نماذج رسائل الرد التلقائي على WhatsApp: نصوص جاهزة

جودة الرد التلقائي تعتمد على النص الذي تكتبه أكثر من اعتمادها على الإعداد. فهناك فرق كبير بين "تم استلام رسالتك" الباردة، و"اكتب رقم طلبك، وسنرد عليك اليوم". في هذه المقالة نجد نصوصاً جاهزة للترحيب، وخارج الدوام، والأسعار، والشحن، والشكاوى، والتحويل إلى مسؤول. عدّلها حسب عملك، فأسماء المنشآت في الأمثلة وهمية. ويُشرح الإعداد خطوة بخطوة في مقال بوت الرد التلقائي.

قواعد الرد التلقائي الجيد

• كن مختصراً. لا تتجاوز ثلاثة أو أربعة أسطر على شاشة الهاتف.
• اذكر التوقع. اكتب متى سيكون الرد.
• أظهر الخطوة التالية. ماذا يجب أن يكتب العميل؟
• اترك باباً للإنسان. وضّح كيف يصل إلى المسؤول.
• لا تخفِ أنك بوت. وإن لزم الأمر أعلن أن الرد آلي.

رسائل الترحيب

في WapFlow إذا اخترت جمهور من يراسلك لأول مرة وجعلت المطابقة في كل رسالة، فستعمل القاعدة مع الأشخاص الجدد فقط.

عام

مرحباً بكم في Lale Çiçekçilik. كيف يمكننا مساعدتكم؟ للسعر اكتبوا "fiyat"، وللعنوان اكتبوا "adres". وللتحدث مع مسؤول اكتبوا "yetkili".

خدمات

مرحباً بكم في Kuzey Oto Yıkama. لحجز موعد اكتبوا نوع مركبتكم ويومكم المناسب، وسيعود إليكم فريقنا.

عميل سبق أن راسلكم

مرحباً بك مجدداً. استلمنا رسالتك، وسنعود إليك في أقرب وقت.

رسائل خارج الدوام

مرحباً، نحن خارج ساعات العمل الآن. نقدّم الخدمة من الاثنين إلى الجمعة 09.00-18.00. استلمنا رسالتك، وسنعود إليك في أول ساعة عمل.

مغلقون اليوم. سنعود إليكم ابتداءً من الاثنين الساعة 09.00. في حالات الطوارئ يمكنكم الاتصال على الرقم 0212 000 00 00.

في WapFlow، إذا اخترت رسالة خارج الدوام في إعداد ساعات العمل، فإن هذا النص يصل كل شخص مرة واحدة في كل فترة خارج الدوام. ورقم الهاتف في المثال تمثيلي، فاكتب رقمك أنت.

أسئلة متكررة وأجوبتها

المعلومات في الجدول أمثلة. أبقِ المعلومات المتغيرة محدّثة، فالسعر أو المدة الخاطئة هي أكثر مشكلة شيوعاً في الرد التلقائي. وفي WapFlow يمكنك إرسال الصور والفيديو مع النص أيضاً، ويفيد إرفاق قائمة الأسعار كصورة.

ردود ما بعد البيع والحملات

من قال "نعم"

شكراً لكم. سأشارك التفاصيل في الأسفل. إن كان لديكم أي سؤال فاكتبوه، وسيعود إليكم أحد أفراد فريقنا.

من يطلب الكتالوج

أرسلنا الكتالوج مرفقاً. اكتبوا اسم المنتج الذي أعجبكم لنتحقق من توفره.

عميل يشكر

على الرحب والسعة، وشكراً لاختياركم لنا.

كن حذراً مع الكلمات القصيرة مثل "نعم" (Evet)؛ فاستخدام المطابقة تطابق تماماً يمنع أن تُشغّل كلمات داخل الجمل القاعدة عن طريق الخطأ. وجرّب ما إذا كانت القاعدة تتعارض مع الأسئلة الحقيقية عبر اختبار البوت.

الشكاوى وطلب المسؤول

في الشكاوى لا ينبغي للرد التلقائي أن يعد بالحل، بل يحيل إلى إنسان.

نأسف لما واجهتموه. استلمنا رسالتكم وأحلناها إلى مسؤولنا، وسيعود إليكم في أقرب وقت ممكن.

سنحوّلكم إلى المسؤول. لن تتلقوا ردوداً آلية في هذه المحادثة بعد الآن.

في WapFlow أضف إلى إعداد "طلب التحدث مع إنسان" عبارات مثل "yetkili" و"müşteri temsilcisi" و"insanla görüşmek istiyorum" و"şikâyet". واكتب النص أعلاه كرد يصل إلى العميل. فيتوقف البوت في تلك المحادثة، ويصلك إشعار.

رسائل إلغاء الاشتراك

تم استلام طلبكم، ولن تصلكم رسائل مرة أخرى.

هذه الجملة هي نص التأكيد الافتراضي لإيقاف DUR/STOP، ويمكن تغييرها من الإعدادات. وإذا لم يكن هذا الإعداد مفعّلاً، فلن يُحظر الشخص تلقائياً حتى لو كتب "DUR"، لذلك ننصح بتفعيله. ولا تضف إلى نص التأكيد أي ترويج جديد.

مثال على تعليمات الذكاء الاصطناعي

إذا كنت تستخدم رداً بالذكاء الاصطناعي، فإن تعليمات واضحة تقلل خطر الرد الخاطئ، لكنها لا تلغيه.

أنت مساعد خدمة العملاء في Lale Çiçekçilik. أجب بتركية قصيرة ومهذبة. اعتمد فقط على المعلومات أدناه. إن لم تتوفر معلومة فلا تخترعها، وقل "سيعود إليكم فريقنا بخصوص هذا الأمر". لا تطلب بيانات الدفع. ساعات العمل: من الاثنين إلى الجمعة 09.00-18.00. التوصيل: داخل المدينة في اليوم نفسه للطلبات المقدمة حتى الساعة 15.00.

إن أضفت معلومات أخرى فحافظ على تحديثها، وتبقى المنشأة مسؤولة عن الردود التي تُقدَّم للعملاء.

أخطاء شائعة

• إرسال الترحيب نفسه لكل رسالة. فتلقي الشخص ثلاث رسائل ترحيب أمر مزعج.
• استخدام كلمات مفتاحية واسعة جداً، مثل "var"، فتُشغَّل باستمرار.
• وضع القواعد في الترتيب الخاطئ. يُرسل رد أول قاعدة تتطابق، لذا ضع القواعد الخاصة في الأعلى.
• إغراق الرد بالروابط.
• كتابة "سنعود إليكم فوراً" ثم عدم العودة لساعات.

لتخطيط خدمة العملاء بالكامل راجع مقال دعم العملاء عبر WhatsApp. ولرسائل الحملات تجد نماذجنا في مقال نماذج الرسائل.

أمثلة مختصرة حسب القطاع

النصوص التالية توضح كيفية تكييف القواعد الأساسية مع قطاعات مختلفة. غيّر أسماء المنشآت والمعلومات حسب وضعك.

حلاقة وتجميل

مرحباً، للحجز اكتبوا نوع الخدمة، ويومكم المفضل، وساعتكم المفضلة. سيتحقق فريقنا من التوفر ويؤكد لكم.

عيادة

مرحباً، شكراً لرسالتكم. سيقيّم فريقنا طلب الموعد. وفي الحالات الطارئة يرجى التوجه إلى أقرب جهة صحية أو الاتصال بالرقم 112.

تعليم ودورات

مرحباً، للمعلومات عن دوراتنا اكتبوا المجال الذي يهمكم والفئة العمرية. وسنرسل لكم تفاصيل البرنامج.

مركز صيانة السيارات

مرحباً، اكتبوا ماركة مركبتكم وموديلها والمشكلة التي تواجهونها. سيعود إليكم فنيّنا لتحديد موعد مناسب.

تأمين واستشارات

مرحباً، استلمنا طلبكم. سيعود إليكم خبيرنا خلال ساعات العمل لتقييم خاص بكم. يرجى عدم إرسال المستندات الحساسة عبر هذه القناة.

في مجالات مثل الصحة والقانون والمال لا يجوز للرد التلقائي أن يقدم نصيحة؛ فدوره يقتصر على جمع المعلومات وتوجيه الشخص إلى الجهة المختصة.

قبل النشر

اختبر كل قاعدة عبر اختبار البوت. أدخل الجمل المختلفة التي قد يكتبها العميل، وصحّح الكلمات التي تشغّل قاعدة خاطئة. واعرض الرسالة على الهاتف لترى شكلها، واقرأ الردود الأولى في الأسبوع الأول. ومحاكاة القواعد لا ترسل رسالة، لذلك يمكنك التجربة كما تشاء.

الأسئلة الشائعة

كيف يتم الرد التلقائي على WhatsApp؟

في تطبيق WhatsApp Business يمكنك ضبط رسالة الترحيب ورسالة الغياب. أما الرد حسب الكلمات المفتاحية فيحتاج إلى أداة مثل WapFlow أو حل رسمي قائم على API.

ما الطول المناسب للرد التلقائي؟

ثلاثة أو أربعة أسطر تكفي. أرسل المعلومات الطويلة كصورة أو مرفق.

كيف أعرف الكلمات التي سيعمل عليها البوت؟

راجع المحادثات السابقة، وأضف إلى القائمة كلمات العملاء وأخطاءهم الإملائية.

هل أستخدم الرموز التعبيرية؟

استخدمها باعتدال إن كانت تناسب لغة علامتك التجارية، ولا تستخدمها في ردود الشكاوى.