Cara Mengisi Profil WhatsApp Business, Kolom demi Kolom

Sebelum pelanggan menulis pertama kali, mereka sering melihat profil Anda terlebih dahulu. Foto kosong, baris status yang bertuliskan "Halo, saya pakai WhatsApp", dan akun tanpa informasi jam kerja memberi kesan nomor pribadi, bukan usaha yang serius. Profil Business seperti etalase toko: butuh tiga sampai empat menit untuk diisi, dan manfaatnya terasa di ratusan percakapan berikutnya. Dalam artikel ini Anda akan menemukan fungsi setiap kolom, cara menulisnya, dan contoh yang bisa Anda salin lalu sesuaikan.

Mengapa Profil Penting?

Profil menjawab tiga pertanyaan: Ini siapa? Apakah ini usaha yang benar-benar beroperasi? Kapan saya bisa menghubungi? Jika pelanggan tidak menemukan jawaban ini di profil, mereka harus bertanya kepada Anda atau tidak menghubungi sama sekali. Saat menerima pesan massal, mereka juga memeriksa profil untuk memastikan siapa pengirimnya; profil yang tidak lengkap menurunkan kepercayaan terhadap pesan tersebut.

Nama menu bisa sedikit berbeda tergantung versi aplikasi. Pengaturan usaha biasanya dapat dibuka dari menu tiga titik di Android, atau dari tab Pengaturan di iPhone.

Mengisi Profil Kolom demi Kolom

Nama Usaha dan Foto

Nama usaha adalah nama Anda yang tampil di layar orang yang Anda hubungi. Akan terasa lebih meyakinkan jika namanya sama dengan yang dilihat pelanggan di papan nama, faktur, atau Google. Menulis "Surya Optik - Kacamata Lensa Murah Terlengkap" alih-alih "Surya Optik" membuat kesan spam dan bisa meningkatkan kemungkinan akun dilaporkan. Ingat juga bahwa perubahan nama dipantau oleh WhatsApp dan beberapa nama mungkin tidak diterima.

Untuk foto, logo persegi atau gambar toko yang diambil dari depan pintu dengan jelas akan berfungsi dengan baik. Karena foto ditampilkan dalam ukuran kecil, tulisan tipis dan desain yang rumit tidak akan terbaca.

Deskripsi: Singkat dan Konkret

Kolom deskripsi terbatas; jangan mencoba memasukkan seluruh buku di sini. Sebutkan dulu apa yang Anda kerjakan, lalu kapan orang bisa menghubungi Anda. Contoh berikut bersifat fiktif.

Contoh deskripsi

Toko bunga keluarga di Kebayoran sejak 2012. Bisa pesan untuk bunga duka dan pernikahan. Senin-Jumat 09.00-19.00.

Kursus bahasa Inggris untuk anak dan dewasa di Tangerang. Hubungi untuk tes level dan info pendaftaran, program akan kembali paling lambat keesokan harinya.

Grosir tekstil dari Bandung. Untuk permintaan kemitraan dan contoh produk, tulis nama perusahaan Anda dan kelompok produk yang Anda minati.

Ketiganya memuat satu informasi yang jelas: apa yang dikerjakan, di mana, dan bagaimana cara menghubungi. Jangan memasukkan informasi yang sering berubah seperti harga promo dan tanggal; informasi itu cepat terlewat dan menjadi salah.

Alamat dan Jam Kerja

Jika Anda memiliki tempat yang didatangi pelanggan, seperti toko atau kantor, tambahkan alamat dan lokasi peta. Pelanggan tidak perlu bertanya "bagaimana saya ke sana?". Jika Anda hanya beroperasi secara daring, Anda tidak wajib mengisi alamat.

Jujurlah tentang jam kerja. Jika profil menulis "Senin-Jumat 09.00-18.00" dan Anda membalas pukul enam sore, tidak ada masalah; tetapi jika menulis "24 jam" lalu diam sampai pagi, harapan pelanggan akan kecewa. Perbarui jam kerja sebelum hari libur nasional dan Lebaran. Untuk menentukan balasan bagi yang menulis di luar jam kerja, Anda bisa memilih dari contoh pesan balasan otomatis.

Tautan dan Sinyal Kepercayaan

• Konsistensi: Nomor telepon, alamat, dan nama harus sama di situs web Anda, profil Google Bisnis, dan WhatsApp. Informasi yang berbeda membuat pelanggan ragu.
• Tautan yang berfungsi: Coba buka alamat situs web yang Anda cantumkan dari ponsel.
• Katalog: Jika Anda punya beberapa produk, fitur katalog Business berfungsi sebagai etalase di profil. Jika Anda mencantumkan harga, pastikan selalu diperbarui.
• Tautan pendek dan kode QR: Aplikasi Business membuat tautan dan kode QR yang memungkinkan pelanggan memulai percakapan dengan satu ketukan. Anda bisa mencantumkannya di kartu nama, kaca etalase, dan bio media sosial.

Lencana seperti tanda verifikasi hijau tidak didapat hanya dengan melengkapi profil; WhatsApp memberikannya berdasarkan kriteria mereka sendiri. Jangan memakai informasi palsu atau nama yang dibesar-besarkan demi mendapatkan lencana.

Sebelum dan Sesudah: Dua Wajah dari Profil yang Sama

Dengan contoh fiktif sebuah usaha cuci mobil, perbedaannya terlihat seperti ini:

Pelanggan yang menulis ke profil kedua sudah tahu apa yang ia inginkan, kapan, dan di mana. Dengan demikian, dua pesan pertama percakapan tidak perlu lagi menanyakan alamat dan jam, dan langsung membahas janji temu. Ini juga meringankan beban balasan harian tim Anda.

Mengubah informasi profil tidak berhenti pada satu kali saja. Saat Anda membuka cabang baru, pindah lokasi, atau mengubah jadwal kerja, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memperbarui profil, karena pelanggan akan mencarinya di sana lebih dulu.

Daftar Periksa Profil

1. Apakah foto profil jelas dan sudah terbaru?
2. Apakah nama usaha sama persis dengan papan nama dan situs web?
3. Apakah deskripsi tidak lebih dari dua kalimat dan tidak berisi janji yang terikat waktu?
4. Apakah alamat dan lokasi peta sudah benar?
5. Apakah jam kerja sudah sesuai kenyataan dan libur nasional sudah dicatat?
6. Apakah email dan situs web berfungsi?
7. Sudahkah Anda mengirim pesan ke nomor Anda dari telepon lain dan melihat bagaimana profil tampak dari sisi lawan bicara?

Ulangi daftar periksa ini tiga bulan sekali. Alamat, jam, dan informasi produk adalah jenis informasi yang diam-diam menjadi usang.

Hubungan Profil dengan Kampanye

Saat Anda mengirim pesan massal kepada seseorang, salah satu hal pertama yang dilakukan penerima adalah memeriksa siapa pengirimnya. Jika nomor Anda tidak tersimpan di kontak mereka, profil adalah satu-satunya referensi. Jika Anda akan berkampanye dari panel seperti WapFlow, isi profil Anda terlebih dahulu, karena nama dan deskripsi di profil memperkuat kepercayaan terhadap pesan Anda. Perlu diingat, WapFlow tidak mengubah profil Business Anda; pengaturan itu dilakukan dari aplikasi WhatsApp Business di ponsel. Untuk sisa perencanaan kampanye, Anda bisa membaca panduan kampanye.

Jika Anda ingin beralih dari akun WhatsApp biasa ke akun Business, baca panduan aplikasi Business untuk mengetahui perbedaan dan hal-hal yang perlu diperhatikan saat beralih.

Tips Singkat Berdasarkan Sektor

• Restoran dan kafe: Tonjolkan tautan menu, jam reservasi, dan alamat.
• Kesehatan dan kecantikan: Jangan menulis janji kesembuhan atau klaim sebelum dan sesudah; aturan periklanan membatasi hal ini di bidang tersebut. Cukup cantumkan layanan dan informasi kontak.
• Hukum dan konsultan pajak: Jangan cantumkan kalimat yang memerlukan kerahasiaan di profil; daripada menulis "kirim berkas Anda di sini", arahkan ke janji temu.
• E-commerce: Tambahkan di deskripsi cara menemukan nomor pesanan dan informasi apa yang perlu ditulis untuk pengiriman.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bisakah saya mengedit profil Business dari komputer?

Pengaturan profil umumnya dikelola dari aplikasi di ponsel. Kolom mana saja yang bisa diedit di versi komputer bergantung pada versi WhatsApp yang sedang berjalan.

Bisakah saya mengubah nama usaha nanti?

Bisa, tetapi perubahan yang sering membuat pelanggan bingung. Kecuali ada perubahan hukum atau merek, pertahankan nama yang sama.

Apakah informasi di profil bisa dilihat semua orang?

Ya, siapa pun yang membuka profil Anda dapat melihat kolom-kolom ini. Jangan menulis nomor telepon pribadi, alamat rumah, atau informasi rahasia.

Bagaimana jika saya punya beberapa cabang?

Jika setiap cabang memakai nomor sendiri, isi profil setiap nomor dengan alamat dan jam kerja cabang tersebut. Jika satu nomor melayani beberapa cabang, tulis nama cabang secara singkat dalam deskripsi dan cantumkan cabang utama di kolom alamat. Jika tidak jelas cabang mana yang sedang berkomunikasi, pelanggan bisa datang ke tempat yang salah; karena itu, memastikan cabangnya pada balasan pertama akan membantu.

Bisakah saya menambahkan jam kerja di akun biasa juga?

Kolom seperti jam kerja, alamat, dan katalog khusus untuk akun Business. Akun biasa hanya memiliki nama, foto, dan teks tentang.

Apakah mengisi profil mencegah akun dibatasi?

Tidak. Profil yang lengkap memberi kepercayaan, tetapi tidak menghapus risiko pesan tanpa izin dan laporan yang tinggi. Untuk keamanan akun, baca artikel tentang penyebab pembatasan akun.

Setelah profil Anda rapi dan Anda ingin mengelola daftar pelanggan, kampanye, dan balasan otomatis dari satu panel, Anda bisa mencoba WapFlow dan menghubungkan akun Business Anda ke panel tersebut.