Come creare una lista clienti WhatsApp con consenso? Passo dopo passo

Ciò che sembra il modo più facile per far crescere una lista, cioè trovare numeri da qualche parte, di solito è il più costoso: porta reclami, non riceve risposte e mette a rischio l'account. Una lista con consenso cresce più lentamente, ma ogni riga corrisponde a una persona che ha accettato di ricevere messaggi da lei. In questo articolo spieghiamo passo dopo passo dove raccogliere il consenso, come tenere il registro e come organizzare la lista nella guida di WapFlow.

L'articolo ha scopo informativo. Per le regole su comunicazioni commerciali e dati personali si rivolga a un esperto in base alla sua situazione. Abbiamo riassunto il quadro nell'articolo su İYS e KVKK.

Che cos'è una lista con consenso?

In pratica, una lista con consenso è quella in cui per ogni persona sa rispondere a queste quattro domande:

1. Questa persona ha accettato di ricevere messaggi su WhatsApp?
2. Quando e dove lo ha accettato?
3. Quale tipo di messaggi ha accettato: campagne, promemoria, newsletter?
4. Sa come fare se vuole smettere di riceverli?

Se non riesce a rispondere a una di queste domande, chiarisca la situazione prima di inserire quella persona nella lista delle campagne. Il fatto che il numero di telefono sia arrivato in qualche modo a lei non risponde a nessuna di queste domande.

Che cosa non dovrebbe essere in lista

• Liste acquistate o ereditate da altri.
• Numeri raccolti da internet, dalle mappe o dai gruppi.
• Numeri ottenuti per un altro scopo, ad esempio il telefono richiesto solo per la spedizione.
• "Consensi" ottenuti con una casella già spuntata.
• Consensi dati per un altro canale. Il consenso alla e-mail potrebbe non coprire WhatsApp.

Passo 1: Individui i suoi punti di raccolta

Ogni luogo in cui il cliente entra in contatto con lei può essere un punto di raccolta del consenso. Non è necessario attivarli tutti insieme. Cominci dai due più frequentati.

Chiarisca con il suo consulente esempi di caselle e testi in base alla sua attività. La regola di base è questa: il consenso lo dà la persona stessa, cioè è lei a spuntare la casella o a scrivere il messaggio.

Passo 2: Chieda il consenso nella chat

Il punto di raccolta più naturale è il cliente con cui già parla. Dopo aver risposto alla sua domanda, lo chieda con una sola frase, senza fare pressione.

Siamo felici di averla aiutata. Condividiamo campagne e novità circa due volte al mese su WhatsApp. Se desidera riceverle, le basta scrivere "SÌ"; se non le interessa, non deve scrivere nulla.

Se arriva un "SÌ", inserisca la persona nella lista. Se non arriva risposta, non ripeta la stessa domanda. Non consideri il silenzio come consenso. Questo è un testo di esempio; inserisca il nome della sua attività e il tipo di messaggi, non sostituisce un testo legale.

Questa domanda deve essere personale. Inviare in massa lo stesso testo a persone che non hanno dato il consenso può essere considerato un messaggio promozionale, anche se dice "chiediamo il consenso".

Passo 3: Crei la tabella di registrazione

Conservare la prova del consenso è importante quanto raccoglierlo. Su WapFlow non esiste un campo dedicato al consenso e il pannello non verifica al posto suo lo stato del consenso. Per questo deve tenere lei il registro. Un semplice Excel basta:

La colonna della versione del testo sembra un dettaglio, ma le permette di sapere chi ha accettato che cosa quando cambia il testo del consenso. Limiti l'accesso al file e non lo lasci aperto in una cartella condivisa.

Passo 4: Porti la lista nella rubrica in modo ordinato

1. Dal suo registro di consenso selezioni le persone consenzienti e le prepari in Excel. Scriva i numeri con il prefisso internazionale.
2. In WapFlow apra la finestra di importazione dalla pagina Contatti e associ le colonne.
3. Con l'opzione Aggiungi gli importati al gruppo inserisca i contatti in un gruppo separato, ad esempio "Consenso - novembre 2026".
4. Per i contatti che aggiunge uno alla volta con Aggiungi contatto, scriva la fonte del consenso nel campo Nota.
5. Con il verificatore di numeri elimini quelli che non sono su WhatsApp.

Non mescoli nello stesso gruppo le persone con consenso e quelle il cui consenso non è chiaro. Selezionare nella finestra della campagna solo i gruppi con consenso riduce il rischio di invii per errore. I dettagli sulla preparazione del file si trovano nell'articolo sull'importazione da Excel.

Passo 5: Attivi la procedura di uscita

Una lista con consenso non è solo quella che cresce, ma anche quella da cui si può uscire. Mostri la modalità di uscita in ogni messaggio promozionale:

Se non desidera ricevere questi messaggi, le basta scrivere DUR.

Vada in Impostazioni > Invio e sicurezza e attivi l'opzione "Blocca automaticamente chi scrive DUR / STOP". Questa impostazione è disattivata per impostazione predefinita. Segni anche nel registro di consenso la persona che è uscita dalla lista. Altrimenti, alla successiva importazione di Excel, il numero potrebbe tornare nella rubrica. La lista dei bloccati viene comunque controllata al momento dell'invio, ma avere due registri coerenti evita confusione.

La lista dei bloccati di WapFlow non sostituisce un registro ufficiale di rinuncia e non è collegata a İYS. Questo processo è di responsabilità della sua attività.

Se ha una vecchia lista

Potrebbe avere numeri di clienti accumulati per anni. Consideri il loro stato di consenso in tre gruppi:

• Chi ha un registro: data e fonte del consenso noti. Restano in lista.
• Solo chi ha acquistato: il consenso al marketing potrebbe non essere automatico. Chieda al suo consulente come procedere.
• Fonte sconosciuta: non le inserisca nella lista delle campagne.

Al successivo acquisto, alla cassa o nella chat di assistenza, può chiedere di nuovo il consenso a queste persone. Pulire la vecchia lista ne riduce il numero, ma la parte che resta è quella che davvero vuole raggiungere.

Checklist settimanale

• Quante registrazioni sono arrivate questa settimana da ciascun punto di raccolta?
• Le nuove registrazioni sono state inserite nel registro e nella rubrica?
• Le persone che hanno scritto DUR sono state segnate anche nel registro?
• È stata fatta un'importazione in blocco con persone il cui consenso non è chiaro?
• Se il testo del consenso è cambiato, è stato assegnato un nuovo numero di versione?

Breve istruzione per il personale

I punti di raccolta funzionano se la persona che parla con il cliente sa che cosa fare. Dia alla cassa e al team di assistenza questa istruzione in quattro frasi:

1. Dica al cliente in una frase che cosa riceverà.
2. Lasci a lui la decisione, non chieda una seconda volta.
3. Non spunti caselle per conto del cliente e non compili moduli al suo posto.
4. Nel registro di consenso scriva solo chi ha detto un "sì" chiaro.

È importante anche non fare del numero di contatti un obiettivo per il personale. Quando si fissa un obiettivo numerico, i consensi si trasformano facilmente in consensi forzati.

Domande frequenti

Esiste un modo con consenso per far crescere la lista rapidamente?

Non ci sono scorciatoie. L'aumento più rapido si ottiene rendendo visibile il consenso nei punti in cui il cliente arriva già. Cassa, sito e chat sono il punto di partenza per la maggior parte delle attività.

WapFlow raccoglie il consenso?

No. Il pannello gestisce i contatti e invia i messaggi. Ottenere il consenso e dimostrarlo è compito dell'attività.

Dopo quanto tempo una lista diventa obsoleta?

È difficile dare un periodo preciso. Invece di continuare a scrivere a persone che da molto tempo non rispondono, riduca la frequenza o le escluda dagli invii.

Quando la lista è pronta, per il primo invio può consultare la guida ai messaggi di gruppo. Per i pacchetti e la capacità della guida consulti la pagina dei prezzi.