WhatsApp-Kampagnen-Leitfaden: Planung, Nachricht und Messung

Eine WhatsApp-Kampagne ist eine geplante Abfolge von Nachrichten, die für ein bestimmtes Ziel an eine bestimmte Zielgruppe gesendet wird. „Wir kündigen allen, die wir haben, einen Rabatt an“ ist keine Kampagne, sondern eine Ankündigung. Der Unterschied zeigt sich, sobald sich das Ergebnis messen lässt: Sie wissen, wer geantwortet hat, welcher Text funktioniert hat und was Sie im nächsten Schritt ändern sollten. Dieser Leitfaden konzentriert sich eher auf die Planung als auf die Einstellungen im Panel. Eine Erklärung der einzelnen Einstellungen finden Sie im Artikel Kampagnen erstellen und verfolgen.

1. Legen Sie ein einziges Ziel fest

Jede Kampagne sollte ein einziges Hauptziel haben. Eine Nachricht, die gleichzeitig Verkauf, Follower und Feedback erreichen will, erreicht meist keines davon gut. Schreiben Sie das Ziel zusammen mit der Art auf, wie Sie den Erfolg messen.

Kampagnenart	Beispielziel	Worauf achten?
Erinnerung	Weniger Kunden, die ihren Termin nicht wahrnehmen	Anzahl der Bestätigungen
Rückgewinnung	Kunden, die lange nicht mehr gekommen sind, erneut ansprechen	Antworten und erneute Bestellungen
Neues Produkt	Personen, die ähnliche Produkte gekauft haben, informieren	Personen, die antworten und das Label „interessiert“ erhalten
Feedback	Die Servicequalität verstehen	Antworten auf Umfragen
Veranstaltung	Teilnahme an einem Ladentag	Anzahl der Personen, die ihre Teilnahme zusagen

2. Grenzen Sie die Zielgruppe ein

Eine kleine und passende Zielgruppe liefert tendenziell bessere Ergebnisse als eine große und unpassende Liste; außerdem sinkt damit das Risiko von Beschwerden. Stellen Sie sich bei der Auswahl der Zielgruppe drei Fragen:

Liegt eine Einwilligung vor? Haben diese Personen zugestimmt, Nachrichten von Ihnen zu erhalten? Wenn nicht, streichen Sie sie aus der Liste.
Ist es relevant? Passt die Nachricht zu den früheren Einkäufen oder dem Interesse dieser Person?
Haben Sie kürzlich geschrieben? Legen Sie eine Pause ein, statt derselben Person mehrmals hintereinander zu schreiben.

Im Kontaktbuch von WapFlow können Sie nach Feldern wie Label, Gruppe, Stadt und Kampagnenergebnis filtern. Um Kontakte in Segmente aufzuteilen, werfen Sie einen Blick auf den Artikel Kontaktverwaltung. Es ist auch eine gute Angewohnheit, die Liste vor der Kampagne mit dem Nummernprüfer zu bereinigen.

3. Schreiben Sie die Nachricht

Eine WhatsApp-Kampagnennachricht ist kein E-Mail-Newsletter. Der Empfänger sieht sie zwischen den Unterhaltungen mit seinen Freunden. Schreiben Sie kurz, persönlich und klar.

Die vier Bestandteile einer guten Nachricht

Identität: Wer sind Sie und woher kennt Sie der Empfänger?
Grund: Warum schreiben Sie gerade jetzt?
Eine Handlung: Was soll die Person tun? Eine Antwort zu erbitten ist meist sicherer, als einen Link zu schicken.
Austritt: Was muss jemand tun, der keine Nachrichten mehr erhalten möchte?

Nachrichtenbeispiele

Rückgewinnung:

Hallo [isim], hier ist Burak von Kuzey Oto Yıkama. Wir haben Sie schon eine Weile nicht gesehen. Diesen Monat startet unsere Pflegeaktion, die auch die Innenreinigung umfasst. Soll ich Ihnen die Details schicken? Falls nicht, genügt eine Antwort mit STOP.

Terminerinnerung:

{Hallo|Guten Tag} [isim], wir möchten Sie an Ihren Termin morgen um 14:30 Uhr erinnern. Falls Sie nicht kommen können, antworten Sie einfach auf diese Nachricht.

Neues Produkt:

Hallo [isim], die neue Winterkollektion ist da, die Sie letztes Jahr bei uns gekauft haben. Soll ich Ihnen die drei Modelle schicken, von denen wir denken, dass sie Ihnen gefallen könnten? Wenn Sie keine Nachrichten mehr möchten, schreiben Sie einfach STOP.

Die Firmennamen in den Beispielen sind fiktiv. Die Variable [isim] wird anhand des Namens im Kontaktbuch ausgefüllt, die Schreibweise {Merhaba|İyi günler} sendet Personen dagegen zufällig unterschiedliche Begrüßungen. Prüfen Sie das Kontaktbuch vorab, damit bei fehlenden Namen kein Satz kaputtgeht.

Bild und Umfrage

Das Bild sollte zusätzliche Informationen liefern, statt den Text zu wiederholen. Eine kurze Umfrage kann leichter beantwortet werden als eine Frage in einem einzigen Satz, um herauszufinden, wofür sich Ihre Zielgruppe interessiert. Die Ergebnisse der Umfrage sehen Sie im Kampagnenprotokoll.

4. Machen Sie einen kleinen Test

Bevor Sie die gesamte Liste anschreiben, probieren Sie den Text an einer kleinen Gruppe aus. Vergleichen Sie zwei verschiedene Eröffnungssätze mit zwei kleinen Gruppen, beobachten Sie die Antwortquote und arbeiten Sie mit dem besseren weiter. Bei kleinen Stichproben können Ergebnisse irreführend sein; lesen Sie sie deshalb als Hinweis auf eine Richtung und nicht als eindeutigen Beweis.

Prüfen Sie vor dem Versand außerdem mit „An mich selbst testen“, wie die Nachricht auf dem Telefon aussieht. Leere Variablen, defekte Links und zu lange Absätze fallen genau hier auf.

5. Planen Sie den Zeitpunkt

Es gibt keine „beste Uhrzeit“, die für alle gilt; Sie müssen durch Ausprobieren herausfinden, was zu Ihrem Geschäft und Ihrer Zielgruppe passt. Trotzdem gelten einige allgemeine Regeln:

Vermeiden Sie Nachtstunden und frühe Morgenstunden. Die Ruhezeiten in den Einstellungen halten den Versand in diesem Zeitraum zurück.
Planen Sie die Kampagne so, dass Sie bis zum Ende des Tages auf Antworten reagieren können. Ein Kunde, der antwortet, sollte nicht stundenlang warten müssen.
Senden Sie eine große Zielgruppe nicht auf einmal, sondern verteilt über den Tag. Die Standard-Wartezeiten und Pausen im Panel verlangsamen den Versand automatisch.
Sie können eine Kampagne im Voraus planen; die Konten müssen zu diesem Zeitpunkt verbunden sein.

6. Seien Sie auf Antworten vorbereitet

Der eigentliche Wert einer Kampagne zeigt sich, sobald die Antworten eintreffen. Treffen Sie einige Vorbereitungen:

Schreiben Sie automatische Antwortregeln für häufig gestellte Fragen. Beispielsweise kann auf das Wort „Preis“ mit der Preisliste geantwortet werden.
Aktivieren Sie die automatische Sperre für „STOP“.
Aktivieren Sie die automatische Kennzeichnung, damit Interessierte, Preisanfragen und Abmeldungen getrennt werden.
Legen Sie fest, wer die Antwort auf eine Nachricht übernimmt. Eingehende Nachrichten können Sie auch im Posteingang des Panels verfolgen.

7. Richten Sie eine Follow-up-Reihe ein

Wenn eine einzelne Nachricht kein Ergebnis bringt, besteht der nächste Schritt nicht darin, öfter zu schreiben, sondern der richtigen Person die richtige Nachfrage zu schicken. Im Bereich Abläufe des WapFlow-Panels lässt sich eine Beispielreihe so aufbauen:

Tag 1: Die Vorstellungsnachricht wird gesendet.
Wartezeit: Zwei Tage werden abgewartet.
Bedingung: Hat die Person innerhalb der festgelegten Zeit geantwortet? Wenn ja, endet der Ablauf und Sie führen das Gespräch weiter.
Erinnerung: Wenn nicht, wird eine einzige kurze Erinnerung gesendet.
Ende: Gibt es keine Antwort, wird keine weitere Nachricht mehr geschickt.

Personen mit dem Label „Kein Interesse“ werden automatisch aus dem Ablauf entfernt. Halten Sie die Anzahl der Nachfassnachrichten niedrig: Aufeinanderfolgende Erinnerungen erzeugen eher Beschwerden als Ergebnisse.

8. Messen Sie und korrigieren Sie den nächsten Schritt

Nach Abschluss der Kampagne sehen Sie auf der Seite Kampagnen die erfolgreichen und fehlgeschlagenen Versendungen. Im Verkaufstrichter prüfen Sie die Phasen Antwort, Interesse und Verkauf. Ist die Antwortquote niedrig, hinterfragen Sie zuerst die Zielgruppe und danach den Eröffnungssatz. Welche Kennzahlen Sie wie lesen sollten, erklären wir im Artikel Kampagnenanalyse.

Kampagnenideen nach Branche

Die Zielgruppe jedes Unternehmens ist unterschiedlich, doch die folgenden Beispiele können als Ausgangspunkt dienen. Bei allen gilt dieselbe Regel für Einwilligung und Austrittsmöglichkeit.

Branche	Kampagnenidee	Follow-up-Schritt
Gesundheit und Schönheit	Erinnerung an fällige Kontrolltermine für Kundinnen und Kunden	Mit der antwortenden Person eine Uhrzeit für den Termin festlegen
Bildung und Kurse	Anmeldetermine für das neue Semester	Programm an Personen senden, die Informationen angefragt haben
Restaurant	Ankündigung der neuen Speisekarte für treue Gäste	Eine einzige Frage zur Reservierung
Autowerkstatt	Erinnerung an den Termin für die regelmäßige Wartung	Nach einem passenden Tag fragen
E-Commerce	Ergänzung zu einem bereits gekauften Produkt	Produktbild an Interessierte senden
B2B-Dienstleistung	Vorstellung einer neuen Dienstleistung für bestehende Kunden	Ein Telefonat vorschlagen

Ein einfacher Kampagnenkalender

Statt Kampagnen in letzter Minute vorzubereiten, erstellen Sie einen kleinen monatlichen Kalender. Folgende Reihenfolge können Sie ausprobieren:

Eine Woche vorher: Ziel festlegen, Zielgruppe filtern, Liste prüfen.
Drei Tage vorher: Text schreiben, Bild vorbereiten, mit einer kleinen Gruppe testen.
Einen Tag vorher: Antwortregeln und Teamplan prüfen, Kampagne planen.
Versandtag: Kontoverbindung und erste Ergebnisse beobachten.
Drei Tage später: Antworten und Abmeldewünsche lesen, über eine einzige Nachfassnachricht entscheiden.
Eine Woche später: Verkäufe markieren und Notizen für die nächste Kampagne festhalten.

Wenn Sie in demselben Zeitraum mehrere Kampagnen laufen lassen, achten Sie darauf, dass sich die Zielgruppen nicht überschneiden. Wenn eine Person in derselben Woche drei verschiedene Nachrichten erhält, wirkt das störend, auch wenn jede einzelne für sich gut ist.

Häufige Planungsfehler

Versand ohne Ziel: Wer startet, ohne zu wissen, woran der Erfolg gemessen wird, kann aus der Kampagne nichts lernen.
Derselbe Text für alle: Neue Kunden und Kunden, die seit drei Jahren bei Ihnen kaufen, mit derselben Sprache anzusprechen, senkt das Interesse.
Antworten ohne Zuständigkeit: Erhält eine Kundin, die eine Frage gestellt hat, keine Antwort, geht der wertvollste Moment der Kampagne verloren.
Zu viele Erinnerungen: Eine Person, die nicht geantwortet hat, zum dritten Mal anzuschreiben, bringt meist nur Beschwerden.
Ergebnisse nicht festhalten: Wenn Sie nicht notieren, welcher Text funktioniert hat, beginnen Sie jede Kampagne von vorn.

Wenn eine Kampagne beendet ist, notieren Sie mindestens eine Sache schriftlich: Was haben Sie ausprobiert, was ist passiert und was ändern Sie beim nächsten Mal? Nach einigen Kampagnen werden diese Notizen Ihre verlässlichste Quelle, die speziell auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten ist.

Checkliste vor der Kampagne

Sind das einzige Ziel und die Messmethode festgehalten?
Liegt eine Einwilligung der Zielgruppe vor, und wurde für die Pflichten nach IYS und KVKK eine rechtliche Beratung eingeholt?
Wurde die Liste geprüft und die Sperrliste kontrolliert?
Enthält die Nachricht eine Identifikation, eine einzige Handlung und die Austrittsmöglichkeit?
Wurde eine Testnachricht gesendet?
Sind Geschwindigkeits- und Ruhezeiten sinnvoll eingestellt?
Ist klar, wer die Antworten bearbeitet?

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollte ich dieselbe Zielgruppe anschreiben?

Eine feste Zahl gibt es nicht; die Häufigkeit richtet sich nach dem Wert des Inhalts. Steigen die Abmeldewünsche, schreiben Sie vermutlich zu oft. Die Einstellung „Personen überspringen, die kürzlich Nachrichten erhalten haben“ überspringt Personen, die innerhalb der von Ihnen festgelegten Anzahl von Tagen bereits eine Nachricht erhalten haben.

Wie groß sollte ein Test sein?

Das hängt von der Größe Ihrer Liste ab. Ziel ist nicht statistische Sicherheit, sondern das Erkennen deutlicher Fehler und schwacher Texte.

Sollte ich in der Nachricht einen Link verwenden?

Bei einer Zielgruppe, die Sie nicht kennt, ist es in der ersten Nachricht sicherer, auf einen Link zu verzichten. Senden Sie den Link an Personen, die mit „Ja“ geantwortet haben.

Können Kampagnenergebnisse garantiert werden?

Nein. Zustellung und Antworten hängen vom Empfänger, von WhatsApp und vom Inhalt ab. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden zu Massennachrichten.