如何建立已获许可的 WhatsApp 客户名单？分步指南
看似最简单的扩大名单方法，也就是从某处找来号码，通常却是代价最高的：会招致投诉，得不到回应，还会让账号面临风险。已获许可的名单增长较慢，但名单上的每一行都是同意接收您消息的人。本文将逐步介绍您应当在哪些环节获取许可、如何保存记录，以及如何在 WapFlow 通讯录中整理名单。
本文仅作一般性说明。关于商业电子信息和个人数据的规定，请根据自身情况咨询专业人士。我们在İYS 与 KVKK 文章中概述了相关框架。
什么是已获许可的名单？
实际上，已获许可的名单是指您能够针对每一位联系人回答以下四个问题的名单：
- 此人是否同意接收您通过 WhatsApp 发送的消息？
- 他是在什么时候、什么地方表示同意的？
- 他同意接收哪种类型的消息：推广、提醒，还是简报？
- 他想取消时，知不知道该怎么做？
如果某个问题您无法回答，那么在把此人加入推广名单之前，请先理清情况。仅仅因为手机号码以某种方式到了您手里，并不能回答以上任何一个问题。
名单中不应包含的内容
- 购买或从他人处转让而来的名单。
- 从网络、地图或群组中收集的号码。
- 为其他目的收集的号码，例如仅为配送而索取的电话。
- 通过默认勾选的复选框获得的"同意"。
- 为其他渠道取得的许可。电子邮件的许可可能并不涵盖 WhatsApp。
第一步：确定您的许可触点
客户与您接触的每一个地方，都可能是一个许可触点。不必同时全部开启，先从最主要的两个开始。
| 触点 | 如何获取？ | 保留的记录是什么？ |
|---|---|---|
| 网站表单 | 不预先勾选的、单独的 WhatsApp 许可框 | 表单记录、日期、当时的文字版本 |
| 付款页面 | 与购买无关的可选复选框 | 订单记录及复选框的状态 |
| 门店收银台 | 由客户本人通过 WhatsApp 发送消息，或签署表格 | 收到的消息或表格 |
| WhatsApp 聊天 | 聊天结束时提出明确的问题，由客户书面回复 | 聊天中的回复 |
| 活动与展会 | 目的明确的登记表 | 表格、活动名称和日期 |
复选框和文字的具体示例，请与您的顾问一起确定。基本原则是：许可必须由本人给出，即由本人勾选复选框，或由本人亲自发送消息。
第二步：通过聊天征得许可
最自然的许可触点，就是您正在交谈的客户。回答完问题后，用一句话询问，不要施加压力。
很高兴能帮到您。我们大约每月会通过 WhatsApp 分享一两次活动和新品信息。如果您想接收，请回复"是"；不需要的话，无需回复。
如果收到"是"，就将此人加入名单。如果没有回复，请不要再问同样的问题。沉默不能视为许可。这只是一个示例文本，请加上您的企业名称和消息类型；它并不能代替法律文件。
这样的询问必须针对每个人单独进行。对陌生人群发同样的"请允许我们发送"文字，即使提问了，也仍可能被视为推广消息。
第三步：建立登记表
获得许可很重要，保留证据同样重要。WapFlow 没有单独的许可字段，面板也不会替您核实许可状态。因此，请自行保存记录。一个简单的 Excel 表格就足够了：
| 号码 | 姓名 | 许可日期 | 来源 | 消息类型 | 文本版本 |
|---|---|---|---|---|---|
| 90 5XX XXX XX XX | 示例客户 | 2026-11-02 | 网站表单 | 推广 | 表单 v2 |
| 90 5XX XXX XX XX | 示例客户 | 2026-11-02 | WhatsApp 聊天 | 推广 | 聊天文本 v1 |
"文本版本"这一列看似是小细节，但当您修改了许可文字时，它能让您知道谁在哪个版本下同意了什么。请限制文件的访问权限，不要放在公共文件夹中。
第四步：将名单整理进通讯录
- 从您的登记表中选出已获许可的联系人，整理为 Excel 文件。号码请包含国家代码。
- 在 WapFlow 的联系人页面打开导入窗口，并对应各列。
- 使用将导入内容加入分组选项，把联系人放入单独的分组，例如"已获许可 - 2026 年 11 月"。
- 如果是通过"添加联系人"逐个添加的，请在备注栏中写明许可来源。
- 使用号码验证器筛除不在 WhatsApp 上的号码。
请不要把已获许可和许可状态不明确的联系人放在同一个分组中。在推广窗口中只选择已获许可的分组，可以降低误发的风险。文件准备的细节请参阅Excel 导入文章。
第五步：确保退订渠道有效
已获许可的名单不仅会不断增长，也会不断剔除不再想接收消息的人。每条推广消息都应提供退出的途径：
如果您不想再收到这些消息，回复 DUR 即可。
请在"设置 > 发送与安全"下开启"自动屏蔽回复 DUR / STOP 的人"选项，该选项默认为关闭。被屏蔽的号码在发送时会被跳过。同时，请在您的登记表中也标记这些人。否则，下次 Excel 导入时，号码可能又会回到通讯录中。发送时虽然仍会检查屏蔽列表，但两份记录保持一致，可以避免混乱。
WapFlow 中的屏蔽列表并不能替代正式的拒绝记录，也与 İYS 没有关联。这一流程的责任由您的企业承担。
已有的旧名单
您的旧号码可能积累了许多年。可以按许可状况将它们分为三组：
- 有记录的：许可日期和来源都清楚的。保留在名单中。
- 只是购买过的：推广许可不一定自动存在。请咨询顾问应如何处理。
- 来源不明的：不要放入推广名单。
下次购物时，可以在收银台或客服聊天中再次征求这些人的许可。清理旧名单会让人数减少，但剩下的人才是您真正想联系的人。
每周检查清单
- 本周每个许可触点各新增了多少条记录？
- 新记录是否已写入登记表并导入通讯录？
- 回复 DUR 的人是否也已在登记表中标记？
- 是否有许可状态不明确的联系人被批量导入通讯录？
- 如果许可文字有改动，是否已更新版本号？
给员工的简短指示
只有当与客户交谈的人知道该做什么时，许可触点才会有效。请把以下四句话交给收银员和客服团队：
- 用一句话告诉客户他将收到什么。
- 让他自己做决定，不要重复询问。
- 不要替客户勾选复选框，也不要替他填写表格。
- 登记表中只记录明确回答"是"的人。
不要把名单数量设为员工的考核目标。一旦设定了数量目标，许可很容易就会变成被迫的许可。
常见问题
有没有既合规又能快速扩大名单的方法？
没有捷径。最快的增长方式，是在客户已经来到的地方让许可变得清晰可见。收银台、网站和聊天是大多数企业的起点。
WapFlow 会替我获取许可吗？
不会。面板负责管理联系人和发送消息。获取并证明许可是企业自身的责任。
名单多久会过时？
很难给出确定的时间。对于长时间没有回应的人，不要继续发送，可以缩短发送频率，或将其移出推广名单。
