WhatsApp-Kundenliste mit Einwilligung erstellen: Schritt für Schritt

Was wie der einfachste Weg zu mehr Kontakten aussieht, nämlich irgendwo Nummern zu beschaffen, ist meist der teuerste: Es bringt Beschwerden, bleibt ohne Antwort und setzt das Konto aufs Spiel. Eine Liste mit Einwilligung wächst langsamer, aber jede Zeile gehört zu einer Person, die zugestimmt hat, Nachrichten von Ihnen zu erhalten. In diesem Artikel zeigen wir Schritt für Schritt, an welchen Stellen Sie Einwilligungen einholen, wie Sie den Nachweis führen und wie Sie die Liste im WapFlow-Leitfaden aufbauen.

Der Artikel dient der allgemeinen Information. Für Regeln zu kommerziellen Nachrichten und personenbezogenen Daten wenden Sie sich mit Ihrer konkreten Situation an einen Experten. Den Rahmen haben wir im Artikel İYS und KVKK zusammengefasst.

Was bedeutet eine Liste mit Einwilligung?

In der Praxis ist eine Liste mit Einwilligung eine Liste, bei der Sie für jede Person diese vier Fragen beantworten können:

1. Hat diese Person zugestimmt, Nachrichten über WhatsApp von Ihnen zu erhalten?
2. Wann und wo hat sie zugestimmt?
3. Welche Art von Nachricht hat sie akzeptiert: Kampagne, Erinnerung, Newsletter?
4. Weiß sie, wie sie sich wieder abmelden kann?

Können Sie eine dieser Fragen nicht beantworten, klären Sie den Status, bevor Sie die Person in eine Kampagnenliste aufnehmen. Dass Ihnen die Telefonnummer irgendwie bekannt ist, beantwortet keine dieser Fragen.

Was nicht in die Liste gehört

• Gekaufte oder von anderen übernommene Listen.
• Nummern, die aus dem Internet, von Karten oder aus Gruppen gesammelt wurden.
• Nummern, die für einen anderen Zweck erhoben wurden, zum Beispiel eine Telefonnummer, die nur für den Versand angegeben wurde.
• „Zustimmungen“, die über ein vorausgewähltes Kästchen erfolgten.
• Einwilligungen für einen anderen Kanal. Eine E-Mail-Einwilligung erstreckt sich möglicherweise nicht auf WhatsApp.

Schritt 1: Legen Sie Ihre Erfassungspunkte fest

Jeder Ort, an dem der Kunde mit Ihnen in Berührung kommt, kann ein Erfassungspunkt sein. Sie müssen nicht alle gleichzeitig öffnen. Starten Sie mit den beiden meistbesuchten.

Klären Sie Beispiele für Kästchen und Texte mit Ihrem Berater, passend zu Ihrem Geschäft. Die Grundregel lautet: Die Einwilligung gibt die Person selbst, das heißt, sie setzt das Häkchen selbst oder schreibt die Nachricht selbst.

Schritt 2: Fragen Sie im Chat nach der Einwilligung

Der natürlichste Erfassungspunkt ist der Kunde, mit dem Sie ohnehin schreiben. Stellen Sie die Frage in einem Satz, nachdem Sie seine Anfrage beantwortet haben, und üben Sie keinen Druck aus.

Wir freuen uns, wenn wir helfen konnten. Kampagnen und neue Produkte teilen wir ein- bis zweimal im Monat über WhatsApp. Wenn Sie das erhalten möchten, schreiben Sie einfach „JA“. Wenn nicht, müssen Sie nichts tun.

Kommt ein „JA“, nehmen Sie die Person in die Liste auf. Bleibt eine Antwort aus, stellen Sie dieselbe Frage nicht erneut. Schweigen zählt nicht als Einwilligung. Dies ist ein Beispieltext; ergänzen Sie Ihren Firmennamen und die Art der Nachrichten, er ersetzt jedoch keinen rechtlichen Text.

Diese Frage muss persönlich sein. Denselben Text an Personen ohne Einwilligung als Massennachricht zu senden, kann selbst dann als Werbenachricht gelten, wenn darin um Erlaubnis gebeten wird.

Schritt 3: Richten Sie die Nachweistabelle ein

Die Einwilligung zu sammeln ist wichtig, aber auch den Nachweis aufzubewahren. In WapFlow gibt es kein eigenes Bestätigungsfeld, und das Dashboard prüft den Einwilligungsstatus nicht für Sie. Führen Sie den Nachweis daher selbst. Eine einfache Excel-Datei genügt:

Die Spalte Textversion wirkt wie ein kleines Detail, aber sie zeigt Ihnen, wer was akzeptiert hat, wenn Sie den Einwilligungstext ändern. Beschränken Sie den Zugriff auf die Datei und legen Sie sie nicht offen in einem gemeinsamen Ordner ab.

Schritt 4: Übertragen Sie die Liste ordentlich in die Kontakte

1. Wählen Sie aus Ihrer Nachweistabelle die Personen mit Einwilligung aus und bereiten Sie sie als Excel-Datei vor. Schreiben Sie die Nummern mit Ländervorwahl.
2. Öffnen Sie auf der Seite Kontakte in WapFlow das Importfenster und ordnen Sie die Spalten zu.
3. Nehmen Sie die Kontakte mit der Option Importierte der Gruppe hinzufügen in eine eigene Gruppe auf, zum Beispiel „Einwilligung – November 2026“.
4. Tragen Sie bei Kontakten, die Sie einzeln mit Kontakt hinzufügen, die Einwilligungsquelle im Feld Notiz ein.
5. Entfernen Sie mit dem Nummernprüfer diejenigen, die nicht bei WhatsApp sind.

Mischen Sie Personen mit Einwilligung und Personen mit ungeklärtem Status nicht in derselben Gruppe. Wählen Sie im Kampagnenfenster nur Gruppen mit Einwilligung aus, dann sinkt das Risiko eines versehentlichen Versands. Details zur Dateivorbereitung finden Sie im Artikel Excel-Import für Kampagnen.

Schritt 5: Richten Sie den Abmeldeweg ein

Eine Liste mit Einwilligung wächst nicht nur, sondern entfernt auch diejenigen, die nicht mehr möchten. Zeigen Sie in jeder Werbenachricht den Abmeldeweg:

Wenn Sie diese Nachrichten nicht mehr erhalten möchten, schreiben Sie einfach STOP.

Aktivieren Sie unter Einstellungen > Versand und Sicherheit die Option Personen automatisch sperren, die „DUR / STOP“ schreiben. Diese Einstellung ist standardmäßig ausgeschaltet. Markieren Sie Personen, die sich abgemeldet haben, auch in Ihrer Nachweistabelle. Sonst kann die Nummer beim nächsten Excel-Import wieder in den Kontakten auftauchen. Die Sperrliste wird beim Versand ohnehin geprüft, aber konsistente Aufzeichnungen in beiden Systemen verhindern Verwirrung.

Die Sperrliste in WapFlow ersetzt keinen offiziellen Abmeldenachweis und hat keinen Bezug zu İYS. Dieser Prozess liegt in der Verantwortung Ihres Unternehmens.

Haben Sie bereits eine alte Liste?

Es kann sein, dass sich über Jahre Kundennummern angesammelt haben. Betrachten Sie deren Einwilligungsstatus in drei Gruppen:

• Mit Nachweis: Einwilligungsdatum und Quelle sind bekannt. Sie bleiben in der Liste.
• Nur Käufer: Die Einwilligung für Werbung ist möglicherweise nicht automatisch vorhanden. Fragen Sie Ihren Berater, wie Sie vorgehen sollten.
• Quelle unbekannt: Nicht in die Kampagnenliste aufnehmen.

Bei einem der nächsten Einkäufe, an der Kasse oder im Support-Chat können Sie diese Personen erneut um Einwilligung bitten. Eine alte Liste zu bereinigen verringert die Anzahl, aber die verbleibende Zielgruppe ist genau die Gruppe, die Sie tatsächlich erreichen wollen.

Wöchentliche Kontrollliste

• Wie viele Einträge kamen diese Woche von jedem Erfassungspunkt?
• Wurden die neuen Einträge in die Nachweistabelle und in die Kontakte übertragen?
• Sind die Personen, die STOP geschrieben haben, auch in der Tabelle markiert?
• Gab es einen Massenimport in die Kontakte, dessen Status unklar ist?
• Wenn sich der Einwilligungstext geändert hat, wurde eine neue Versionsnummer vergeben?

Kurze Anweisung für das Personal

Erfassungspunkte funktionieren, wenn die Person, die mit dem Kunden spricht, weiß, was zu tun ist. Geben Sie Kasse und Support-Team folgende vier Sätze als Anweisung:

1. Sagen Sie dem Kunden in einem Satz, was er erhält.
2. Überlassen Sie ihm die Entscheidung und fragen Sie nicht ein zweites Mal nach.
3. Setzen Sie niemals im Namen des Kunden ein Häkchen und füllen Sie kein Formular für ihn aus.
4. Tragen Sie in die Nachweistabelle nur diejenigen ein, die ausdrücklich „Ja“ gesagt haben.

Es ist ebenso wichtig, die Anzahl der Liste nicht zum Personalziel zu machen. Wird eine Zahl als Ziel gesetzt, verwandeln sich Einwilligungen leicht in erzwungene Einwilligungen.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es einen zulässigen Weg, die Liste schnell zu vergrößern?

Eine Abkürzung gibt es nicht. Der schnellste Zuwachs entsteht dort, wo die Einwilligung an den Stellen sichtbar ist, an denen die Kunden ohnehin ankommen. Kasse, Website und Chat sind für die meisten Unternehmen der Ausgangspunkt.

Holt WapFlow die Einwilligung ein?

Nein. Das Dashboard verwaltet Kontakte und versendet Nachrichten. Das Einholen und Nachweisen der Einwilligung ist Aufgabe des Unternehmens.

Wie schnell veraltet eine Liste?

Eine feste Zeitspanne lässt sich schwer angeben. Anstatt weiterhin Personen anzuschreiben, die lange nicht geantwortet haben, verkürzen Sie den Zeitraum oder nehmen sie aus dem Versand heraus.

Ist Ihre Liste fertig, finden Sie für den ersten Versand den Leitfaden für Massennachrichten. Für Pakete und Kapazitäten sehen Sie sich die Preisseite an.