Cómo importar una lista de Excel a una campaña de WhatsApp

Lo más habitual es que su lista de clientes esté en un archivo de Excel. Llevar ese archivo a una campaña de WhatsApp no consiste solo en asignar columnas, sino también en preparar bien el archivo. Un formato de número incorrecto, columnas sin encabezado o datos desordenados pueden arruinar la campaña antes de que empiece. En esta guía explicamos, paso a paso, cómo preparar su archivo de Excel, importarlo a la agenda de WapFlow, validarlo y convertirlo en una campaña.

Un recordatorio antes de empezar: las personas de su lista deben haberle dado permiso para recibir mensajes por este canal. Figurar en un archivo de Excel no equivale a ese permiso.

Preparar el archivo

La pantalla de importación de contactos de WapFlow acepta archivos .xlsx y .xls, y requiere que la primera fila del archivo sea la de encabezados. Si tiene un archivo CSV, ábralo en Excel y guárdelo en uno de estos formatos.

Los datos de contacto de la tabla son de ejemplo. Al importar, puede asignar las columnas a campos de la agenda como nombre, número, categoría, puntuación, dirección, correo electrónico, sitio web, provincia, municipio y nota.

Corregir el formato de los números

El problema más frecuente está en la columna de números.

En los números extranjeros, escriba siempre el código de país completo. Elimine del archivo los números cortos o con dígitos faltantes.

Limpieza rápida en Excel

• Seleccione la columna de números y cambie el formato de celda a Texto.
• Elimine las filas repetidas con Datos > Quitar duplicados.
• Use un filtro para encontrar las filas sin número.
• Corrija en la columna de nombre añadidos como "Sr.", "Sra." o "Estimado". En el mensaje, [isim] se rellena directamente con ese texto.
• Convierta en valores las celdas generadas mediante fórmulas.

Importar a la agenda de WapFlow

1. Abra la página Contactos desde el menú lateral y entre en la ventana de importación de Excel.
2. Cargue su archivo con Seleccionar archivo.
3. En la pantalla Asignar columnas, vincule cada columna de Excel con el campo correspondiente de la agenda. El botón Asignación automática intenta rellenarlo según los encabezados; revise siempre el resultado.
4. Si lo desea, use la opción Añadir los importados a un grupo para agrupar los contactos. Resulta muy práctico para las campañas.
5. Inicie la importación y revise las cifras de contactos añadidos, actualizados y omitidos.

La capacidad de su agenda depende del plan contratado. Si se alcanza el límite, algunos contactos no se añadirán. Consulte los límites actuales en la página de precios.

Validar los números

Revise la lista justo después de importarla. En las listas de Excel es frecuente encontrar números antiguos y de telefonía fija.

1. Abra la página Validador.
2. Inicie el filtro de WhatsApp y seleccione una cuenta conectada. Las cuentas en fase de calentamiento no se pueden usar.
3. Seleccione los contactos de la agenda o cargue directamente el archivo de Excel.
4. Guarde los resultados en la agenda.
5. En la página Contactos, haga limpieza con la acción Eliminar los que no están en WhatsApp. Esta acción no se puede deshacer.

Con listas muy grandes, es más prudente validarlas por partes. Encontrará más detalles en el artículo sobre el validador de números.

Convertir la lista en una campaña

En la pantalla de envío no se carga directamente un Excel: primero los contactos se importan a la agenda o los números se escriben en el campo de destinatarios. Trabajar desde la agenda le permite, además, usar variables.

1. Abra la página Enviar a contactos y seleccione la cuenta remitente.
2. En la sección de destinatarios, abra la ventana Seleccionar de la agenda.
3. Elija el grupo que creó. La opción "Ocultar los que no están en WhatsApp" filtra la lista.
4. Escriba el mensaje. Las variables como [isim] y [kategori] se rellenan con los campos procedentes del Excel.
5. Compruebe el resultado con "Prueba a mí mismo" y, después, envíe o programe la campaña.

Para la velocidad de envío y los ajustes de seguridad, puede consultar el artículo sobre la creación de campañas.

Usar bien las variables

Si hay filas vacías en la columna de nombre, el mensaje puede aparecer como "Hola ,". Hay dos formas de resolverlo:

• Filtre los contactos sin nombre, páselos a un grupo aparte y envíeles un mensaje sin variables.
• Redacte el texto de modo que se lea con naturalidad aunque el nombre quede vacío.

Si el nombre de un contacto está escrito en mayúsculas, como "AHMET YILMAZ", la función YAZIM.DÜZENİ de Excel le será útil. Compruebe que los caracteres especiales se mantengan correctos.

Errores frecuentes

• No poner encabezados en la primera fila. El primer contacto podría tomarse como encabezado.
• Tener varias hojas en el archivo. Asegúrese de que la hoja que quiere importar es la correcta.
• Asignar la columna de números al campo equivocado.
• Usar una lista antigua sin limpiarla.
• Mantener en la lista a personas que no han dado su permiso.

Los números que están en la lista de bloqueo se omiten en la campaña aunque vuelvan a entrar en la agenda con un archivo nuevo. Aun así, es un buen hábito eliminar también del archivo de origen a quienes no desean recibir mensajes.

Segmentar la lista antes de la campaña

En lugar de usar todo el archivo en un único envío, segmentar la lista después de importarla da mejores resultados y reduce el riesgo de errores. Por ejemplo, si su Excel tiene una columna "Categoría" o "Ciudad", puede usar el filtro de la página Contactos y crear grupos separados con Añadir los resultados del filtro a un grupo.

1. Para el primer envío, elija los contactos con el permiso más claro y los datos más actualizados.
2. Revise los resultados de este grupo reducido.
3. Si no hay problemas, envíe al siguiente grupo otro día.
4. Anote los resultados de cada grupo.

Si su plan incluye la función de guardar resultados en la agenda, después de la campaña podrá ver en cada contacto si el mensaje fue enviado, entregado y leído. Si quiere mantener actualizado su archivo de Excel, puede volver a exportar la agenda en formato Excel desde la página Contactos. Así, la lista depurada pasa a ser su fuente principal y puede borrar el archivo antiguo.

Seguridad del archivo

Enviar listas de clientes por correo electrónico o guardarlas en carpetas públicas supone un riesgo para los datos personales. Comparta el archivo solo con las personas implicadas y elimine las copias innecesarias cuando termine.

Lista de comprobación tras la importación

• ¿El total de contactos se aproxima al número de filas del archivo?
• ¿El nombre y el número de algunos contactos elegidos al azar están en el campo correcto?
• ¿Se han desplazado las columnas de categoría y ciudad?
• ¿El número de contactos añadidos al grupo es el esperado?
• ¿Se han eliminado también del archivo de origen los contactos de la lista de bloqueo?

Esta revisión de cinco minutos evita errores molestos, como enviar un mensaje con el nombre equivocado. Si las columnas se han desplazado, corrija los registros antes de enviar y, si es necesario, corrija el archivo y vuelva a importarlo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cargar un archivo CSV?

La ventana de importación de contactos acepta .xlsx y .xls. Abra su archivo CSV en Excel y guárdelo en uno de estos formatos.

¿Puedo enviar directamente a números sin añadirlos a la agenda?

Puede escribir los números en el campo de destinatarios, pero, como no hay datos de contacto, las variables como [isim] no se rellenarán.

¿Se añade dos veces el mismo contacto?

Si el número ya existe en la agenda, puede aparecer como omitido o actualizado en la pantalla de resultados. Revise las cifras.

¿Dónde se guardan los datos del Excel?

Los contactos importados se guardan en la agenda de su cuenta. Conserve el archivo de Excel de origen en un lugar seguro. Para las normas sobre datos personales, puede consultar esta guía.