Cara Membuat Daftar Pelanggan WhatsApp yang Berizin: Langkah demi Langkah

Yang tampak seperti cara tercepat untuk memperbesar daftar, yaitu mencari nomor dari suatu tempat, biasanya justru cara yang paling mahal: menimbulkan keluhan, tidak mendapat balasan, dan membahayakan akun. Daftar yang berizin tumbuh lebih lambat, tetapi setiap baris berisi orang yang sudah setuju untuk menerima pesan dari Anda. Dalam artikel ini kami menjelaskan langkah demi langkah titik-titik tempat Anda mengumpulkan izin, cara mencatat izin tersebut, dan cara menyusun daftar di panduan WapFlow.

Artikel ini bersifat informatif secara umum. Untuk aturan tentang pesan komersial dan data pribadi, konsultasikan dengan ahli sesuai kondisi Anda. Kerangkanya sudah kami ringkas dalam artikel tentang İYS dan KVKK.

Apa yang Dimaksud Daftar Berizin?

Dalam praktiknya, daftar berizin adalah daftar yang untuk setiap orang di dalamnya Anda bisa menjawab empat pertanyaan berikut:

1. Apakah orang ini setuju untuk menerima pesan dari Anda melalui WhatsApp?
2. Kapan dan di mana dia menyetujuinya?
3. Jenis pesan apa yang dia setujui: kampanye, pengingat, atau buletin?
4. Apakah dia tahu cara berhenti berlangganan?

Jika Anda tidak bisa menjawab salah satu pertanyaan ini, pastikan dulu statusnya sebelum memasukkan orang tersebut ke daftar kampanye. Fakta bahwa nomor telepon sampai ke tangan Anda dengan cara tertentu tidak menjawab satu pun pertanyaan di atas.

Apa yang Tidak Boleh Ada dalam Daftar

• Daftar yang dibeli atau diambil dari pihak lain.
• Nomor yang dikumpulkan dari internet, peta, atau grup.
• Nomor yang diambil untuk tujuan lain, misalnya telepon yang diminta hanya untuk pengiriman kargo.
• "Persetujuan" yang didapat dari kotak yang sudah dicentang sebelumnya.
• Izin yang diberikan untuk kanal lain. Izin email mungkin tidak mencakup WhatsApp.

Langkah 1: Tentukan Titik Izin Anda

Setiap tempat tempat pelanggan berinteraksi dengan Anda bisa menjadi titik izin. Tidak perlu membukanya semua sekaligus. Mulailah dari dua titik yang paling ramai.

Pastikan contoh kotak dan teks sesuai dengan bisnis Anda bersama konsultan Anda. Aturan dasarnya: izin diberikan oleh orang itu sendiri, artinya dia sendiri yang mencentang kotak atau menulis pesan.

Langkah 2: Minta Izin dalam Percakapan

Titik izin yang paling alami adalah pelanggan yang sudah Anda ajak bicara. Setelah menjawab pertanyaannya, ajukan satu kalimat saja, dan jangan memberi tekanan.

Senang sekali kami bisa membantu. Kami membagikan kampanye dan produk baru kami melalui WhatsApp sekitar satu-dua kali sebulan. Jika Anda ingin menerimanya, cukup tulis "IYA". Jika tidak, Anda tidak perlu membalas.

Jika "IYA" masuk, masukkan orang tersebut ke daftar. Jika tidak ada balasan, jangan menanyakan hal yang sama berulang kali. Jangan anggap diam sebagai izin. Ini hanya contoh teks; tambahkan nama usaha dan jenis pesan Anda, dan ingat bahwa teks ini bukan pengganti dokumen hukum.

Pertanyaan ini harus bersifat personal. Mengirim teks yang sama secara massal kepada orang yang belum memberi izin, meskipun mereka menjawab "ya, saya mau", tetap bisa dinilai sebagai pesan promosi.

Langkah 3: Siapkan Tabel Pencatatan

Mengumpulkan izin sama pentingnya dengan menyimpan buktinya. WapFlow tidak memiliki kolom persetujuan tersendiri dan panel tidak memverifikasi status izin atas nama Anda. Karena itu, catat sendiri. Excel sederhana sudah cukup:

Kolom versi teks tampak seperti detail kecil, tetapi kolom ini membuat Anda tahu siapa yang menyetujui teks apa ketika Anda mengubah teks izin. Batasi akses ke berkas ini dan jangan biarkan terbuka di folder bersama.

Langkah 4: Impor Daftar ke Kontak secara Teratur

1. Dari tabel pencatatan, pilih orang yang berizin lalu siapkan sebagai Excel. Tulis nomor dengan kode negara.
2. Di WapFlow, buka halaman Kontak lalu buka jendela impor, dan cocokkan kolomnya.
3. Gunakan opsi Tambahkan yang diimpor ke grup untuk memasukkan kontak ke grup terpisah, misalnya "Berizin - November 2026".
4. Untuk orang yang Anda tambahkan satu per satu dengan Tambah Kontak, tulis sumber izin di kolom Catatan.
5. Dengan Pemeriksa nomor, singkirkan nomor yang tidak terdaftar di WhatsApp.

Jangan mencampur orang yang berizin dan yang izinnya belum jelas dalam grup yang sama. Dengan hanya memilih grup yang berizin di jendela kampanye, risiko pengiriman yang salah bisa dikurangi. Rincian persiapan berkas tersedia di artikel impor Excel.

Langkah 5: Jalankan Jalur Berhenti Berlangganan

Daftar berizin bukan hanya daftar yang terus bertambah, tetapi juga daftar yang mengeluarkan orang yang tidak ingin menerima pesan. Di setiap pesan pemasaran, tampilkan cara untuk berhenti:

Jika Anda tidak ingin menerima pesan ini, cukup tulis STOP.

Di Pengaturan > Pengiriman dan Keamanan, aktifkan opsi "Otomatis blokir yang menulis DUR / STOP". Pengaturan ini nonaktif secara default. Tandai juga orang yang berhenti berlangganan di tabel pencatatan Anda. Jika tidak, nomor itu bisa kembali ke kontak saat Excel berikutnya diimpor. Daftar blokir tetap diperiksa saat pengiriman, tetapi menjaga kedua catatan tetap konsisten akan mencegah kebingungan.

Daftar blokir di WapFlow tidak menggantikan catatan penolakan resmi dan tidak terhubung dengan İYS. Proses ini menjadi tanggung jawab bisnis Anda.

Jika Anda Sudah Punya Daftar Lama

Anda mungkin memiliki nomor pelanggan yang sudah terkumpul selama bertahun-tahun. Pertimbangkan status izin mereka dalam tiga kelompok:

• Yang punya catatan: Tanggal dan sumber izinnya diketahui. Tetap berada dalam daftar.
• Yang hanya pernah berbelanja: Izin pemasaran mungkin tidak otomatis ada. Tanyakan kepada konsultan Anda bagaimana cara melanjutkannya.
• Yang sumbernya tidak diketahui: Jangan masukkan ke daftar kampanye.

Pada kunjungan berikutnya, di kasir, atau dalam percakapan layanan pelanggan, Anda bisa meminta izin lagi kepada orang-orang ini. Membersihkan daftar lama memang mengurangi jumlahnya, tetapi sisa kontak itulah orang yang benar-benar ingin Anda jangkau.

Daftar Periksa Mingguan

• Minggu ini, berapa banyak catatan yang masuk dari setiap titik izin?
• Apakah catatan baru sudah dimasukkan ke tabel pencatatan dan kontak?
• Apakah orang yang menulis DUR juga sudah ditandai di tabel?
• Apakah ada impor massal ke kontak yang izinnya belum jelas?
• Jika teks izin berubah, apakah sudah diberi nomor versi baru?

Instruksi Singkat untuk Tim

Titik-titik izin hanya berfungsi jika orang yang berbicara dengan pelanggan tahu apa yang harus dilakukan. Berikan instruksi empat kalimat berikut kepada kasir dan tim layanan pelanggan:

1. Katakan kepada pelanggan dalam satu kalimat apa yang akan dia dapatkan.
2. Serahkan keputusan kepadanya, jangan tanyakan untuk kedua kalinya.
3. Jangan mencentang kotak atas nama pelanggan, jangan mengisi formulir untuknya.
4. Tulis di tabel pencatatan hanya mereka yang dengan jelas mengatakan "ya".

Penting juga untuk tidak menjadikan jumlah daftar sebagai target tim. Jika ada target jumlah, izin dengan cepat berubah menjadi izin yang dipaksakan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada cara berizin untuk memperbesar daftar dengan cepat?

Tidak ada jalan pintas. Peningkatan tercepat didapat dengan membuat izin tampil di tempat-tempat yang memang sudah didatangi pelanggan. Kasir, situs web, dan percakapan adalah titik awal bagi kebanyakan bisnis.

Apakah WapFlow yang meminta izin?

Tidak. Panel mengelola kontak dan mengirim pesan. Mendapatkan dan membuktikan izin adalah tugas bisnis Anda.

Dalam berapa lama daftar menjadi usang?

Sulit memberikan angka pasti. Alih-alih terus menulis kepada orang yang lama tidak membalas, kurangi frekuensinya atau keluarkan dari pengiriman.

Jika daftar Anda sudah siap, untuk pengiriman pertama Anda bisa membaca panduan pesan massal. Untuk kapasitas paket dan rincian rehber, lihat halaman harga.