WhatsApp-Antwortbot: Regeln und Antworten mit KI

Wenn Kunden auf WhatsApp nach dem Preis fragen und erst Stunden später eine Antwort erhalten, haben sie wahrscheinlich auch anderen Unternehmen geschrieben. Der WapFlow-Antwortbot beantwortet eingehende Nachrichten mit Stichwortregeln oder mit KI. Solange Ihr Konto verbunden ist, arbeitet er auch dann, wenn Sie die Seite schließen. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie den Bot einrichten, welche Antwortmethode wann passt und wie Sie Kunden betreuen, ohne sie dem Bot zu überlassen.

Regel oder KI?

Der Bot unterstützt zwei verschiedene Antwortmethoden. Für die meisten Unternehmen ist es am sinnvollsten, beide gemeinsam zu verwenden.

	Antwortregeln	KI-Antwort
Wie funktioniert es?	Passt ein Stichwort, wird die von Ihnen geschriebene Antwort gesendet	Erzeugt einen freien Text auf Grundlage Ihrer Anweisung und Ihrer Wissensbasis
Stärke	Vorhersehbar, volle Kontrolle bei Ihnen	Antwortet flexibel auf verschiedene Fragen
Grenze	Kann unerwartete Formulierungen übersehen	Kann falsche oder unvollständige Informationen erzeugen
Was wird benötigt?	Regeln schreiben und Guthaben	Ihr eigener API-Schlüssel
Geeignet für	Preis, Adresse, Arbeitszeiten, Katalog	Verschiedene Fragen zur Vorabinformation

Informationen, deren falsche Angabe Probleme verursachen würde, etwa Preise, Lagerbestand oder Vertragsbedingungen, sollten Sie sicherer über Regeln ausgeben.

Antwortregel erstellen

Öffnen Sie in der linken Menüleiste die Seite Antwortregeln und klicken Sie auf Regel hinzufügen.
Geben Sie der Regel einen Namen, zum Beispiel „Preisanfrage“.
Legen Sie im Feld Für wen gilt sie? fest: Alle, Erstmals schreibende oder Personen, die bereits geschrieben haben.
Wählen Sie die Art der Übereinstimmung: enthält, genau gleich, beginnt mit oder bei jeder Nachricht.
Tragen Sie die Stichwörter durch Kommas getrennt ein, zum Beispiel fiyat, ücret, kaç para. Unterschiede bei türkischen Sonderzeichen und Satzzeichen werden automatisch ignoriert.
Wählen Sie aus, für welche Konten die Regel gilt.
Fügen Sie die Antworten hinzu. Text, Bilder und Videos können nacheinander gesendet werden.
Speichern Sie und testen Sie die Regel mit Bot testen.

Eine eingehende Nachricht wird ab der Regel mit der kleinsten Reihenfolgenummer geprüft, und die Antworten der ersten passenden Regel werden gesendet. Stellen Sie daher spezielle Regeln nach oben und allgemeine nach unten. Jede Regel können Sie pausieren; in der Tabelle sehen Sie, wie viele Guthaben eine Regel verbraucht.

Empfohlene Regeln für die Ersteinrichtung

Begrüßung: Eine kurze Vorstellung und Hilfeoptionen für Erstkontakte.
Preis: Preisliste oder die Angaben, die für ein Angebot benötigt werden.
Adresse und Uhrzeit: Standort, Arbeitszeiten, Telefonnummer.
Bestellstatus: Nach der Bestellnummer fragen oder an eine zuständige Person weiterleiten.

KI-Antwort einrichten

Öffnen Sie die Seite KI-Antwortbot und aktivieren Sie den Bot.
Wählen Sie unter Anbieter hinzufügen Ihren KI-Anbieter und tragen Sie Ihren API-Schlüssel ein. Im Panel finden Sie für jeden Anbieter einen Link zur Schlüsselseite.
Tragen Sie in die Wissensbasis Ihre Produkte, Preise, Arbeitszeiten, häufig gestellte Fragen und Ihren Gesprächston ein.
Führen Sie mit KI testen einen echten Aufruf durch. Dieser Test sendet keine Nachricht über WhatsApp, verbraucht aber das Kontingent Ihres API-Schlüssels.
Wählen Sie, für welche Konten die KI arbeiten soll.

Mehrere Anbieter werden unterstützt, darunter Gemini, ChatGPT, Claude und Groq. Wenn Sie mehrere Anbieter hinzufügen, wird der oberste zuerst versucht; tritt ein Fehler auf, wechselt das System zum nächsten. Ein Konto kann entweder in den Regeln oder in der KI verwendet werden, nicht in beiden Bereichen gleichzeitig; das Kontolimit gilt für die Summe beider Bereiche und hängt vom Paket ab. Details finden Sie auf der Preisseite.

Antwortpriorität

Option	Wie funktioniert sie?
Zuerst Regeln	Passt keine Regel, antwortet die KI
Zuerst KI	Ist die Antwort in der Wissensbasis nicht enthalten, wird auf die Antwortregeln zurückgegriffen
Nur Regeln	Die KI wird nicht eingesetzt
Nur KI	Die Antwortregeln werden nicht verwendet

Wissensbasis aus Ihren Nachrichten erstellen

Mit der Funktion Entwurf aus meinen Nachrichten erstellen wird aus den Gesprächen des gewählten Zeitraums ein Entwurf erstellt, etwa mit häufig gestellten Fragen und Produktinformationen. Es werden höchstens 3 Monate und 3.000 Nachrichten ausgewertet; Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden maskiert, bevor sie gesendet werden. Die Nachrichten gehen an den von Ihnen gewählten Anbieter über Ihren eigenen API-Schlüssel, und für diese Funktion müssen Sie ausdrücklich zustimmen. Ein Entwurf kann fehlerhafte Angaben enthalten; er wird erst aktiv, wenn Sie ihn geprüft und bestätigt haben. Beachten Sie außerdem Ihre Verantwortung nach dem KVKK-Gesetz.

Den Bot unter Kontrolle halten

Schreiben Sie selbst, dann schweigt der Bot

Schreiben Sie in einem Chat selbst – vom Telefon, über WhatsApp oder aus dem Posteingang –, antwortet der Bot in diesem Chat für die von Ihnen festgelegte Dauer nicht. So greift er nicht ein, während Sie mit einem Kunden sprechen.

Anfrage nach einem Ansprechpartner

Schreibt ein Kunde einen von Ihnen festgelegten Ausdruck wie „Ich möchte mit einer verantwortlichen Person sprechen“, sendet der Bot seine Antwortnachricht, pausiert in diesem Chat und Sie erhalten eine Benachrichtigung. Pausierte Chats können Sie im Posteingang einsehen und fortsetzen.

Arbeitszeiten

Ist die Option Arbeitszeiten aktiv, antwortet der Bot nur an den von Ihnen gewählten Tagen und Uhrzeiten; die Zeiten beziehen sich auf die türkische Zeit. Außerhalb der Arbeitszeit können Sie wählen, dass er schweigt oder jeder Person einmal eine Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten sendet. Möchten Sie rund um die Uhr antworten, lassen Sie diese Einstellung ausgeschaltet.

Schutz vor zu schnellen Antworten

Der Bot antwortet mit einer kurzen Verzögerung und zeigt dabei „schreibt…“ an; derselben Person sendet er nicht zu viele Antworten in kurzer Zeit.

Guthaben

Regelantworten verbrauchen Guthaben; für Text, Bilder und Videos fallen unterschiedliche Beträge an. Die aktuellen Werte stehen oben im Panel. Ihren Kontostand und den Verlauf sehen Sie auf derselben Seite. Die KI nutzt Ihren eigenen API-Schlüssel, daher gelten zusätzlich die Gebühren des Anbieters. Die Regelsimulation im Bildschirm Bot testen sendet keine Nachricht und verbraucht kein Guthaben.

Worauf Sie achten sollten

Verbergen Sie nicht, dass es sich um einen Bot handelt, und leiten Sie bei Bedarf an einen Menschen weiter.
Überwachen Sie die Antworten der KI in den ersten Tagen im Posteingang.
Tragen Sie keine Informationen in die Wissensbasis ein, die nicht geteilt werden sollten.
Aktualisieren Sie die Wissensbasis, wenn sich Produkte oder Preise ändern.
Der Bot antwortet auf eingehende Nachrichten; wenn Sie eine Kampagne versenden möchten, lesen Sie den Leitfaden zu Massennachrichten.

Befinden Sie sich noch in der Auswahlphase für eine Automatisierung, vergleicht der Leitfaden zu WhatsApp-Automatisierungsprogrammen die Optionen. Um Antworten auf Kampagnen abzudecken, können Sie den Bot in Ihren Kampagnenplan einbeziehen.

Häufig gestellte Fragen

Antwortet der Bot, wenn mein Telefon ausgeschaltet ist?

Der Bot arbeitet, solange Ihr WhatsApp-Konto mit dem Panel verbunden ist. Bricht die Verbindung ab, werden keine Antworten gesendet. Behalten Sie daher den Kontostatus im Blick.

Was passiert, wenn die KI falsche Informationen gibt?

Das ist möglich, und die Verantwortung liegt bei Ihrem Unternehmen. Nehmen Sie wichtige Angaben in die Regeln auf, überwachen Sie die Antworten und formulieren Sie die Wissensbasis klar.

Versteht der Bot Türkisch?

Bei der Regelerkennung werden Unterschiede bei türkischen Sonderzeichen ignoriert. Die Sprachqualität der KI hängt vom gewählten Modell ab.

Antwortet der Bot auch in Gruppen?

Nein. Der Bot antwortet nur auf Nachrichten in Einzelchats; in Gruppen, Status und Kanälen arbeitet er nicht.

Ist der KI-Anbieter kostenlos?

Jeder Anbieter hat eigene Preise und gegebenenfalls kostenlose Nutzungsbedingungen. Die aktuellen Informationen erhalten Sie beim Anbieter.