Cómo completar el perfil de WhatsApp Business: guía campo por campo

Antes de escribirle por primera vez, un cliente suele mirar su perfil. Una foto vacía, una línea de estado que dice "Hola, estoy usando WhatsApp" y una cuenta sin horario transmiten la impresión de un número personal más que de un negocio serio. El perfil de Business funciona como un escaparate: se completa en tres o cuatro minutos y sirve en cientos de conversaciones posteriores. En este artículo encontrará para qué sirve cada campo, cómo redactarlo y ejemplos que puede copiar y adaptar.

¿Por qué es importante el perfil?

El perfil responde a tres preguntas: ¿quién es? ¿Es un negocio que de verdad funciona? ¿Cuándo puedo contactarle? Si el cliente no encuentra esas respuestas en el perfil, tendrá que preguntárselas o, directamente, no escribirá. Cuando recibe un mensaje masivo, también consulta primero el perfil para saber quién le escribe; un perfil incompleto resta credibilidad al mensaje.

Los nombres de los menús pueden variar un poco según la versión. Los ajustes del negocio suelen encontrarse en Android desde el menú de tres puntos y en iPhone desde la pestaña Ajustes.

Campo por campo

Nombre del negocio y foto

El nombre del negocio es el que ve en pantalla la persona que recibe sus mensajes. Que coincida con el nombre que el cliente ve en el rótulo, en la factura o en Google le da confianza. Escribir "Güneş Optik - Gafas, cristales y lentillas al mejor precio" en lugar de "Güneş Optik" resulta poco atractivo y, además, puede aumentar la probabilidad de que la cuenta sea denunciada. Tenga en cuenta que WhatsApp revisa los cambios de nombre y que algunos nombres pueden no aceptarse.

Para la foto, funciona bien un logotipo cuadrado o una imagen nítida de la fachada del local. Como se verá en tamaño pequeño, no sirven los textos finos ni los diseños complicados.

Descripción: breve y concreta

El campo de descripción tiene un espacio limitado; no intente meter allí todo su catálogo. Primero diga qué hace y después indique cuándo se le puede escribir. Los ejemplos siguientes son ficticios.

Ejemplos de descripción

Floristería familiar en Kadıköy desde 2012. Pida por teléfono pedidos, flores para funerales y bodas. De lunes a viernes, de 9:00 a 19:00.

Academia de inglés en Ataşehir para niños y adultos. Escriba para conocer su nivel y datos de matrícula; el programa se envía en un día como máximo.

Distribuidor textil mayorista con sede en Bursa. Para solicitudes de franquicia y muestras, indique el nombre de su empresa y el grupo de productos que le interesa.

Las tres tienen una sola información clara: qué servicio se presta, dónde y cómo se contacta. No incluya en la descripción datos que cambian con frecuencia, como un precio de oferta o una fecha; se olvidan y quedan desactualizados.

Dirección y horario

Si tiene un local o una oficina a la que se acude, añada la dirección y la ubicación en el mapa. Así el cliente no tiene que preguntar "¿cómo llego?". Si solo trabaja en línea, no está obligado a rellenar la dirección.

Sea honesto con el horario. Si el perfil dice "de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00" y usted responde a las seis de la tarde, no hay problema; pero si pone "24/7" y se queda en silencio hasta la mañana siguiente, la expectativa se rompe. Actualice los horarios con antelación para los festivos y los puentes. Para decidir qué responder a quien escribe fuera de horario, puede elegir entre los ejemplos de mensajes de respuesta automática.

Enlaces y señales de confianza

• Coherencia: el número de teléfono, la dirección y el nombre deben ser los mismos en su sitio web, en su perfil de Google Business y en WhatsApp. Si la información no coincide, el cliente desconfía.
• Enlaces que funcionen: pruebe desde un teléfono que la dirección que ha añadido al sitio web se abre correctamente.
• Catálogo: si tiene varios productos, la función de catálogo de Business hace de escaparate en el perfil. Si indica precios, manténgalos actualizados.
• Enlace corto y código QR: la aplicación Business genera un enlace y un código QR con los que los clientes pueden iniciar una conversación con un solo toque. Puede incluirlos en su tarjeta de visita, en el cristal del escaparate y en la biografía de sus redes sociales.

Las insignias, como la marca de verificación verde, no se consiguen por completar el perfil; WhatsApp las concede según sus propios criterios. No use datos falsos ni un nombre inflado con la esperanza de obtener una insignia.

Antes y después: dos versiones del mismo perfil

Con un negocio ficticio de lavado de coches, la diferencia se ve así:

El cliente que ve el segundo perfil ya sabe qué servicio se ofrece, a qué hora y dónde. Así, las dos primeras preguntas de la conversación no serán sobre la dirección y el horario, sino que se pasa directamente a la cita. Esto también alivia la carga diaria de respuestas de su equipo.

Los datos del perfil no se actualizan una sola vez. Cuando abra una nueva sucursal, cuando se mude o cuando cambie su horario de trabajo, lo primero que debe hacer es actualizar el perfil, porque el cliente busca la información allí.

Lista de comprobación del perfil

1. ¿La foto de perfil es nítida y actual?
2. ¿El nombre del negocio es idéntico al del rótulo y al de la web?
3. ¿La descripción no supera dos frases y no incluye promesas con fecha de caducidad?
4. ¿La dirección y la ubicación en el mapa son correctas?
5. ¿El horario es real y se han anotado los festivos?
6. ¿El correo electrónico y el sitio web funcionan?
7. ¿Ha escrito a su número desde otro teléfono para ver cómo aparece el perfil desde el otro lado?

Repita esta lista cada tres meses. La dirección, el horario y los datos de productos son información que se va quedando obsoleta sin que nadie lo note.

Relación entre el perfil y la campaña

Cuando envía un mensaje masivo, una de las primeras cosas que hace el destinatario es comprobar quién lo envía. Si no tiene su número guardado, su perfil es la única referencia. Si va a hacer una campaña desde un panel como WapFlow, complete antes su perfil, porque el nombre y la descripción respaldan la credibilidad de su mensaje. Tenga en cuenta que WapFlow no modifica el perfil de su WhatsApp Business; esos ajustes se realizan desde la aplicación Business del teléfono. Para el resto de la planificación de la campaña, puede leer la guía de campañas.

Si quiere pasar de una cuenta normal de WhatsApp a una cuenta Business, consulte la guía de la aplicación Business para conocer las diferencias de ese cambio y los puntos a tener en cuenta.

Pequeños consejos según el sector

• Restaurante y cafetería: destaque el enlace a la carta, el horario de reservas y la dirección.
• Salud y belleza: no escriba promesas de tratamiento ni afirmaciones de antes y después; la normativa publicitaria restringe estos sectores. Ofrezca solo información sobre servicios y contacto.
• Abogados y asesores fiscales: no incluya en el perfil ninguna expresión que requiera confidencialidad; en lugar de "envíe aquí su expediente", oriente al cliente hacia la cita.
• Comercio electrónico: añada en la descripción dónde encontrar el número de pedido y qué indicar para el seguimiento del envío.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar el perfil de Business desde el ordenador?

Los ajustes del perfil se gestionan sobre todo desde la aplicación del teléfono. Qué campos se pueden editar en la versión de ordenador depende de la versión de WhatsApp que esté usando en ese momento.

¿Puedo cambiar el nombre del negocio más adelante?

Sí, pero los cambios frecuentes desconciertan al cliente. Salvo que cambie la razón social o la marca, mantenga el nombre estable.

¿Los datos del perfil son públicos?

Sí, cualquiera que abra su perfil puede ver estos campos. No escriba un número personal, un domicilio particular ni información privada.

¿Qué hago si tengo varias sucursales?

Si cada sucursal usa un número distinto, complete el perfil de cada número con la dirección y el horario de esa sucursal. Si atiende varias sucursales con un solo número, enumere brevemente los nombres de las sucursales en la descripción e indique la principal en el campo de dirección. Si se confunde qué sucursal está atendiendo, el cliente puede acudir al lugar equivocado, por lo que conviene confirmar la sucursal en la primera respuesta.

¿Puedo añadir horario en una cuenta normal?

Los campos de horario, dirección y catálogo son exclusivos de la cuenta Business. En una cuenta normal solo hay nombre, foto y texto de información.

¿Completar el perfil evita que la cuenta sea restringida?

No. Un perfil completo genera confianza, pero no elimina el riesgo de restricción por mensajes no solicitados o por un volumen alto de denuncias. Para la seguridad de la cuenta, consulte el artículo sobre los motivos de restricción de la cuenta.

Cuando haya ordenado su perfil, si quiere gestionar desde un solo panel su lista de clientes, sus campañas y sus respuestas automáticas, puede probar WapFlow y conectar su cuenta Business al panel.