Come compilare il profilo WhatsApp Business? Guida campo per campo

Prima di scriverle per la prima volta, spesso un cliente guarda il Suo profilo. Una foto vuota, una riga di stato con scritto "Ciao, uso WhatsApp" e un account senza orari danno l'impressione di un numero personale più che di un'attività seria. Il profilo Business è come una vetrina: si compila in tre o quattro minuti e torna utile in centinaia di conversazioni successive. In questo articolo troverà a cosa serve ogni campo, come compilarlo e alcuni esempi da copiare e adattare.

Perché il profilo è importante?

Il profilo risponde a tre domande: chi siete? Siete davvero un'attività che lavora? Quando posso contattarvi? Se il cliente non trova queste risposte nel profilo, dovrà chiedervelo oppure non scriverà affatto. Quando riceve un messaggio di massa, prima di tutto controlla il profilo per capire chi scrive; un profilo incompleto riduce l'affidabilità del messaggio.

I nomi dei menu possono variare leggermente a seconda della versione. Le impostazioni dell'attività si raggiungono di solito su Android dal menu con i tre puntini, su iPhone dalla scheda Impostazioni.

Compilazione campo per campo

Nome dell'attività e foto

Il nome dell'attività è quello che la persona vede sullo schermo quando riceve un Suo messaggio. Deve coincidere con il nome che il cliente vede sull'insegna, sulla fattura o su Google: così ispira fiducia. Scrivere "Güneş Optik - Gözlük Cam Lens En Ucuz" invece di "Güneş Optik" risulta sgradevole e può aumentare la probabilità che il profilo venga segnalato. Tenga presente che le modifiche al nome vengono verificate da WhatsApp e che alcuni nomi potrebbero non essere accettati.

Per la foto funzionano bene un logo quadrato oppure una fotografia nitida dell'ingresso del negozio. Poiché viene mostrata in piccolo, scritte sottili e grafiche complesse non si leggono.

Descrizione: breve e concreta

Il campo descrizione ha uno spazio limitato; non cerchi di inserire un intero libretto. Prima dica cosa fa, poi indichi quando si può scrivere. Gli esempi che seguono sono fittizi.

Esempi di descrizione

Fioraio a conduzione familiare a Kadıköy dal 2012. Può scrivere per ordini, funerali e fiori per matrimoni. Dal lunedì al venerdì, 09.00-19.00.

Corso di inglese per ragazzi e adulti ad Ataşehir. Per il test di livello e le informazioni sulle iscrizioni scriva qui; il programma arriva entro il giorno successivo.

Tessile all'ingrosso con sede a Bursa. Per richieste di affiliazione e campionature, indichi il nome della Sua azienda e il gruppo di prodotti di interesse.

Tutti e tre contengono un'informazione chiara: che lavoro si fa, dove e come contattarvi. Non inserisca nella descrizione dati che cambiano spesso, come il prezzo di una promozione o una data; vengono dimenticati e restano sbagliati.

Indirizzo e orari di apertura

Se avete una sede dove i clienti vengono di persona, come un negozio o un ufficio, aggiunga indirizzo e posizione sulla mappa. Così il cliente non dovrà chiedere "come arrivo?". Se lavora solo online, non è obbligato a compilare l'indirizzo.

Sia sincero negli orari. Se nel profilo è scritto "dal lunedì al venerdì 09.00-18.00" e Lei risponde alle 18 di sera, non c'è alcun problema; ma se scrive "7/24" e poi resta in silenzio fino al mattino, le aspettative vengono deluse. Aggiorni in anticipo gli orari per le festività ufficiali e i ponti. Per la risposta da dare a chi scrive fuori orario, può scegliere tra gli esempi di messaggi di risposta automatica.

Link e segnali di fiducia

• Coerenza: numero di telefono, indirizzo e nome devono essere uguali sul sito web, nel profilo Google dell'attività e su WhatsApp. Informazioni diverse generano sospetto nel cliente.
• Link funzionanti: provi da un telefono l'indirizzo che ha inserito nel campo del sito web.
• Catalogo: se ha pochi prodotti, la funzione catalogo di Business fa da vetrina nel profilo. Se indica i prezzi, li tenga aggiornati.
• Link breve e codice QR: l'app Business genera un link e un codice QR con cui i clienti possono avviare una chat con un solo tocco. Può inserirli sul biglietto da visita, sulla vetrina del negozio e nella biografia dei social.

Distintivi come il segno di verifica verde non si ottengono compilando il profilo: WhatsApp li assegna secondo i propri criteri. Non usi dati falsi o nomi gonfiati nella speranza di ottenere un distintivo.

Prima e dopo: due versioni dello stesso profilo

Prendendo come esempio un autolavaggio fittizio, la differenza si vede così:

Il cliente che scrive al secondo profilo sa già cosa desidera, a che ora e dove trovarvi. Così i primi due messaggi della conversazione non servono a chiedere indirizzo e orari, e si passa subito all'appuntamento. Questo alleggerisce anche il carico di risposte quotidiane del Suo team.

Il profilo non va aggiornato una sola volta. Quando apre una nuova sede, si trasferisce o cambia l'organizzazione del lavoro, la prima cosa da fare è aggiornare il profilo, perché il cliente cerca le informazioni proprio lì.

Lista di controllo del profilo

1. La foto del profilo è nitida e aggiornata?
2. Il nome dell'attività coincide esattamente con l'insegna e con il sito web?
3. La descrizione non supera due frasi e non contiene promesse con scadenza?
4. Indirizzo e posizione sulla mappa sono corretti?
5. Gli orari sono reali e le festività sono state inserite?
6. E-mail e sito web funzionano?
7. Ha scritto al Suo numero da un altro telefono per vedere come appare il profilo dall'altra parte?

Ripeta questa lista ogni tre mesi. Indirizzo, orari e informazioni sui prodotti sono dati che invecchiano senza che ce ne accorgiamo.

Rapporto tra profilo e campagne

Quando invia un messaggio di massa, una delle prime cose che fa il destinatario è controllare chi lo ha inviato. Se non è un numero salvato in rubrica, il profilo è l'unico riferimento. Se intende fare una campagna da un pannello come WapFlow, compili il profilo in anticipo, perché nome e descrizione rafforzano l'affidabilità del messaggio. Tenga presente che WapFlow non modifica il profilo Business: queste impostazioni si effettuano nell'app WhatsApp Business sul telefono. Per il resto della pianificazione della campagna, può consultare la guida alle campagne.

Se desidera passare dal normale account WhatsApp a un account Business, per le differenze e i punti da considerare consulti la guida all'app Business.

Piccoli consigli in base al settore

• Ristorante e bar: metta in evidenza il link al menu, l'orario di prenotazione e l'indirizzo.
• Salute e bellezza: non scriva promesse di cura o risultati prima e dopo; la normativa pubblicitaria in questi settori è restrittiva. Indichi solo servizi e recapiti.
• Studi legali e commercialisti: nel profilo non devono comparire riferimenti che richiedono riservatezza; invece di scrivere "invii qui il Suo fascicolo", indirizzi verso un appuntamento.
• E-commerce: nella descrizione spieghi dove trovare il numero d'ordine e cosa scrivere per le informazioni sulla spedizione.

Domande frequenti

Posso modificare il profilo Business dal computer?

Le impostazioni del profilo si gestiscono di solito dall'app sul telefono. Quali campi siano modificabili nella versione per computer dipende dalla versione di WhatsApp in uso in quel momento.

Posso cambiare il nome dell'attività in seguito?

Sì, ma i cambiamenti frequenti disorientano il cliente. Se non c'è un cambio di marchio o una variazione legale, mantenga il nome stabile.

Le informazioni del profilo sono pubbliche?

Sì, chiunque apra il Suo profilo può vedere questi campi. Non scriva numeri di telefono personali, indirizzi di casa o informazioni private.

Cosa devo fare se ho più sedi?

Se ogni sede usa un numero diverso, compili il profilo di ciascun numero con indirizzo e orari della sede. Se con un solo numero servite più sedi, elenchi brevemente i nomi delle sedi nella descrizione e inserisca nel campo indirizzo quella principale. Se il cliente non capisce con quale sede sta parlando, rischia di andare nel posto sbagliato; per questo conviene confermare la sede già nella prima risposta.

Posso inserire gli orari anche con un account normale?

Gli orari, l'indirizzo e il catalogo sono campi riservati all'account Business. Con l'account normale sono disponibili solo nome, foto e la sezione informazioni.

Compilare il profilo mi protegge dal blocco dell'account?

No. Un profilo completo genera fiducia, ma non elimina il rischio legato all'invio di messaggi non richiesti o a un numero elevato di segnalazioni. Per la sicurezza dell'account consulti l'articolo sulle cause di limitazione dell'account.

Una volta sistemato il profilo, se desidera gestire da un unico pannello l'elenco dei clienti, le campagne e le risposte automatiche, può provare WapFlow e collegare il Suo account Business al pannello.