چگونه پروفایل WhatsApp Business را کامل کنیم؟ راهنمای فیلد به فیلد

پیش از آن‌که مشتری برای نخستین بار به شما پیام بدهد، اغلب ابتدا به پروفایل شما نگاه می‌کند. عکس خالی، خطی در بخش وضعیت با نوشته‌ی «سلام، من WhatsApp دارم» و حسابی بدون اطلاعات ساعات کاری، بیشتر تصویر یک شماره‌ی شخصی را می‌سازد تا یک کسب‌وکار جدی. پروفایل Business مانند ویترین است: در سه چهار دقیقه کامل می‌شود و در صدها گفتگوی بعدی به کار می‌آید. در این نوشته کارکرد هر فیلد، شیوه‌ی نوشتن آن و نمونه‌هایی را خواهید دید که می‌توانید کپی کنید و متناسب با کار خود تغییر دهید.

چرا پروفایل مهم است؟

پروفایل به سه پرسش پاسخ می‌دهد: این کیست؟ آیا واقعاً یک کسب‌وکار فعال است؟ چه موقع می‌توانم به او دسترسی پیدا کنم؟ اگر مشتری این پاسخ‌ها را در پروفایل پیدا نکند، ناچار می‌شود از شما بپرسد یا اصلاً پیام نمی‌دهد. وقتی پیام همگانی دریافت می‌کند هم برای فهمیدن فرستنده نخست به پروفایل نگاه می‌کند؛ پروفایل ناقص اعتبار پیام را پایین می‌آورد.

نام منوها بسته به نسخه‌ی برنامه ممکن است کمی فرق کند. تنظیمات کسب‌وکار معمولاً در Android از منوی سه‌نقطه و در iPhone از برگه‌ی تنظیمات در دسترس است.

تکمیل پروفایل فیلد به فیلد

نام کسب‌وکار و عکس

نام کسب‌وکار همان نامی است که روی صفحه‌ی گیرنده‌ی پیام شما نمایش داده می‌شود. وقتی همان نامی باشد که مشتری روی تابلو، فاکتور یا در Google می‌بیند، اعتماد ایجاد می‌شود. نوشتن «Güneş Optik - Gözlük Cam Lens En Ucuz» به جای «Güneş Optik» هم دافعه ایجاد می‌کند و هم احتمال گزارش شدن حساب را بالا می‌برد. یادتان باشد که تغییر نام توسط WhatsApp بررسی می‌شود و برخی نام‌ها ممکن است پذیرفته نشوند.

برای عکس، یک لوگوی مربعی یا تصویر واضح از ورودی مغازه خوب عمل می‌کند. چون عکس در اندازه‌ی کوچک دیده می‌شود، نوشته‌های ریز و طرح‌های پیچیده به کار نمی‌آیند.

توضیحات: کوتاه و مشخص

بخش توضیحات جای محدودی دارد؛ کتاب خود را در آن جا ندهید. اول بگویید چه کاری انجام می‌دهید، بعد بگویید چه موقع می‌توانند به شما پیام بدهند. نمونه‌های زیر تخیلی هستند.

نمونه توضیحات

گل‌فروشی خانوادگی از سال ۲۰۱۲ در کادیکوی. برای سفارش گل، تشییع جنازه و عروسی می‌توانید پیام بدهید. روزهای کاری ۰۹:۰۰ تا ۱۹:۰۰.

کلاس زبان انگلیسی برای کودکان و بزرگسالان در آتاشهیر. برای تعیین سطح و اطلاعات ثبت‌نام پیام بدهید؛ برنامه حداکثر تا فردای آن روز پاسخ داده می‌شود.

عمده‌فروشی منسوجات با مرکزیت بورسا. برای نمایندگی و درخواست نمونه، نام شرکت و گروه محصولی مورد علاقه‌تان را بنویسید.

هر سه یک اطلاع روشن دارند: چه کاری انجام می‌شود، کجا، و چگونه می‌توان تماس گرفت. قیمت کمپین و تاریخ‌ها را که زود عوض می‌شوند در توضیحات نگذارید؛ فراموش می‌شوند و نادرست می‌مانند.

نشانی و ساعات کاری

اگر محل کسب‌وکار شما مانند مغازه یا دفتر است که مشتری به آن مراجعه می‌کند، نشانی و موقعیت روی نقشه را اضافه کنید. دیگر لازم نیست مشتری بپرسد «چطور بیایم؟». اگر فقط به‌صورت آنلاین کار می‌کنید، لازم نیست نشانی را پر کنید.

در ساعات کاری صادق باشید. اگر در پروفایل «روزهای کاری ۰۹:۰۰ تا ۱۸:۰۰» نوشته‌اید و ساعت شش عصر پاسخ می‌دهید، مشکلی نیست؛ اما اگر «۲۴ ساعته» بنویسید و تا صبح بی‌پاسخ بمانید، انتظار مشتری خدشه‌دار می‌شود. برای تعطیلات رسمی و عیدها ساعات را از قبل به‌روز کنید. برای این‌که به کسانی که خارج از ساعت کاری پیام می‌دهند چه پاسخی بدهید، می‌توانید از نمونه‌های پیام پاسخ خودکار انتخاب کنید.

پیوندها و نشانه‌های اعتماد

• یکدستی: شماره تلفن، نشانی و نام باید در وب‌سایت، پروفایل کسب‌وکار در Google و در WhatsApp یکسان باشد. اطلاعات متفاوت، ظن مشتری را برمی‌انگیزد.
• پیوندهای سالم: نشانی‌ای را که در فیلد وب‌سایت می‌گذارید، با یک تلفن باز کنید و ببینید که باز می‌شود.
• کاتالوگ: اگر چند محصول دارید، قابلیت کاتالوگ Business در پروفایل مانند ویترین عمل می‌کند. اگر قیمت می‌نویسید، آن را به‌روز نگه دارید.
• پیوند کوتاه و کد QR: برنامه‌ی Business پیوند و کد QR می‌سازد که مشتری با یک لمس می‌تواند گفتگو را با شما آغاز کند. می‌توانید آن را روی کارت ویزیت، شیشه‌ی ویترین و بیوگرافی شبکه‌های اجتماعی بگذارید.

نشان‌هایی مانند علامت تأیید سبز با پر کردن پروفایل به دست نمی‌آیند؛ WhatsApp آن‌ها را بر اساس معیارهای خودش می‌دهد. برای گرفتن نشان، اطلاعات جعلی یا نام اغراق‌شده به کار نبرید.

قبل و بعد: دو وضعیت یک پروفایل

از روی یک کسب‌وکار تخیلی شستشوی خودرو، تفاوت این‌گونه دیده می‌شود:

مشتری که به پروفایل دوم نگاه می‌کند، از قبل می‌داند چه می‌خواهد، در چه ساعتی و کجاست. بنابراین دو پیام اول گفتگو صرف پرسیدن نشانی و ساعت نمی‌شود و مستقیم به وقت‌گرفتن می‌رسد. این کار بار پاسخ‌گویی روزانه‌ی تیم شما را هم سبک می‌کند.

اطلاعات پروفایل با یک بار تغییر تمام نمی‌شود. وقتی شعبه‌ی جدید باز می‌کنید، جابه‌جا می‌شوید یا ساعت کاری‌تان تغییر می‌کند، اولین کار باید به‌روزرسانی پروفایل باشد؛ چون مشتری اطلاعات را ابتدا آن‌جا جست‌وجو می‌کند.

فهرست بررسی پروفایل

1. آیا عکس پروفایل واضح و به‌روز است؟
2. آیا نام کسب‌وکار دقیقاً همان نام تابلو و وب‌سایت است؟
3. آیا توضیحات از دو جمله فراتر نمی‌رود و وعده‌ی زمان‌دار ندارد؟
4. آیا نشانی و موقعیت روی نقشه درست است؟
5. آیا ساعات کاری واقعی است و تعطیلات عید ثبت شده‌اند؟
6. آیا ایمیل و وب‌سایت کار می‌کنند؟
7. آیا با تلفن دیگری به شماره‌ی خود پیام داده‌اید و دیده‌اید پروفایل از طرف مقابل چگونه نمایش داده می‌شود؟

این فهرست را هر سه ماه یک بار تکرار کنید. نشانی، ساعت و اطلاعات محصول، اطلاعاتی هستند که بی‌صدا کهنه می‌شوند.

رابطه‌ی پروفایل با کمپین

وقتی به کسی پیام همگانی می‌فرستید، یکی از کارهای اول گیرنده نگاه کردن به فرستنده است. اگر شماره‌ی شما در مخاطبین او نباشد، پروفایل تنها مرجع اوست. اگر کمپین را از پنلی مانند WapFlow اجرا می‌کنید، پروفایل را از قبل کامل کنید؛ چون نام و توضیحات پروفایل از اعتبار پیام شما پشتیبانی می‌کند. توجه داشته باشید که WapFlow پروفایل Business شما را تغییر نمی‌دهد؛ این تنظیمات از خود برنامه‌ی WhatsApp Business روی گوشی انجام می‌شود. برای بقیه‌ی برنامه‌ریزی کمپین، راهنمای کمپین را بخوانید.

اگر می‌خواهید از حساب معمولی WhatsApp به حساب Business بروید، برای تفاوت‌ها و نکات قابل توجه این انتقال، راهنمای برنامه‌ی Business را ببینید.

نکات کوچک بر اساس صنف

• رستوران و کافه: پیوند منو، ساعت رزرو و نشانی را برجسته کنید.
• سلامت و زیبایی: وعده‌ی درمان یا ادعای «قبل و بعد» ننویسید؛ مقررات تبلیغات در این حوزه‌ها محدودکننده است. فقط خدمات و اطلاعات تماس بدهید.
• وکالت و مشاوره‌ی مالی: عبارتی که نیاز به محرمانگی دارد در پروفایل نباشد؛ به جای «پرونده‌تان را این‌جا بفرستید»، مشتری را برای قرار ملاقات راهنمایی کنید.
• تجارت الکترونیک: در توضیحات بنویسید شماره‌ی سفارش را از کجا پیدا کنند و برای اطلاعات مرسوله چه بنویسند.

پرسش‌های متداول

آیا می‌توانم پروفایل Business را از رایانه ویرایش کنم؟

تنظیمات پروفایل بیشتر از طریق برنامه‌ی گوشی مدیریت می‌شود. این‌که در نسخه‌ی رایانه‌ای کدام فیلدها قابل ویرایش‌اند، به نسخه‌ی فعلی WhatsApp بستگی دارد.

آیا بعداً می‌توانم نام کسب‌وکارم را عوض کنم؟

می‌توانید، اما تغییر مکرر مشتری را گیج می‌کند. مگر این‌که تغییر حقوقی یا برندی در کار باشد، نام را ثابت نگه دارید.

آیا اطلاعات پروفایل عمومی است؟

بله، هر کسی که پروفایل شما را باز کند این فیلدها را می‌بیند. شماره تلفن شخصی، نشانی منزل یا اطلاعات خصوصی ننویسید.

اگر چند شعبه دارم چه کار کنم؟

اگر هر شعبه شماره‌ی جداگانه دارد، پروفایل هر شماره را با نشانی و ساعات همان شعبه کامل کنید. اگر با یک شماره به چند شعبه خدمت می‌دهید، نام شعبه‌ها را در توضیحات کوتاه فهرست کنید و در فیلد نشانی شعبه‌ی اصلی را بنویسید. اگر معلوم نباشد کدام شعبه پیام می‌دهد، مشتری ممکن است به محل اشتباه برود؛ به همین دلیل تأیید شعبه در پاسخ اول مفید است.

آیا در حساب معمولی هم می‌توانم ساعت کاری اضافه کنم؟

ساعت کاری، نشانی و کاتالوگ مخصوص حساب Business هستند. حساب معمولی فقط نام، عکس و متن «درباره» را دارد.

آیا تکمیل پروفایل از محدود شدن حساب جلوگیری می‌کند؟

نه. پروفایل کامل اعتماد ایجاد می‌کند، اما خطر پیام‌های بدون اجازه و شکایت زیاد را از بین نمی‌برد. درباره‌ی امنیت حساب، به یادداشت دلایل محدودیت حساب مراجعه کنید.

پس از مرتب کردن پروفایل، اگر می‌خواهید فهرست مشتری، کمپین‌ها و پاسخ‌های خودکار را از یک پنل مدیریت کنید، می‌توانید WapFlow را امتحان کنید و حساب Business خود را به پنل وصل کنید.