كيف تنشئ قائمة عملاء WhatsApp بإذن؟ خطوة بخطوة

ما يبدو أسهل طريقة لتكبير القائمة، أي أن تجد رقمًا من مكان ما، هو غالبًا الأغلى: يأتي بالشكاوى، ولا يحصل على ردود، ويعرّض الحساب للخطر. القائمة المرخّصة تكبر ببطء، لكن كل سطر فيها لشخص وافق على تلقي رسائل منك. في هذه المقالة نشرح خطوة بخطوة نقاط الحصول على الإذن، وكيفية حفظ السجل، وكيفية تنظيم القائمة في دليل WapFlow.

المقالة للتوعية العامة. وللقواعد الخاصة بالرسائل التجارية وحماية البيانات الشخصية استشر مختصًا حسب وضعك. وقد لخّصنا الإطار في مقالة İYS وKVKK.

ما معنى القائمة المرخّصة؟

عمليًا القائمة المرخّصة هي القائمة التي تستطيع فيها الإجابة عن الأسئلة الأربعة التالية لكل شخص:

1. هل وافق هذا الشخص على تلقي رسائل WhatsApp منك؟
2. متى وأين وافق؟
3. أي نوع من الرسائل وافق عليه: حملات، أم تذكيرات، أم نشرة؟
4. هل يعرف ماذا يفعل إذا أراد الانسحاب؟

إذا لم تستطع الإجابة عن سؤال ما فحدد الوضع قبل إضافة الشخص إلى قائمة الحملات. مجرد أن يكون رقم الهاتف قد وصل إليك بطريقة ما لا يجيب عن أي من هذه الأسئلة.

ما الذي يجب ألا يكون في القائمة؟

• القوائم المشتراة أو المنقولة من جهة أخرى.
• أرقام جُمعت من الإنترنت أو الخرائط أو المجموعات.
• أرقام جُمعت لغرض آخر، مثل الهاتف المطلوب للشحن فقط.
• "موافقات" أُخذت بمربع مُعلَّم مسبقًا.
• أذونات أُعطيت لقناة أخرى. قد لا يشمل إذن البريد الإلكتروني WhatsApp.

الخطوة 1: حدد نقاط الحصول على الإذن

كل مكان يلتقي فيه العميل بك يمكن أن يكون نقطة إذن. لا داعي لفتحها كلها في وقت واحد. ابدأ بأكثر نقطتين ازدحامًا.

أمثلة مربعات الإذن ونصوصها حدّدها مع مستشارك وفق نشاطك. القاعدة الأساسية: الإذن يعطيه الشخص نفسه، أي أنه هو من يعلّم المربع أو يكتب الرسالة بنفسه.

الخطوة 2: اطلب الإذن داخل المحادثة

أنسب نقطة للإذن هي العميل الذي تتحدث معه أصلًا. بعد أن تجيب عن سؤاله، اسأل بجملة واحدة دون ضغط:

يسعدنا أن نكون قد ساعدنا. نشارك الحملات وأحدث منتجاتنا عبر WhatsApp مرة أو مرتين في الشهر. إذا أردت استلامها فاكتب "EVET"، وإذا لم ترغب فلا حاجة لكتابة شيء.

إذا جاء "EVET" فأضف الشخص إلى القائمة. وإذا لم يأتِ رد فلا تكرر السؤال نفسه، ولا تعتبر الصمت إذنًا. هذا نص تجريبي، فأضف اسم منشأتك ونوع الرسالة، ولا يحل محل النص القانوني.

يجب أن يُطرح هذا السؤال على الشخص نفسه بشكل فردي. إرسال النص نفسه جماعيًا إلى أشخاص لم يمنحوا إذنًا، حتى لو كان فيه طلب للإذن، قد يُعامل كرسالة ترويجية.

الخطوة 3: أنشئ جدول التسجيل

جمع الإذن لا يقل أهمية عن حفظ دليله. في WapFlow لا يوجد حقل تأكيد منفصل، ولا تتحقق اللوحة من حالة الإذن نيابةً عنك. لذلك احفظ السجل بنفسك. يكفي جدول Excel بسيط:

عمود نسخة النص يبدو تفصيلًا صغيرًا، لكنه يتيح لك معرفة من وافق على أي نص عند تغيير نص الإذن. اجعل الوصول إلى الملف محدودًا، ولا تتركه مفتوحًا في مجلد مشترك.

الخطوة 4: انقل القائمة إلى جهات الاتصال بانتظام

1. من جدول السجل اختر الأشخاص المرخّصين وجهّزهم في Excel. اكتب الأرقام مع رمز الدولة.
2. في WapFlow افتح نافذة الاستيراد من صفحة جهات الاتصال، ثم طابق الأعمدة.
3. استخدم خيار إضافة المستوردين إلى مجموعة لوضعهم في مجموعة منفصلة، مثلًا "مرخّصون - نوفمبر 2026".
4. عند إضافة كل شخص بشكل فردي عبر "إضافة جهة اتصال" اكتب مصدر الإذن في حقل الملاحظة.
5. استبعد من ليس على WhatsApp باستخدام أداة التحقق من الأرقام.

لا تخلط المرخّصين وغير الواضح إذنهم في المجموعة نفسها. اختيار المجموعات المرخّصة فقط في نافذة الحملة يقلل خطر الإرسال الخاطئ. وتفاصيل تحضير الملف موجودة في مقالة نقل Excel إلى الحملة.

الخطوة 5: فعّل طريقة الانسحاب

القائمة المرخّصة ليست قائمة تكبر فقط، بل هي أيضًا قائمة تُخرج من لا يريد. في كل رسالة تسويقية اعرض طريقة الانسحاب:

إذا كنت لا ترغب في تلقي هذه الرسائل فيكفي أن تكتب DUR.

من الإعدادات > الإرسال والأمان فعّل خيار "حظر من يكتبون DUR / STOP تلقائيًا". هذا الإعداد مغلق افتراضيًا. وسجّل الشخص الذي خرج من القائمة في جدول السجل أيضًا، وإلا فقد يعود الرقم إلى جهات الاتصال عند رفع ملف Excel التالي. قائمة الحظر يتم فحصها عند الإرسال على كل حال، لكن تطابق السجلين يمنع الفوضى.

قائمة الحظر في WapFlow لا تغني عن سجل رفض رسمي، ولا علاقة لها بـ İYS. وهذه العملية تقع على عاتق منشأتك.

إذا كانت لديك قائمة قديمة

قد تكون لديك أرقام عملاء تراكمت على مدى سنوات. فكّر في وضع إذنها عبر ثلاث مجموعات:

• من لديهم سجل: الذين نعرف تاريخ إذنهم ومصدره. يبقون في القائمة.
• من اشتروا فقط: قد لا يكون إذن التسويق تلقائيًا. اسأل مستشارك كيف تتصرف.
• من لا نعرف مصدرهم: لا تضعهم في قائمة الحملات.

في المشتريات أو المحادثات الخدمية التالية اطلب منهم إذنًا من جديد بلطف. ومحو القائمة القديمة يخفض العدد، لكن ما يتبقى هو الجمهور الذي تريد الوصول إليه فعلًا.

قائمة أسبوعية

• كم سجلًا جاء هذا الأسبوع من كل نقطة إذن؟
• هل أُدخلت السجلات الجديدة في جدول السجل وجهات الاتصال؟
• هل وُضع وسم على الأشخاص الذين كتبوا DUR في الجدول أيضًا؟
• هل أُجري استيراد جماعي لجهات اتصال غير واضحة الإذن؟
• إذا تغير نص الإذن، هل أُعطي رقم نسخة جديد؟

تعليمات قصيرة للموظفين

نقاط الإذن تعمل إذا كان من يتحدث مع العميل يعرف ماذا يفعل. أعطِ موظفي الصندوق وفريق الدعم هذه التعليمات المكونة من أربع جمل:

1. أخبر العميل بجملة واحدة بما سيستلمه.
2. اترك له القرار، ولا تسأله مرة ثانية.
3. لا تعلّم مربع الإذن نيابة عن العميل، ولا تملأ النموذج عنه.
4. اكتب في جدول السجل فقط من قال "نعم" بوضوح.

ومن المهم أيضًا ألا يتحول عدد القائمة إلى هدف للموظفين. فحين يوضع هدف عددي تتحول الأذونات بسهولة إلى أذونات مُنتزَعة.

الأسئلة الشائعة

هل توجد طريقة مرخّصة لتكبير القائمة بسرعة؟

لا توجد طريقة مختصرة. أسرع زيادة تأتي عندما يكون الإذن ظاهرًا في النقاط التي يصل إليها العميل أصلًا. الصندوق والموقع والمحادثة هي نقطة البداية لمعظم المنشآت.

هل تحصل WapFlow على الإذن؟

لا. اللوحة تدير جهات الاتصال وترسل الرسائل. أخذ الإذن وإثباته مسؤولية المنشأة.

كم تبقى القائمة صالحة؟

يصعب تحديد مدة دقيقة. بدلًا من الاستمرار في مراسلة من لا يردون منذ زمن طويل، قلل وتيرة الرسائل أو استبعدهم من الإرسال.

إذا أصبحت قائمتك جاهزة فيمكنك الاطلاع على دليل الرسائل الجماعية لأول إرسال. ولمعرفة سعة الباقات وجهات الاتصال راجع صفحة الأسعار.