Profil WhatsApp Business : remplir champ par champ, le guide

Avant de vous écrire pour la première fois, un client regarde souvent votre profil. Une photo vide, une ligne de statut qui dit « Bonjour, j'utilise WhatsApp » et un compte sans horaires donnent l'impression d'un numéro personnel plutôt que d'une entreprise sérieuse. Le profil Business est une vitrine : il se remplit en trois ou quatre minutes et sert dans les centaines de conversations qui suivent. Dans cet article, vous trouverez à quoi sert chaque champ, comment le rédiger et des exemples que vous pouvez copier et adapter.

Pourquoi le profil est-il important ?

Le profil répond à trois questions : qui êtes-vous ? Êtes-vous réellement une entreprise en activité ? Quand peut-on vous joindre ? Si le client ne trouve pas ces réponses sur le profil, il devra vous les demander ou n'écrira pas du tout. Lorsqu'il reçoit un message de diffusion, il regarde aussi le profil pour savoir qui écrit ; un profil incomplet réduit la crédibilité du message.

Les noms des menus peuvent légèrement varier selon la version. Les réglages de l'entreprise s'ouvrent généralement depuis le menu à trois points sur Android, et depuis l'onglet Réglages sur iPhone.

Remplir le profil champ par champ

Nom de l'entreprise et photo

Le nom de l'entreprise est celui qui apparaît sur l'écran de la personne qui reçoit vos messages. Il doit être identique à celui que le client voit sur l'enseigne, la facture ou Google, ce qui rassure. Écrire « Güneş Optik - Lunettes Verres Lentilles Pas Chers » au lieu de « Güneş Optik » éloigne les clients et peut même augmenter le risque de signalement du compte. Gardez à l'esprit que WhatsApp contrôle les changements de nom et que certains noms peuvent être refusés.

Pour la photo, un logo carré ou une image nette de la devanture prise de face fonctionne bien. Comme elle s'affiche en petit format, les textes fins et les visuels trop chargés ne servent à rien.

Description : courte et concrète

Le champ description est limité : n'essayez pas d'y faire tenir toute votre brochure. Indiquez d'abord ce que vous faites, puis quand on peut vous écrire. Les exemples ci-dessous sont fictifs.

Exemples de descriptions

Fleuriste familial à Kadıköy depuis 2012. Vous pouvez écrire pour une commande, des fleurs de deuil ou de mariage. Du lundi au vendredi, 09.00-19.00.

Cours d'anglais pour enfants et adultes à Ataşehir. Écrivez-nous pour un test de niveau et une inscription : le programme vous répond au plus tard le lendemain.

Grossiste en textile basé à Bursa. Pour un statut de revendeur ou une demande d'échantillons, indiquez le nom de votre société et la gamme de produits qui vous intéresse.

Ces trois descriptions contiennent une information claire : ce qui est fait, où et comment vous joindre. Ne mettez pas dans la description des informations qui changent souvent, comme un prix promotionnel ou une date ; elles seront oubliées et resteront fausses.

Adresse et horaires d'ouverture

Si vous avez un lieu que l'on visite, comme une boutique ou un bureau, ajoutez l'adresse et la position sur la carte. Le client n'aura pas besoin de demander « comment venir ? ». Si vous travaillez uniquement en ligne, vous n'êtes pas obligé de remplir l'adresse.

Soyez honnête sur les horaires. Si le profil indique « en semaine 09.00-18.00 » et que vous répondez jusqu'à 18.00, tout va bien ; mais si vous écrivez « 7/24 » et restez silencieux jusqu'au matin, la déception est assurée. Mettez les horaires à jour à l'avance pour les jours fériés et les fêtes religieuses. Pour répondre à ceux qui écrivent en dehors des heures d'ouverture, vous pouvez choisir un message dans nos exemples de réponses automatiques.

Liens et signaux de confiance

• Cohérence : le numéro de téléphone, l'adresse et le nom doivent être identiques sur votre site web, votre fiche Google Entreprise et WhatsApp. Une information différente éveille les soupçons.
• Liens fonctionnels : ouvrez depuis un téléphone l'adresse que vous avez saisie dans le champ du site web pour vérifier qu'elle fonctionne.
• Catalogue : si vous avez quelques produits, la fonction catalogue Business sert de vitrine sur le profil. Si vous indiquez des prix, tenez-les à jour.
• Lien court et code QR : l'application Business génère un lien et un code QR qui permettent à vos clients de démarrer une conversation avec vous d'un seul geste. Vous pouvez les ajouter sur votre carte de visite, sur la vitrine ou dans la biographie de vos réseaux sociaux.

Les badges, comme le symbole de compte vérifié en vert, ne s'obtiennent pas en remplissant le profil : WhatsApp les attribue selon ses propres critères. N'utilisez pas de fausses informations ou un nom gonflé dans l'espoir d'obtenir un badge.

Avant et après : deux versions du même profil

Voici la différence entre les deux profils d'un lavage automobile fictif :

Le client qui regarde le second profil sait déjà ce qu'il veut, à quelle heure et où vous trouver. Les deux premiers messages de la conversation ne portent donc plus sur l'adresse ni sur l'horaire, et l'on passe directement au rendez-vous. Cela allège aussi la charge quotidienne de votre équipe.

Remplir le profil une seule fois ne suffit pas. Lorsque vous ouvrez une succursale, déménagez ou modifiez vos horaires, mettez le profil à jour en priorité, car le client cherche d'abord l'information à cet endroit.

Liste de contrôle du profil

1. La photo de profil est-elle nette et à jour ?
2. Le nom de l'entreprise est-il strictement identique à celui de l'enseigne et du site web ?
3. La description ne dépasse-t-elle pas deux phrases et ne contient-elle aucune promesse limitée dans le temps ?
4. L'adresse et la position sur la carte sont-elles exactes ?
5. Les horaires sont-ils réels et les jours fériés ont-ils été pris en compte ?
6. L'e-mail et le site web fonctionnent-ils ?
7. Avez-vous écrit à votre numéro depuis un autre téléphone pour voir le profil tel que le voit votre interlocuteur ?

Répétez cette liste de contrôle tous les trois mois. L'adresse, les horaires et les informations sur les produits sont des données qui deviennent obsolètes sans que l'on s'en aperçoive.

Le lien entre le profil et la campagne

Lorsque vous envoyez un message groupé, l'une des premières choses que fait le destinataire est de regarder qui l'a envoyé. Si votre numéro n'est pas enregistré, votre profil est la seule référence. Si vous préparez une campagne depuis un panneau comme WapFlow, remplissez votre profil à l'avance, car le nom et la description renforcent la crédibilité de votre message. Notez bien que WapFlow ne modifie pas votre profil Business : ces réglages se font dans l'application WhatsApp Business sur le téléphone. Pour le reste de la planification, vous pouvez lire notre guide des campagnes.

Si vous souhaitez passer d'un compte WhatsApp ordinaire à un compte Business, consultez notre guide de l'application Business pour connaître les différences et les points à surveiller.

Petits conseils selon le secteur

• Restaurant et café : mettez en avant le lien vers la carte, l'heure de réservation et l'adresse.
• Santé et beauté : n'écrivez aucune promesse de traitement ni de résultat avant ou après ; la réglementation publicitaire est restrictive dans ces domaines. Indiquez uniquement les services et les coordonnées.
• Droit et expertise comptable : ne laissez aucune formulation qui exige la confidentialité dans le profil ; plutôt que « envoyez votre dossier ici », orientez vers la prise de rendez-vous.
• E-commerce : expliquez dans la description où trouver le numéro de commande et quelles informations inscrire pour le suivi de livraison.

Questions fréquentes

Puis-je modifier le profil Business depuis un ordinateur ?

Les réglages du profil se gèrent le plus souvent depuis l'application sur téléphone. Les champs modifiables dans la version pour ordinateur dépendent de la version de WhatsApp utilisée à ce moment-là.

Puis-je changer le nom de mon entreprise plus tard ?

Oui, mais des changements fréquents déroutent les clients. Sauf changement juridique ou de marque, gardez le même nom.

Les informations du profil sont-elles publiques ?

Oui, toute personne qui ouvre votre profil peut voir ces champs. N'indiquez ni numéro de téléphone personnel, ni adresse de domicile, ni information privée.

Que faire si j'ai plusieurs succursales ?

Si chaque succursale utilise un numéro distinct, remplissez le profil de chaque numéro avec l'adresse et les horaires de la succursale concernée. Si un seul numéro dessert plusieurs succursales, énumérez brièvement leurs noms dans la description et indiquez la succursale principale dans le champ adresse. Si l'on ne sait pas quelle succursale répond, le client peut se rendre au mauvais endroit ; il est donc utile de confirmer la succursale dès la première réponse.

Puis-je aussi ajouter des horaires sur un compte ordinaire ?

Les champs horaires, adresse et catalogue sont réservés au compte Business. Le compte ordinaire ne comporte que le nom, la photo et le texte « À propos ».

Remplir le profil protège-t-il contre une restriction du compte ?

Non. Un profil complet inspire confiance, mais il ne supprime pas le risque lié aux messages non sollicités ou aux signalements nombreux. Pour la sécurité du compte, consultez notre article sur les raisons de restriction d'un compte.

Une fois votre profil remis en ordre, si vous souhaitez gérer votre liste de clients, vos campagnes et vos réponses automatiques depuis un seul panneau, vous pouvez essayer WapFlow et relier votre compte Business au panneau.