Excel-Liste in eine WhatsApp-Kampagne importieren: Anleitung

Ihre Kundenliste liegt meist in einer Excel-Datei. Wer diese Datei in eine WhatsApp-Kampagne übernehmen will, muss nicht nur Spalten zuordnen, sondern die Datei vor allem richtig vorbereiten. Falsche Nummernformate, Spalten ohne Überschrift und durcheinandergeratene Daten ruinieren eine Kampagne, bevor sie überhaupt beginnt. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Excel-Datei vorbereiten, in das WapFlow-Adressbuch importieren, prüfen und daraus eine Kampagne machen.

Vorab ein Hinweis: Die Personen auf Ihrer Liste müssen eingewilligt haben, über diesen Kanal Nachrichten von Ihnen zu erhalten. Dass jemand in einer Excel-Datei steht, ersetzt diese Einwilligung nicht.

Die Datei vorbereiten

Der Kontaktimport von WapFlow akzeptiert .xlsx- und .xls-Dateien und setzt voraus, dass die erste Zeile der Datei die Überschriften enthält. Falls Sie eine CSV-Datei haben, öffnen Sie diese in Excel und speichern Sie sie in einem dieser Formate.

Die Kontaktdaten in der Tabelle sind Beispiele. Beim Import können Sie Ihre Spalten Adressbuchfeldern wie Name, Nummer, Kategorie, Bewertung, Adresse, E-Mail, Website, Provinz, Bezirk und Notiz zuordnen.

Das Nummernformat korrigieren

Die häufigste Fehlerquelle ist die Nummernspalte.

Geben Sie bei ausländischen Nummern die Landesvorwahl immer vollständig an. Entfernen Sie zu kurze und unvollständige Nummern aus der Datei.

Schnelle Bereinigung in Excel

• Markieren Sie die Nummernspalte und stellen Sie das Zellformat auf Text.
• Entfernen Sie doppelte Zeilen über Daten > Duplikate entfernen.
• Suchen Sie mit einem Filter nach Zeilen ohne Nummer.
• Bereinigen Sie Zusätze wie „Herr“ oder „Frau“ in der Namensspalte. [isim] wird in der Nachricht direkt mit diesem Text gefüllt.
• Wandeln Sie Zellen, die per Formel berechnet werden, in feste Werte um.

In das WapFlow-Adressbuch importieren

1. Öffnen Sie im linken Menü die Seite Kontakte und rufen Sie das Fenster für den Excel-Import auf.
2. Laden Sie Ihre Datei über Datei auswählen hoch.
3. Ordnen Sie im Bildschirm Spalten zuordnen jede Excel-Spalte dem passenden Adressbuchfeld zu. Die Schaltfläche Automatisch zuordnen versucht, die Felder anhand der Überschriften auszufüllen; prüfen Sie das Ergebnis unbedingt.
4. Mit der Option Importierte zur Gruppe hinzufügen können Sie die Kontakte auf Wunsch direkt einer Gruppe zuweisen. Für Kampagnen ist das sehr praktisch.
5. Starten Sie den Import und prüfen Sie die Zahl der hinzugefügten, aktualisierten und übersprungenen Kontakte.

Die Kapazität Ihres Adressbuchs hängt von Ihrem Paket ab. Ist das Limit erreicht, werden einige Kontakte nicht hinzugefügt. Die aktuellen Limits finden Sie auf der Preisseite.

Nummern verifizieren

Prüfen Sie die Liste direkt nach dem Import. In Excel-Listen finden sich häufig veraltete Nummern und Festnetzanschlüsse.

1. Öffnen Sie die Seite Verifizierer.
2. Starten Sie den WhatsApp-Filter und wählen Sie ein verbundenes Konto aus. Konten, die sich noch im Warm-up befinden, können nicht verwendet werden.
3. Wählen Sie die Kontakte aus dem Adressbuch aus oder laden Sie die Excel-Datei direkt hoch.
4. Übertragen Sie die Ergebnisse ins Adressbuch.
5. Bereinigen Sie die Liste auf der Seite Kontakte mit der Funktion Nicht bei WhatsApp registrierte löschen. Dieser Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen.

Sehr große Listen sollten Sie vorsichtshalber in Teilen verifizieren. Details finden Sie im Beitrag zum Nummern-Verifizierer.

Daraus eine Kampagne machen

Im Versandbildschirm lässt sich Excel nicht direkt hochladen; die Kontakte werden zunächst ins Adressbuch übernommen, oder Sie tragen die Nummern ins Empfängerfeld ein. Wenn Sie über das Adressbuch arbeiten, können Sie außerdem Variablen nutzen.

1. Öffnen Sie die Seite An Kontakte senden und wählen Sie das Absenderkonto aus.
2. Öffnen Sie im Bereich Empfänger das Fenster Aus Adressbuch wählen.
3. Wählen Sie die angelegte Gruppe aus. Die Option „Nicht bei WhatsApp registrierte ausblenden“ filtert die Liste.
4. Verfassen Sie die Nachricht. Variablen wie [isim] und [kategori] werden mit den Feldern aus Excel gefüllt.
5. Prüfen Sie die Nachricht mit „Test an mich“ und senden oder planen Sie sie anschließend.

Informationen zu Versandgeschwindigkeit und Sicherheitseinstellungen finden Sie im Beitrag zur Kampagnenerstellung.

Variablen richtig einsetzen

Enthält die Namensspalte leere Zeilen, kann die Nachricht etwa wie „Hallo ,“ aussehen. Dafür gibt es zwei Lösungen:

• Filtern Sie Kontakte ohne Namen heraus, legen Sie sie in eine eigene Gruppe und senden Sie ihnen eine Nachricht ohne Variablen.
• Formulieren Sie den Text so, dass er auch ohne Namen natürlich klingt.

Ist ein Name komplett in Großbuchstaben geschrieben, etwa „AHMET YILMAZ“, hilft Ihnen die Excel-Funktion YAZIM.DÜZENİ. Kontrollieren Sie dabei türkische Sonderzeichen.

Häufige Fehler

• Keine Überschriften in der ersten Zeile. Der erste Kontakt wird dann womöglich als Überschrift gewertet.
• Mehrere Tabellenblätter in der Datei. Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Blatt importieren.
• Die Nummernspalte dem falschen Feld zuordnen.
• Eine alte Liste ohne vorherige Bereinigung verwenden.
• Kontakte ohne Einwilligung auf der Liste behalten.

Nummern auf der Sperrliste werden in der Kampagne übersprungen, selbst wenn sie mit einer neuen Datei ins Adressbuch gelangen. Trotzdem ist es eine gute Gewohnheit, Personen, die keine Nachrichten wünschen, auch aus der Quelldatei zu entfernen.

Die Liste vor der Kampagne aufteilen

Statt die gesamte Datei in einem einzigen Versand zu nutzen, erzielen Sie bessere Ergebnisse und senken das Fehlerrisiko, wenn Sie die Liste nach dem Import aufteilen. Gibt es in Ihrer Excel-Datei zum Beispiel eine Spalte „Kategorie“ oder „Stadt“, können Sie auf der Seite Kontakte den Filter nutzen und über Gefilterte zur Gruppe hinzufügen separate Gruppen anlegen.

1. Wählen Sie für den ersten Versand die Kontakte mit der eindeutigsten Einwilligung und den aktuellsten Daten aus.
2. Prüfen Sie die Ergebnisse dieser kleinen Gruppe.
3. Gibt es keine Probleme, senden Sie an die nächste Gruppe an einem anderen Tag.
4. Notieren Sie das Ergebnis jeder Gruppe.

Wenn Ihr Paket die Funktion zum Übertragen der Ergebnisse ins Adressbuch enthält, sehen Sie nach der Kampagne bei den Kontakten, ob eine Nachricht gesendet, zugestellt und gelesen wurde. Möchten Sie Ihre Excel-Datei aktuell halten, können Sie das Adressbuch auf der Seite Kontakte wieder als Excel-Datei exportieren. So wird die bereinigte Liste zu Ihrer Quelle, und Sie können die alte Datei löschen.

Dateisicherheit

Kundenlisten per E-Mail herumzuschicken oder in öffentlich zugänglichen Ordnern abzulegen, ist ein Risiko für personenbezogene Daten. Teilen Sie die Datei nur mit den zuständigen Personen und löschen Sie überflüssige Kopien, sobald Sie fertig sind.

Checkliste nach dem Import

• Liegt die Gesamtzahl der Kontakte nahe an der Zeilenzahl der Datei?
• Stehen Name und Nummer einiger zufällig ausgewählter Kontakte im richtigen Feld?
• Sind die Spalten Kategorie und Stadt verrutscht?
• Entspricht die Zahl der zur Gruppe hinzugefügten Kontakte Ihren Erwartungen?
• Wurden die Kontakte auf der Sperrliste auch aus der Quelldatei entfernt?

Diese fünfminütige Prüfung verhindert ärgerliche Fehler wie eine Nachricht mit falschem Namen. Sind Spalten verrutscht, korrigieren Sie die Einträge vor dem Versand; korrigieren Sie bei Bedarf die Datei und importieren Sie sie erneut.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine CSV-Datei hochladen?

Das Fenster für den Kontaktimport akzeptiert .xlsx und .xls. Öffnen Sie Ihre CSV-Datei in Excel und speichern Sie sie in einem dieser Formate.

Kann ich Nummern direkt anschreiben, ohne sie ins Adressbuch aufzunehmen?

Sie können die Nummern ins Empfängerfeld eintragen, da aber keine Kontaktdaten vorliegen, werden Variablen wie [isim] nicht gefüllt.

Wird derselbe Kontakt doppelt angelegt?

Ist die Nummer bereits im Adressbuch vorhanden, erscheint sie im Ergebnisbildschirm als übersprungen oder aktualisiert. Prüfen Sie die Zahlen.

Wo werden die Excel-Daten gespeichert?

Importierte Kontakte werden im Adressbuch Ihres Kontos gespeichert. Bewahren Sie die Excel-Quelldatei an einem sicheren Ort auf. Zu den Datenschutzregeln finden Sie mehr in diesem Leitfaden.