WhatsApp-Kampagne: Checkliste vor dem Versand mit 30 Punkten
Der Moment, in dem Sie auf „Senden“ tippen, ist ein Punkt ohne Rückweg. Eine Nachricht mit dem falschen Namen, ein defekter Link, falsche Kontakte in der Liste oder eine Zielgruppe ohne Einwilligung: Nichts davon lässt sich nachträglich ungeschehen machen. Erfahrene Teams prüfen deshalb vor jedem Start dieselbe Checkliste. In diesem Beitrag finden Sie eine Liste mit insgesamt dreißig Punkten in sechs Abschnitten: Liste, Einwilligung, Text, Medien, Geschwindigkeit und Test. Zu jedem Abschnitt steht außerdem, warum er wichtig ist und wo Sie das in WapFlow prüfen.
1. Listenkontrolle
Die Qualität einer Kampagne hängt davon ab, an wen Sie sie senden, noch bevor es um den Text geht.
| # | Kontrolle | So prüfen Sie es |
|---|---|---|
| 1 | Ist die Empfängergruppe richtig? Wurde kein falsches Label oder eine alte Gruppe ausgewählt? | Gruppenname und Anzahl der Kontakte auf dem Versandbildschirm |
| 2 | Gibt es doppelte Nummern? | Doppelte Einträge in Excel entfernen, Kontaktzahl im Adressbuch vergleichen |
| 3 | Sind die Nummern korrekt formatiert? Fehlt die Ländervorwahl, gibt es eine überflüssige Null, eine defekte Ziffer? | Zehn zufällige Nummern von Hand überprüfen |
| 4 | Wurden Nummern ohne WhatsApp-Konto aus der Liste entfernt? | Prüfseite; Option zum Ausblenden von Nicht-Nutzern |
| 5 | Sind Kontakte auf der Sperrliste oder Personen, die „Ich möchte das nicht“ gesagt haben, ausgeschlossen? | Gesperrte Nummern werden in der Kampagne übersprungen, entfernen Sie sie aber auch aus der Quelldatei |
| 6 | Ist die Namensspalte gefüllt? Wirkt [isim] bei leeren Namen fehlerhaft? | Kontakte ohne Namen in eine eigene Gruppe legen |
| 7 | Wurden Mitarbeiter, Familienangehörige oder Testnummern aus der Liste entfernt? | Für einen Test an sich selbst eine separate Nummer verwenden |
Zum Import aus Excel und zu Nummernformaten lesen Sie den Leitfaden zum Excel-Import, zur Prüfung der Nummern den Beitrag zur Nummernprüfung.
2. Einwilligung und Compliance
| # | Kontrolle | Warum? |
|---|---|---|
| 8 | Haben diese Personen zugestimmt, auf diesem Kanal Nachrichten von Ihnen zu erhalten? | Unerwünschte Nachrichten sind der häufigste Grund für Beschwerden und Kontosperren |
| 9 | Sind Quelle und Datum der Einwilligung gespeichert? | Damit Sie sie bei Bedarf vorlegen können |
| 10 | Passt die Nachricht zu dem Thema, dem zugestimmt wurde? | Eine Kampagne an eine Nummer zu senden, die für einen Termin angegeben wurde, geht über den Zweck hinaus |
| 11 | Handelt es sich um eine kommerzielle Nachricht? Haben Sie die Anforderungen von İYS und KVKK geprüft? | Die Pflichten hängen von Ihrem Unternehmen ab |
| 12 | Enthält die Nachricht Ihren Firmennamen und eine Möglichkeit zum Abmelden? | Der Empfänger muss Sie erkennen und den Versand stoppen können, wenn er möchte |
Die rechtliche Seite des Themas behandelt der Leitfaden zu İYS und KVKK; für Ihre konkrete Situation holen Sie bei Bedarf eine rechtliche Beratung ein. In den Bereichen Gesundheit, Recht und Finanzen gelten außerdem gesonderte Werberegeln.
3. Textkontrolle
| # | Kontrolle | Tipp |
|---|---|---|
| 13 | Gibt es keine Schreibfehler? | Lesen Sie die Nachricht laut vor |
| 14 | Sind Datum, Uhrzeit, Betrag und Adresse richtig? | Prüfen Sie jedes Datum im Kalender nach; eine verwechselte Tag-Monat-Angabe ist der teuerste Fehler |
| 15 | Gibt es genau einen Aufruf? | Antworten, auf den Link tippen oder vorbeikommen; nicht alles gleichzeitig |
| 16 | Sind die Variablen korrekt? | Ist für Felder wie [isim] und [kategori] der Wert im Adressbuch vorhanden? |
| 17 | Wird der Satz kaputt, wenn der Name fehlt? | Bauen Sie den Text so, dass Ausdrücke wie „Guten Tag ,“ vermieden werden |
| 18 | Sind die Spintax-Klammern korrekt geschlossen? | Die Klammern {Merhaba|Selam} müssen vollständig sein |
| 19 | Passt der Ton zum Empfänger? | Vermeiden Sie Großbuchstaben, Ausrufezeichen und Emoji-Ballungen |
4. Medien- und Linkkontrolle
| # | Kontrolle |
|---|---|
| 20 | Sind Bild, Video oder PDF die richtige Datei und aktuell? |
| 21 | Ist die Dateigröße angemessen und lässt sich die Datei auf dem Telefon problemlos öffnen? |
| 22 | Funktioniert der Link? Testen Sie ihn, indem Sie von Ihrem Telefon aus darauf tippen. |
| 23 | Enthält die Nachricht nur einen Link, und wird erklärt, was dahintersteckt? |
| 24 | Wird der Text als Bildunterschrift oder als eigene Nachricht gesendet? Ist die Entscheidung getroffen? |
WapFlow warnt, wenn eine Nachricht einen Link enthält, und bietet die Möglichkeit, die Linkvorschau auszublenden. Bevor Sie diese Warnung übergehen, vergewissern Sie sich, dass der Link die richtige Seite öffnet.
5. Geschwindigkeits- und Sicherheitseinstellungen
Die Geschwindigkeitseinstellungen bestimmen, wie die Kampagne den Empfänger erreicht. WhatsApp erklärt keine sichere Geschwindigkeit; hier gibt es also keine Garantie, aber einige Punkte, auf die Sie achten sollten.
| # | Kontrolle | Warum? |
|---|---|---|
| 25 | Ist das Versandkonto bereit? | Bei einer neuen Nummer sollten Sie das Konto für eine schrittweise Nutzung vorwärmen; ein Konto in der Aufwärmphase kann nicht für eine Kampagne verwendet werden |
| 26 | Sind Wartezeiten und Pausen angemessen? | Die Standardwerte sind ein guter Ausgangspunkt; verzichten Sie auf den Schnellmodus |
| 27 | Sind die Ruhezeiten aktiviert? | Verhindert den Versand in der Nacht |
| 28 | Ist „Empfänger, die kürzlich Nachrichten erhalten haben, überspringen“ aktiv? | Verhindert, dass dieselbe Person kurz nacheinander eine zweite Nachricht erhält |
| 29 | Ist die Sperre für DUR/STOP aktiv? | Erleichtert es Personen, die keine Nachrichten mehr möchten, sich aus der Liste zu entfernen |
Was die Einstellungen bewirken, erfahren Sie im Beitrag Kampagnen erstellen und verfolgen.
6. Test und Zeitplanung
| # | Kontrolle |
|---|---|
| 30 | Wurde ein Test an sich selbst durchgeführt? Wie sieht die Nachricht auf Ihrem Telefon aus; stimmen Emojis, Zeilenabstände, Linkvorschau und Medien? |
Der dreißigste Punkt ist der wichtigste. Test an mich selbst ist im Grunde eine kleine Generalprobe der Kampagne. Es ist der einzige sichere Weg, einen Fehler zu entdecken, bevor die echten Empfänger die Nachricht erhalten. Sehen Sie sich die Nachricht beim Test am besten zusätzlich auf einem anderen Telefon an, möglichst mit einem anderen Betriebssystem. Achten Sie außerdem darauf, dass das Konto während der Kampagne verbunden bleibt; für eine zeitgesteuerte Kampagne müssen die Konten zur geplanten Uhrzeit verbunden sein.
Zusätzliche Prüfungen je nach Kampagnenart
| Kampagnenart | Zusätzlich prüfen |
|---|---|
| Rabatt und Angebot | Stimmen Gültigkeitsdatum, Lagerbestand, Aktionsbedingungen und Rückgabeinformationen? |
| Termin und Erinnerung | Sind Datum und Uhrzeit für den jeweiligen Empfänger richtig, und enthält die Nachricht so wenig Information wie nötig? |
| Veranstaltungseinladung | Sind Adresse, Uhrzeit, Teilnahmeweg und Kontingent vollständig? |
| Umfrage und Feedback | Ist die Frage eindeutig und die Antwort einfach? |
| Rückgewinnung | Ist der Ton für Personen, die lange nichts von Ihnen gehört haben, freundlich, und ist die Abmeldemöglichkeit klar? |
Diese Zusatzprüfungen sollen die Frage beantworten: „Wie könnte diese Nachricht missverstanden werden?“ Die Antwort hängt vom Ziel der Kampagne ab. Führen Sie für jede Kampagnenart Ihre eigene kleine Liste und aktualisieren Sie sie, sobald sich der Bedarf ändert.
Plan für den Versandtag
| Zeitpunkt | Was ist zu tun? |
|---|---|
| Einen Tag vor dem Versand | Liste, Text und Medien ein letztes Mal durchsehen; eine zweite Person um Kontrolle bitten |
| Vor dem Versand | Prüfen, ob die Konten verbunden sind; Test an mich selbst durchführen |
| Die ersten 20 bis 30 Nachrichten | Mit einer kleinen Gruppe beginnen; Fehlerzähler und eingehende Antworten beobachten |
| Während des Versands | Antworten und negative Reaktionen beobachten; bei Bedarf pausieren |
| Nach dem Versand | Ergebnisse festhalten; Personen, die DUR geschrieben haben, aus der Liste entfernen; auf Antworten reagieren |
Wenn etwas schiefgeht
- Pausieren: Wenn Sie einen falschen Text oder eine falsche Gruppe bemerken, pausieren Sie die Kampagne sofort.
- Stoppen und korrigieren: Nach der Korrektur setzen Sie die Kampagne dort fort, wo sie unterbrochen wurde. Personen, die bereits eine Nachricht erhalten haben, bekommen sie nicht noch einmal.
- Entschuldigung: Schreiben Sie den Personen, die den Fehler erhalten haben, eine kurze, ehrliche Korrektur. Ohne Übertreibung, in einer einzigen Nachricht.
- Dokumentation: Notieren Sie die Ursache des Fehlers und ergänzen Sie Ihre Liste. Derselbe Fehler sollte nicht noch einmal passieren.
Guten Tag, in der Nachricht, die wir gerade gesendet haben, war das Datum falsch; richtig ist Donnerstag, der 14. März. Wir bitten um Entschuldigung für die Verwirrung.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Checkliste?
Wenn Sie sich daran gewöhnt haben, etwa fünfzehn Minuten für eine kleine Kampagne. Diese Zeit ist deutlich günstiger als die Probleme, die eine fehlerhafte Versendung verursacht.
Wer sollte die Liste ausfüllen?
Wenn die Person, die die Kampagne vorbereitet, und die Person, die sie kontrolliert, verschieden sind, werden Fehler leichter entdeckt; den Fehler im eigenen Text zu sehen, ist schwer. Wenden Sie auch in kleinen Betrieben die Zwei-Augen-Regel an: Lassen Sie vor dem Versand einen Mitarbeiter oder eine vertraute Person die Nachricht lesen und den Versandbildschirm ansehen.
Muss ich alles jedes Mal machen?
Die Kontrolle von Einwilligung und Liste ist bei jeder Kampagne notwendig. Wenn Sie dieselbe Vorlage wiederverwenden, kann die Medien- und Textkontrolle kürzer ausfallen; Datum und Link sollten Sie dennoch immer erneut prüfen.
Sendet der Test an mich selbst Nachrichten an echte Empfänger?
Nein. Der Test an mich selbst schickt die Nachricht nur an Ihre eigene Nummer, damit Sie die Darstellung vor der Kampagne prüfen können.
Verhindert die Checkliste eine Kontosperre?
Nein; sie senkt das Risiko, garantiert aber nichts. Gründe und Schritte bei einem Einspruch behandeln wir in einem eigenen Beitrag.
Teilen Sie diese Liste mit Ihrem Team und haken Sie sie vor jeder Kampagne ab. Wenn Sie Listen, Tests, Zeitplanung und die Auswertung Ihrer Kampagnen in einem einzigen Panel verwalten möchten, können Sie WapFlow ausprobieren.
