Как перенести список из Excel в кампанию WhatsApp

Список клиентов чаще всего хранится в файле Excel. Чтобы перенести его в кампанию WhatsApp, мало сопоставить столбцы: файл нужно правильно подготовить. Неверный формат номеров, столбцы без заголовков и перемешанные данные испортят кампанию ещё до её запуска. В этом руководстве мы шаг за шагом расскажем, как подготовить файл Excel, импортировать его в контакты WapFlow, проверить номера и превратить список в кампанию.

Прежде чем начать, напомним: люди из вашего списка должны дать согласие на получение сообщений по этому каналу. То, что контакт есть в файле Excel, такого согласия не означает.

Подготовка файла

Экран импорта контактов WapFlow принимает файлы .xlsx и .xls, а первая строка файла должна содержать заголовки. Если у вас файл CSV, откройте его в Excel и сохраните в одном из этих форматов.

Данные в таблице приведены для примера. При импорте столбцы можно сопоставить с такими полями контактов, как имя, номер, категория, рейтинг, адрес, e-mail, сайт, область, район и заметка.

Исправление формата номеров

Чаще всего проблемы возникают со столбцом номеров.

Для зарубежных номеров обязательно указывайте полный код страны. Слишком короткие и неполные номера удалите из файла.

Быстрая чистка в Excel

• Выделите столбец с номерами и задайте формат ячеек Текстовый.
• Удалите повторяющиеся строки через Данные > Удалить дубликаты.
• С помощью фильтра найдите строки без номера.
• Уберите из столбца имён обращения вроде «Sayın» или «Bey» (турецкие «уважаемый», «господин»). Переменная [isim] подставляет в сообщение именно этот текст.
• Замените ячейки с формулами их значениями.

Импорт в контакты WapFlow

1. Откройте в левом меню страницу Контакты и перейдите в окно импорта из Excel.
2. Загрузите файл кнопкой Выбрать файл.
3. На экране Сопоставление столбцов свяжите каждый столбец Excel с соответствующим полем контакта. Кнопка Автосопоставление пытается заполнить поля по заголовкам; обязательно проверьте результат.
4. При желании отметьте Добавить импортированные в группу, чтобы объединить контакты в группу. Для кампании это очень удобно.
5. Запустите импорт и проверьте число добавленных, обновлённых и пропущенных контактов.

Ёмкость списка контактов зависит от тарифа. При достижении лимита часть контактов не будет добавлена. Актуальные лимиты смотрите на странице тарифов.

Проверка номеров

Проверьте список сразу после импорта. В списках Excel часто встречаются устаревшие и стационарные номера.

1. Откройте страницу Валидатор.
2. Запустите фильтр WhatsApp и выберите подключённый аккаунт. Аккаунт, который находится на прогреве, использовать нельзя.
3. Выберите контакты из списка или загрузите файл Excel напрямую.
4. Запишите результаты в контакты.
5. На странице контактов выполните очистку командой Удалить тех, кого нет в WhatsApp. Это действие нельзя отменить.

Очень большие списки надёжнее проверять по частям. Подробнее — в статье о валидаторе номеров.

Превращение списка в кампанию

На экран отправки нельзя загрузить Excel напрямую: сначала контакты импортируются в список, либо номера вводятся в поле получателей. Работа через список контактов к тому же позволяет использовать переменные.

1. Откройте страницу Отправить контактам и выберите аккаунт-отправитель.
2. В разделе получателей откройте окно Выбрать из контактов.
3. Выберите созданную группу. Опция «Скрыть тех, кого нет в WhatsApp» отфильтрует список.
4. Напишите сообщение. Переменные вроде [isim] и [kategori] заполнятся данными из Excel.
5. Проверьте сообщение функцией «Тест себе», а затем отправьте его или запланируйте.

О скорости отправки и настройках безопасности читайте в статье о создании кампаний.

Правильное использование переменных

Если в столбце имён есть пустые строки, сообщение может выглядеть как «Здравствуйте, ». Решить эту проблему можно двумя способами:

• С помощью фильтра выделите контакты без имени в отдельную группу и отправьте им сообщение без переменных.
• Составьте текст так, чтобы он читался естественно и без имени.

Если имя записано заглавными буквами, например «AHMET YILMAZ», пригодится функция Excel YAZIM.DÜZENİ. Проверьте, правильно ли отображаются турецкие символы.

Частые ошибки

• Нет заголовков в первой строке. Тогда первый контакт может быть принят за заголовок.
• В файле несколько листов. Убедитесь, что импортируете нужный лист.
• Столбец с номерами сопоставлен не с тем полем.
• Старый список используется без чистки.
• В списке остаются люди, не давшие согласия.

Номера из чёрного списка пропускаются в кампании, даже если они снова попали в контакты с новым файлом. И всё же полезно взять за правило удалять людей, отказавшихся от рассылки, и из исходного файла.

Разделение списка перед кампанией

Вместо того чтобы отправлять сообщения сразу всему файлу, лучше разделить список после импорта: так результаты будут лучше, а риск ошибок — ниже. Например, если в Excel есть столбец «Категория» или «Город», воспользуйтесь фильтром на странице контактов и создайте отдельные группы через Добавить отфильтрованные в группу.

1. Для первой отправки выберите контакты с самым однозначным согласием и самыми свежими данными.
2. Проверьте результаты по этой небольшой группе.
3. Если всё в порядке, отправьте сообщения следующей группе в другой день.
4. Записывайте результаты по каждой группе.

Если в вашем тарифе есть функция записи результатов в контакты, после кампании вы увидите у контактов статусы «отправлено», «доставлено» и «прочитано». Чтобы ваш файл Excel оставался актуальным, можно заново экспортировать список со страницы контактов в Excel. Так очищенный список станет вашим основным источником, а старый файл можно будет удалить.

Безопасность файла

Пересылка клиентских списков по электронной почте или хранение их в общедоступных папках создаёт риски для персональных данных. Делитесь файлом только с теми, кому он действительно нужен, и удаляйте лишние копии после завершения работы.

Чек-лист после импорта

• Близко ли общее число контактов к количеству строк в файле?
• Попали ли имена и номера нескольких случайных контактов в правильные поля?
• Не сместились ли столбцы категории и города?
• Совпадает ли число контактов в группе с ожидаемым?
• Удалены ли контакты из чёрного списка и из исходного файла?

Эта пятиминутная проверка убережёт от досадных ошибок, например обращения к человеку по чужому имени. Если столбцы сместились, исправьте записи до отправки, а при необходимости исправьте файл и импортируйте его заново.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли загрузить файл CSV?

Окно импорта контактов принимает файлы .xlsx и .xls. Откройте CSV-файл в Excel и сохраните его в одном из этих форматов.

Можно ли отправлять сообщения на номера, не добавляя их в контакты?

Номера можно ввести в поле получателей, но, поскольку данных о контакте нет, переменные вроде [isim] не заполнятся.

Добавится ли один и тот же контакт дважды?

Если номер уже есть в контактах, на экране результатов он может отображаться как пропущенный или обновлённый. Проверьте цифры.

Где хранятся данные из Excel?

Импортированные контакты хранятся в списке контактов вашего аккаунта. Исходный файл Excel держите в надёжном месте. О правилах обработки персональных данных читайте в этом руководстве.