Gestione della rubrica WhatsApp: organizzare e raggruppare i contatti

Alla base di una buona campagna c'è una rubrica ordinata. Con una lista disordinata si finisce per scrivere due volte alla stessa persona, raggiungere per errore chi non desidera ricevere messaggi e perdere traccia di cosa vuole ciascun contatto. La pagina Contatti di WapFlow riunisce i numeri in un unico posto e permette di suddividerli con etichette e gruppi. In questo articolo spieghiamo come mantenere la rubrica in ordine, dall'importazione dei contatti fino alla lista di blocco.

Come aggiungere contatti alla rubrica

Aggiungere un numero alla rubrica non equivale ad avere il permesso di inviare messaggi commerciali a quella persona. Indipendentemente dalla provenienza del contatto, valuti separatamente la questione del consenso prima di inviare qualsiasi messaggio.

Importazione massiva da Excel

1. Nel file Excel raccolga i numeri in un'unica colonna. Inserisca informazioni come nome, città e categoria in colonne separate.
2. Verifichi che i numeri siano scritti con il prefisso internazionale. Per i numeri turchi, la soluzione più affidabile è farli iniziare con 90.
3. Nella pagina Contatti apra la finestra di importazione e selezioni il file Excel.
4. Nella schermata di associazione delle colonne abbini le colonne del file Excel ai campi della rubrica.
5. Avvii l'importazione e controlli i risultati.

La capacità della rubrica varia in base al piano sottoscritto e l'utilizzo attuale è visibile nella pagina. Una volta raggiunto il limite, alcuni contatti non potranno essere aggiunti. Per conoscere i limiti può consultare la pagina dei prezzi.

Importazione della rubrica telefonica di WhatsApp

L'opzione Importa la mia rubrica WhatsApp recupera nome e numero dei contatti salvati sul telefono dell'account collegato. Se lo desidera, può visualizzare solo quelli non ancora presenti nella rubrica e importare soltanto quelli selezionati. Con alcuni tipi di connessione la rubrica telefonica può essere letta solo in parte: in tal caso nell'elenco compaiono soltanto i contatti salvati con un nome.

Suddividere il pubblico con etichette e gruppi

Etichette e gruppi possono sembrare simili, ma servono a scopi diversi:

Etichettatura automatica

Attivando l'Etichettatura automatica dalle Impostazioni, le risposte alle campagne vengono classificate in base a parole chiave: Interessato, Ha chiesto il prezzo, Non interessato, Numero errato e Altro. Può anche creare etichette personalizzate e assegnarle manualmente ai contatti. I numeri a cui viene assegnata l'etichetta "Non interessato", se l'impostazione è attiva, vengono aggiunti alla lista di blocco ed esclusi dalle campagne.

Una struttura pratica

• Usi i gruppi per i segmenti di pubblico stabili, ad esempio tipologia di cliente o città.
• Usi le etichette per le situazioni che cambiano, ad esempio la risposta a una campagna.
• Invece di creare molte etichette, inizi con poche che utilizzerà davvero.
• Aggiunga una nota a ogni contatto per conservare in rubrica i dettagli delle conversazioni.

Trovare i contatti giusti con i filtri

Con i filtri della pagina Contatti può restringere l'elenco per etichetta, gruppo, categoria, fonte, stato WhatsApp, esito della campagna e presenza o meno di un sito web o di un indirizzo e-mail. Per i contatti provenienti da Google Maps è possibile filtrare anche per valutazione e numero di recensioni.

L'opzione Aggiungi al gruppo i contatti filtrati sposta in un solo passaggio i contatti trovati in un gruppo nuovo o esistente. Potrà poi selezionare questo gruppo nella finestra Seleziona dalla rubrica della campagna. Nella guida alle campagne abbiamo spiegato come restringere il pubblico.

Pulizia dei numeri

Pulire regolarmente la rubrica aumenta la velocità di invio e riduce i messaggi sprecati.

• Controlli lo stato WhatsApp: con il Verificatore scopra se i numeri sono registrati su WhatsApp. I contatti risultano come WP presente, WP assente o Non verificato.
• Elimini chi non è su WhatsApp: può eliminare con un'unica operazione i numeri individuati dal Verificatore o durante una campagna. L'operazione è irreversibile.
• Rimuova i numeri inutilizzabili: può eliminare con operazioni distinte i numeri che iniziano con 444 e 0850 (numeri di servizio turchi).
• Scarti i record non validi: corregga i numeri con cifre mancanti o con un prefisso internazionale errato.

Lista di blocco

Ai numeri presenti nella lista di blocco non vengono inviati messaggi nelle campagne ai contatti e vengono rimossi automaticamente dai flussi. La lista si popola in tre modi:

1. Automaticamente, quando il cliente scrive DUR o STOP, se l'impostazione corrispondente è attiva.
2. Quando viene assegnata l'etichetta "Non interessato", se l'impostazione corrispondente è attiva.
3. Quando aggiunge Lei manualmente il numero.

Mantenga in questa lista chiunque abbia chiesto di non essere più contattato. Anche se, caricando un nuovo file Excel, lo stesso numero dovesse tornare in rubrica, la lista di blocco viene comunque controllata durante la campagna. Per questo motivo è più sicuro tenere i contatti non interessati nella lista di blocco piuttosto che eliminarli dalla rubrica.

A cosa serve la pagina Gruppi?

La pagina Gruppi nel menu a sinistra non va confusa con i gruppi di contatti. Qui si conservano i link di invito ai gruppi WhatsApp: può aggiungerli uno alla volta o importarli in blocco e contrassegnarli come pubblici, con approvazione richiesta o non funzionanti. Questo elenco viene utilizzato negli Strumenti per i gruppi. Trova tutti i dettagli nell'articolo sugli strumenti per i gruppi.

Sicurezza dei dati e KVKK

Le informazioni presenti in rubrica possono contenere dati personali. Conservi solo i dati di cui ha effettivamente bisogno, non lasci le esportazioni Excel in cartelle condivise ed elimini i record che non utilizza più. Per gli obblighi previsti dalla KVKK (la legge turca sulla protezione dei dati personali) si rivolga a un consulente legale.

Domande frequenti

Posso caricare un file CSV?

La schermata di importazione dei contatti accetta file Excel (.xlsx, .xls). Se dispone di un file CSV, lo apra in Excel e lo salvi in uno di questi formati.

È obbligatorio scrivere 90 davanti ai numeri?

I numeri completi di prefisso internazionale garantiscono i risultati più affidabili. Le consigliamo di preparare il file di conseguenza.

Posso esportare la rubrica?

Sì, può scaricarla come file Excel tramite l'opzione di esportazione nella pagina Contatti.

Lo stesso numero può essere aggiunto due volte?

Al termine dell'importazione vengono mostrati i record aggiunti, aggiornati e ignorati. Controllare i risultati resta comunque una buona abitudine.