Panduan Mengimpor Daftar Excel ke Kampanye WhatsApp

Daftar pelanggan Anda sering kali tersimpan dalam file Excel. Memindahkan file ini ke kampanye WhatsApp bukan sekadar mencocokkan kolom, tetapi juga menyiapkan file dengan benar. Format nomor yang salah, kolom tanpa judul, dan data yang campur aduk dapat merusak kampanye bahkan sebelum dimulai. Dalam panduan ini, kami menjelaskan langkah demi langkah cara menyiapkan file Excel, mengimpornya ke kontak WapFlow, memverifikasinya, dan mengubahnya menjadi kampanye.

Satu pengingat sebelum mulai: orang-orang dalam daftar Anda harus sudah memberi izin untuk menerima pesan dari Anda melalui saluran ini. Tercantum dalam file Excel tidak sama dengan memberi izin.

Menyiapkan File

Layar impor kontak WapFlow menerima file .xlsx dan .xls, dan baris pertama file harus berisi judul kolom. Jika Anda punya file CSV, buka di Excel lalu simpan dalam salah satu format tersebut.

Judul kolom	Contoh	Wajib?
Nama	Ayşe Yılmaz	Tidak, tetapi diperlukan untuk `[isim]`
Telepon	905321234567	Ya
Kategori	Pelanggan grosir	Tidak
Kota	Bursa	Tidak
E-mail	ornek@ornekfirma.com	Tidak
Catatan	Bertemu di pameran bulan November	Tidak

Data kontak dalam tabel hanyalah contoh. Saat mengimpor, Anda dapat mencocokkan kolom dengan bidang kontak seperti nama, nomor, kategori, skor, alamat, e-mail, situs web, provinsi, kabupaten/kota, dan catatan.

Memperbaiki Format Nomor

Masalah yang paling sering muncul ada di kolom nomor.

Penulisan di file	Status	Apa yang harus dilakukan?
905321234567	Ideal	Tidak perlu tindakan
05321234567	Angka 0 di depan diubah menjadi kode Turki 90	Tidak masalah, tetapi tetap periksa
5321234567	Nomor Turki sepuluh digit dilengkapi dengan 90	Tidak masalah, tetapi tetap periksa
0532 123 45 67	Spasi dihapus	Tidak masalah
5,32E+11	Excel telah merusak angkanya	Ubah kolom ke format teks lalu ketik ulang
Beberapa nomor dalam satu sel	Dihitung sebagai satu kontak	Pisahkan ke sel yang berbeda

Untuk nomor luar negeri, pastikan kode negaranya ditulis lengkap. Hapus nomor yang terlalu pendek atau digitnya kurang dari file.

Pembersihan cepat di Excel

Pilih kolom nomor dan ubah format selnya menjadi Teks.
Hapus baris duplikat melalui Data > Hapus Duplikat.
Gunakan filter untuk menemukan baris dengan nomor kosong.
Rapikan sapaan seperti "Bapak" atau "Ibu" di kolom nama. Di dalam pesan, [isim] akan langsung diisi dengan teks ini.
Ubah sel hasil rumus menjadi nilai.

Mengimpor ke Kontak WapFlow

Buka halaman Kontak dari menu kiri dan masuk ke jendela impor Excel.
Unggah file Anda dengan Pilih File.
Di layar Cocokkan Kolom, hubungkan setiap kolom Excel ke bidang kontak yang sesuai. Tombol Cocokkan Otomatis akan mencoba mengisinya berdasarkan judul kolom; selalu periksa hasilnya.
Jika mau, masukkan kontak ke sebuah grup dengan opsi Tambahkan yang diimpor ke grup. Cara ini sangat praktis untuk kampanye.
Mulai impor, lalu periksa jumlah kontak yang ditambahkan, diperbarui, dan dilewati.

Kapasitas kontak Anda bergantung pada paket yang digunakan. Jika batasnya tercapai, sebagian kontak tidak akan ditambahkan. Untuk batas terbaru, lihat halaman harga.

Memverifikasi Nomor

Periksa daftar segera setelah impor. Nomor lama dan nomor telepon rumah/kantor sering ditemukan di daftar Excel.

Buka halaman Verifikator.
Jalankan filter WhatsApp dan pilih akun yang terhubung. Akun yang sedang dalam masa pemanasan tidak dapat digunakan.
Pilih kontak dari daftar kontak atau unggah file Excel secara langsung.
Simpan hasilnya ke daftar kontak.
Bersihkan daftar di halaman Kontak dengan tindakan Hapus yang tidak ada di WhatsApp. Tindakan ini tidak dapat dibatalkan.

Untuk daftar yang sangat besar, memverifikasinya dalam beberapa bagian adalah cara yang lebih aman. Detailnya ada di artikel tentang verifikator nomor.

Mengubahnya Menjadi Kampanye

File Excel tidak bisa diunggah langsung ke layar pengiriman; kontak harus dimasukkan dulu ke daftar kontak, atau nomor diketik di kolom penerima. Bekerja melalui daftar kontak juga memungkinkan Anda menggunakan variabel.

Buka halaman Kirim ke Kontak dan pilih akun pengirim.
Di bagian Penerima, buka jendela Pilih dari Kontak.
Pilih grup yang sudah Anda buat. Opsi "Sembunyikan yang tidak ada di WhatsApp" akan menyaring daftar.
Tulis pesan Anda. Variabel seperti [isim] dan [kategori] akan terisi dengan data dari Excel.
Periksa dengan "Uji ke diri sendiri", lalu kirim atau jadwalkan.

Untuk pengaturan kecepatan pengiriman dan keamanan, Anda dapat membaca artikel tentang membuat kampanye.

Menggunakan Variabel dengan Benar

Jika ada baris kosong di kolom nama, pesan bisa tampil seperti "Halo ,". Ada dua cara untuk mengatasinya:

Pisahkan kontak tanpa nama ke grup tersendiri dengan filter, lalu kirimi mereka pesan tanpa variabel.
Tulis teks pesan sedemikian rupa sehingga tetap terbaca wajar meski nama kosong.

Jika nama seseorang ditulis dengan huruf kapital semua seperti "AHMET YILMAZ", fungsi YAZIM.DÜZENİ di Excel akan membantu. Periksa juga karakter khusus bahasa Turki.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Tidak menaruh judul kolom di baris pertama. Akibatnya, kontak pertama bisa dianggap sebagai judul.
File memiliki lebih dari satu sheet. Pastikan sheet yang ingin Anda impor sudah benar.
Mencocokkan kolom nomor dengan bidang yang salah.
Menggunakan daftar lama tanpa membersihkannya.
Tetap menyimpan kontak yang belum memberi izin di dalam daftar.

Nomor yang ada di daftar blokir akan dilewati dalam kampanye, meskipun masuk kembali ke daftar kontak melalui file baru. Meski begitu, sebaiknya biasakan juga menghapus orang yang tidak ingin dihubungi dari file sumber.

Membagi Daftar Sebelum Kampanye

Daripada menggunakan seluruh isi file dalam satu kali pengiriman, membagi daftar setelah impor memberi hasil yang lebih baik dan mengurangi risiko kesalahan. Misalnya, jika file Excel Anda memiliki kolom "Kategori" atau "Kota", Anda dapat menggunakan filter di halaman Kontak dan membuat grup terpisah dengan Tambahkan yang sesuai filter ke grup.

Untuk pengiriman pertama, pilih kontak dengan izin paling jelas dan data paling mutakhir.
Periksa hasil dari grup kecil ini.
Jika tidak ada masalah, kirim ke grup berikutnya di hari yang berbeda.
Catat hasil setiap grup.

Jika paket Anda memiliki fitur menyimpan hasil ke daftar kontak, setelah kampanye Anda dapat melihat status terkirim, diterima, dan dibaca pada setiap kontak. Jika ingin file Excel Anda tetap mutakhir, Anda dapat mengekspor kembali daftar kontak sebagai file Excel dari halaman Kontak. Dengan begitu, daftar yang sudah bersih menjadi sumber utama Anda dan file lama bisa dihapus.

Keamanan file

Mengirim daftar pelanggan bolak-balik lewat e-mail atau menyimpannya di folder yang bisa diakses publik menimbulkan risiko terhadap data pribadi. Bagikan file hanya kepada orang yang berkepentingan, dan hapus salinan yang tidak diperlukan setelah pekerjaan selesai.

Daftar Periksa Setelah Impor

Apakah jumlah total kontak mendekati jumlah baris di file?
Apakah nama dan nomor beberapa kontak acak berada di bidang yang benar?
Apakah kolom kategori dan kota bergeser?
Apakah jumlah kontak yang ditambahkan ke grup sesuai harapan?
Apakah kontak di daftar blokir juga sudah dihapus dari file sumber?

Pemeriksaan lima menit ini mencegah kesalahan yang menjengkelkan, seperti pesan yang terkirim dengan nama yang salah. Jika kolom bergeser, perbaiki datanya sebelum mengirim; bila perlu, perbaiki file lalu impor ulang.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bisakah saya mengunggah file CSV?

Jendela impor kontak menerima .xlsx dan .xls. Buka file CSV Anda di Excel lalu simpan dalam format tersebut.

Bisakah saya mengirim langsung ke nomor tanpa menambahkannya ke daftar kontak?

Anda bisa mengetik nomor di kolom penerima, tetapi karena tidak ada data kontak, variabel seperti [isim] tidak akan terisi.

Apakah kontak yang sama akan ditambahkan dua kali?

Jika nomor sudah ada di daftar kontak, nomor tersebut bisa muncul sebagai dilewati atau diperbarui di layar hasil. Periksa jumlahnya.

Di mana data dari Excel disimpan?

Kontak yang diimpor disimpan di daftar kontak akun Anda. Simpan file Excel sumber di tempat yang aman. Untuk aturan data pribadi, Anda dapat membaca panduan ini.