كيف تملأ ملف WhatsApp Business؟ دليل حقل بحقل

غالبًا ما ينظر العميل إلى ملفك الشخصي قبل أن يراسلك لأول مرة. الصورة الفارغة، وسطر الحالة الذي يقول "مرحبًا، أنا أستخدم WhatsApp"، والحساب الذي لا تظهر فيه ساعات العمل، كلها تعطي انطباعًا بأنه رقم شخصي وليس نشاطًا تجاريًا جادًا. ملف Business أشبه بالواجهة الزجاجية للمتجر: يُملأ في ثلاث أو أربع دقائق، ويفيد في مئات المحادثات التالية. في هذه المقالة ستجد شرحًا لوظيفة كل حقل، وكيفية كتابته، وأمثلة يمكنك نسخها وتعديلها.

لماذا يهم الملف الشخصي؟

يجيب الملف الشخصي عن ثلاثة أسئلة: من أنت؟ وهل هذا نشاط يعمل فعلًا؟ ومتى يمكن الوصول إليك؟ فإذا لم يجد العميل هذه الإجابات في الملف، سيضطر إلى سؤالك أو لن يراسلك أصلًا. وعندما يتلقى رسالة جماعية، يتحقق أولًا من المرسل عبر ملفه الشخصي؛ والملف الناقص يضعف مصداقية الرسالة.

قد تختلف أسماء القوائم قليلًا حسب الإصدار. وعادةً تصل إلى إعدادات النشاط التجاري من قائمة النقاط الثلاث في Android، ومن تبويب الإعدادات في iPhone.

ملء الملف حقلًا بحقل

اسم النشاط والصورة

اسم النشاط هو الاسم الذي يظهر على شاشة من تراسله. ومن المهم أن يكون مطابقًا للاسم الذي يراه العميل على اللافتة أو في الفاتورة أو في Google، لأن ذلك يعطي إحساسًا بالثقة. كتابة "Güneş Optik - Gözlük Cam Lens En Ucuz" بدلًا من "Güneş Optik" تبدو منفّرة، وقد تزيد من احتمال الإبلاغ عن الحساب. وتذكّر أن تغييرات الاسم تخضع للمراجعة من WhatsApp، وقد لا تُقبل بعض الأسماء.

للصورة، يناسبك شعار مربع أو صورة واضحة لواجهة المحل تُلتقط من الباب. وبما أنها تُعرض بحجم صغير، فالكتابة الرفيعة والتصاميم المعقدة لا تعطي نتيجة جيدة.

الوصف: قصير ومحدد

حقل الوصف مساحته محدودة، فلا تحاول وضع كتاب كامل فيه. اذكر أولًا ما تقوم به، ثم متى يمكن مراسلتك. الأمثلة التالية من نسج الخيال.

أمثلة على الأوصاف

ورشة زهور عائلية في Kadıköy منذ 2012. يمكنك المراسلة للطلبات وزهور الجنازات والأعراس. من الاثنين إلى الجمعة 09.00-19.00.

دورة لغة إنجليزية للأطفال والبالغين في Ataşehir. راسلنا لتحديد المستوى ومعلومات التسجيل، ويعود البرنامج إليك في موعد أقصاه اليوم التالي.

تجارة جملة للمنسوجات مقرها Bursa. للوكالات وطلبات العينات، اكتب اسم شركتك ومجموعة المنتجات التي تهتم بها.

كل واحد من هذه الأوصاف يحتوي على معلومة واضحة واحدة: ما العمل، وأين، وكيف يُتواصل معك. لا تضع في الوصف معلومات تتغير كثيرًا مثل سعر الحملة أو تاريخها، فهي تُنسى وتصبح خاطئة.

العنوان وساعات العمل

إذا كان لديك مكان يُزار، كمتجر أو مكتب، فأضف العنوان وموقعه على الخريطة. بذلك لن يحتاج العميل إلى أن يكتب "كيف أصل إليك؟". أما إذا كنت تعمل عبر الإنترنت فقط، فلا يلزمك ملء حقل العنوان.

كن صادقًا في ساعات العمل. إذا كتبت "من الاثنين إلى الجمعة 09.00-18.00" ثم ترد عند السادسة مساءً، فلا مشكلة في ذلك. أما إذا كتبت "24/7" ثم بقيت صامتًا حتى الصباح، فسيُخيَّب توقع العميل. وحدّث الساعات مسبقًا في أيام العطل الرسمية والأعياد. ولاختيار ما تردّ به على من يراسلك خارج ساعات العمل، يمكنك الاختيار من أمثلة رسائل الرد التلقائي.

الروابط وإشارات الثقة

• الاتساق: يجب أن يكون رقم الهاتف والعنوان والاسم متطابقة في موقعك الإلكتروني وملف نشاطك في Google وفي WhatsApp. فالمعلومات المختلفة تثير الشك لدى العميل.
• روابط تعمل: جرّب الرابط الذي أضفته في خانة الموقع الإلكتروني من هاتف آخر، للتأكد من أنه يُفتح.
• الكتالوج: إذا كان لديك عدة منتجات، فميزة الكتالوج في Business تعمل كواجهة عرض في الملف. وإذا كتبت الأسعار فحدّثها باستمرار.
• رابط مختصر ورمز QR: يُنشئ تطبيق Business رابطًا ورمز QR يتيح للعملاء بضغطة واحدة بدء محادثة معك. يمكنك إضافته إلى بطاقة العمل، وزجاج الواجهة، والسيرة الذاتية على وسائل التواصل.

شارات مثل العلامة الخضراء للتحقق لا تُكتسب بمجرد ملء الملف؛ إذ تمنحها WhatsApp وفق معاييرها الخاصة. لا تستخدم معلومات مزيفة أو اسمًا مبالغًا فيه بهدف الحصول على شارة.

قبل وبعد: وجهان لملف واحد

من خلال نشاط افتراضي لغسيل السيارات، يظهر الفرق كالتالي:

العميل الذي يرى الملف الثاني يعرف بالفعل ما يريده، وفي أي وقت وأين. لذلك لا تضطر أول رسالتين في المحادثة إلى السؤال عن العنوان والوقت، وينتقل الحديث مباشرة إلى الحجز. وهذا يخفف كذلك عبء الردود اليومي عن فريقك.

تحديث معلومات الملف لا يتوقف عند تغييرها مرة واحدة. فعند افتتاح فرع جديد، أو الانتقال إلى مكان آخر، أو تغيير نظام العمل، اجعل تحديث الملف أول خطوة، لأن العميل يبحث عن المعلومة هناك أولًا.

قائمة مراجعة للملف

1. هل صورة الملف واضحة وحديثة؟
2. هل اسم النشاط مطابق تمامًا للافتة والموقع الإلكتروني؟
3. هل الوصف لا يتجاوز جملتين ولا يحتوي على وعود مرتبطة بوقت؟
4. هل العنوان وموقع الخريطة صحيحان؟
5. هل ساعات العمل حقيقية، وهل أُضيفت عطل الأعياد؟
6. هل البريد الإلكتروني والموقع الإلكتروني يعملان؟
7. هل راسلت رقمك من هاتف آخر لترى كيف يظهر الملف للطرف الآخر؟

كرر هذه القائمة كل ثلاثة أشهر. فالعنوان وساعات العمل ومعلومات المنتجات تتقادم بصمت.

العلاقة بين الملف والحملة

عندما ترسل رسالة جماعية إلى شخص ما، من الأشياء الأولى التي يفعلها المستلم أن ينظر إلى من أرسلها. إذا لم يكن رقمك محفوظًا لديه، فملفك الشخصي هو المرجع الوحيد. وإذا كنت ستنفذ حملة من لوحة مثل WapFlow، فاملأ ملفك مسبقًا، لأن الاسم والوصف في الملف يدعمان مصداقية رسالتك. وتذكّر أن WapFlow لا يغيّر ملف Business الخاص بك؛ فهذه الإعدادات تتم من تطبيق WhatsApp Business على الهاتف. ولبقية تخطيط الحملة، يمكنك الاطلاع على دليل الحملات.

إذا كنت تريد الانتقال من حساب WhatsApp العادي إلى حساب Business، فاطلع على دليل تطبيق Business لمعرفة الفروق التي يحملها هذا الانتقال والنقاط التي تستحق الانتباه.

نصائح صغيرة حسب القطاع

• المطاعم والمقاهي: أبرز رابط القائمة ووقت الحجز والعنوان.
• الصحة والجمال: لا تكتب وعودًا بالعلاج أو ادعاءات "قبل وبعد"، فالتشريعات الإعلانية تقيّد هذه المجالات بشدة. اكتفِ بوصف الخدمة ومعلومات التواصل.
• المحاماة والاستشارات المالية: لا تضع في الملف عبارات تتطلب سرية؛ ويكفي أن توجّه العميل إلى حجز موعد بدلًا من عبارة "أرسل ملفك هنا".
• التجارة الإلكترونية: أضف في الوصف مكان العثور على رقم الطلب، وما الذي يُكتب للحصول على معلومات الشحن.

أسئلة شائعة

هل يمكنني تعديل ملف Business من الحاسوب؟

تتم إدارة إعدادات الملف غالبًا من تطبيق الهاتف. أما الحقول القابلة للتعديل في نسخة الحاسوب فتعتمد على الإصدار الحالي لـ WhatsApp.

هل يمكنني تغيير اسم النشاط لاحقًا؟

نعم، لكن تغيير الاسم كثيرًا يربك العميل. حافظ على الاسم ثابتًا ما لم يكن هناك تغيير قانوني أو تغيير في العلامة التجارية.

هل المعلومات في الملف مرئية للجميع؟

نعم، يستطيع أي شخص يفتح ملفك رؤية هذه الحقول. لا تكتب رقم هاتفك الشخصي أو عنوان منزلك أو أي معلومة خاصة.

ماذا أفعل إذا كان لدي عدة فروع؟

إذا كانت كل فرع تستخدم رقمًا منفصلًا، فاملأ ملف كل رقم بعنوان الفرع وساعات عمله. وإذا كنت تخدم عدة فروع برقم واحد، فاذكر أسماء الفروع باختصار في الوصف، واكتب الفرع الرئيسي في حقل العنوان. وإذا اختلط على العميل أي فرع يتحدث معه، فقد يذهب إلى المكان الخطأ؛ لذلك يفيد تأكيد الفرع في الرد الأول.

هل أستطيع إضافة ساعات العمل في الحساب العادي أيضًا؟

حقول مثل ساعات العمل والعنوان والكتالوج خاصة بحساب Business. أما الحساب العادي فيحتوي فقط على الاسم والصورة ونص "حول".

هل ملء الملف يحمي الحساب من التقييد؟

لا. الملف المكتمل يعطي إحساسًا بالثقة، لكنه لا يزيل خطر الرسائل غير المرغوب فيها أو الشكاوى الكثيرة. وبخصوص أمان الحساب، راجع مقالة أسباب تقييد الحساب.

بعد أن تنظّم ملفك، إذا أردت إدارة قائمة عملائك وحملاتك وردودك التلقائية من لوحة واحدة، يمكنك تجربة WapFlow وربط حساب Business الخاص بك باللوحة.