WhatsApp-Business-Profil richtig ausfüllen: Feld für Feld

Ein Kunde wirft oft einen Blick auf Ihr Profil, bevor er Ihnen zum ersten Mal schreibt. Ein leeres Foto, eine Statuszeile mit „Hallo, ich benutze WhatsApp“ und ein Konto ohne Öffnungszeiten wirken eher wie eine private Nummer als wie ein seriöses Unternehmen. Das Business-Profil ist wie ein Schaufenster: Es ist in drei bis vier Minuten ausgefüllt und hilft dann in den nächsten hunderten Unterhaltungen. In diesem Artikel finden Sie, wofür jedes Feld da ist, wie Sie es formulieren und welche Beispiele Sie kopieren und anpassen können.

Warum das Profil wichtig ist

Das Profil beantwortet drei Fragen: Wer ist das? Ist hier wirklich ein Unternehmen aktiv? Wann kann ich Sie erreichen? Findet der Kunde diese Antworten im Profil nicht, muss er Sie fragen oder schreibt gar nicht erst. Erhält er eine Massennachricht, schaut er zuerst ins Profil, um zu erkennen, wer schreibt; ein unvollständiges Profil mindert die Glaubwürdigkeit der Nachricht.

Die Menübezeichnungen können je nach Version leicht abweichen. Die Unternehmenseinstellungen erreichen Sie unter Android meist über das Drei-Punkte-Menü, beim iPhone über den Reiter Einstellungen.

Feld für Feld ausfüllen

Firmenname und Foto

Der Firmenname ist der Name, der auf dem Bildschirm des Empfängers erscheint. Wenn er identisch ist mit dem Namen, den der Kunde auf dem Schild, der Rechnung oder bei Google sieht, schafft das Vertrauen. Einen Namen wie „Güneş Optik – Brillengläser Linsen Günstigste“ statt „Güneş Optik“ zu verwenden, wirkt abschreckend und kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass das Konto gemeldet wird. Bedenken Sie außerdem, dass Namensänderungen geprüft werden und manche Namen möglicherweise nicht akzeptiert werden.

Für das Foto eignet sich ein quadratisches Logo oder eine scharfe Aufnahme der Ladenfront. Da es klein dargestellt wird, sind feine Schriften und komplizierte Designs ungeeignet.

Beschreibung: kurz und konkret

Das Beschreibungsfeld ist begrenzt; zwängen Sie Ihr ganzes Buch nicht hinein. Nennen Sie zuerst, was Sie tun, und dann, wann man Ihnen schreiben kann. Die folgenden Beispiele sind fiktiv.

Beispielbeschreibungen

Blumenhandlung in Kadıköy, seit 2012 ein Familienbetrieb. Für Bestellungen, Trauer- und Hochzeitsblumen können Sie uns schreiben. Werktags 09:00–19:00.

Englischkurse in Ataşehir für Kinder und Erwachsene. Schreiben Sie für Einstufung und Anmeldung, das Programm meldet sich spätestens am nächsten Tag.

Textilgroßhandel mit Sitz in Bursa. Für Händlerzugang und Musteranfragen bitte Firmennamen und die gewünschte Produktgruppe angeben.

Alle drei enthalten eine klare Information: Was wird gemacht, wo, und wie erreicht man Sie. Häufig wechselnde Angaben wie Aktionspreise und Termine gehören nicht in die Beschreibung; sie werden vergessen und bleiben dann falsch stehen.

Adresse und Öffnungszeiten

Haben Sie einen Ort, den Kunden aufsuchen, etwa Laden oder Büro, tragen Sie Adresse und Kartenposition ein. Der Kunde muss dann nicht erst fragen, wie er zu Ihnen kommt. Arbeiten Sie nur online, müssen Sie kein Adressfeld ausfüllen.

Seien Sie bei den Öffnungszeiten ehrlich. Steht im Profil „Werktags 09:00–18:00“ und Sie antworten am Abend um 18 Uhr, ist das in Ordnung. Schreiben Sie dagegen „rund um die Uhr“ und bleiben bis zum Morgen still, werden Erwartungen enttäuscht. Aktualisieren Sie die Zeiten rechtzeitig für gesetzliche Feiertage und Feste. Welche Antwort Sie auf Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten geben, können Sie den Beispielen für automatische Antworten entnehmen.

Links und Vertrauenssignale

• Konsistenz: Telefonnummer, Adresse und Name sollten auf Ihrer Website, Ihrem Google-Unternehmensprofil und in WhatsApp identisch sein. Abweichende Angaben wecken beim Kunden Misstrauen.
• Funktionierende Links: Testen Sie die Adresse, die Sie im Feld Website eingetragen haben, einmal mit dem Telefon.
• Katalog: Haben Sie einige Produkte, dient der Business-Katalog im Profil als Schaufenster. Schreiben Sie Preise dazu, halten Sie sie aktuell.
• Kurzlink und QR-Code: Die Business-App erstellt einen Link und einen QR-Code, über die Kunden mit einem Tipp einen Chat mit Ihnen starten können. Sie können ihn auf Visitenkarte, Schaufensterscheibe und in Ihre Social-Media-Biografie setzen.

Grüne Verifizierungshäkchen erhält man nicht durch das Ausfüllen des Profils; WhatsApp vergibt sie nach eigenen Kriterien. Verwenden Sie keine falschen Angaben oder aufgeblähte Namen in der Hoffnung auf ein Abzeichen.

Vorher und nachher: zwei Zustände desselben Profils

Am fiktiven Beispiel einer Autowaschanlage sieht der Unterschied so aus:

Der Kunde, der das zweite Profil sieht, weiß bereits, was er will, wann und wo Sie erreichbar sind. Die ersten beiden Nachrichten im Chat drehen sich daher nicht um Adresse und Uhrzeit, sondern gehen direkt zum Termin über. Das entlastet außerdem Ihr Team bei der täglichen Antwortlast.

Mit einer einmaligen Änderung der Profilangaben ist es nicht getan. Wenn Sie eine neue Filiale eröffnen, umziehen oder Ihre Arbeitszeiten ändern, aktualisieren Sie als Erstes das Profil; der Kunde sucht die Information dort zuerst.

Checkliste für das Profil

1. Ist das Profilfoto scharf und aktuell?
2. Stimmt der Firmenname exakt mit Schild und Website überein?
3. Umfasst die Beschreibung nicht mehr als zwei Sätze und enthält keine zeitlich begrenzten Versprechen?
4. Sind Adresse und Kartenposition richtig?
5. Sind die Öffnungszeiten real und sind die Feiertage berücksichtigt?
6. Funktionieren E-Mail und Website?
7. Haben Sie von einem anderen Telefon aus an Ihre Nummer geschrieben, um zu sehen, wie das Profil für die Gegenseite aussieht?

Wiederholen Sie diese Checkliste alle drei Monate. Adressen, Zeiten und Produktangaben veralten unbemerkt.

Zusammenhang von Profil und Kampagne

Wenn Sie eine Massennachricht versenden, schaut der Empfänger eines der ersten Dinge an: wer die Nachricht geschickt hat. Ist Ihre Nummer nicht gespeichert, ist Ihr Profil die einzige Referenz. Wenn Sie eine Kampagne über ein Panel wie WapFlow durchführen, füllen Sie Ihr Profil vorher aus, denn Name und Beschreibung stützen die Glaubwürdigkeit Ihrer Nachricht. Beachten Sie: WapFlow ändert Ihr WhatsApp-Business-Profil nicht; diese Einstellungen nehmen Sie in der WhatsApp-Business-App auf dem Telefon vor. Für den Rest der Kampagnenplanung lesen Sie den Kampagnenleitfaden.

Wenn Sie von einem normalen WhatsApp-Konto auf ein Business-Konto wechseln möchten, finden Sie die Unterschiede und Hinweise zum Wechsel im Leitfaden zur Business-App.

Kleine Tipps nach Branche

• Restaurant und Café: Heben Sie den Menülink, die Reservierungszeit und die Adresse hervor.
• Gesundheit und Schönheit: Schreiben Sie keine Heilversprechen oder Vorher-nachher-Behauptungen; die Werberegeln sind in diesen Bereichen streng. Geben Sie nur Leistungen und Kontaktdaten an.
• Recht und Steuerberatung: Im Profil sollte kein Hinweis stehen, der Vertraulichkeit erfordert; statt „Senden Sie Ihre Akte hierher“ verweisen Sie auf einen Termin.
• E-Commerce: Erklären Sie in der Beschreibung, wo man die Bestellnummer findet und welche Angaben für die Sendungsverfolgung nötig sind.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich das Business-Profil am Computer bearbeiten?

Die Profileinstellungen werden meist in der App auf dem Telefon verwaltet. Welche Felder in der Computerversion bearbeitet werden können, hängt von der aktuellen WhatsApp-Version ab.

Kann ich den Firmennamen später ändern?

Sie können ihn ändern, doch häufige Wechsel verwirren den Kunden. Halten Sie den Namen konstant, außer es gibt einen rechtlichen oder markenbezogenen Grund für eine Änderung.

Sind die Angaben im Profil öffentlich?

Ja, jeder, der Ihr Profil öffnet, kann diese Felder sehen. Schreiben Sie keine private Telefonnummer, Wohnadresse oder vertrauliche Informationen hinein.

Was tue ich, wenn ich mehrere Filialen habe?

Nutzt jede Filiale eine eigene Nummer, füllen Sie das Profil jeder Nummer mit der Adresse und den Öffnungszeiten dieser Filiale. Bedienen Sie mehrere Filialen über eine Nummer, nennen Sie in der Beschreibung die Filialnamen kurz und tragen im Adressfeld die Hauptfiliale ein. Wenn unklar ist, welche Filiale gerade schreibt, kann der Kunde an den falschen Ort gehen; bestätigen Sie deshalb in der ersten Antwort die Filiale.

Kann ich auch im normalen Konto Öffnungszeiten eintragen?

Öffnungszeiten, Adresse und Katalog sind Felder des Business-Kontos. Im normalen Konto gibt es nur Name, Foto und den Info-Text.

Schützt ein ausgefülltes Profil vor einer Kontosperre?

Nein. Ein vollständiges Profil schafft Vertrauen, beseitigt aber nicht das Risiko, das durch unerwünschte Nachrichten und viele Beschwerden entsteht. Zur Kontosicherheit lesen Sie den Artikel Gründe für eine Kontosperre.

Wenn Sie Ihr Profil in Ordnung gebracht haben und Kundenliste, Kampagnen und automatische Antworten über ein einziges Panel verwalten möchten, können Sie WapFlow ausprobieren und Ihr Business-Konto mit dem Panel verbinden.