Exemples de messages de réponse automatique WhatsApp : textes prêts

Le bon fonctionnement d'une réponse automatique dépend beaucoup plus du texte que vous écrivez que de la configuration. Il y a une grande différence entre un « Votre message a bien été reçu » froid et « Indiquez-nous votre numéro de commande, nous revenons vers vous aujourd'hui ». Dans cet article, vous trouverez des textes prêts pour l'accueil, les messages hors horaires, les prix, la livraison, les réclamations et le transfert vers un responsable. Adaptez les textes à votre activité ; les noms d'entreprises dans les exemples sont fictifs. Les étapes d'installation sont décrites dans l'article sur le bot de réponse automatique.

Les règles d'une bonne réponse automatique

• Soyez concis. Ne dépassez pas trois ou quatre lignes à l'écran du téléphone.
• Annoncez le délai. Indiquez quand la réponse sera donnée.
• Montrez l'étape suivante. Que doit écrire le client ?
• Laissez une porte ouverte vers un humain. Précisez comment joindre un responsable.
• Ne cachez pas que c'est un bot. Si nécessaire, indiquez qu'il s'agit d'une réponse automatique.

Messages d'accueil

Dans WapFlow, si vous sélectionnez le public Les personnes qui écrivent pour la première fois et choisissez la correspondance À chaque message, la règle ne s'applique qu'aux nouveaux contacts.

Général

Bonjour, bienvenue chez Lale Çiçekçilik. Comment pouvons-nous vous aider ? Pour le prix, écrivez « prix » ; pour l'adresse, écrivez « adresse ». Pour parler à un responsable, écrivez « responsable ».

Entreprise de services

Bonjour, bienvenue chez Kuzey Oto Yıkama. Pour un rendez-vous, indiquez le type de votre véhicule et le jour qui vous convient ; notre équipe reviendra vers vous.

Client qui a déjà écrit

Re-bonjour. Nous avons bien reçu votre message et nous reviendrons vers vous dans les plus brefs délais.

Messages hors horaires

Bonjour, nous sommes actuellement en dehors de nos horaires d'ouverture. Nous assurons le service du lundi au vendredi de 09.00 à 18.00. Votre message a bien été reçu, nous reviendrons vers vous dès le début des heures ouvrables.

Nous sommes fermés aujourd'hui. Nous reviendrons vers vous à partir de lundi 09.00. En cas d'urgence, vous pouvez appeler le 0212 000 00 00.

Si vous sélectionnez le message hors horaires dans le réglage Horaires d'ouverture de WapFlow, ce texte est envoyé une fois par personne pendant chaque période hors horaires. Le numéro de téléphone de l'exemple est fictif ; indiquez le vôtre.

Réponses aux questions fréquentes

Les horaires et adresses du tableau sont des exemples. Tenez les informations à jour : un prix ou un délai erroné est l'erreur la plus fréquente des réponses automatiques. Dans WapFlow, vous pouvez aussi envoyer des images et des vidéos en réponse, en plus du texte. Ajouter la liste de prix sous forme d'image est pratique.

Réponses après-vente et pour les campagnes

Personne qui répond « oui »

Merci. Je vous communique les détails ci-dessous. Si vous avez une question, n'hésitez pas à écrire ; l'un de nos collaborateurs vous répondra.

Personne qui demande le catalogue

Nous vous envoyons notre catalogue en pièce jointe. Indiquez-nous le nom du produit qui vous intéresse, nous vérifierons sa disponibilité.

Client qui remercie

Je vous en prie, merci de nous avoir choisis.

Faites attention aux mots courts comme « oui ». Utiliser la correspondance égal exactement évite qu'un mot figurant dans une phrase déclenche la règle par erreur. Vérifiez si la règle entre en conflit avec de vraies questions en la testant avec Tester le bot.

Réclamations et demandes de responsable

Dans le cas d'une réclamation, la réponse automatique ne doit pas promettre de solution ; elle doit orienter vers un humain.

Nous sommes désolés du problème rencontré. Nous avons transmis votre message à notre responsable. Vous recevrez une réponse dans les plus brefs délais.

Nous vous transférons à notre responsable. Vous ne recevrez plus de réponse automatique dans cette conversation.

Dans le réglage Demande « je veux parler à un responsable » de WapFlow, ajoutez des expressions comme « responsable », « conseiller clientèle », « je veux parler à un humain », « réclamation ». Écrivez le texte ci-dessus comme réponse envoyée au client. Le bot se met alors en pause dans cette conversation et vous recevez une notification.

Réponses lors du désabonnement

Votre demande a bien été prise en compte ; vous ne recevrez plus de message de notre part.

Cette phrase est le texte de confirmation par défaut du blocage DUR/STOP et peut être modifié depuis les Réglages. Si ce réglage est désactivé, une personne qui écrit « DUR » n'est pas bloquée automatiquement ; nous vous conseillons donc de l'activer. N'ajoutez aucune nouvelle promotion au texte de confirmation.

Exemple d'instruction pour l'intelligence artificielle

Si vous utilisez une réponse par intelligence artificielle, une instruction claire réduit le risque de mauvaise réponse, sans le supprimer totalement.

Tu es l'assistant client de Lale Çiçekçilik. Réponds en turc, de façon courte et polie. Appuie-toi uniquement sur les informations ci-dessous. Si l'information n'existe pas, n'invente rien et dis « Notre équipe reviendra vers vous à ce sujet ». Ne demande jamais d'informations de paiement. Horaires : du lundi au vendredi de 09.00 à 18.00. Livraison : livraison le jour même dans la ville pour les commandes passées avant 15.00.

Si vous ajoutez des informations, mettez-les à jour. Votre entreprise est responsable des réponses données aux clients.

Erreurs fréquentes

• Envoyer le même message d'accueil à chaque message. Recevoir trois fois un message de bienvenue est gênant pour une personne.
• Utiliser des mots-clés trop larges. Des mots comme « var » se déclenchent sans arrêt.
• Placer les règles dans le mauvais ordre. La réponse de la première règle correspondante est envoyée ; placez les règles spécifiques en haut.
• Multiplier les liens dans la réponse.
• Écrire « nous revenons tout de suite » puis ne pas répondre pendant des heures.

Pour organiser tout le processus de support, consultez l'article sur la mise en place du support client. Pour les messages de campagne, notre article sur les modèles est prêt.

Exemples par secteur

Les textes suivants montrent comment adapter les règles de base à différents secteurs. Remplacez les noms d'entreprises et les informations par les vôtres.

Coiffure et beauté

Bonjour, pour un rendez-vous, indiquez le type de prestation, le jour et l'heure qui vous conviennent. Notre équipe vérifiera la disponibilité et confirmera.

Clinique

Bonjour, merci pour votre message. Notre équipe étudiera votre demande de rendez-vous. En cas d'urgence, veuillez contacter un établissement de santé ou appeler le 112.

Formation et cours

Bonjour, pour des informations sur nos cours, indiquez le domaine qui vous intéresse et la tranche d'âge. Nous vous transmettrons le programme.

Garage automobile

Bonjour, indiquez la marque, le modèle de votre véhicule et le problème rencontré. Notre mécanicien reviendra vers vous pour un rendez-vous.

Assurance et conseil

Bonjour, votre demande a bien été reçue. Notre expert vous recontactera pendant les heures d'ouverture pour une étude personnalisée. Merci de ne pas envoyer de documents sensibles par ce canal.

Dans des domaines comme la santé, le droit et la finance, une réponse automatique ne doit pas donner de conseil. Son rôle se limite à recueillir l'information et à orienter vers la bonne personne.

Avant de mettre le texte en ligne

Testez chaque règle avec Tester le bot. Saisissez les différentes phrases que le client pourrait écrire et corrigez les mots qui déclenchent la mauvaise règle. Regardez aussi le rendu du message sur le téléphone, et lisez les réponses reçues la première semaine. La simulation de règles de l'écran de test n'envoie aucun message ; vous pouvez donc la répéter autant que nécessaire.

Questions fréquentes

Comment mettre en place une réponse automatique sur WhatsApp ?

Dans l'application WhatsApp Business, vous pouvez configurer le message d'accueil et le message d'absence. Pour une réponse selon un mot-clé, il faut un outil comme WapFlow ou une solution fondée sur l'API officielle.

Quelle doit être la longueur d'une réponse automatique ?

Trois ou quatre lignes suffisent. Pour une information longue, envoyez un visuel ou un document en complément.

Comment trouver les mots-clés que le bot doit reconnaître ?

Consultez les conversations passées. Ajoutez à la liste les mots et les fautes de frappe que vos clients utilisent réellement.

Dois-je utiliser des emojis ?

Utilisez-les avec mesure, si cela correspond au ton de votre marque. Ne les utilisez pas dans les réponses aux réclamations.