Contoh Pesan Balasan Otomatis WhatsApp: Teks Siap Pakai

Keberhasilan balasan otomatis lebih bergantung pada teks yang Anda tulis dibanding pada pemasangannya. Ada perbedaan besar antara "Pesan Anda telah diterima" yang dingin dengan "Silakan tulis nomor pesanan Anda, kami akan membalas hari ini". Dalam artikel ini Anda akan menemukan teks siap pakai untuk sambutan, di luar jam kerja, harga, pengiriman, keluhan, dan pengalihan ke petugas. Sesuaikan teks dengan bisnis Anda; nama-nama usaha dalam contoh bersifat fiktif. Langkah pemasangan dijelaskan dalam artikel bot balasan otomatis.

Aturan Balasan Otomatis yang Baik

• Singkat. Jangan lebih dari tiga atau empat baris di layar ponsel.
• Sampaikan harapan. Tulis kapan balasan akan diberikan.
• Tunjukkan langkah berikutnya. Apa yang harus pelanggan tulis?
• Sisakan jalan untuk manusia. Jelaskan cara menghubungi petugas.
• Jangan sembunyikan bahwa itu bot. Jika perlu, katakan bahwa ini adalah balasan otomatis.

Pesan Sambutan

Di WapFlow, jika Anda memilih audiens Yang pertama kali menulis dan mencocokkan dengan Setiap pesan, aturan hanya akan berlaku untuk kontak baru.

Umum

Halo, selamat datang di Lale Çiçekçilik. Apa yang bisa kami bantu? Untuk harga, tulis "harga"; untuk alamat, tulis "alamat". Untuk berbicara dengan petugas, tulis "petugas".

Bisnis jasa

Halo, selamat datang di Kuzey Oto Yıkama. Untuk janji temu, tulis jenis kendaraan Anda dan hari yang Anda inginkan; tim kami akan menghubungi Anda.

Pelanggan yang sudah pernah menulis

Halo lagi. Pesan Anda sudah kami terima, kami akan membalas secepatnya.

Pesan di Luar Jam Kerja

Halo, saat ini kami berada di luar jam kerja. Kami melayani pada hari kerja pukul 09.00-18.00. Pesan Anda sudah kami terima, kami akan membalas pada jam kerja pertama.

Hari ini kami tutup. Kami akan membalas Anda mulai Senin pukul 09.00. Jika ada keadaan darurat, Anda dapat menelepon 0212 000 00 00.

Di WapFlow, jika Anda memilih pesan di luar jam kerja pada pengaturan Jam Kerja, teks ini akan dikirim kepada setiap orang satu kali untuk setiap periode di luar jam kerja. Nomor telepon dalam contoh hanya ilustrasi; tulis nomor Anda sendiri.

Jawaban untuk Pertanyaan yang Sering Diajukan

Jam dan alamat dalam tabel hanya contoh. Jaga agar informasi yang berubah tetap terbaru; harga atau waktu yang salah adalah masalah balasan otomatis yang paling sering terjadi. Di WapFlow, Anda juga dapat mengirim gambar dan video sebagai balasan selain teks. Menambahkan daftar harga dalam bentuk gambar cukup praktis.

Balasan Setelah Penjualan dan Kampanye

Orang yang menjawab "ya"

Terima kasih. Berikut rinciannya. Jika ada pertanyaan, silakan tulis, salah satu tim kami akan membalas Anda.

Orang yang meminta katalog

Kami kirimkan katalog kami sebagai lampiran. Jika Anda menulis nama produk yang Anda sukai, kami akan memeriksa ketersediaannya.

Pelanggan yang berterima kasih

Sama-sama, terima kasih telah memilih kami.

Berhati-hatilah dengan kata-kata pendek seperti "ya". Menggunakan pencocokan Sama persis mencegah kata-kata di dalam kalimat memicu aturan secara tidak sengaja. Uji apakah aturan bertabrakan dengan pertanyaan nyata menggunakan Uji Bot.

Keluhan dan Permintaan Petugas

Dalam keluhan, balasan otomatis tidak boleh menjanjikan penyelesaian, melainkan mengalihkan ke manusia.

Kami mohon maaf atas masalah yang Anda alami. Pesan Anda sudah kami teruskan kepada petugas kami. Kami akan membalas Anda secepat mungkin.

Kami mengalihkan Anda ke petugas kami. Anda tidak akan menerima balasan otomatis lagi dalam percakapan ini.

Pada pengaturan Permintaan "Saya ingin berbicara dengan petugas" di WapFlow, tambahkan ungkapan seperti "petugas", "perwakilan pelanggan", "saya ingin berbicara dengan petugas", atau "keluhan". Tulis teks di atas sebagai balasan yang akan diterima pelanggan. Bot akan berhenti di percakapan tersebut dan Anda akan menerima notifikasi.

Balasan Berhenti Berlangganan

Permintaan Anda sudah kami terima, Anda tidak akan menerima pesan lagi dari kami.

Kalimat ini adalah teks konfirmasi default dari pemblokiran BERHENTI/STOP dan dapat diubah dari Pengaturan. Jika pengaturan ini tidak aktif, orang yang menulis "BERHENTI" tidak akan diblokir secara otomatis, jadi kami menyarankan Anda mengaktifkannya. Jangan menambahkan promosi baru ke dalam teks konfirmasi.

Contoh Instruksi Kecerdasan Buatan

Jika Anda menggunakan balasan kecerdasan buatan, instruksi yang jelas mengurangi risiko jawaban yang salah, tetapi tidak menghilangkannya sepenuhnya.

Anda adalah asisten pelanggan Lale Çiçekçilik. Jawab dengan singkat dan sopan dalam bahasa Indonesia. Hanya gunakan informasi berikut. Jika informasinya tidak ada, jangan mengarang; katakan saja "Tim kami akan menghubungi Anda mengenai hal ini". Jangan meminta informasi pembayaran. Jam kerja: hari kerja pukul 09.00-18.00. Pengiriman: dalam kota pada hari yang sama, untuk pesanan yang diterima hingga pukul 15.00.

Jika Anda menambahkan lebih banyak informasi, pastikan selalu diperbarui. Bisnis Anda bertanggung jawab atas balasan yang diberikan kepada pelanggan.

Kesalahan yang Sering Terjadi

• Mengirim sambutan yang sama ke setiap pesan. Orang yang menerima pesan sambutan tiga kali akan merasa terganggu.
• Menggunakan kata kunci yang terlalu luas. Kata seperti "ada" akan terus-menerus memicu aturan.
• Menaruh aturan dalam urutan yang keliru. Balasan dari aturan pertama yang cocok akan dikirim; letakkan aturan khusus di atas.
• Menaruh terlalu banyak tautan dalam balasan.
• Menulis "kami segera membalas" lalu tidak membalas selama berjam-jam.

Untuk merencanakan layanan pelanggan secara menyeluruh, lihat artikel layanan pelanggan. Untuk pesan kampanye, artikel templat pesan kami sudah siap.

Contoh Ringkas Menurut Sektor

Teks berikut menunjukkan bagaimana aturan dasar dapat disesuaikan dengan berbagai sektor. Ubah nama usaha dan informasi sesuai kondisi Anda.

Salon dan kecantikan

Halo, untuk janji temu tulis jenis layanan serta hari dan jam yang Anda inginkan. Tim kami akan memeriksa ketersediaannya dan mengonfirmasi.

Klinik

Halo, terima kasih atas pesan Anda. Permintaan janji temu Anda akan dievaluasi oleh tim kami. Dalam keadaan darurat, mohon segera datang ke fasilitas kesehatan atau hubungi 112.

Pendidikan dan kursus

Halo, untuk informasi mengenai kursus kami, tulis bidang yang Anda minati dan kelompok usia. Kami akan menyampaikan informasi programnya kepada Anda.

Bengkel mobil

Halo, tulis merek, model, dan masalah yang Anda alami pada kendaraan Anda. Montir kami akan menghubungi Anda untuk janji temu yang sesuai.

Asuransi dan konsultasi

Halo, permintaan Anda sudah diterima. Untuk penilaian khusus, pakar kami akan membalas pada jam kerja. Mohon jangan kirim dokumen sensitif melalui saluran ini.

Di bidang kesehatan, hukum, dan keuangan, balasan otomatis tidak boleh memberikan nasihat. Tugasnya hanya untuk memberikan informasi dan mengarahkan ke orang yang tepat.

Sebelum Menerbitkan Teks

Uji setiap aturan dengan Uji Bot. Masukkan berbagai kalimat yang mungkin ditulis pelanggan, dan perbaiki kata-kata yang memicu aturan yang keliru. Lihat tampilan pesan di ponsel, dan baca balasan yang masuk pada minggu pertama. Simulasi aturan di layar uji bot tidak mengirim pesan, sehingga Anda dapat mencobanya sebanyak yang Anda inginkan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bagaimana cara membuat balasan otomatis di WhatsApp?

Di aplikasi WhatsApp Business, Anda dapat mengatur pesan sambutan dan pesan di luar jam kerja. Untuk balasan berdasarkan kata kunci, dibutuhkan alat seperti WapFlow atau solusi berbasis API resmi.

Seberapa panjang balasan otomatis sebaiknya?

Tiga atau empat baris sudah cukup. Kirimkan informasi yang panjang sebagai gambar atau lampiran.

Bagaimana cara mengetahui kata kunci apa yang harus digunakan bot?

Lihat riwayat percakapan. Tambahkan kata-kata dan salah ketik yang biasa digunakan pelanggan Anda ke dalam daftar.

Haruskah saya menggunakan emoji?

Gunakan secukupnya jika sesuai dengan bahasa merek Anda. Jangan gunakan pada balasan keluhan.