri sbagliato, colonne senza intestazione e dati confusi compromettono la campagna ancora prima che parta. In questa guida spieghiamo passo dopo passo come preparare il file Excel, importarlo nella rubrica di WapFlow, verificarlo e trasformarlo in una campagna.

Prima di iniziare, un promemoria: le persone presenti nella lista devono averLe dato il consenso a ricevere messaggi su questo canale. Il semplice fatto di comparire in un file Excel non equivale a un consenso.

Preparare il file

La schermata di importazione contatti di WapFlow accetta file .xlsx e .xls e richiede che la prima riga del file contenga le intestazioni. Se dispone di un file CSV, lo apra in Excel e lo salvi in uno di questi formati.

I dati dei contatti nella tabella sono solo esempi. Durante l'importazione è possibile abbinare le colonne a campi della rubrica come nome, numero, categoria, punteggio, indirizzo, e-mail, sito web, provincia, comune e nota.

Correggere il formato dei numeri

Il problema più frequente riguarda la colonna dei numeri.

Per i numeri esteri indichi sempre il prefisso internazionale completo. Rimuova dal file i numeri troppo corti o con cifre mancanti.

Pulizia rapida in Excel

• Selezioni la colonna dei numeri e imposti il formato cella su Testo.
• Elimini le righe duplicate con Dati > Rimuovi duplicati.
• Usi il filtro per individuare le righe senza numero.
• Corregga nella colonna del nome appellativi come "Gentile" o "Sig.". Nel messaggio, [isim] viene compilato esattamente con questo testo.
• Converta in valori le celle generate da formule.

Importare nella rubrica di WapFlow

1. Dal menu a sinistra apra la pagina Contatti e acceda alla finestra di importazione Excel.
2. Carichi il file con Seleziona file.
3. Nella schermata Abbina le colonne colleghi ogni colonna Excel al campo corrispondente della rubrica. Il pulsante Abbinamento automatico prova a compilare i campi in base alle intestazioni; verifichi sempre il risultato.
4. Se lo desidera, con l'opzione Aggiungi gli importati a un gruppo può inserire i contatti in un gruppo: è molto pratico per la campagna.
5. Avvii l'importazione e controlli il numero di contatti aggiunti, aggiornati e saltati.

La capacità della rubrica dipende dal piano sottoscritto. Se si raggiunge il limite, alcuni contatti non vengono aggiunti. Per i limiti aggiornati consulti la pagina dei prezzi.

Verificare i numeri

Subito dopo l'importazione, controlli la lista. Nelle liste Excel capita spesso di trovare numeri vecchi o di rete fissa.

1. Apra la pagina Verificatore.
2. Avvii il filtro WhatsApp e selezioni un account collegato. Un account in fase di riscaldamento non può essere utilizzato.
3. Selezioni i contatti dalla rubrica oppure carichi direttamente il file Excel.
4. Salvi i risultati nella rubrica.
5. Nella pagina Contatti esegua la pulizia con Elimina chi non è su WhatsApp. Questa operazione è irreversibile.

Per liste molto grandi è più prudente suddividerle in parti e verificarle una alla volta. Maggiori dettagli nell'articolo sul verificatore di numeri.

Trasformare la lista in una campagna

Non è possibile caricare un file Excel direttamente nella schermata di invio: i contatti vanno prima importati nella rubrica, oppure i numeri vanno inseriti nel campo destinatari. Lavorare dalla rubrica permette anche di usare le variabili.

1. Apra la pagina Invia ai contatti e selezioni l'account mittente.
2. Nella sezione Destinatari apra la finestra Seleziona dalla rubrica.
3. Selezioni il gruppo che ha creato. L'opzione "Nascondi chi non è su WhatsApp" filtra la lista.
4. Scriva il messaggio. Variabili come [isim] e [kategori] vengono compilate con i campi provenienti da Excel.
5. Controlli il risultato con "Test a me stesso", quindi invii o programmi l'invio.

Per la velocità di invio e le impostazioni di sicurezza può consultare l'articolo sulla creazione delle campagne.

Usare correttamente le variabili

Se nella colonna del nome ci sono righe vuote, il messaggio potrebbe apparire come "Ciao ,". Ci sono due modi per risolvere il problema:

• Con un filtro, sposti i contatti senza nome in un gruppo separato e invii loro un messaggio senza variabili.
• Scriva il testo in modo che risulti naturale anche quando il nome è vuoto.

Se il nome di un contatto è scritto tutto in maiuscolo, ad esempio "AHMET YILMAZ", la funzione YAZIM.DÜZENİ di Excel Le sarà utile. Controlli i caratteri speciali turchi.

Errori frequenti

• Non inserire le intestazioni nella prima riga: il primo contatto potrebbe essere considerato un'intestazione.
• Avere più fogli nel file: si assicuri che il foglio da importare sia quello giusto.
• Abbinare la colonna dei numeri al campo sbagliato.
• Usare una vecchia lista senza averla ripulita.
• Mantenere nella lista persone che non hanno dato il consenso.

I numeri presenti nella lista di blocco vengono saltati nella campagna anche se rientrano in rubrica con un nuovo file. Resta comunque una buona abitudine rimuovere dal file di origine anche le persone che non desiderano ricevere messaggi.

Suddividere la lista prima della campagna

Anziché usare l'intero file in un unico invio, suddividere la lista dopo l'importazione dà risultati migliori e riduce il rischio di errori. Ad esempio, se in Excel è presente una colonna "Categoria" o "Città", può usare il filtro nella pagina Contatti e creare gruppi separati con Aggiungi al gruppo i risultati del filtro.

1. Per il primo invio scelga i contatti più aggiornati e con il consenso più chiaro.
2. Controlli i risultati di questo piccolo gruppo.
3. Se non ci sono problemi, invii al gruppo successivo in un altro giorno.
4. Annoti i risultati di ogni gruppo.

Se il Suo piano include la funzione di salvataggio dei risultati nella rubrica, dopo la campagna potrà vedere nei contatti le informazioni su messaggi inviati, consegnati e letti. Se desidera mantenere aggiornato il file Excel, può esportare nuovamente la rubrica in formato Excel dalla pagina Contatti. In questo modo la lista ripulita diventa la Sua fonte e il vecchio file può essere eliminato.

Sicurezza del file

Far circolare le liste clienti via e-mail o conservarle in cartelle accessibili a tutti comporta rischi per i dati personali. Condivida il file solo con le persone interessate ed elimini le copie superflue una volta terminato il lavoro.

Checklist dopo l'importazione

• Il numero totale di contatti è vicino al numero di righe del file?
• Nome e numero di alcuni contatti scelti a caso si trovano nel campo corretto?
• Le colonne categoria e città sono slittate?
• Il numero di contatti aggiunti al gruppo corrisponde a quello previsto?
• Le persone presenti nella lista di blocco sono state rimosse anche dal file di origine?

Questo controllo di cinque minuti evita errori spiacevoli, come l'invio di un messaggio con il nome sbagliato. Se le colonne sono slittate, corregga i record prima dell'invio e, se necessario, sistemi il file e lo importi di nuovo.

Domande frequenti

Posso caricare un file CSV?

La finestra di importazione contatti accetta file .xlsx e .xls. Apra il file CSV in Excel e lo salvi in uno di questi formati.

Posso inviare direttamente ai numeri senza aggiungerli alla rubrica?

Può inserire i numeri nel campo destinatari, ma poiché mancano i dati del contatto, variabili come [isim] non verranno compilate.

Lo stesso contatto viene aggiunto due volte?

Se il numero è già presente in rubrica, nella schermata dei risultati può comparire tra i contatti saltati o aggiornati. Controlli i conteggi.

Dove vengono conservati i dati provenienti da Excel?

I contatti importati vengono conservati nella rubrica del Suo account. Tenga il file Excel di origine in un luogo sicuro. Per le norme sui dati personali può consultare questa guida.