Importer une liste Excel dans une campagne WhatsApp : le guide

Votre liste de clients se trouve le plus souvent dans un fichier Excel. Pour l'importer dans une campagne WhatsApp, il ne suffit pas d'associer les colonnes : il faut aussi bien préparer le fichier. Un format de numéro incorrect, des colonnes sans en-tête ou des données mélangées peuvent compromettre une campagne avant même son lancement. Dans ce guide, nous vous expliquons étape par étape comment préparer votre fichier Excel, l'importer dans le carnet de contacts WapFlow, le vérifier et le transformer en campagne.

Un rappel avant de commencer : les personnes figurant sur votre liste doivent vous avoir autorisé à leur envoyer des messages par ce canal. Le simple fait d'apparaître dans un fichier Excel ne vaut pas consentement.

Préparer le fichier

L'écran d'importation des contacts de WapFlow accepte les fichiers .xlsx et .xls, et la première ligne du fichier doit contenir les en-têtes. Si vous avez un fichier CSV, ouvrez-le dans Excel et enregistrez-le dans l'un de ces formats.

Les informations de contact du tableau sont données à titre d'exemple. Lors de l'importation, vous pouvez associer vos colonnes à des champs du carnet de contacts tels que nom, numéro, catégorie, note d'évaluation, adresse, e-mail, site web, province, district et note.

Corriger le format des numéros

La colonne des numéros est la source de problèmes la plus fréquente.

Pour les numéros étrangers, indiquez toujours l'indicatif pays complet. Retirez du fichier les numéros trop courts ou incomplets.

Nettoyage rapide dans Excel

• Sélectionnez la colonne des numéros et définissez le format de cellule sur Texte.
• Supprimez les lignes en double avec Données > Supprimer les doublons.
• Repérez les lignes sans numéro à l'aide d'un filtre.
• Dans la colonne des noms, corrigez les mentions comme « Monsieur » ou « Madame ». Dans le message, [isim] est remplacé directement par ce texte.
• Convertissez en valeurs les cellules générées par des formules.

Importer dans le carnet de contacts WapFlow

1. Ouvrez la page Contacts depuis le menu de gauche et accédez à la fenêtre d'importation Excel.
2. Chargez votre fichier avec Choisir un fichier.
3. Sur l'écran Associer les colonnes, reliez chaque colonne Excel au champ correspondant du carnet de contacts. Le bouton Association automatique tente de remplir les champs d'après les en-têtes ; vérifiez toujours le résultat.
4. Si vous le souhaitez, placez les contacts dans un groupe avec l'option Ajouter les contacts importés à un groupe. C'est très pratique pour une campagne.
5. Lancez l'importation et vérifiez le nombre de contacts ajoutés, mis à jour et ignorés.

La capacité de votre carnet de contacts dépend de votre formule. Si la limite est atteinte, certains contacts ne seront pas ajoutés. Pour connaître les limites actuelles, consultez la page des tarifs.

Vérifier les numéros

Contrôlez la liste juste après l'importation. Les listes Excel contiennent souvent des numéros obsolètes ou de lignes fixes.

1. Ouvrez la page Vérificateur.
2. Lancez le filtre WhatsApp et sélectionnez un compte connecté. Un compte en phase de préchauffage ne peut pas être utilisé.
3. Sélectionnez les contacts depuis le carnet ou chargez directement le fichier Excel.
4. Enregistrez les résultats dans le carnet de contacts.
5. Sur la page Contacts, faites le ménage avec l'action Supprimer les contacts absents de WhatsApp. Cette opération est irréversible.

Pour les très grandes listes, il est plus prudent de procéder à la vérification par lots. Pour en savoir plus, consultez l'article sur le vérificateur de numéros.

Transformer la liste en campagne

Il n'est pas possible de charger un fichier Excel directement sur l'écran d'envoi : les contacts doivent d'abord être importés dans le carnet, ou les numéros saisis dans le champ des destinataires. Passer par le carnet de contacts vous permet en outre d'utiliser des variables.

1. Ouvrez la page Envoyer aux contacts et sélectionnez le compte expéditeur.
2. Dans la section Destinataires, ouvrez la fenêtre Choisir dans le carnet.
3. Sélectionnez le groupe que vous avez créé. L'option « Masquer les contacts absents de WhatsApp » filtre la liste.
4. Rédigez votre message. Les variables comme [isim] et [kategori] sont remplies avec les champs issus d'Excel.
5. Vérifiez le rendu avec « Test à moi-même », puis envoyez ou programmez l'envoi.

Pour les réglages de vitesse d'envoi et de sécurité, consultez l'article sur la création de campagnes.

Bien utiliser les variables

Si certaines lignes de la colonne des noms sont vides, le message risque d'afficher « Bonjour , ». Deux solutions s'offrent à vous :

• Isolez par un filtre les contacts sans nom dans un groupe distinct et envoyez-leur un message sans variable.
• Rédigez un texte qui reste naturel même lorsque le nom est vide.

Si le nom d'un contact est écrit en majuscules, comme « AHMET YILMAZ », la fonction YAZIM.DÜZENİ d'Excel vous sera utile. Vérifiez les caractères turcs.

Erreurs fréquentes

• Ne pas mettre d'en-têtes sur la première ligne : le premier contact risque d'être pris pour un en-tête.
• Avoir plusieurs feuilles dans le fichier : assurez-vous que la feuille à importer est la bonne.
• Associer la colonne des numéros au mauvais champ.
• Utiliser une ancienne liste sans l'avoir nettoyée.
• Conserver dans la liste des personnes qui n'ont pas donné leur accord.

Les numéros figurant dans la liste de blocage sont ignorés lors de la campagne, même s'ils réapparaissent dans le carnet via un nouveau fichier. Il reste toutefois de bonne pratique de retirer aussi du fichier source les personnes qui ne souhaitent plus être contactées.

Segmenter la liste avant la campagne

Plutôt que d'utiliser l'intégralité de votre fichier en un seul envoi, segmenter la liste après l'importation donne de meilleurs résultats et réduit le risque d'erreur. Par exemple, si votre fichier Excel comporte une colonne « Catégorie » ou « Ville », vous pouvez utiliser le filtre de la page Contacts et créer des groupes distincts avec Ajouter les résultats du filtre à un groupe.

1. Pour le premier envoi, choisissez les contacts les plus récents et dont le consentement est le plus clair.
2. Vérifiez les résultats de ce petit groupe.
3. Si tout va bien, envoyez au groupe suivant un autre jour.
4. Notez les résultats de chaque groupe.

Si votre formule inclut l'enregistrement des résultats dans le carnet de contacts, vous pourrez voir après la campagne, pour chaque contact, si le message a été envoyé, remis et lu. Pour garder votre fichier Excel à jour, vous pouvez exporter de nouveau le carnet au format Excel depuis la page Contacts. Vous disposerez ainsi d'une liste source nettoyée et pourrez supprimer l'ancien fichier.

Sécurité du fichier

Faire circuler des listes de clients par e-mail ou les stocker dans des dossiers accessibles à tous expose des données personnelles. Ne partagez le fichier qu'avec les personnes concernées et supprimez les copies inutiles une fois votre travail terminé.

Liste de contrôle après l'importation

• Le nombre total de contacts est-il proche du nombre de lignes du fichier ?
• Pour quelques contacts pris au hasard, le nom et le numéro sont-ils dans le bon champ ?
• Les colonnes catégorie et ville se sont-elles décalées ?
• Le nombre de contacts ajoutés au groupe correspond-il à vos attentes ?
• Les contacts de la liste de blocage ont-ils aussi été retirés du fichier source ?

Ces cinq minutes de vérification évitent des erreurs fâcheuses, comme un message adressé sous le mauvais nom. Si des colonnes se sont décalées, corrigez les fiches avant l'envoi ou, si nécessaire, corrigez le fichier et importez-le de nouveau.

Questions fréquentes

Puis-je importer un fichier CSV ?

La fenêtre d'importation des contacts accepte les formats .xlsx et .xls. Ouvrez votre fichier CSV dans Excel et enregistrez-le dans l'un de ces formats.

Puis-je envoyer directement à des numéros sans les ajouter au carnet ?

Vous pouvez saisir les numéros dans le champ des destinataires, mais faute d'informations de contact, les variables comme [isim] ne seront pas remplies.

Un même contact peut-il être ajouté deux fois ?

Si le numéro existe déjà dans le carnet, il peut apparaître comme ignoré ou mis à jour sur l'écran des résultats. Vérifiez les chiffres.

Où sont stockées les données issues d'Excel ?

Les contacts importés sont conservés dans le carnet de contacts de votre compte. Gardez le fichier Excel source en lieu sûr. Pour les règles relatives aux données personnelles, consultez ce guide.